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企業(yè)信息化時(shí)代的管理創(chuàng )新
摘要:本文基于對ERP、協(xié)同軟件應用的分析,將企業(yè)信息化與創(chuàng )新結合,來(lái)考察信息化是如何推動(dòng)管理創(chuàng )新的。在企業(yè)信息化初期,信息化引起了管理創(chuàng )新;隨著(zhù)以網(wǎng)絡(luò )技術(shù)運用為核心的企業(yè)信息化的快速發(fā)展,企業(yè)管理需求又推動(dòng)了管理軟件的創(chuàng )新與開(kāi)發(fā),管理需求與信息化相互促進(jìn)融合,從而在以信息和客戶(hù)導向的背景下,最終實(shí)現企業(yè)精確管理、整體協(xié)同、全面激勵的管理目標。關(guān)鍵詞: 企業(yè)信息化ERP協(xié)同管理
一、企業(yè)信息化
林毅夫、李永軍(2003)對“企業(yè)信息化”的定義為:企業(yè)運用信息與通訊技術(shù)來(lái)改造自己的業(yè)務(wù)與流程的過(guò)程。這種轉化或改造過(guò)程既包括運用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)來(lái)實(shí)現內部員工之間、企業(yè)與外部相關(guān)企業(yè)和客戶(hù)之間的信息分享和合作過(guò)程,也包括運用計算機技術(shù)來(lái)改造企業(yè)內部單個(gè)工作內容的過(guò)程。按照信息技術(shù)的發(fā)展階段,將前者即以網(wǎng)絡(luò )技術(shù)為核心的信息化過(guò)程稱(chēng)為“高級的信息化”過(guò)程;與之相對,以網(wǎng)絡(luò )技術(shù)出現之前的計算機技術(shù)為核心的信息化過(guò)程則稱(chēng)作“初級的信息化”過(guò)程。初級的信息化主要包括生產(chǎn)過(guò)程的自動(dòng)化;初級的管理過(guò)程信息化,如辦公自動(dòng)化系統(OA)。
與初級的企業(yè)信息化不同,目前所討論的信息化主要是以網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的運用為核心的企業(yè)信息化。高級的企業(yè)信息化是運用新的信息和通訊技術(shù)將各個(gè)離散的個(gè)體緊密地聯(lián)系在一起,實(shí)現個(gè)體之間信息的充分交流、互動(dòng)和分享。從企業(yè)價(jià)值鏈和業(yè)務(wù)流程的角度來(lái)劃分,高級的企業(yè)信息化主要包括如下幾個(gè)方面:供應鏈管理、企業(yè)資源計劃、客戶(hù)關(guān)系管理等。
二、后ERP(Enterprise Resource Planning)時(shí)代———協(xié)同管理軟件的應用
(一)ERP系統在中國的迅速發(fā)展
ERP在中國應用的導入階段是從上世紀80年代末引進(jìn)國外管理軟件開(kāi)始到90年代中期(1981-1996)各大企業(yè)紛紛開(kāi)始應用MRPⅡ。但由于產(chǎn)品復雜、實(shí)施周期長(cháng)、高,加之當時(shí)企業(yè)自身的管理水平和IT應用水平并不高,企業(yè)成功實(shí)施ERP的概率很低。
1997年開(kāi)始至2004年,是中國ERP應用的成長(cháng)期。這一時(shí)期,借助中國企業(yè)電算化的蓬勃發(fā)展,誕生了像用友公司這樣一批基于標準應用的財務(wù)軟件公司,并在推動(dòng)財務(wù)軟件普及應用的基礎上,擴展供應鏈、生產(chǎn)制造、資源等企業(yè)管理方方面面的應用,發(fā)展成長(cháng)為代表軟件產(chǎn)業(yè)并具有自主知識產(chǎn)權的ERP(企業(yè)管理軟件)解決方案提供商。由于產(chǎn)品簡(jiǎn)單適用,實(shí)施周期短,成本低,并有財務(wù)軟件普及帶來(lái)的企業(yè)管理和信息化水平的提高,國產(chǎn)ERP產(chǎn)品在眾多中國中小企業(yè)取得了成功應用。從本質(zhì)上講,ERP是一套信息系統,是管理者解決企業(yè)管理問(wèn)題的一種工具。在ERP的系統設計中可集成某些管理思想與內容,也可幫助企業(yè)提升管理水平。但是,ERP本身不是管理,它不可以取代管理。不少企業(yè)因為錯誤地將ERP當成了管理本身,在ERP實(shí)施前未能認真地分析企業(yè)的管理問(wèn)題,尋找解決途徑,而過(guò)分地依賴(lài)ERP來(lái)解決問(wèn)題,也導致了很多企業(yè)ERP應用的失敗。
近幾年,我國系統管理軟件保持了持續增長(cháng)態(tài)勢。根據計世資訊(CCWResearch)的數據顯示,預計2006年,我國系統管理軟件市場(chǎng)規模將達到15.34億元,同比增長(cháng)12.9%。雖然 ERP在短時(shí)期內得到了眾多企業(yè)的青睞,但企業(yè)的成長(cháng)變化以及應對市場(chǎng)競爭變化的快速反應需求,要求企業(yè)管理軟件具有能夠隨需應變地適合企業(yè)不同發(fā)展階段、不同管理需求的新特征。因此將ERP的發(fā)展推向“業(yè)務(wù)基礎平臺”,平臺技術(shù)的出現,使得企業(yè)實(shí)現隨需而變的管理特征成為可能。這一階段,各大ERP軟件開(kāi)發(fā)商都開(kāi)始了他們平臺產(chǎn)品的研發(fā), 像SAP、甲骨文、微軟等國外ERP供應商和金蝶、用友、點(diǎn)擊科技、東軟等國內ERP供應商,還有以思維加速、普元、科諾為代表的獨立平臺提供商等都融入了這場(chǎng)軟件平臺化的浪潮。對整個(gè)軟件產(chǎn)業(yè)而言,“業(yè)務(wù)基礎平臺”軟件的成功應用至少有兩個(gè)意義:可以快速地研發(fā)高集成、適合自己的高個(gè)性化應用軟件,可以實(shí)現企業(yè)信息化的所有需求,它對企業(yè)有著(zhù)不同以往任何軟件的價(jià)值;開(kāi)創(chuàng )了一種信息化建設的全新合作方式:用戶(hù)、業(yè)務(wù)基礎軟件平臺提供商、行業(yè)內系統集成商三者合作,共同建設成功的信息化系統。
(二)協(xié)同軟件應用推動(dòng)管理創(chuàng )新
21世紀是以客戶(hù)為導向的信息化社會(huì ),而不是上個(gè)世紀以產(chǎn)品為導向的社會(huì )。因此,面對市場(chǎng)和經(jīng)營(yíng)的變化,企業(yè)必須要及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)調整和改造。它不僅包括對產(chǎn)品和生產(chǎn)流程的重整,還要涉及到與之相關(guān)的企業(yè)組織結構與業(yè)務(wù)管理流程。于是,基于ERP技術(shù)的動(dòng)態(tài)企業(yè)建模技術(shù)、智能資源計劃應運而生,企業(yè)管理進(jìn)入協(xié)同管理階段。所謂協(xié)同,就是指協(xié)調兩個(gè)或者兩個(gè)以上的不同資源或者個(gè)體,協(xié)同一致地完成某一目標的過(guò)程或能力。從概念上可以得出,協(xié)同并不是新生事物,它是隨人類(lèi)社會(huì )的出現而出現,并隨著(zhù)人類(lèi)社會(huì )的進(jìn)步而發(fā)展的。當技術(shù)從人們日常生活和商業(yè)社會(huì )的邊緣逐漸成為核心,人們就越來(lái)越需要技術(shù)能夠提供更多的東西。作為一個(gè)新的軟件熱點(diǎn),“協(xié)同”概念有著(zhù)更深的含義,不僅包括人與人之間的協(xié)作,也包括不同應用系統之間、不同數據資源之間、不同終端設備之間、不同應用情景之間、人與機器之間、科技與傳統之間等全方位的 協(xié)同。 協(xié)同軟件的起源可以從兩個(gè)角度來(lái)看:一是用戶(hù)需求,即新經(jīng)濟時(shí)代企業(yè)對敏捷性、實(shí)時(shí)性的需求。這是需求上的拉動(dòng),利益延伸,即因為需求所以出現了協(xié)同軟件;第二就是產(chǎn)業(yè)的發(fā)展、技術(shù)的發(fā)展,由于互聯(lián)網(wǎng)的出現,特別是 軟件、網(wǎng)絡(luò )、通訊三大技術(shù)的融合,再加上信息技術(shù)和硬件的成熟,使得協(xié)同軟件水到渠成,這是整個(gè) 協(xié)同軟件出現的根源。據GARTNER分析,2004年中國協(xié)同軟件市場(chǎng)規模達到5.89億元,同時(shí)協(xié)同軟件市場(chǎng)將以34.5%的年復合增長(cháng)率發(fā)展,到2008年,市場(chǎng)總額將達到19.26億元。目前我國協(xié)同軟件相關(guān)廠(chǎng)商超過(guò)500家,其中相對成熟穩定的協(xié)同軟件產(chǎn)品超過(guò)100個(gè)。協(xié)同軟件主要應用于辦公、商務(wù)、電子政務(wù)等領(lǐng)域,主要解決的問(wèn)題是企業(yè)運營(yíng)中各個(gè)不同環(huán)節之間的協(xié)調平衡。ERP的側重點(diǎn)是計劃,對企業(yè)資源進(jìn)行計劃、統計與分析;而協(xié)同軟件所強調的是“輔助多人多組織共同完成一件事務(wù)”,從這一意義上而言,協(xié)同軟件是ERP等其他軟件的重要補充,甚至是更為重要的信息化基礎應用軟件。
那么,協(xié)同軟件又是如何提升管理的呢?通常企業(yè)在起步階段,管理是貫穿各種資源的一根主線(xiàn),當企業(yè)管理模式成熟的時(shí)候,管理就應該將零散在各處的資源全部包絡(luò ),對于一個(gè)成熟的公司來(lái)講,完整的管理體系包括其內部運營(yíng)體系、渠道建設體系、產(chǎn)品服務(wù)體系、關(guān)系網(wǎng)絡(luò )、資源網(wǎng)絡(luò )等等,所有的資源構成了一張無(wú)形的管理網(wǎng)絡(luò )。協(xié)同軟件正是全面梳理了企業(yè)一切工作和業(yè)務(wù)流程,整合了企業(yè)一切資源,最終把需要解決的管理問(wèn)題集中規劃起來(lái)的辦公管理網(wǎng)絡(luò ),通過(guò)完整的解決方案和一套可操作的執行體系,創(chuàng )建、處理、跟蹤一切管理事務(wù)。所以管理需求是協(xié)同軟件的第一出發(fā)點(diǎn),結合了企業(yè)管理需求的協(xié)同軟件,真正達到了可協(xié)同的效果,幫助企業(yè)有效地把控整個(gè)管理網(wǎng)絡(luò )。它的應用價(jià)值就在于在幫助企業(yè)建立規范化的管理網(wǎng)絡(luò ),流程化的管理制度,標準化的管理行為和強而有力的執行體系。然而基于企業(yè)的不同狀況和需求,選擇適合企業(yè)本身的管理軟件,才能有效降低實(shí)施風(fēng)險和實(shí)施成本,建立企業(yè)完善的管理體系。使協(xié)同等管理軟件為企業(yè)編織一張真正的管理網(wǎng),有效提升企業(yè)競爭力。
(三)協(xié)同管理推動(dòng)激勵創(chuàng )新
在團隊運作管理中,傳統的激勵機制有:薪酬體系激勵,員工作為經(jīng)濟人,薪酬是其目標的需求函數,體現了員工個(gè)人行為所導向的目標和工作動(dòng)機產(chǎn)生的源泉,隨著(zhù)企業(yè)組織的團隊化、組織扁平化和決策授權化的出現,傳統薪酬體系已顯示出了各種弊端;目標理論激勵,即把以“工作為中心”和“以人為中心”結合起來(lái),一方面能調動(dòng)職工的工作熱情、發(fā)現自身價(jià)值、滿(mǎn)足自我實(shí)現的需要,另一方面組織目標也因此而得以實(shí)現;企業(yè)激勵,是各個(gè)團隊賴(lài)以生存的外部環(huán)境,它的好壞對團隊成員的激勵作用有重要的影響。一個(gè)好的企業(yè)文化可以激勵團隊成員的積極性和創(chuàng )造性,建立信任關(guān)系,加強溝通形成一致使團隊保持旺盛的活力和競爭力。
眾所周知,管理的關(guān)鍵任務(wù)之一,就是要激勵和調動(dòng)團隊的積極性。為達到這一目標,在薪酬激勵、目標激勵等激勵機制中,實(shí)行績(jì)效考核是最基本的要求,但這些管理制度只是一個(gè)規定了公司運營(yíng)準則和描述工作流程的書(shū)面文件,而非管理的本身。當那些文字在人們的行文上真正起到了約束作用,并嚴格按照事先規定的流程來(lái)運作,才是管理所要達到的目的。
人大管理研修中心客座教授、北京起步軟件總裁馬科認為:“以我們普遍采用的‘事后算賬’型的績(jì)效考核思想,是根本達不到我們的期望的。比如,幾乎所有的銷(xiāo)售部門(mén),都在執行高度量化和公平的業(yè)務(wù)績(jì)效考核提成,但是,要讓銷(xiāo)售團隊全力以赴,光有業(yè)務(wù)提成是遠遠不夠的�！痹斐蛇@種現象存在的原因:第一,每一個(gè)人是有惰性的。我們往往以為給出了一個(gè)合理的目標和獎懲,員工就會(huì )努力工作,但事實(shí)并非如此。第二,人們一般都會(huì )傾向于認為自己做得多,得到的少,都會(huì )傾向于認為企業(yè)分配不公、不合理。 因此,若企業(yè)僅僅采取了量化和公平的績(jì)效考核體系,依然沒(méi)有解決團隊激勵中的一些關(guān)鍵問(wèn)題。以起步軟件最新推出的“X3精確協(xié)同管理系統”為例,其中提出了“全面激勵”的理念,強調全面的、全程的、即時(shí)的激勵,建立過(guò)程中的、環(huán)境化的激勵,滿(mǎn)足員工的獎懲需求,充分發(fā)揮“記分板”效應,強化團隊激勵和內部競爭。
X3精確協(xié)同管理軟件和ERP的關(guān)鍵差別是:首先,核心思想不同。ERP是“產(chǎn)品導向,生產(chǎn)聚焦”時(shí)代的企業(yè)管理核心軟件,而精確協(xié)同管理系統則是“客戶(hù)導向、運營(yíng)聚焦”為基本特征的現代企業(yè)的核心管理軟件;第二,管理目標不同。ERP的管理目標是成本最小化,而協(xié)同管理系統是同時(shí)以運營(yíng)績(jì)效最大化和運營(yíng)成本最小為目標;第三,管理對象不同。ERP重點(diǎn)管理生產(chǎn)相關(guān)人員,X3管理所有運營(yíng)相關(guān)人員,包括業(yè)務(wù)人員、服務(wù)人員、技術(shù)人員以及管理人員;第四,關(guān)注的要素不同。ERP只關(guān)注物料、生產(chǎn)和成本,而X3關(guān)注的是團隊、活動(dòng)、績(jì)效、業(yè)務(wù)、協(xié)同和知識。因而,ERP強調的是對“生產(chǎn)資源”的精益管理,協(xié)同軟件強調的是對“運營(yíng)活動(dòng)”所有相關(guān)要素的精益管理。
可見(jiàn),“全面激勵”的最終實(shí)現是需靠協(xié)同軟件的應用實(shí)現的,如:精確協(xié)同業(yè)務(wù)管理軟件,它可以為績(jì)效考核提供最重要的事實(shí)依據,“各級管理者可以實(shí)時(shí)、清晰地了解和監控管轄相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域內每一天、每一個(gè)人、每一項活動(dòng)和任務(wù)、執行情況和具體過(guò)程。使管理者能對業(yè)務(wù)工作狀況、下屬的績(jì)效做出全面、深入和細致的監控、分析和管理”。
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