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信息結構的企業(yè)組織效率探討
摘要： 信息結構是組織對信息處理、利用與分配的一種機制，不同的組織選擇不同的信息機制，其組織效率也就存在差異。本文在討論組織效率相關(guān)影響因素和企業(yè)信息結構特征的基礎上，從環(huán)境狀態(tài)、知識特征以及結構等視角，分析信息結構與組織效率的關(guān)系，比較了四種最基本信息結構的組織效率問(wèn)題，力求為企業(yè)組織的信息進(jìn)行有效管理提供指導。關(guān)鍵詞：信息結構；企業(yè)；組織效率
一、引言
從信息角度研究組織效率問(wèn)題已經(jīng)有大量的成果，但主要集中在信息資源管理方面，而且大多還是與信息技術(shù)結合來(lái)考慮問(wèn)題的，較少將企業(yè)組織的信息產(chǎn)生、傳遞和分配與企業(yè)組織分工合作的模式以及組織決策和知識特征相聯(lián)系。在這方面比較有代表性的研究是哈耶克，他從知識和信息的視角對企業(yè)組織效率的作用方面分析了知識和信息以什么方式進(jìn)行分配能更好地協(xié)調成員之間的行動(dòng)，但強調的是信息和知識與決策權的匹配問(wèn)題。日本學(xué)者青木昌彥(1995)在提出六種企業(yè)信息結構的基礎上，從成本角度討論了不同信息結構的效率問(wèn)題。但是，該研究?jì)H就企業(yè)業(yè)務(wù)單元之間的協(xié)作關(guān)系進(jìn)行討論，沒(méi)有考慮各業(yè)務(wù)單元任務(wù)性質(zhì)、工作流程和目標的差異，尤其是知識和認知能力的差異。
企業(yè)組織可以看作為一種信息獲取、處理與利用的機制，即信息機制或信息結構。不同的企業(yè)由于知識和認知能力，以及信息傳遞、分配和處理方式的差異，反映在競爭優(yōu)勢、市場(chǎng)績(jì)效等方面將是不一樣的。更何況，信息是不確定性的負度量。因此，信息機制或結構就成為組織運作效率的一個(gè)關(guān)鍵因素。所謂信息結構，是系統或組織中由誰(shuí)觀(guān)察信息，觀(guān)察什么信息以及信息分配的方式。按照參考文獻[5]的描述，信息結構是由決策單元信息函數構成，并由決策前提控制的一種信息分配方式。其中，信息函數是由決策主體技能、經(jīng)驗等專(zhuān)門(mén)知識或組織通用知識組成的，決定著(zhù)決策主體對信息認知和處理的能力。由于組織的運作受到目標、任務(wù)、環(huán)境等多種因素的影響，不同的組織可能選擇不同的信息結構。但是，沒(méi)有任何一個(gè)單一的信息結構無(wú)論在哪種場(chǎng)合與其他形式相比都具有優(yōu)勢。因此，本文著(zhù)重分析不同狀態(tài)下信息結構與組織效率的關(guān)系，比較了四種最基本信息結構的組織效率問(wèn)題，力求為企業(yè)組織的信息進(jìn)行有效管理提供指導。
二、企業(yè)組織效率及其影響因素
企業(yè)組織效率由兩個(gè)部分組成(Farrell，1957)：一是技術(shù)效率，反映一個(gè)企業(yè)從一定投入獲得最大產(chǎn)出的能力；二是配置效率，反映一個(gè)企業(yè)在各要素各自給定的價(jià)格和既有生產(chǎn)技術(shù)下最優(yōu)比例利用這些要素的能力。由于企業(yè)是由人組成的，人的行為的不穩定性將對組織效率產(chǎn)生較大的影響。因而，在Farrell所提出的兩種效率基礎上，哈維·萊賓斯坦于1966年提出了X效率理論。X效率是涉及組織中人的行為調整、激勵與制度安排的一種組織效率，是一種非配置效率，也是對傳統效率理論的批判、繼承與發(fā)展。因此，企業(yè)效率包括技術(shù)效率、配置效率和非配置效率。通常，關(guān)于組織效率，人們往往從純效率角度來(lái)討論效率，易忽略的一個(gè)重要因素，即組織目標。一個(gè)組織的運作只有與組織目標相關(guān)聯(lián)才是有效率的，離開(kāi)了組織目標，也就無(wú)所謂組織效率以及效率的高低。因此，組織效率既是組織在既定目標導向下對人員、技術(shù)、信息、知識以及機制的選擇，也是組織對既定目標實(shí)行的一種能力。
企業(yè)組織是一個(gè)開(kāi)放的系統，為了實(shí)現既定的目標，他必須不斷與其生存的外界環(huán)境進(jìn)行信息、物質(zhì)與能量的交換。并根據環(huán)境的變化，不斷更新技術(shù)和知識，調整人員和資源配置。因此，影響組織目標實(shí)現效率的主要因素有：
1.外部環(huán)境因素。外部環(huán)境是企業(yè)組織生存的基礎，如用戶(hù)市場(chǎng)、供應商、技術(shù)、人力資源，以及宏觀(guān)經(jīng)濟、政治等。企業(yè)在一定的環(huán)境狀態(tài)中設定組織目標，并通過(guò)組織相應的資源予以實(shí)施。當環(huán)境狀態(tài)比較穩定，環(huán)境因素對企業(yè)組織目標實(shí)現，即效率的影響不大；當環(huán)境狀態(tài)動(dòng)蕩不定，不確定因素較多時(shí)，企業(yè)就必須要有應對措施，調整資源配置和相關(guān)的政策與策略，甚至調整目標以適應環(huán)境變化。因此，動(dòng)蕩的環(huán)境對企業(yè)組織效率的影響較大。尤其是不確定的環(huán)境狀態(tài)，對企業(yè)組織的信息獲取、認知、處理以及分配方式影響較大，進(jìn)而影響組織目標的實(shí)現。
2.技術(shù)與知識因素。技術(shù)與知識是現代企業(yè)的重要資源。先進(jìn)的工藝技術(shù)、設備和方法，可以使企業(yè)降低成本、提高質(zhì)量；知識與經(jīng)驗的積累和利用是創(chuàng )造力、成長(cháng)與競爭優(yōu)勢的基礎。知識不但能促進(jìn)技術(shù)更新，而且是有效決策與資源合理配置的重要因素。企業(yè)知識理論已表明，企業(yè)間的效率差來(lái)源于知識的差別。理論界也有共識，企業(yè)的核心能力來(lái)源于知識。因此，知識的存量、類(lèi)別以及開(kāi)發(fā)與利用是影響組織效率的一個(gè)關(guān)鍵因素。
3.結構與制度因素。結構因素涉及到組織結構、知識結構、決策結構與權力結構等方面，是企業(yè)組織在既定目標下的一系列任務(wù)分配、組織協(xié)調、計劃設置等的制度安排。合理的制度安排能通過(guò)權威鏈的控制、有效的溝通與協(xié)調提高組織行為的穩定性和一致性，有利于組織目標的實(shí)現。合理的結構設計和制度安排對企業(yè)的整體運作效率有著(zhù)重要的影響。通過(guò)監控與協(xié)調的有效結合，配合以合理的激勵機制與信息交流方式，進(jìn)而提高企業(yè)的組織效率。
三、企業(yè)信息結構概念
根據團隊理論，團隊的預期效用在很大程度上依賴(lài)團隊的信息結構、環(huán)境狀態(tài)的概率和決策問(wèn)題上的結構等因素，而信息結構在很大程度上取決于團隊觀(guān)察和交流的方式。團隊成員在選擇一個(gè)行動(dòng)之前，各個(gè)成員m都接受到一個(gè)信息信號，該信息信號由環(huán)境狀態(tài)s決定，即ym=ηm(s)。其中，ηm就是團隊成員m的信息函數，它實(shí)際上表示成員對環(huán)境狀態(tài)信息的理解、消化、吸收和處理的能力。于是，團隊的信息結構可描述為：
η=(η1，η2，∧，ηm)
其中，η1、η2等為團隊成員的信息函數。信息函數可以看作知識的一種存儲載體，知識的積累在于信息函數處理信息的類(lèi)型。按照西蒙的決策分類(lèi)是：程序化決策和非程序化決策。程序化決策是針對組織內部經(jīng)常性和日�；顒�(dòng)的決策。非程序化決策是針對組織內部不確定性活動(dòng)的決策。在長(cháng)期的經(jīng)濟活動(dòng)過(guò)程中，當非程序化決策不斷重復，決策主體就會(huì )不斷積累相關(guān)知識和經(jīng)驗，使得這種決策不斷固定化和形式化，最后變?yōu)槌绦蚧瘺Q策。由于決策主體的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及環(huán)境因素的差異，有些決策主體面對不確定性活動(dòng)較多，其知識和經(jīng)驗的積累更有利于做非程序化決策；有些決策單元面對不確定性活動(dòng)較少，其知識和經(jīng)驗的積累更有利于做程序化決策。因此，各信息函數不同知識的特征是信息結構在結構上具有多樣性的一個(gè)重要因素。
團隊成員通過(guò)信息函數將環(huán)境狀態(tài)信息轉換為策略信息，這個(gè)過(guò)程實(shí)際上是決策的過(guò)程。根據信息科學(xué)原理，決策過(guò)程可以理解為信息再生過(guò)程。信息再生就是對充分的信息、必要的知識、決策的目標進(jìn)行綜合的運算，形成用于指導問(wèn)題求解的策略信息。按照西蒙的組織決策過(guò)程理論，決策是一個(gè)從前提到結論的動(dòng)態(tài)推理過(guò)程。而決策前提又可分為價(jià)值要素和事實(shí)要素兩個(gè)部分。價(jià)值前提是指與決策目的相關(guān)的知識和信息。事實(shí)前提
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