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淺談在項目管理中知識的傳播與開(kāi)發(fā)
【摘要】文章講述了對一個(gè)團隊的知識管理的兩個(gè)方面的理解：一方面是在管理視角下的知識分類(lèi)；另一方面是一個(gè)矩陣型團隊項目經(jīng)理在知識管理中需要執行的兩個(gè)任務(wù)：工作中的知識傳播管理及團隊中的知識開(kāi)發(fā)共享。【關(guān)鍵詞】知識；項目經(jīng)理；培訓
一個(gè)項目啟動(dòng)后，能否順利開(kāi)展直至完成，關(guān)鍵之一是項目團隊能否有效及時(shí)地處理各類(lèi)信息，協(xié)同開(kāi)展工作。作為項目管理團隊的核心，為了有效控制項目進(jìn)度，達成目標體系各項指標，項目經(jīng)理需要協(xié)調好各方關(guān)系，有效率地處理各類(lèi)信息，維護和完善項目管理各種體系。因此項目經(jīng)理面臨團隊的知識管理和打造成學(xué)習型項目團隊雙重任務(wù)。第一項任務(wù)是保證工作順利推進(jìn)，第二項任務(wù)是著(zhù)眼于團隊的實(shí)力的不斷增強。
一、關(guān)于“知識”的概念
可以從功用、時(shí)效、被認知范圍這些角度進(jìn)行分類(lèi)。依據在項目管理中所起作用的角度，可廣義的分成技術(shù)類(lèi)和管理類(lèi)兩種。技術(shù)類(lèi)包括各種數據記錄、圖紙、公式理論、工藝、作業(yè)指導書(shū)、技術(shù)標準等；管理類(lèi)包括各種工作流程、規章制度、組織體制、崗位職責、計劃和事件消息（如生產(chǎn)中突發(fā)的品質(zhì)問(wèn)題）等。從有效時(shí)間長(cháng)短和緊急度考察，事件消息是短時(shí)效的，是必須在短時(shí)間內被處理并轉化成其他類(lèi)型的知識，如通知、計劃中的內容、上級指示等等；其它的知識類(lèi)別有較長(cháng)的時(shí)間有效期和處理時(shí)間。按擁有者的范圍，可分為個(gè)人知識、團隊知識和社會(huì )知識；按可否被擁有者外的群體認知了解的判定界線(xiàn)，又可分為公開(kāi)知識和隱性知識。公開(kāi)或隱性的特征，是知識管理的重要觀(guān)點(diǎn)，下表是對“公開(kāi)”和“隱性”的知識的含義的解釋。
二、圍繞實(shí)現項目目標的任務(wù)，對項目組織涉及、產(chǎn)生、使用的知識進(jìn)行有效的
管理，自然成為項目經(jīng)理的任務(wù)之一
人是運用和傳播知識的載體。一個(gè)組織中的成員，通過(guò)各種媒介，產(chǎn)生、傳遞和接受著(zhù)各種類(lèi)型的知識。例如通過(guò)會(huì )議產(chǎn)生決議，通過(guò)電話(huà)交流情報，通過(guò)查閱零件訂購管理系統了解物流情況等等。各種形態(tài)的知識在成員間流動(dòng)，從而形成了一個(gè)有形的知識傳播網(wǎng)絡(luò )。所以針對項目工作的開(kāi)展，要使項目組織的知識傳播網(wǎng)絡(luò )有效運作，項目經(jīng)理要完成兩個(gè)基本任務(wù)：一是收集來(lái)自各專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域項目成員的項目情報；二是將收集的情報信息加工處理后，以各種計劃、指令、消息等團隊知識的方式，傳遞給有關(guān)成員，指揮項目成員展開(kāi)工作。
1．由于項目成員是完成以上兩個(gè)基本任務(wù)的關(guān)鍵要素，而項目團隊組織結構決定了成員間的職能關(guān)系，所以項目團隊組織結構必然在某種程度上影響項目情報收集及處理方式和效果。就項目組織結構而言，一般依據公司規模、項目大小，項目組織以三種典型的組織結構形式或它們的混合形式存在。這三種典型的組織結構分別是：矩陣式組織結構；職能式組織結構和項目式組織結構（見(jiàn)表2）。
2．這三種結構在人員成本、不同項目間知識交流等方面存在眾多差異（如表3），所以項目主管在職能結構和矩陣結構的組織中，要充分與成員的部門(mén)主管進(jìn)行交流。
。
3．完成以上兩個(gè)基本任務(wù)，項目經(jīng)理除了考慮組織結構因素之外，另外一個(gè)重點(diǎn)考慮因素就是知識溝通的渠道體系的構建和利用。收集信息情報和傳遞指令、消息，首先離不開(kāi)渠道體系。構成渠道體系的都是人們熟知的事物，各種形態(tài)的知識在適當的渠道中流動(dòng)（如表4），列舉了主要渠道及對應知識傳播的特征。項目經(jīng)理需要通過(guò)判斷緊急度、重要度和對將來(lái)的影響性三個(gè)方面，分析現狀，甄別各種形態(tài)的知識及選擇渠道。
三、團隊知識管理除了圍繞項目計劃所開(kāi)展的工作的進(jìn)行知識傳播管理外，另外一個(gè)重要任務(wù)是使積累的知識充分得到共享和新知識的開(kāi)發(fā)
從另一個(gè)角度講，就是把團隊和個(gè)人的隱性知識轉變成公開(kāi)知識。培訓就是實(shí)現這一目標的最重要的有效手段。
在開(kāi)展實(shí)際工作的過(guò)程中，項目成員通過(guò)上述的各種渠道與知識網(wǎng)絡(luò )互動(dòng)，是在工作實(shí)踐中學(xué)習的過(guò)程，這是一種實(shí)操方式的培訓學(xué)習。但是，因為每個(gè)成員的知識背景，能力方面的差異，會(huì )造成水平參差不齊。而理論培訓則可以有針對性地、系統全面地將知識傳遞給學(xué)員，快速提升學(xué)員整體的理論水平，使學(xué)員擁有更多的“共同語(yǔ)言”。
�。ㄒ唬╉椖拷�(jīng)理實(shí)施培訓的方針，是要依據公司的運營(yíng)方針，以提升成員開(kāi)展項目工作的水平為目標，創(chuàng )造并維持知識學(xué)習和知識創(chuàng )新的環(huán)境
為了有效展開(kāi)培訓，需要結合團隊組織特點(diǎn)和分析項目團隊外部環(huán)境進(jìn)行，來(lái)安排培訓方式和培訓內容。有三個(gè)方面需要考慮的：
1．了解公司的培訓層次結構和運行情況，以制定培訓的大綱。
2．了解項目成員的項目展開(kāi)經(jīng)驗，依據學(xué)員的不同水平設計不同層次的教材和培訓方式。
3．立項目團隊培訓效果驗證的機制或手段。
了解公司的培訓體系，目的是更好設計項目團隊的培訓內容，力求在突出項目專(zhuān)業(yè)性知識培訓基礎上，體現公司的企業(yè)文化精神，以加強企業(yè)文化的建設。表5是一個(gè)制造業(yè)合資公司在某年的培訓體系簡(jiǎn)要說(shuō)明。在公司級別的培訓，重點(diǎn)是素質(zhì)類(lèi)教育，在部門(mén)和項目組里面，就強調專(zhuān)業(yè)技能教育。若公司員工的素質(zhì)教育培訓效果不佳，對部門(mén)和團隊的培訓效果有負面的影響，所以在技能培訓中體現素質(zhì)教育的精神是達成培訓目的重要手段。
例如該制造業(yè)合資企業(yè)對一年經(jīng)驗的員工進(jìn)行全面質(zhì)量管理（TQM）的培訓，其重點(diǎn)之一是要求學(xué)員掌握工作七步法（見(jiàn)表6），向項目成員講授制作某項業(yè)務(wù)計劃時(shí)，也可以按表6方式講授，通過(guò)這種項目知識培訓方式來(lái)鞏固企業(yè)文化建設。
�。ǘ╉椖砍蓡T的項目開(kāi)展能力水平，也是項目經(jīng)理策劃培訓時(shí)要考慮的重要因素
一個(gè)成員是否能勝任工作，雖然與經(jīng)驗、能力和態(tài)度是正相關(guān)的，但事前沒(méi)有一個(gè)可靠的判斷標準。不過(guò)，從事專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域和項目工作的時(shí)間是非常重要的客觀(guān)指標，至少能說(shuō)明成員的經(jīng)驗水平。對項目成員的項目工作經(jīng)驗有一個(gè)清楚的認識，是非常重要的。除了有利于開(kāi)展工作，還能使培訓內容的選擇更有針對性。關(guān)于培訓的方式，最常見(jiàn)的就是工作實(shí)操學(xué)習和理論學(xué)習兩類(lèi)，另外還有一些輔助性的，如針對個(gè)性意志或團隊合作精神的素質(zhì)類(lèi)型培訓活動(dòng)。作為項目最高管理者，設定目標的方針就是依據成員的現有水平，安排適當的培訓學(xué)習，以在指定時(shí)間內達成期望的水平。
�。ㄈ┳詈笠彩亲钪匾囊蛩�，就是培訓效果的保障驗證機制的建立
一個(gè)直接有效的辦法就是將培訓內容與工作績(jì)效考核有機結合起來(lái)，盡可能使用量化指標來(lái)評估學(xué)員是否將所學(xué)運用到工作中。再通過(guò)績(jì)效評估的結果、評價(jià)培訓的效果，通過(guò)如前面所講的工作七步法來(lái)制定新的培訓計劃。運用這種方法的關(guān)鍵有兩點(diǎn)：
1．選擇可進(jìn)行量化評估的工作任務(wù)，通過(guò)[時(shí)間、質(zhì)量、成本、數量]測定工作效果。這四類(lèi)指標，按照所體現的意義，細分為結果類(lèi)和效果類(lèi)。下面以一個(gè)生產(chǎn)車(chē)間為例來(lái)說(shuō)明結果類(lèi)和效果類(lèi)的含義（見(jiàn)表7）。
2．評價(jià)標準力求合理化、人性化。對評估人性化的要求，是出于對不可抗干擾因素影響被考核者工作效果的考慮，給予被考核者申訴及分析原因和改善的機會(huì )，使工作效果評價(jià)更加公平性。表8是體現這種思想的示例。
以上是站在一個(gè)項目經(jīng)理的角度，圍繞一個(gè)團隊的知識傳播管理及團隊中的知識開(kāi)發(fā)共享一些理解和總結。如何深入有效的管理“知識”，特別是“知識”傳播效率方面，還有待深入探討。
【參考文獻】
[1]象山黨員干部遠程教育中心．知識管理：營(yíng)建學(xué)習型團隊[EB/OL]．http://www.xsyc.gov.cn，2004-06-04．
[2]袁伊才．項目管理手冊[M]．北京：中信出版社，2001．
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