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Office辦公文秘使用技巧
數字格式批量轉換
在完成一篇報告后，才發(fā)現其中最有說(shuō)服力的數字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說(shuō)服力。為了讓這些數字達到醒目的效果，可以為它們設置一些特殊格 式。按下“Ctrl+H”組合鍵調出查找和替換對話(huà)框，將光標定位在“查找內容”框中，然后單擊“高級”展開(kāi)對話(huà)框，再單擊“特殊字符”并選擇“任意數 字”，這時(shí)“查找內容”中會(huì )自動(dòng)顯示為“^#”。將光標定位在“替換為”框中，然后在“特殊字符”中選擇“查找內容”，將顯示“^&”。接著(zhù)單擊 “格式”為數字設置一些特殊格式，比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最后單擊“全部替換”就可以了。不過(guò)要注意，它會(huì )讓文檔中的所有數字都改變的。
查找對話(huà)框中的快捷鍵
執行“編輯-查找”命令，或者按“Ctrl+F”鍵調出查找對話(huà)框，會(huì )發(fā)現對話(huà)框中的許多項目之后都有一個(gè)帶下劃線(xiàn)的字母，這就是此項的快捷鍵了，不過(guò)一 定要先按Alt鍵才能讓它們起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一處，按“Alt+M”是打開(kāi)高級選項，按Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位 這三個(gè)選項卡中切換等(本技巧同樣適合其它的對話(huà)框)。
另外，在office20xx中進(jìn)行查找/替換時(shí)，我們經(jīng)常會(huì )在不關(guān)閉查找/替換對話(huà)框的情況下，切換到正文中進(jìn)行修改，然后再回到查找/替換對話(huà)框中繼續操作，一般都是通過(guò)鼠標點(diǎn)擊進(jìn)行切換，其實(shí)直接按Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。
在最后一次搜索結果中快速瀏覽
當你搜索完畢，退出查找對話(huà)框后，如果想回過(guò)頭看看剛才的搜索結果，這時(shí)不用再打開(kāi)查找對話(huà)框，直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵，就可以在上一次的搜索結果中快速瀏覽了。
高亮顯示所有搜索出來(lái)的結果
為了讓搜索出來(lái)的結果更醒目，可以讓搜索的結果內容高亮顯示出來(lái)。操作很簡(jiǎn)單：在查找對話(huà)框中選中“突出顯示所有在該范圍找出的項目”就可以了。
替換時(shí)巧妙保留書(shū)簽
假設在word中有這么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括號括起來(lái)的部分表示定義了書(shū)簽，括號是為了讓大家看的清楚，真實(shí)文本中并沒(méi)有出現。如果在進(jìn)行替換操作時(shí)，將兩個(gè)人物名稱(chēng)換成了其它人名，那么書(shū)簽 也會(huì )隨之丟失。大家在定義書(shū)簽時(shí)，將人名前后的空格都包括進(jìn)來(lái)，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.
使用圖片替換文本
有時(shí)我們可能想用圖片來(lái)替換某些文本，比如，你可能想用公司的Logo圖片來(lái)替換文檔中的所有公司名稱(chēng)，可通過(guò)下面的步驟來(lái)實(shí)現：
第一步：圖片插入到文檔中，選取它，再按Ctrl+X鍵剪切把它放到系統的剪貼板中。
第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話(huà)框，在“查找內容”中輸入要替換的文本，在“替換為”中輸入“^c”(不含引號，下同)。
第三步：可以單擊“查找下一處”、“替換”一個(gè)一個(gè)替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時(shí)文檔中的被替換的文字，就都會(huì )成圖片了。
快速找出word中的域
為了增加互動(dòng)性，有些人會(huì )在word中插入大量的域，數量一多，可能連作者自己都記不清了�？梢酝ㄟ^(guò)查找功能，快速瀏覽這些域代碼。
第一步：確定域代碼為打開(kāi)狀態(tài)，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。
第二步：按“Ctrl+F”鍵調出查找對話(huà)框，在“查找內容”中輸入“^d”或者“^19”，然后連續按“Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文檔中的域了。
巧用替換批量設置文檔格式
在一些文章中，尤其是一些學(xué)術(shù)論文，會(huì )大量出現一些同樣的術(shù)語(yǔ)或關(guān)鍵詞，如果想讓這些術(shù)語(yǔ)或關(guān)鍵詞有一個(gè)統一的格式，不用一個(gè)一個(gè)設置，用替換功能很快就能完成。
第一步：找到要設置格式的第一個(gè)術(shù)語(yǔ)或關(guān)鍵詞(如：“虛擬現實(shí)”)，設置它的大小、字體、顏色等格式。選中設置好的術(shù)語(yǔ)，按“Ctrl+C”鍵將它復制到剪切板上。
第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話(huà)框，在“查找內容”中輸入“虛擬現實(shí)”，在“替換為”中輸入“^c”，然后單擊“全部替換”按鈕。文檔中所有的“虛擬現實(shí)”一詞，就被設置成統一的格式了。
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