公文寫(xiě)作專(zhuān)題完整輔導
�。ㄒ唬┟鞔_發(fā)文主旨
任何一份公文都是根據工作中的實(shí)際需要來(lái)擬寫(xiě)的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的。
1、文件的中心內容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問(wèn)題，解決方式、需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機關(guān)答復或解決問(wèn)題等。
2、根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫(xiě)專(zhuān)題報告還是寫(xiě)情況簡(jiǎn)報；針對下級來(lái)文所反映的問(wèn)題，是寫(xiě)一個(gè)指示或復函，還是一個(gè)帶規定性質(zhì)的通知等。
3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗；是給領(lǐng)導、有關(guān)部門(mén)人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達。
4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關(guān)貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見(jiàn)等。
總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問(wèn)題，具體要達到什么目的，只有對這些問(wèn)題做到心中有數，才能夠落筆起草。
�。ǘ┦占嘘P(guān)資料，進(jìn)行調查研究
發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調查研究。當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫(xiě)每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫(xiě)一份簡(jiǎn)短的通知、公告，一般來(lái)說(shuō)不需要專(zhuān)門(mén)做搜集材料和調查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫(xiě)作了。但對于問(wèn)題較為復雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長(cháng)的文件，擬訂工作計劃、進(jìn)行工作總結、起草規章、條例、擬寫(xiě)工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調查研究工作。
怎樣為擬寫(xiě)公文搜集材料和進(jìn)行調查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實(shí)際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門(mén)的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關(guān)先進(jìn)企業(yè)的同類(lèi)工作計劃等，還要研究本部門(mén)今年所面臨的形勢，今年的中心任務(wù)上級要求等。
總之，收集材料及調查研究，是一個(gè)醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認識的飛躍。
�。ㄈ⿺M出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出一個(gè)寫(xiě)作提綱。提綱是所要擬寫(xiě)的文件的內容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，以便正式動(dòng)筆之前，對全篇做到通盤(pán)安排、胸有成竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個(gè)人的習慣、寫(xiě)作的熟練程度而定。篇幅不長(cháng)的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫(xiě)什么問(wèn)題，依次再寫(xiě)什么問(wèn)題，主要分幾層意思等。篇幅較長(cháng)、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問(wèn)題，各個(gè)大小問(wèn)題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領(lǐng)導審閱的提綱除外。
擬寫(xiě)提綱是一個(gè)很重要的構思過(guò)程，文件的基本觀(guān)點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫(xiě)的文件，更需要共同研究寫(xiě)作提綱，以免發(fā)生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。
�。ㄋ模┞涔P起草、擬寫(xiě)正文
結構安排好后，要按照要求所列順序，開(kāi)宗明義、緊扣主題、擬寫(xiě)正文。寫(xiě)作中注意兩點(diǎn)：
1、要觀(guān)點(diǎn)鮮明，用材得當。也就是說(shuō)要用觀(guān)點(diǎn)來(lái)統帥材料，使材料來(lái)為觀(guān)點(diǎn)服務(wù)。運用材料要能說(shuō)明問(wèn)題，做到材料與觀(guān)點(diǎn)統一。在寫(xiě)作當中，要注意明確觀(guān)點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀(guān)點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀(guān)點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì )使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒(méi)有鮮明的觀(guān)點(diǎn)，則會(huì )使人弄不清要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2、要語(yǔ)句簡(jiǎn)練，交代清楚。擬寫(xiě)文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代的問(wèn)題清楚明了。
�。ㄎ澹┓磸蜋z查，認真修改
初稿寫(xiě)出后，要認真進(jìn)行修改。寫(xiě)文章，需要下功夫。自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復修改的，寫(xiě)文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能通過(guò)。在這個(gè)過(guò)程里需要注意把握的，一是關(guān)于主題的修改�？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。二是關(guān)于觀(guān)點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀(guān)點(diǎn)是否正確，表達有無(wú)問(wèn)題。三是關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀(guān)點(diǎn)，還要通過(guò)適當的材料表現出來(lái)。四是關(guān)于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。五是關(guān)于語(yǔ)言的精練。主要是修改不通順的語(yǔ)句，不規范的字及標點(diǎn)符號。
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
下面介紹幾種常用公文的寫(xiě)作
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請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。
請示有這么幾個(gè)特點(diǎn)：
一是針對性。只有本單位權限范圍內無(wú)法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問(wèn)題，以及在工作中遇到的新問(wèn)題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而“請示”具有很強的針對性。二是呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導對于呈報的請示事項，無(wú)論同意與否，都必須給予明確的“批復”回文。三是單一性。請示應一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)受文機關(guān)，即使需要同時(shí)呈送其他領(lǐng)導，也只能用抄送形式。四是時(shí)效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問(wèn)題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時(shí)發(fā)出，就會(huì )使問(wèn)題得以及時(shí)解決。
請示的分類(lèi)
根據內容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：一是請求指示性請示。二是請求批準性請示。三是請求批轉性請示。
請示的結構、內容和寫(xiě)法
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫(xiě)法如下：
1、首部。主要包括標題和主送機關(guān)兩個(gè)項目?jì)热荨?/p>
�。�1）標題。請示的標題一般有兩種書(shū)寫(xiě)方式：一種是有發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由和文種構成。如《***組關(guān)于********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關(guān)于*******的請示》。
2、正文，其結構一般由開(kāi)頭、主體、結語(yǔ)構成。
�。�1）開(kāi)頭。主要交代請示的理由。
�。�2）主題。主要說(shuō)明請示事項，它是向上級機關(guān)提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。
�。�3）結語(yǔ)。另起一段，其習慣用語(yǔ)有“當否，請批示”、“妥否、請批復”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，呈請核準”或“以上請示如無(wú)不妥，請批轉各部門(mén)予以執行”。
3、尾部，其主要結構為落款與成文時(shí)間兩部分。
請示應注意的問(wèn)題：一是一文一事的原則。三是材料真實(shí)，不要為得到領(lǐng)導批準而虛構情況。三是理由充分，請示事項明確。四是語(yǔ)氣平實(shí)、懇切，以引起上級的重視。
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1、批復適用于答復下級機關(guān)的請示事項。下級機關(guān)遇有本單位無(wú)權、無(wú)力、無(wú)法解決的事項需要向上級機關(guān)請示時(shí)，上級機關(guān)就使用“批復”這一文種答復請示事項。批復的內容主要是對請示事項明確表態(tài)，或同意，或不同意，或部分同意，有時(shí)還對請示事項作出修正、補充。
2、批復同復函是有區別的。第一，行文方向有所不同；第二，重要程度有所不同。
3、批復的結構通常包括標題、主送機關(guān)、正文、落款幾個(gè)部分。
�。�1）標題。批復的標題有多種構成形式：一種是由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、批復事項、行文對象和文種構成；比如：民政部關(guān)于甘肅省撤銷(xiāo)敦煌縣設立敦煌市的批復。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由和文種構成；比如：國務(wù)院關(guān)于決定加入《專(zhuān)利合作條約》的批復。第三種是由事由和文種構成；比如：關(guān)于酒泉市人力資源市場(chǎng)建設方案的批復。第四種是由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)加原件標題和文種構成。
�。�2）主送機關(guān)。批復的主送機關(guān)是指與批復相對應的請示發(fā)文機關(guān)。授權性的批復，主送機關(guān)應當是被授權發(fā)布施行行政法規和規章的下級機關(guān)。
�。�3）正文。正文是批復的主體，其內容比較具體單一，層次構成相對固定。其中除授權性批復與一般批復的寫(xiě)法有所不同外，其他批復的結構一般由開(kāi)頭、主體和結語(yǔ)三部分組成。開(kāi)頭。通過(guò)引敘來(lái)文以說(shuō)明批復緣由。首先點(diǎn)明批復的下級機關(guān)并寫(xiě)明來(lái)文日期、標題和文號，以交代批復的根據。主體。主要說(shuō)明批復事項。應當根據國家的方針，政策、法令、法規和實(shí)際情況，針對“請示”的內容給予明確肯定（或否定）的答復或具體的指示，一般不進(jìn)行議論。也有的批復，在批復事項后面概括提出希望和要求，進(jìn)一步強調批復的主旨。
�。�3）結語(yǔ)。一般用“此復”“特此批復”等習慣用語(yǔ)。
�。�4）落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩個(gè)項目?jì)热�。署名�?xiě)上批復機關(guān)單位名稱(chēng)，并加蓋公章；成文時(shí)間寫(xiě)明年、月、日。
4、批復的注意事項 第一，要態(tài)度鮮明；第二，要全面周詳；第三，要迅速及時(shí)。
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報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議、答復詢(xún)問(wèn)的`陳述性上行公文。
“報告”是陳述性文體。寫(xiě)作時(shí)要以真實(shí)材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式，“報告”是行政公文中的上行文種，撰寫(xiě)“報告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導能及時(shí)給予支持，為上級機關(guān)處理問(wèn)題，布置工作或作出某一決策提供依據�！跋虑樯线_”是制發(fā)報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實(shí)為主，要客觀(guān)的反映具體情況，不要過(guò)多的采用議論和說(shuō)明，表達方式以概括為主，語(yǔ)氣要委婉、謙和、不宜用指令性語(yǔ)言。
報告的特點(diǎn)：
一是報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直接請求上級機關(guān)正面回答報告中的問(wèn)題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。
二是報告中一般不提建議或意見(jiàn)。如果確實(shí)需要在某一領(lǐng)域或某些部門(mén)貫徹報告中提出的建議或意見(jiàn)，可建議上級機關(guān)批轉到有關(guān)部門(mén)貫徹執行，報告一經(jīng)批準，便作為批轉文件的附件下發(fā)，其權威性依賴(lài)或附屬于批轉機關(guān)。
三是報告在內容上不像“請示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。
四是報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時(shí)匯報工作、反映問(wèn)題、提出建議，也是下級機關(guān)必須履行的一項工作制度。
報告的種類(lèi)
報告從種類(lèi)與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。
寫(xiě)法：
報告的結構一般由標題、受文機關(guān)、正文、落款、成文時(shí)間組成，下面介紹幾種報告的寫(xiě)法
1、匯報性報告
匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類(lèi)：
�。�1）綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫(xiě)的匯報性報告。其內容大體包括工作進(jìn)展情況，成績(jì)或問(wèn)題，經(jīng)驗或教訓以及對今后工作的意見(jiàn)或建議。這種報告的特點(diǎn)全面、概括、精練。
�。�2）專(zhuān)題報告。這種報告是針對某項工作中的某個(gè)問(wèn)題，向上級所寫(xiě)的匯報性報告。
2、答復性報告
這種報告是針對上級或管理層所提出的問(wèn)題或某些要求而寫(xiě)出的報告。這種報告要求問(wèn)什么答什么，不涉及詢(xún)問(wèn)以外的問(wèn)題或情況。
3、呈報性報告
呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話(huà)說(shuō)明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。
4、例行工作報告
例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫(xiě)的報告。如，財務(wù)報告、費用 支出報告等。
�。ㄋ模┩ㄖ膶�(xiě)作
通知是公文中使用頻率最高的一個(gè)文種，通常屬于下行文。它適用于批轉下級機關(guān)的公文，轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執行的事項；任免和聘用干部。
�。ㄒ唬┩ㄖ念�(lèi)別
根據功用，通知可分以下類(lèi)別：
1、發(fā)文通知
�、倥D性通知對下級機關(guān)來(lái)文如呈轉性報告、意見(jiàn)等上級機關(guān)用通知批轉下級各有關(guān)部門(mén)執行。例：《××市人民政府批轉市住房工作領(lǐng)導小組關(guān)于解決特困戶(hù)住房問(wèn)題意見(jiàn)的通知》、《國務(wù)院批轉國家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權批地情況報告的通知》。
�、谵D發(fā)性通知對上級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)的來(lái)文，本機關(guān)用通知轉發(fā)下級各有關(guān)單位執行。例：《××省人民政府辦公廳轉發(fā)國務(wù)院辦公廳關(guān)于在接待中不擺煙酒等問(wèn)題的通知》；《建設部轉發(fā)國家物價(jià)局財政部關(guān)于發(fā)布中央管理的建設系統行政事業(yè)性收費項目及標準的通知》。
�、郯l(fā)布性通知發(fā)布本機關(guān)制定的各類(lèi)規章及其它材料，使之產(chǎn)生直接的行政效力。例：《國務(wù)院辦公廳關(guān)于發(fā)布〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉的通知》。
會(huì )議紀要通過(guò)記載會(huì )議的基本情況、會(huì )議成果、會(huì )議議定事項，綜合概括反映會(huì )議精神，以便使與會(huì )者統一認識，會(huì )后全面如實(shí)的進(jìn)行傳達組織開(kāi)展工作的依據。同時(shí)“會(huì )議紀要”是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進(jìn)行交流的作用。
會(huì )議紀要的寫(xiě)法
會(huì )議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫(xiě)作要求如下：
首部。這部分的主要項目是標題。有的會(huì )議紀要的首部還有成文時(shí)間等項目?jì)热�。�?huì )議紀要的標題通常是由會(huì )議名稱(chēng)和文種構成的。如《*****單位******會(huì )議紀要》。
正文。會(huì )議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。
1、前言。首先概括交代會(huì )議的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會(huì )議形式以及會(huì )議主要的成果。
2、主體。它是會(huì )議機要的核心內容，主要記載會(huì )議情況和會(huì )議結果，寫(xiě)作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會(huì )議的基本精神，特別是會(huì )議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于會(huì )議上有爭議的問(wèn)題和不同意見(jiàn)，必須如實(shí)予以反映。
尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項內容。
�。ㄆ撸┖膶�(xiě)法
1、標題
函的標題量般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部門(mén)組成。發(fā)文機關(guān)視具體情況一般可省略。發(fā)函的文種不管是聯(lián)系函還是請批函，均可寫(xiě)成“函”，但也有寫(xiě)“公函”字樣的。屬答復性質(zhì)的函，文種均須標明“復函”。
2、主送機關(guān)
頂格寫(xiě)機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，后標冒號。復函的主送機關(guān)即來(lái)函單位。
3、正文
月開(kāi)頭發(fā)函的開(kāi)頭應簡(jiǎn)述發(fā)函的緣由或目的；復函的開(kāi)頭應引述來(lái)函的日期、文號或標題等。
主體發(fā)函要寫(xiě)清商洽、詢(xún)問(wèn)、告知、請準的主要事項；復函則要針對來(lái)函內容，作出具體的、明確的答復。不論去函還是復函主體的內容都要求明確、集中、單一，做到一函一事。
尾語(yǔ)發(fā)函一般用“專(zhuān)此函告”，“敬請函復”等作結；復函多用“此復”、“特此函復”等為結尾。尾語(yǔ)應根據內容、要求來(lái)擬寫(xiě)。
落款正文右下方署名署時(shí)并蓋公章。正文除做到一函一事外，還要求語(yǔ)言得體，視內容、行文方向等掌握用語(yǔ)分寸并符合身份，做到多用雅語(yǔ)，既熱情誠懇又務(wù)實(shí)直陳，有利辦事。
公文頁(yè)邊：公文用紙上白邊為：37毫米±1毫米，下白邊為35毫米±1毫米；公文用紙左白邊為28毫米±1毫米，右白邊為26毫米±1毫米。
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