談寶鋼銷(xiāo)售與收款環(huán)節的內部控制

談寶鋼銷(xiāo)售與收款環(huán)節的內部控制 企業(yè)的內部控制是運用現代企業(yè)的系統理論、控制理論和信息理論，按照企業(yè)控制與管理規律要求建立起來(lái)的經(jīng)營(yíng)管理體系，它對完善公司治理結構，改善經(jīng)營(yíng)管理，防止弊端，保障財產(chǎn)安全，提高經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率和效益等，有十分重要的意義。寶山鋼鐵股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)寶鋼股份或公司）的戰略目標是成為全球最具競爭力的鋼鐵企業(yè)、實(shí)現企業(yè)價(jià)值最大化，而實(shí)現這一目標的有效手段之一就是加強企業(yè)內部控制建設。

本文結合財政部在2002年12月23日頒布并實(shí)施的《內部會(huì )計控制規范——銷(xiāo)售與收款（試行）》的有關(guān)要求，對寶鋼股份銷(xiāo)售與收款環(huán)節的內部控制作一簡(jiǎn)要分析。

一、銷(xiāo)售與收款的業(yè)務(wù)流程

寶鋼股份銷(xiāo)售管理的一大特點(diǎn)是高度的信息化管理，產(chǎn)品銷(xiāo)售信息由公司“9672產(chǎn)品銷(xiāo)售子系統”自動(dòng)生成，系統已實(shí)現從產(chǎn)品價(jià)格庫生成、登記客戶(hù)需求、簽訂合同、運輸發(fā)貨、財務(wù)評審和結算、產(chǎn)品質(zhì)量異議處理管理等全過(guò)程控制。其主要流程是處理訂單、簽訂合同、發(fā)出貨物、結算貨款四個(gè)基本環(huán)節。

1、處理訂單。對用戶(hù)填寫(xiě)的訂貨卡片，或寶鋼國際各貿易公司輸入“9672系統”的草約付款清單，銷(xiāo)售部組織生產(chǎn)、制造部等部門(mén)對品種、規格、價(jià)格等進(jìn)行技術(shù)評審，并負責生產(chǎn)能力評審、運輸方式評審。如評審通過(guò)，由銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員在訂貨卡片或草約付款清單上簽字或蓋章確認，再送交財務(wù)評審。財務(wù)人員對付款草約的結算方式、貨款金額、票據安全性等進(jìn)行審核，確認收款依據。

2、簽訂合同。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員按評審通過(guò)的內容，打印正式合同，經(jīng)供需雙方確認簽字后，合同生效。銷(xiāo)售部將合同信息通過(guò)“9672系統”下發(fā)給制造部并根據合同的交貨期和生產(chǎn)計劃編制原則進(jìn)行排產(chǎn)。制造部依據生產(chǎn)計劃及交貨期及時(shí)安排、調整生產(chǎn)計劃，確保合同按時(shí)完成。

3、發(fā)貨。銷(xiāo)售部根據制造部的“準發(fā)信息”和合同規定的運輸方式，向運輸部提交成品廠(chǎng)內轉庫組批計劃。運輸部據以編制廠(chǎng)內裝船、裝車(chē)作業(yè)計劃，核對實(shí)物，按規定要求裝車(chē)（船），與承運方辦理實(shí)物交接，辦理出庫提貨手續。

銷(xiāo)售部收到成品裝運出廠(chǎng)信息，負責配齊碼單、質(zhì)量保證書(shū)和運單（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“三單”），與用戶(hù)進(jìn)行產(chǎn)品最終交付。

4、財務(wù)結算。財務(wù)人員根據接收到的“三單”信息，開(kāi)具增值稅發(fā)票，進(jìn)行銷(xiāo)售結算，確認銷(xiāo)售收入，核銷(xiāo)預收款或進(jìn)行收款。

二、銷(xiāo)售與收款控制措施

寶鋼股份銷(xiāo)售與收款的關(guān)鍵控制點(diǎn)主要體現在職務(wù)分離、業(yè)務(wù)流程控制、財務(wù)結算控制等方面，主要的控制措施如下：

（一）職務(wù)分離

寶鋼股份的鋼鐵產(chǎn)品銷(xiāo)售主要由銷(xiāo)售部統一管理，財務(wù)結算由財會(huì )處負責，內部檢查由審計處負責。

銷(xiāo)售部在其《組織機構與管理職責》中明確規定了其內設部門(mén)的職責，并特別強調由各產(chǎn)品室負責處理國內外市場(chǎng)開(kāi)拓及銷(xiāo)售、產(chǎn)品訂單、合同簽訂、執行銷(xiāo)售政策和信用政策、用戶(hù)使用情況的跟蹤及反饋、催收貨款等職能。物流運輸室負責鋼鐵產(chǎn)品出廠(chǎng)運輸、物流及配貨、出口船期跟蹤、運輸合同審核及簽訂、運輸供應商管理、產(chǎn)成品庫存管理、運輸異議處理、負責“三單”的管理。市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)室負責營(yíng)銷(xiāo)環(huán)境分析、鋼鐵市場(chǎng)分析及策劃，負責銷(xiāo)售渠道綜合管理、鋼鐵產(chǎn)品價(jià)格管理、貿易糾紛處理及風(fēng)險管理、鋼鐵產(chǎn)品營(yíng)銷(xiāo)策劃及負責綜合銷(xiāo)售計劃管理。市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)室、各產(chǎn)品室、物流運輸室分別負責政策制定、執行、運輸庫存管理；財會(huì )處主要負責對銷(xiāo)售合同的財務(wù)評審和銷(xiāo)售款項的結算和記錄、并監督銷(xiāo)售回收；審計處根據公司銷(xiāo)售方面的規章制度及各部門(mén)職責權限的規定，定期和不定期地進(jìn)行內部控制檢查。

（二）業(yè)務(wù)流程控制

1、銷(xiāo)售政策制定控制。銷(xiāo)售部嚴格按照公司制定的《鋼鐵產(chǎn)品價(jià)格管理》制度，執行相關(guān)銷(xiāo)售政策。該文件明確了價(jià)格管理的基本原則、產(chǎn)品價(jià)格制定依據、價(jià)格管理領(lǐng)導小組和市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)室職責、價(jià)格管理范圍，并通過(guò)價(jià)格管理流程來(lái)規范公司鋼鐵產(chǎn)品的價(jià)格制定，通過(guò)對各類(lèi)產(chǎn)品的年度目標基價(jià)制定和日常價(jià)格調整兩種管理方式，經(jīng)公司領(lǐng)導或部領(lǐng)導批準后，基價(jià)部分輸入公司“9672銷(xiāo)售系統”，形成公司的基價(jià)庫，日常調整部分通過(guò)對系統的授權審批，進(jìn)行相應調整，生成《寶山鋼鐵股份有限公司銷(xiāo)售部?jì)r(jià)格文件》（包含折扣政策、賒銷(xiāo)、商票結算、付款政策），供相關(guān)單位執行銷(xiāo)售政策和價(jià)格。銷(xiāo)售部同時(shí)對外公布《寶山鋼鐵股份有限公司價(jià)格目錄》。

2、客戶(hù)信用控制。銷(xiāo)售部制定了“信用風(fēng)險管理崗位和職責”、“信用風(fēng)險評估流程”，根據客戶(hù)信用評級方法和客戶(hù)信用授信表，建立客戶(hù)信用檔案。

3、合同簽訂控制。寶鋼股份的一大特點(diǎn)是根據銷(xiāo)售合同安排生產(chǎn)，而其合同一般為預收款和見(jiàn)單付款合同，占公司銷(xiāo)售額的90%以上。由于公司的產(chǎn)品銷(xiāo)售信息是借助“9672銷(xiāo)售信息系統”支持，銷(xiāo)售政策和銷(xiāo)售價(jià)格已實(shí)現系統控制，所以銷(xiāo)售合同的簽訂管理，主要體現在訂貨信息的核對管理上。公司的《訂貨業(yè)務(wù)管理辦法》對此有詳細規定：產(chǎn)品室訂貨業(yè)務(wù)人員根據用戶(hù)所填訂貨卡片或寶鋼國際各貿易公司通過(guò)“9672系統”傳送的草約付款清單內容，對產(chǎn)品的品種、規格、價(jià)格和資源量進(jìn)行評審，核對訂貨結算單位名稱(chēng)是否與其合同印章的內容相符。如一致，業(yè)務(wù)員在訂貨卡片或草約付款清單上簽字或蓋章確認即評審通過(guò)；物流運輸室業(yè)務(wù)員對訂貨卡片上用戶(hù)要求的運輸方式進(jìn)行確認；產(chǎn)品室訂貨業(yè)務(wù)人員將確認無(wú)誤的草約付款清單明細表送交財務(wù)審核；銷(xiāo)售財務(wù)接到訂貨草約后，進(jìn)行相關(guān)財務(wù)評審。評審通過(guò)后，訂貨業(yè)務(wù)人員打印正式合同并對所有打印項目進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后，銷(xiāo)售人員根據授權與客戶(hù)簽訂合同；并將合同信息通過(guò)9672系統傳送給相關(guān)部門(mén)。

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