企業(yè)考勤管理的缺陷
考勤管理是勞動(dòng)關(guān)系管理的日�；A工作，但正是這一最基本的工作卻被很多人力資源管理者忽視，圍繞考勤而產(chǎn)生的勞動(dòng)爭議居高不下，而企業(yè)考勤管理的諸多缺陷也直接導致用人單位承擔敗訴風(fēng)險，本文羅列考勤管理中的九大缺陷，以便讓人力資源管理者更好的完善考勤管理制度和操作流程，以最大程度減少風(fēng)險。
缺陷一：?jiǎn)挝粺o(wú)考勤制度
在企業(yè)用工實(shí)踐當中，用人單位對勞動(dòng)者進(jìn)行管理約束的最基本的手段就是要求員工按時(shí)上下班，這也是企業(yè)對員工進(jìn)行其它形式管理的重要前提。因此，大多數用人單位都有相對完善的考勤管理制度以便對員工實(shí)行有效的監督和管理。
但另一方面，用人單位不實(shí)施考勤的現象也不少見(jiàn)，有些是因為規模較小、公司剛成立等原因，導致企業(yè)管理者考勤觀(guān)念淡薄，也有些規模較大、管理比較規范的企業(yè)對因為對部分特殊崗位缺乏認識如司機、外勤銷(xiāo)售人員、24小時(shí)輪值班人員，以為這類(lèi)崗位無(wú)法考勤或者沒(méi)有必要而不實(shí)施考勤管理，這些都直接或間接的為用工風(fēng)險埋下隱患。
在勞動(dòng)爭議案件中，涉及出勤時(shí)間的爭議非常多見(jiàn)，如加班費爭
議、曠工爭議、拖欠勞動(dòng)報酬爭議都直接或間接的與出勤時(shí)間的確認有關(guān)，如果企業(yè)未實(shí)施考勤，將無(wú)法提供有效的考勤記錄，而考勤制度是企業(yè)的一項基礎管理工作，用人單位對其員工在本單位的出勤情況應負有舉證責任，一旦無(wú)法提供考勤記錄，則仲裁機構或法院將可能采信員工的主張，屆時(shí)是否加班，加班時(shí)間長(cháng)短、是否曠工等等均不由單位作主。顯然，任何用人單位都不原意看到這樣的結局。
缺陷二：多重考勤并存
當前科技迅猛發(fā)展，考勤方式也日新月異，從紙片打卡鐘考勤到射頻IC卡打卡考勤，從指紋打卡考勤到人臉識別考勤，不一而足。誠然多數企業(yè)執行單一的考勤方式，但多重考勤的企業(yè)也大有人在。部分用人單位為了減少電子考勤的差錯(如漏打卡、設備損害、設備誤差等)另外增加了手工考勤方式，而這兩種考勤方式在記錄結果上可能存在較大差異。
在許多加班費勞動(dòng)爭議案件中，用人單位主張按手工考勤作為認定工作時(shí)間的依據，而勞動(dòng)者則主張以電子考勤為準。由于大部分用人單位對出勤時(shí)間的認定標準并無(wú)制度規定或合同約定，則也導致在實(shí)際的爭議處理中，仲裁員或法官往往會(huì )從有利于勞動(dòng)者角度考慮，很顯然，企業(yè)應當規范考勤管理，由于管理上的不嚴謹導致考勤記錄的不明確性，用人單位應當承擔主要責任。
缺陷三：考勤規定不明確
企業(yè)關(guān)于出勤的制度規定往往涉及工時(shí)制度、工作時(shí)間安排、加班的申請程序等，如果這些內容不夠明確或與勞動(dòng)合同存在沖突，往往也會(huì )為勞動(dòng)爭議埋下隱患。
問(wèn)題之一是企業(yè)考勤規定沒(méi)有規定工作時(shí)間的統計及確認方法，由于工作時(shí)間直接涉及薪資結算，往往直接影響到勞動(dòng)者權益，故用人單位應當加以明確。如門(mén)禁記錄是否作為統計工作時(shí)間的依據、員工的考勤記錄是否須經(jīng)相關(guān)部門(mén)核對校準。如果規定明確的話(huà)，將大大減少爭議發(fā)生的可能性。
問(wèn)題之二是企業(yè)考勤規定往往忽視對休息時(shí)間的安排。有些單位規定每天工作9小時(shí)，并未規定中間有1小時(shí)休息時(shí)間。但員工可能以為存在1小時(shí)加班時(shí)間而申請仲裁，盡管員工并不一定勝訴，但仲裁本身也消耗了企業(yè)的管理成本。對眾多制造業(yè)企業(yè)而言，涉及工間休息時(shí)間更應有明確的規定。
問(wèn)題之三是企業(yè)考勤規定忽視對加班的認定標準，加班是否須經(jīng)審批，員工超時(shí)工作究竟是個(gè)人行為還是公司行為?往往是勞動(dòng)爭議中非常常見(jiàn)的爭論焦點(diǎn)。用人單位明確加班須經(jīng)審批的程序，可以避免員工因個(gè)人原因超時(shí)工作卻可以索要加班費的情況。
缺陷四、缺勤記錄未注明事由
在企業(yè)日�？记诠芾懋斨�，員工因病假、事假等而缺勤上常有的事，但若對有關(guān)缺勤缺乏明確的標準，則員工是否曠工?是否屬于休假?休了何種假?都將成為疑問(wèn)。
2008年1月1日始實(shí)施的《職工帶薪年休假條例》規定，職工連續工作1年以上，用人單位應當安排職工休假。如未休假，則用人單位應當支付未休年假得三倍工資。在年假爭議的案件類(lèi)型中，由于用人單位在休假安排上居主導地位，故對是否已休假，休了多少天假均應由用人單位舉證。若相應的缺勤記錄缺乏明確記載，則用人單位將在處于極為不利的境地。已休過(guò)假的員工也可能主張未休年假的三倍工資，如沒(méi)有其他證據，則用人單位極有可能敗訴。而涉及加班調休的爭議中，有些單位的考勤記錄只記載了調休的日期，而未注明是哪一時(shí)間段的加班調休，在具體爭議中，用人單位或稱(chēng)2010年的加班已在2010年安排調休，而勞動(dòng)者則主張2010年的調休日期是針對2009年的加班。對這些問(wèn)題若單位不能給予合理解釋?zhuān)紝⒖赡艹袚焕蠊?/p>
故，缺勤應明確事由，以做到對出勤狀態(tài)的精確掌控。
缺陷五、考勤記錄缺乏簽名核對
考勤記錄是勞動(dòng)爭議當中的典型證據形式，而該類(lèi)證據的真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性也是各方爭論的焦點(diǎn)。其中最典型的爭議是，沒(méi)有員工確認的考勤記錄是否具有證明效力?
考勤記錄關(guān)涉員工的工資休假等權益，故其真實(shí)性的判斷至關(guān)重要。而用人單位提供的考勤記錄是否屬于原始證據、是否形成于當時(shí)、是否具有更改可能性、是否經(jīng)員工確認都是判斷考勤記錄真實(shí)與否的重要標準。通常，人工考勤記錄記錄往往有部門(mén)主管簽字，這些證據也往往形成于當時(shí)，事后補救可以通過(guò)特殊手段(司法鑒定等)加以驗證，若無(wú)員工簽字并不必然導致該證據無(wú)效。而電子考勤記錄則不然，其具有物質(zhì)依賴(lài)性和易更改性，企業(yè)出示的往往都是電子考勤記錄的打印件。而未經(jīng)員工簽字確認的打印件，從證據形式上看，其屬于非原始證據，其而，該打印件是否與原始保存的考勤記錄完全一致是值得懷疑的。因此，在司法實(shí)踐中，企業(yè)需要提供其他證據加以佐證電子考勤記錄打印件的真實(shí)性，如制作考勤記錄導出過(guò)程的視頻，以證明該證據的'形成過(guò)程是真實(shí)的，如提供工資發(fā)放情況與考勤記錄核對，是否存在沖突和不一致。若不能提供其他證據加以佐證，或者其他證據存在自相矛盾之處，則用人單位將面臨訴訟風(fēng)險。因此，從控制風(fēng)險角度，電子考勤記錄定期交由員工簽字，是確�？记谟涗浾鎸�(shí)、合法、有效的重要手段。
缺陷六、考勤記錄疏于保管
在勞動(dòng)爭議案件中，與考勤記錄相關(guān)的曠工爭議、加班費爭議往往存在仲裁時(shí)效限制。但時(shí)效的背后，是要求用人單位保管必要的管理文件，考勤記錄便是其中之一。
舉例說(shuō)，員工主張離職前5年的加班費，那么對爭議發(fā)生前2年的考勤記錄用人單位負有舉證義務(wù)。若勞動(dòng)者能舉證證明用人單位掌握管理考勤記錄，則用人單位應當提供該2年內的考勤記錄，不能提供的則將承擔不利后果。有些單位以為離職員工已經(jīng)不是公司的人了，所以對其過(guò)往的資料疏于保管，或銷(xiāo)毀、或遺棄，一旦涉訴，則往往面臨舉證不足的問(wèn)題。究竟考勤記錄保存多久最合適?
對于主動(dòng)離職、合同期滿(mǎn)終止、與單位協(xié)商解除的離職員工，筆者建議最低保管期限為1年(自員工離職之日起計算)，因該類(lèi)員工發(fā)生勞動(dòng)爭議的概率較小。而對于單位單方辭退、被動(dòng)離職的職工，筆者建議保管期限為2年。以上均需要保存該員工在職期間的所有考勤資料。
缺陷七、考勤規定與實(shí)際處理不一致
企業(yè)員工關(guān)系管理應當做到“有法必依、執法必嚴”，否則所有的制度規定將形同虛設，也不利于建立管理威信，更重要的是，也會(huì )制造各種訴訟風(fēng)險，而企業(yè)的考勤管理規定與實(shí)際執行情況便是其中之一。
如，大多數企業(yè)對曠工行為都作出了相應的懲處規定，或扣減工資或給予書(shū)面警告等等，有些單位一方面認定員工曠工，另一方面卻正常發(fā)放工資，這就導致對該缺勤記錄，企業(yè)的判斷和實(shí)際處理發(fā)生偏差?如果員工主張休假且領(lǐng)導口頭同意，則勢必“曠工”難以認定。
又如，公司規定，員工請假須書(shū)面申請并經(jīng)人力資源部書(shū)面批準，超過(guò)10天假期應當經(jīng)總經(jīng)理書(shū)面批準。但有些單位在實(shí)際操作中變成請假口頭化，審批也口頭化，有些部門(mén)主管直接代行人力資源部職權，直接批準員工請假。人力資源部門(mén)也聽(tīng)之任之，久而久之，請假手續和相關(guān)統計極為混亂，甚至造成薪資計算的差錯，也為勞動(dòng)爭議埋下伏筆。，
以上，足以說(shuō)明單位必須在員工管理上“言行一致”“權責統一”，否則既不利于管理，也不利于風(fēng)險控制。
缺陷八、未及時(shí)申報、續延特殊工時(shí)制
企業(yè)由于部分員工工作崗位的特殊性(如外勤人員、司機、高級管理人員等)而執行不定時(shí)工時(shí)制和綜合工時(shí)制既是控制成本的需要，也是便于管理統計。但部分用人單位卻對特殊工時(shí)制存在誤解。
第一，認為特殊工時(shí)制只需合同約定或制度規定即可。根據現行政策，實(shí)行綜合工時(shí)或不定時(shí)工時(shí)制度須經(jīng)勞動(dòng)行政部門(mén)批準。未經(jīng)主管部門(mén)批準，即使雙方有約定也不得執行特殊工時(shí)制，而只能按照標準工時(shí)制統計加班。
第二，認為只要勞動(dòng)行政部門(mén)批準。就可全員執行特殊工時(shí)制或永久執行特殊工時(shí)制。根據特殊工時(shí)有關(guān)申報規定，經(jīng)批準的的特殊工時(shí)制有適用期限、適用崗位的限制。不是所有的崗位都可執行特殊工時(shí)制度，也不是申請特殊工時(shí)制獲得批準后便一勞永逸。
第三，執行特殊工時(shí)制無(wú)須告知員工。盡管是否執行特殊工時(shí)制主要取決于是否獲得審批而非員工知曉。但員工不知情容易埋下勞動(dòng)爭議隱患，更為重要的是，究竟哪些崗位屬于審批范圍，需要企業(yè)事先規定或及時(shí)與員工溝通確認，以減少爭議發(fā)生的可能性。
缺陷九、出勤違紀處理不妥當
員工涉及出勤違紀的情況主要包括曠工、代打卡、遲到早退、缺失考勤記錄(忘打卡)等情形。
對曠工行為，很多企業(yè)認為只要離開(kāi)工作崗位未報告即屬于曠工，這種理解是錯誤的。員工缺勤可能有諸多原因，最典型的是因病休息卻沒(méi)有及時(shí)提交病假單。如果事后證明員工卻因病休息，而單位以曠工解除，則用人單位存在極大的訴訟風(fēng)險，在司法實(shí)踐中，用人單位負有核查員工缺勤原因的義務(wù)，并盡到合理的告知義務(wù)。用人單位應當首先核查員工為何不出勤，告知員工恢復上班或履行請假手續，在盡到合理的提示義務(wù)員工能未作反應的情況下，用人單位方可依據規章制度作出處理。
對代打卡行為，很多企業(yè)直接規定屬于嚴重違紀行為，一旦在監控資料中一員工手領(lǐng)多張考勤卡，或發(fā)現兩名員工多次同一時(shí)間刷卡，即認為員工存在代打卡行為而順勢解除�？紤]到代打卡行為需要單位舉證，監控錄像往往模糊不清，特別是小物件的考勤卡更是難以辨認，有些監控錄像記錄時(shí)間與標準時(shí)間存在誤差，這些都極大地影響了該類(lèi)證據的效力，從而使得用人單位面臨舉證不足的風(fēng)險。筆者建議，對該類(lèi)違紀行為，應當向員工展示有關(guān)證據，要求員工給予合理解釋、加以辨認，以確認其真偽，若能可能，應取得員工的簽名或對有關(guān)談話(huà)作錄音，以確保對違紀行為的證據固定是完整的。而不是主觀(guān)臆斷，草率解除。
對缺考情形，由于沒(méi)有刷卡記錄，究竟是曠工、忘記打卡還是臨時(shí)外出?其往往存在爭議，對該情形的判斷，企業(yè)應當在一個(gè)考勤統計周期結束前及時(shí)與當事員工加以核對確認，如若確實(shí)屬于忘記代打卡，應當加以注明并簽字。對員工屢次缺失考勤記錄的情形，企業(yè)應當做出事先的制度規定，如規定員工應在忘記刷卡之日起3日內主動(dòng)向公司匯報、員工臨時(shí)外出應當填寫(xiě)派工單等。
總而言之，對考勤類(lèi)違紀情形下，用人單位應當對違紀情況給予充分核實(shí)，給予員工申辯機會(huì )，對證據加以固定，而不是草率的一紙“辭退通知”。
考勤管理是人事管理的基礎工作，但在人力資源管理法制化時(shí)代的背景下，HR應當更加關(guān)注基礎工作，實(shí)現人力資源的精細化管理，以最大的承擔為企業(yè)控制風(fēng)險、降低成本。
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