秘書(shū)的日常工作

　　文秘專(zhuān)業(yè)培養德、智、體、美、勞全面發(fā)展，適應社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟和現代化建設需要具有系統、扎實(shí)的文秘知識和技能的中高級復合型人才。下面是小編分享的秘書(shū)的日常工作，歡迎大家閱讀！

　　一、日常工作的范圍

　　所謂“日常工作”是指秘書(shū)每天都要做的工作，一般都有固定的模式。對于日常工作，一般不需要上司有專(zhuān)門(mén)的指示，秘書(shū)可以自行決定或處理。一般秘書(shū)的日常工作如下：

　　1、辦公室的整理：上司辦公室和會(huì )客室的整理打掃，空調、換氣、照明的調整等。

　　2、接待客人和接打電話(huà)：為來(lái)客登記、帶路和傳話(huà)；給客人端茶送水和送客人出門(mén)；接電話(huà)并轉達電話(huà)內容等。

　　3、文書(shū)工作：起草公司內外的文件信函；各種文件信函的收集與存檔。

　　4、日程管理：日常日程表的管理；會(huì )面的預約和登記等。

　　5、信息管理：收集公司內外的各種信息，并對信息進(jìn)行整理、匯編和上報。

　　6、出差準備：出差期間的日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調；安排交通工具、住宿地點(diǎn)；出差回來(lái)后的費用報銷(xiāo)、出差總結等。

　　7、準備會(huì )議：會(huì )場(chǎng)的安排；登記工作；制作會(huì )議文件資料并發(fā)放給會(huì )議代表；作會(huì )議記錄和會(huì )議紀要等。

　　8、照顧上司：給上司沏茶(或沖咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。

　　9、檔案管理。

　　10、輔導新秘書(shū)的工作。

　　秘書(shū)在處理上述日常工作的同時(shí)，還需要經(jīng)常處理一些非常常工作。非常規工作是指在工作日程之外突然出現需要緊急處理的事情，也可以說(shuō)是突發(fā)事件。發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，秘書(shū)更需要能冷靜。主要的突發(fā)事件有這么幾種：上司急病、上司出了事故、重要客戶(hù)急病或突然死亡、媒體采訪(fǎng)、遇到騷擾等。

　　二、職責范圍

　　1、整理辦公室

　　秘書(shū)的主要職責是為上司整理辦公室。應該說(shuō)整理辦公室是一件很平常的工作，不僅秘書(shū)，每一個(gè)白領(lǐng)都要整理自己的辦公室，但是，作為一種職責，秘書(shū)的“整理辦公室”并不單指手持吸塵器為上司吸吸地毯或擦擦桌子這類(lèi)簡(jiǎn)單勞動(dòng)。在這里“整理辦公室”有更廣泛的含義，它包括了從文書(shū)檔案一直到與各部門(mén)聯(lián)系和協(xié)調等工作，即為上司創(chuàng )造一個(gè)舒適、整潔和不受外界干擾的工作環(huán)境�？梢哉f(shuō)，秘書(shū)工作是從整理辦公室開(kāi)始，也是以整理辦公室結束。

　　2、收集信息

　　秘書(shū)的第二大職責就是為上司收集他決策所需的信息。比如你的上司是主管營(yíng)銷(xiāo)的副總，他負責公司的市場(chǎng)、銷(xiāo)售、采購等幾個(gè)部門(mén)的工作；為了給他的決策提供可靠而又及時(shí)的信息，你就要經(jīng)常與上司負責的這幾個(gè)部門(mén)聯(lián)系，并通過(guò)各種途徑收集各種信息。這項工作的難度是判斷這些信息的真實(shí)性和可靠性。如果是這幾個(gè)部門(mén)匯報上來(lái)的材料，那這些信息是否準確還比較好判斷；如果是從網(wǎng)上或其他途徑收集到的，那判斷起來(lái)就不那么容易了。對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，給上司提供信息一定要及時(shí)，但必須慎重。

　　三、發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性

　　由于秘書(shū)工作的瑣碎和繁雜，上司不可能對秘書(shū)的每一項工作作出指示，所以，秘書(shū)應該充分發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，完成自己職責范圍內的工作。但是，這并不等于什么事都由你一個(gè)人決定。秘書(shū)的能力表現在她能判斷什么事情可以由自己決定作主，如果判斷出是自己能作主的，那就無(wú)須上司交代而出動(dòng)去做。能恰到好處地分擔上司的“雜務(wù)”，是個(gè)秘書(shū)能力的標志。

　　要充分發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，一定要先熟悉上司的工作習慣。有些上司十分清楚自己的工作量，他可以合理地將自己認為是“雜務(wù)”的工作分派給秘書(shū)去做。但大多數的上司還是習慣把各種雜務(wù)攬在自己的身上，使自己苦不堪言。因此，作好助手，秘書(shū)要熟悉上司的工作習慣和工作內容，知道自己能為上司做哪些雜務(wù)，哪些“雜務(wù)”不能做。

　　于雪是某公司財務(wù)總監的秘書(shū)。每年到二月底，她就發(fā)現上司特別忙碌，經(jīng)常把財務(wù)部門(mén)的幾個(gè)經(jīng)理就會(huì )頻繁地找來(lái)，通霄達旦地研究問(wèn)題，而在平常很難出現這種情況。剛給財務(wù)總豎當秘書(shū)時(shí)，于雪并不知道這是為什么，只是覺(jué)得有些特別，所以，她并知道自己要主動(dòng)做些什么。從去年起她才開(kāi)始知道，作為一家上市公司，公司每年三月底之前要向社會(huì )公開(kāi)財務(wù)決算報告。由于對外發(fā)布公司業(yè)績(jì)報告會(huì )影響公司股票價(jià)格，事關(guān)重大，所以上司要與那幾個(gè)經(jīng)理密切磋商。由于了解了這一點(diǎn)，今年于雪不需要上司交代，過(guò)完元旦她就將做決算報告所需要的相關(guān)資料都準備好了。

　　四、注意“越位”

　　秘書(shū)的任務(wù)就是為上司創(chuàng )造最佳的決策環(huán)境，所以，秘書(shū)應該有主動(dòng)積極的精神，盡量為上司多處理一些雜務(wù)，減輕上司的負擔。但是，這種主動(dòng)性的分寸不容易把握，許多秘書(shū)在工作中積極過(guò)了頭，有時(shí)甚至讓上司很被動(dòng)。經(jīng)驗不足的秘書(shū)在工作中常犯這么一種錯誤：因為上司一向要求這么做，所以這次我也可以這么做，因此，經(jīng)常不經(jīng)上司確認就自行其是。雖然上司過(guò)去都是那樣要求的，但未必這次他也會(huì )要求你那么去做。對于那些上司有特殊要求的工作，秘書(shū)在做之前一定要請上司確認。另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作決定的事情時(shí)，必須向上司請示，不能先斬后奏。

　　作為秘書(shū)，絕對不能干預上司的決策，超越自己的職責范圍，自行其是。以下幾種行為是典型的超越自己職責范圍的行為，秘書(shū)在工作必須加以注意：

　　1、未經(jīng)授權，在各部門(mén)送上來(lái)的報告上簽字蓋章。

　　2、私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)。

　　3、隨便接待或回絕沒(méi)有預約的客人。

　　4、詢(xún)問(wèn)會(huì )議內容。

　　5、代替上司接待客人。除非上司有明確的授權，那怕是非常熟悉的客人來(lái)訪(fǎng)，秘書(shū)的職責也只是端茶送水和陪客人閑聊，也決不允許秘書(shū)私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)上的事情。

　　6、隨意決定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的時(shí)間較多，秘書(shū)也不能按自己的想法更改上司的日程表，重新安排上司的工作日程；要更改上司的工作日程表必須先與上司商量。

　　五、執行指令與服從指令

　　1、執行指令

　　正確而且按時(shí)處理好上司交辦的工作，這是對一個(gè)秘書(shū)的起碼要求。秘書(shū)在接受上司的指示和執行上司的指示的時(shí)候，應該注意以下幾點(diǎn)：

　　a、對于自己的日常工作，不需要都等上司的指示，應該自覺(jué)主動(dòng)地去處理。

　　b、在同時(shí)處理幾項工作的時(shí)候，要分清輕重緩急，確定需要優(yōu)先處理的工作。

　　c、在處理上司交辦的工作時(shí)，不能自作主張影響工作結果。

　　d、完成上司交辦的工作之后，要找適當的時(shí)機向上司匯報。

　　2、記錄指令

　　對于上司一些重要的指示要盡可能地記錄下來(lái)。由于這種記錄只是給自己看，所以記錄可靈活簡(jiǎn)潔一些，如使用些縮寫(xiě)或符號；如果過(guò)于專(zhuān)注于寫(xiě)筆記本身，就不能集中精力去聽(tīng)上司的指示。秘書(shū)在記錄上司的口頭指示時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：

　　a、要準確寫(xiě)出要點(diǎn)。

　　b、不要照搬口頭用語(yǔ)，應高度概括成有文章特點(diǎn)的語(yǔ)句。

　　c、要將日期、時(shí)間、地點(diǎn)、數量等準確、清楚地記下。

　　d、根據需要可做些省略和簡(jiǎn)化。

　　2、服從指令

　　上司在對秘書(shū)作指示時(shí)，有時(shí)也會(huì )出現失誤。即使上司出現失誤也不能當面頂撞。如果當面頂撞領(lǐng)導，對于一個(gè)職業(yè)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，是一種職業(yè)自殺行為，因為秘書(shū)作為領(lǐng)導的助手，在任何情況下，都絕對不能干預上司的決策。

　　為了工作需要，上司可能會(huì )讓秘書(shū)去幫他做些“私事”或工作以外的事。比如，上司的老母親從外地來(lái)探望兒子，但上司又要主持一個(gè)重要的會(huì )議，他只好讓秘書(shū)代自己去火車(chē)站接母親。遇到這種事情，有些秘書(shū)就會(huì )嘟起嘴，顯得很不情愿。這種秘書(shū)得不到上司的信賴(lài)。如果要想讓上司信賴(lài)你，那你對他交代的每一項工作都要毫無(wú)怨言地接受，并做到讓他滿(mǎn)意。事實(shí)上，對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，“份外”的工作往往意味著(zhù)“額外”的機會(huì )。

　　六、請示與匯報工作

　　1、請示的方法

　　秘書(shū)在接受上司指示時(shí)，必須注意力集中，并記住以下幾點(diǎn)：

　　a、上司叫你時(shí)，應盡快答應，并作好記錄的準備；按5W1H原則作重點(diǎn)記錄。

　　5W1H原則是：

　　什么時(shí)候？（When）

　　什么地方？（Where）

　　是誰(shuí)？（Who）

　　結果是什么？（What）

　　為什么？（Why）

　　過(guò)程如何？（How）

　　b、如果對上司指示有不清楚的地方，不要急于發(fā)問(wèn)，等上司基本說(shuō)完了之后再問(wèn)。

　　c、對于上司指示的要點(diǎn)，特別是一些數字，一定要重復一遍，請上司確認。

　　d、對于上司的指示，如果秘書(shū)了解一些相關(guān)的信息，或自己有什么建議和設想，應說(shuō)出來(lái)給上司作參考。

　　e、如果秘書(shū)在接受上司的指示時(shí)，發(fā)現接受的工作與自己現有的工作在時(shí)間上有沖突，自己無(wú)法錯開(kāi)，那就應馬上說(shuō)出來(lái)，請上司指示。

　　秘書(shū)經(jīng)常會(huì )從不是自己的直接上司那里接受一些指示，如果事情簡(jiǎn)單，就另當別論，如果執行起來(lái)要花費一定的時(shí)間和精力，就應該向自己的直接上司匯報。如果不向自己的直接上司匯報，上司又從其他的人那里聽(tīng)到了這件事的話(huà)，他可能會(huì )不高興。

　　2、匯報的方法

　　秘書(shū)要將自己執行上司指示的結果向上司匯報，或者將自己收集來(lái)的信息向上司或其他人匯報，因此，秘書(shū)在工作中需要匯報的情況很多。

　　在匯報的時(shí)候，要記住以下幾個(gè)基本要點(diǎn)：

　　a、要向上司匯報什么，自己要事先想好；

　　b、向上司匯報時(shí)要盡量減少不必要的背景介紹，按結論、經(jīng)過(guò)和理由這樣的順序匯報（也可以按結論、理由和經(jīng)過(guò)這樣的順序匯報）；

　　c、向上司報告工作，要選擇合適的時(shí)機，最好在完成某項工作之后或者在談完其他工作的時(shí)候順便匯報；如果情況不是緊急，不要打斷上司的工作進(jìn)行專(zhuān)門(mén)匯報；

　　d、有些事確實(shí)是要在上司工作進(jìn)行中向上司匯報，在這種況下，上司當然希望秘書(shū)能盡快把工作匯報完畢，因此，即使上司不催促，秘書(shū)也應盡快把工作匯報完，等待上司的指示。

　　e、如果不是很急會(huì )誤事，一般都是事后匯報。在匯報時(shí)不要過(guò)于詳細，擔心上司不明白，只要匯報按上司的指示把工作完成了就行，比如上司讓秘書(shū)幫助發(fā)封信，秘書(shū)辦完之后，只要對上司說(shuō)句“則才這份文件己用掛號信寄走了”就可以了。

　　f、匯報比較重要的工作時(shí)，要把重點(diǎn)內容寫(xiě)下來(lái)交給上司。

　　下面是一個(gè)秘書(shū)完成上司交辦的工作后匯報的例子：

　　“關(guān)于上海分公司召開(kāi)營(yíng)銷(xiāo)工作會(huì )議的事，我在給您的報告里己簡(jiǎn)單寫(xiě)明了；作為重點(diǎn)，主要是這么兩點(diǎn)，一是我公司的新產(chǎn)品展示會(huì )，將在上海和杭州舉行；再一點(diǎn)就是商品的電視廣告制作，我公司決定由天地廣告公司負責，經(jīng)費問(wèn)題由他們先提出預算，他們已同意。關(guān)于在杭州舉辦新產(chǎn)品展示會(huì )的具體時(shí)間、場(chǎng)所、費用等具體問(wèn)題，我己在報告中作了說(shuō)明，請您指示�！�

　　有很多人有這樣一種毛病，在向上司匯報時(shí)，喜歡把匯報內容的各種背景扯進(jìn)來(lái)，而且背景又有背景，前300年后500年，以為只有這樣上司才能明白自己的意思。其實(shí)，你這樣云山霧罩讓上司反而不明白你到底要說(shuō)什么事情，所以，幾乎所有的上司都討厭這種越扯越遠的背景說(shuō)明。向上司匯報的原則是“言簡(jiǎn)意賅”。怎樣才能做到言簡(jiǎn)意賅呢？其實(shí)，只要堅持“5W1H”原則，即可。如果讓上司明白了以上幾條，匯報也就可以了。假如上司要求你再把事情的來(lái)龍去脈說(shuō)明一下，那你才可以在最后作些補充說(shuō)明。

　　在向上司匯報之前，秘書(shū)應把能想到的問(wèn)題都想到，而且越周到越好，這樣在上司問(wèn)到時(shí)能對答如流。給上司匯報時(shí)盡量少給上司出問(wèn)答題，多出選擇題。比如，上司在與客戶(hù)談判時(shí)，另一個(gè)客戶(hù)來(lái)電話(huà)，要求更改合同條款，并盡快給予答復。改還是不改，如果改，那又怎么改，當你把這個(gè)問(wèn)題匯報給上司時(shí)，就不能讓上司做回答題“我怎樣答復對方”這樣只會(huì )讓上司為難；如果你讓上司做選擇題“合同改還是不改”，那上司很容易回答“改”或者“不者”；由于事情來(lái)得很突然，上司也可能猶豫不決，他有可能會(huì )來(lái)征詢(xún)你的看法，所以，“改還是不改”，你一定要準備好自己的答案，給上司做參考。

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