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建筑工程項目文檔資料管理信息化策略
建筑工程項目文檔資料包含產(chǎn)生、收集、整理、存儲、利用多個(gè)環(huán)節,在不同的項目管理階段,每份文檔資料服務(wù)于不同的管理過(guò)程。那么,下文是由小編為大家整理的資料管理信息化策略,歡迎大家參考學(xué)習。
項目文檔資料管理面臨的突出問(wèn)題
工程項文檔資料包含政府指令文件、項目往來(lái)文件、施工驗收單據、多媒體文件(如重大活動(dòng)中的照片、視頻、錄像等)、紙質(zhì)文件、項目設計文圖紙(重要)、施工組織設計、竣工驗收證明等等。
目前,建筑工程項目文檔資料管理多采用傳統管理手段,信息化管理水平普遍還不高,主要存在以下問(wèn)題:
管理需求不系統。面對紛繁復雜的施工項目文檔資料,企業(yè)曾嘗試過(guò)在相關(guān)崗位設立管質(zhì)量或管安全的崗位。然而,各管理崗位人員總是結合自身所處的管工作崗位,只能從某些“點(diǎn)”上說(shuō)說(shuō)想法和要求,缺乏對文檔資料管理系統的理解,比如質(zhì)量驗收文檔管理人員往往過(guò)分強調項目質(zhì)量文檔管理工作,忽視項目技術(shù)交底文檔、安全檢查文檔等的管理。事實(shí)上,建筑行業(yè)需要從整個(gè)工程項目文檔資料管理的“面”上闡述需求。
文檔分類(lèi)不清晰。依據項目管理機構及項目崗位的分工職能定義文檔所屬類(lèi)別比較普遍(如設計文檔、監理文檔、施工文檔等),但是一份具體的項目文檔很多時(shí)候會(huì )貫穿多個(gè)職能部門(mén)(或機構),有的甚至貫穿項目的不同管理階段。所以,定義文檔所屬類(lèi)別會(huì )產(chǎn)生“多義性”問(wèn)題。若從業(yè)務(wù)流程或者項目具體管理活動(dòng)來(lái)分類(lèi),仍然面臨一項管理活動(dòng)對應多份文檔記錄的問(wèn)題,比如有的從質(zhì)量控制的角度,有的從環(huán)境控制的角度,因此項目文檔資料的分類(lèi)方式,尤其是二級甚至三級分類(lèi)思路,目前不是很清晰。
收集整理不及時(shí)。在現實(shí)工程項目管理過(guò)程中,很多時(shí)候從制度層面上已經(jīng)要求某些管理活動(dòng)應該形成規范記錄,但最終項目文檔資料歸檔時(shí)仍然出現文檔資料缺失的現象。問(wèn)題在于項目文檔資料的收集整理不夠及時(shí),項目各級管理人員沒(méi)有周期性地“盤(pán)點(diǎn)”自身所負責管理的文檔,往往寄希望于項目完工后集中整理再呈交有關(guān)工程檔案管理部門(mén)。
信息系統不匹配。對于存在“跨地域運營(yíng)、多項目管理”的施工企業(yè)而言,不匹配性主要體現在兩個(gè)方面,一是項目文檔管理信息系統與實(shí)際業(yè)務(wù)不匹配。二是項目各類(lèi)文檔管理信息系統之間不匹配。有的信息系統是企業(yè)自身定制的,有的是政府主管部門(mén)要求的,所站角度不同、需求層次不同,各類(lèi)文檔記錄標準也不同。
實(shí)施項目文檔管理信息化相關(guān)策略
綜上分析,建筑工程項目文檔資料管理信息化既要面對項目管理制度上的問(wèn)題,同時(shí)還要面對項目管理方法層面的問(wèn)題。因此,當前階段實(shí)施項目文檔管理信息化可做好以下方面的工作。
明確項目文檔資料管理需求。在當前施工企業(yè)管理信息化水平普遍不高的情況下,項目文檔資料管理可與專(zhuān)業(yè)有實(shí)力并熟悉該行業(yè)運作規則的文檔管理供應商一起梳理需求、提煉工作,以此來(lái)彌補企業(yè)內部人員對管理信息化的理解的不足。開(kāi)始云在文檔管理領(lǐng)域沉淀10年,有著(zhù)針對建筑行業(yè)專(zhuān)業(yè)的項目文檔管理解決方案。
明確項目文檔資料分類(lèi)體系。針對工程項目文檔資料種類(lèi)較多的特點(diǎn),開(kāi)始云將建議建筑行業(yè)采取“多維依據、逐級劃分”的策略,可按照面向主題、面向應用、面向共享的思路,建立項目文檔分類(lèi)體系。比如一份文檔可以從記錄內容上劃分類(lèi)別,也可以從項目進(jìn)展階段劃分其所屬類(lèi)別,甚至可以考慮分類(lèi)依據的組合應用,從而產(chǎn)生不同的子類(lèi)。只有項目文檔分類(lèi)規則明確了,才便于被人理解,同時(shí)也容易為后續統一編碼工作提供實(shí)用依據,利于計算機分類(lèi)處理。
明確各類(lèi)文檔資料管理分工。開(kāi)始云KASS文檔管理系統支持對項目人員權限的管理。一份文檔資料由哪個(gè)項目小組的人員產(chǎn)生并提交至哪個(gè)小組的文件夾下,而其它小組人員是否有權限對其進(jìn)行查看、編輯、下載等,均可以靈活設置。對于需要上級審批的文檔,在線(xiàn)發(fā)起流程,上級領(lǐng)導可以快速查看審批。這樣,從工作習慣逐漸促使項目文檔資料中間管理環(huán)節的規范,同時(shí)確保項目文檔資料準確及時(shí)地收集整理。此外,不論一份文檔經(jīng)過(guò)項目多少管理人員處理,也不管各個(gè)項目處理該類(lèi)文檔流程上的差異,開(kāi)始云KASS文檔管理系統可形成詳細的日志記錄,便于項目組織中的責任落實(shí)。
項目文檔資料標準化。工程項目文檔資料實(shí)施標準化可以提高管理效率。通過(guò)對業(yè)務(wù)流程的梳理與優(yōu)化,促進(jìn)各管理環(huán)節記錄文檔與實(shí)際管理活動(dòng)的有效融合。項目不同階層的管理人員需要關(guān)注不同項目同類(lèi)文檔記錄格式的統一。文檔的標準化與結構化程度不同,對實(shí)施文檔信息化管理的策略會(huì )產(chǎn)生影響。對于標準化與結構化程度都比較高的項目文檔資料,一般可考慮優(yōu)先實(shí)施信息化管理。
關(guān)注項目文檔記錄規范化。項目文檔實(shí)施信息化管理的過(guò)程中,如果對于細節問(wèn)題考慮不周全,可能會(huì )對整個(gè)項目文檔資料管理的規范性與有效性產(chǎn)生影響,所以,密切關(guān)注文檔內容、過(guò)程、記錄的規范顯得尤為重要。
關(guān)注項目文檔管理集成化。項目管理中除了文檔管理外,通常也會(huì )對引入其它的諸如ERP、OA等管理系統,但現在這些系統之間的數據是孤立的,它們之間未能很好地集成,給一個(gè)具體項目文檔資料的查找帶來(lái)一定困難。因此,建筑工程項目人員應選購項目文檔管理集成化應用技術(shù)成熟的方案,以提高整個(gè)信息系統的應用效率。
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