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醫院應付賬款管理存在的問(wèn)題及建議
醫院應付賬款是指醫院因購買(mǎi)藥品、材料物資、醫療設備或接受勞務(wù)供應等應付給供應單位的款項，下面是小編搜集的一篇醫院應付賬款財務(wù)管理探究的論文范文，歡迎閱讀查看。
【摘要】應付賬款能緩解醫院流動(dòng)資金緊張的矛盾,也能節約醫院的資金成本,其核算和管理關(guān)系到醫院的資金周轉,甚至影響到醫院的生死存亡。因此,醫院應把應付賬款作為一項長(cháng)期的、制度化的工作來(lái)抓,使各項措施落到實(shí)處。
【關(guān)鍵詞】 醫院 應付賬款 管理
隨著(zhù)醫療業(yè)務(wù)的擴大,醫院流動(dòng)資金的需求量越來(lái)越大,醫院流動(dòng)資金的供需矛盾和管理難度日益突出。為使有限的流動(dòng)資金發(fā)揮更大的經(jīng)濟效益,或為緩解醫院流動(dòng)資金不足,大部分醫院在物資采購與付款過(guò)程中,都采取“先物資采購、后付款”的資金管理模式,即產(chǎn)生了應付賬款。筆者就如何加強應付賬款的管理作一探討。
應付賬款是指醫院因購買(mǎi)藥品、材料物資、醫療設備或接受勞務(wù)供應等應付給供應單位的款項。為了核算醫院的應付賬款增減變化情況,應設置“應付賬款”科目�！皯顿~款”期末貸方余額反映尚未償還的應付款項。
一、存在的問(wèn)題及成因
1、應付賬款掛賬不及時(shí),造成流動(dòng)資產(chǎn)和固定資產(chǎn)“賬賬不符”
醫院物資信息系統與財務(wù)信息系統相互獨立,各自運行,沒(méi)有聯(lián)機操作。資產(chǎn)進(jìn)入醫院時(shí)在醫院后勤物資信息系統已入庫,而后勤物資部門(mén)卻遲遲不將發(fā)票及入庫單等原始憑證上交財務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理,有的幾年后才掛賬;或者供應商未提供發(fā)票,后勤物資倉儲部門(mén)沒(méi)有對已入庫但發(fā)票未到的材料入庫單上報財務(wù)部門(mén)暫估入賬。于是造成財務(wù)總賬與后勤物資信息系統反映的流動(dòng)資產(chǎn)和固定資產(chǎn)明細賬“賬賬不符”,甚至部分醫院出現財務(wù)報表中“庫存物資”為負數但仍然正常運行的奇怪現象。
2、未設置“預付賬款”科目
在采購過(guò)程中,有些公司要求預付部分或全部貨款,因為《醫院會(huì )計制度》未設置“預付賬款”科目,所以發(fā)生預付貨款時(shí),只有按采購人員借款掛“其他應收款—某某個(gè)人”科目,等到材料驗收合格入庫且收到發(fā)票時(shí)再沖個(gè)人借支。如果采購人員忘記借支預付采購事項,未注明沖借支,財務(wù)部門(mén)按入庫單及發(fā)票金額全額付款或掛賬,則可能導致將款項重復支付給供貨單位,給醫院造成不必要的經(jīng)濟損失及經(jīng)濟糾紛,同時(shí)造成“其他應收款—某某個(gè)人”虛掛而夸大醫院資產(chǎn),導致資產(chǎn)信息失實(shí)。
按照規定,應付賬款或預付賬款業(yè)務(wù)必須以合法有效的供應合同為基礎,而有的醫院的預付賬款業(yè)務(wù)根本無(wú)對應的合同,而是利用預付款這一“中轉站”往來(lái)搭橋,為他人進(jìn)行非法結算,將所得回扣或傭金據為己有或者利用該項業(yè)務(wù)轉移資金予以腐bai,隱匿收入,挪用或私設“小金庫”。
3、應付賬款的支付存在安全隱患
(1)當今付款方式一般采用轉賬支票或網(wǎng)銀付款方式,有些醫院以轉賬支票方式付款時(shí),只將經(jīng)辦人簽字的支票存根作為付款憑據,沒(méi)有同時(shí)將銀行蓋章確認付款的出票人回單作為付款依據,可能產(chǎn)生支票正聯(lián)與存根聯(lián)收款單位不一致的情況,容易產(chǎn)生舞弊現象。
(2)某些外地供貨單位為加速貨款回收,授權單位的業(yè)務(wù)員負責收款,有些供應商甚至授權款項轉到業(yè)務(wù)員個(gè)人賬戶(hù),有些業(yè)務(wù)員素質(zhì)不高、心術(shù)不正,就可能發(fā)生業(yè)務(wù)員收到醫院貨款不上交供應單位的現象。
(3)有些醫院采用銀行承兌匯票方式支付貨款,醫院一般都要求供應單位業(yè)務(wù)員親自來(lái)取并在票據存根聯(lián)簽字確認,但仍難防有些業(yè)務(wù)員拿到承兌匯票后不上交供應單位而直接貼現并據為已有,供應單位因無(wú)法追回貨款,就轉而追究醫院的責任,從而給醫院帶來(lái)很多不必要的經(jīng)濟糾紛,不利于資金的安全管理,在某種程度上也損害了醫院的信譽(yù)。
4、應付賬款支付不及時(shí)
醫院在購買(mǎi)材料物資、藥品、醫療設備等時(shí)與供應商簽訂了采購合同,明確規定分期付款或具體付款日期,但某些醫院為了充分使用信用資金,有意或無(wú)意延后付款,不按合同支付,甚至拖延幾個(gè)月付款。很多供貨單位與醫院基本上保持長(cháng)期供求關(guān)系,供貨單位在以后的交易中會(huì )考慮醫院的財務(wù)信用,通過(guò)提高價(jià)格等方式將貨幣資金時(shí)間價(jià)值、風(fēng)險價(jià)值充分考慮進(jìn)去。表面上看醫院是充分利用了信用資金,但實(shí)際上損失了商業(yè)信用。
二、改進(jìn)方法建議
1、嚴格執行“采購與付款業(yè)務(wù)”崗位職責分工控制制度
建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責任制,明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責、權限,確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監督。采購、驗收、儲存、應付賬款業(yè)務(wù)記錄和貨幣資金的支付必須由不同的部門(mén)或人員獨立辦理,確保應付賬款發(fā)生和核準采購業(yè)務(wù)的協(xié)調性,應付賬款金額和實(shí)際驗收物品或接受勞務(wù)價(jià)值的一致性。
2、健全會(huì )計科目,嚴格規范應付賬款的掛賬工作
要求采購部門(mén)及時(shí)將入庫單、發(fā)票等原始票據傳到財務(wù)部門(mén),財務(wù)部門(mén)根據原始票據及時(shí)進(jìn)行相應的賬務(wù)處理。對發(fā)票已到、材料已驗收入庫但未付款的交易應及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理,借記相關(guān)科目,貸記“應付賬款”;對材料已驗收入庫但發(fā)票至月末仍未收到的交易,根據后勤物資部門(mén)等提供的入庫單暫估入賬,待下月初用紅字沖銷(xiāo)。同時(shí)要求物資采購部門(mén)及時(shí)將手續齊全的有關(guān)原始票據(包括發(fā)票和入庫單)送財務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理,對不符合物資采購合同規定的堅決不掛賬。為了查找、核對方便,應在“應付賬款”科目下設“藥品類(lèi)供應商”、“材料類(lèi)供應商”、“試劑類(lèi)供應商”二級科目,按發(fā)票上注明的具體的供貨商名稱(chēng)設置三級明細科目。
3、優(yōu)化付款安全的內控措施
首先在采購部門(mén)和財務(wù)部門(mén)建立詳細的供貨單位信息表,包括單位名稱(chēng)、開(kāi)戶(hù)銀行、銀行賬號、供應商地址、聯(lián)系人等內容,如發(fā)生變更,需經(jīng)采購部門(mén)確認、財務(wù)部門(mén)存檔后方可生效。其次在每次支付藥品、材料物資等款項時(shí),經(jīng)采購部門(mén)、財務(wù)部門(mén)兩方審核確認無(wú)誤,經(jīng)院領(lǐng)導審批后才能付款�？铐椧ㄟ^(guò)網(wǎng)上銀行支付或轉賬支票支付,不允許開(kāi)具現金支票,確�？铐椄吨凉┴泦挝活A留的賬戶(hù)與開(kāi)戶(hù)銀行。如果供貨單位要求委托付款,一定要有書(shū)面委托函,并由法人代表簽字蓋章及供貨單位蓋章確認。對于開(kāi)具的應付票據,及時(shí)通知供貨單位,并要求供貨單位業(yè)務(wù)員在票據存根聯(lián)親自簽字后取走,以確保資金安全。
4、加強應付賬款的核對工作
對于應付賬款業(yè)務(wù)較多的大中型醫院來(lái)說(shuō),應設立專(zhuān)門(mén)的往來(lái)賬核對會(huì )計,設立專(zhuān)門(mén)賬簿登記應付賬款往來(lái)賬。醫院內部要結合核對材料總賬與明細賬,定期或不定期地核對應付賬款總賬和明細賬記錄,同時(shí)還必須與供貨單位及時(shí)進(jìn)行核對,防止串戶(hù)、錯記、漏記、弄虛作假和腐bai挪用等問(wèn)題的發(fā)生。在核對過(guò)程中發(fā)現問(wèn)題、查找原因、及時(shí)解決或提請上級領(lǐng)導解決,必要時(shí)與采購部門(mén)、供貨單位多進(jìn)行溝通。
5、按預算合理安排資金
資金預算管理是財務(wù)管理的基本方法和重要手段。財務(wù)科應在每月安排預算時(shí),分清輕重緩急,既要滿(mǎn)足藥品、物資材料儲備等的日常需求,又要保證大修、大購、基本建設等專(zhuān)項資金需求,使醫院資金的周轉實(shí)現良性循環(huán)。采購部門(mén)按照預算金額安排每月的付款明細計劃,對于合同明確規定具體付款日期的,一定要按合同規定條款執行,以免造成違約。若合同中供應單位提出類(lèi)似(2/10,1/30,N/60)付款方式,則醫院應結合實(shí)際現金流量狀況及資金成本率等因素考慮是否享受現金折扣,即在何時(shí)付款比較劃算。付款時(shí)必須填制付款審批單,財務(wù)部門(mén)憑審批簽字齊全的付款審批單辦理付款。
6、建立相應的內部審計監督制度,充分發(fā)揮醫院內部審計部門(mén)的作用
針對應付賬款在醫院財務(wù)中的重要性,醫院內部審計部門(mén)應定期或不定期地對應付賬款進(jìn)行內部審計,定期檢查采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設置情況。對應付賬款原始憑證中的數量、價(jià)格及計算的正確性進(jìn)行驗證,重點(diǎn)審核有無(wú)采購合同、“請購單”、“供應*票”、“驗收單”和付訖“轉賬支票”或網(wǎng)上付款單據等原始憑證是否齊全、日期是否吻合、有無(wú)核準簽單進(jìn)行檢查,防范因管理不嚴而出現的虛假交易、挪用、腐bai及資金體外循環(huán)等問(wèn)題。
【參考文獻】
[1] 王海濤、蘭穎:最新醫院財務(wù)會(huì )計制度全書(shū)[M].北京:中國物價(jià)出版社,1999.
[2] 程琳:“預付賬款”舞弊表現及其審計[J].會(huì )計之友,2007(10).
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