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談寶鋼銷(xiāo)售與收款環(huán)節的內部控制
本文結合財政部在2002年12月23日頒布并實(shí)施的《內部會(huì )計控制規范——銷(xiāo)售與收款(試行)》的有關(guān)要求,對寶鋼股份銷(xiāo)售與收款環(huán)節的內部控制作一簡(jiǎn)要分析。
一、銷(xiāo)售與收款的業(yè)務(wù)流程
寶鋼股份銷(xiāo)售管理的一大特點(diǎn)是高度的信息化管理,產(chǎn)品銷(xiāo)售信息由公司“9672產(chǎn)品銷(xiāo)售子系統”自動(dòng)生成,系統已實(shí)現從產(chǎn)品價(jià)格庫生成、登記客戶(hù)需求、簽訂合同、運輸發(fā)貨、財務(wù)評審和結算、產(chǎn)品質(zhì)量異議處理管理等全過(guò)程控制。其主要流程是處理訂單、簽訂合同、發(fā)出貨物、結算貨款四個(gè)基本環(huán)節。
1、處理訂單。對用戶(hù)填寫(xiě)的訂貨卡片,或寶鋼國際各貿易公司輸入“9672系統”的草約付款清單,銷(xiāo)售部組織生產(chǎn)、制造部等部門(mén)對品種、規格、價(jià)格等進(jìn)行技術(shù)評審,并負責生產(chǎn)能力評審、運輸方式評審。如評審通過(guò),由銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員在訂貨卡片或草約付款清單上簽字或蓋章確認,再送交財務(wù)評審。財務(wù)人員對付款草約的結算方式、貨款金額、票據安全性等進(jìn)行審核,確認收款依據。
2、簽訂合同。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員按評審通過(guò)的內容,打印正式合同,經(jīng)供需雙方確認簽字后,合同生效。銷(xiāo)售部將合同信息通過(guò)“9672系統”下發(fā)給制造部并根據合同的交貨期和生產(chǎn)計劃編制原則進(jìn)行排產(chǎn)。制造部依據生產(chǎn)計劃及交貨期及時(shí)安排、調整生產(chǎn)計劃,確保合同按時(shí)完成。
3、發(fā)貨。銷(xiāo)售部根據制造部的“準發(fā)信息”和合同規定的運輸方式,向運輸部提交成品廠(chǎng)內轉庫組批計劃。運輸部據以編制廠(chǎng)內裝船、裝車(chē)作業(yè)計劃,核對實(shí)物,按規定要求裝車(chē)(船),與承運方辦理實(shí)物交接,辦理出庫提貨手續。
銷(xiāo)售部收到成品裝運出廠(chǎng)信息,負責配齊碼單、質(zhì)量保證書(shū)和運單(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“三單”),與用戶(hù)進(jìn)行產(chǎn)品最終交付。
4、財務(wù)結算。財務(wù)人員根據接收到的“三單”信息,開(kāi)具增值稅發(fā)票,進(jìn)行銷(xiāo)售結算,確認銷(xiāo)售收入,核銷(xiāo)預收款或進(jìn)行收款。
二、銷(xiāo)售與收款控制措施
寶鋼股份銷(xiāo)售與收款的關(guān)鍵控制點(diǎn)主要體現在職務(wù)分離、業(yè)務(wù)流程控制、財務(wù)結算控制等方面,主要的控制措施如下:
(一)職務(wù)分離
寶鋼股份的鋼鐵產(chǎn)品銷(xiāo)售主要由銷(xiāo)售部統一管理,財務(wù)結算由財會(huì )處負責,內部檢查由審計處負責。
銷(xiāo)售部在其《組織機構與管理職責》中明確規定了其內設部門(mén)的職責,并特別強調由各產(chǎn)品室負責處理國內外市場(chǎng)開(kāi)拓及銷(xiāo)售、產(chǎn)品訂單、合同簽訂、執行銷(xiāo)售政策和信用政策、用戶(hù)使用情況的跟蹤及反饋、催收貨款等職能。物流運輸室負責鋼鐵產(chǎn)品出廠(chǎng)運輸、物流及配貨、出口船期跟蹤、運輸合同審核及簽訂、運輸供應商管理、產(chǎn)成品庫存管理、運輸異議處理、負責“三單”的管理。市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)室負責營(yíng)銷(xiāo)環(huán)境分析、鋼鐵市場(chǎng)分析及策劃,負責銷(xiāo)售渠道綜合管理、鋼鐵產(chǎn)品價(jià)格管理、貿易糾紛處理及風(fēng)險管理、鋼鐵產(chǎn)品營(yíng)銷(xiāo)策劃及負責綜合銷(xiāo)售計劃管理。市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)室、各產(chǎn)品室、物流運輸室分別負責政策制定、執行、運輸庫存管理;財會(huì )處主要負責對銷(xiāo)售合同的財務(wù)評審和銷(xiāo)售款項的結算和記錄、并監督銷(xiāo)售回收;審計處根據公司銷(xiāo)售方面的規章制度及各部門(mén)職責權限的規定,定期和不定期地進(jìn)行內部控制檢查。
(二)業(yè)務(wù)流程控制
1、銷(xiāo)售政策制定控制。銷(xiāo)售部嚴格按照公司制定的《鋼鐵產(chǎn)品價(jià)格管理》制度,執行相關(guān)銷(xiāo)售政策。該文件明確了價(jià)格管理的基本原則、產(chǎn)品價(jià)格制定依據、價(jià)格管理領(lǐng)導小組和市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)室職責、價(jià)格管理范圍,并通過(guò)價(jià)格管理流程來(lái)規范公司鋼鐵產(chǎn)品的價(jià)格制定,通過(guò)對各類(lèi)產(chǎn)品的年度目標基價(jià)制定和日常價(jià)格調整兩種管理方式,經(jīng)公司領(lǐng)導或部領(lǐng)導批準后,基價(jià)部分輸入公司“9672銷(xiāo)售系統”,形成公司的基價(jià)庫,日常調整部分通過(guò)對系統的授權審批,進(jìn)行相應調整,生成《寶山鋼鐵股份有限公司銷(xiāo)售部?jì)r(jià)格文件》(包含折扣政策、賒銷(xiāo)、商票結算、付款政策),供相關(guān)單位執行銷(xiāo)售政策和價(jià)格。銷(xiāo)售部同時(shí)對外公布《寶山鋼鐵股份有限公司價(jià)格目錄》。
2、客戶(hù)信用控制。銷(xiāo)售部制定了“信用風(fēng)險管理崗位和職責”、“信用風(fēng)險評估流程”,根據客戶(hù)信用評級方法和客戶(hù)信用授信表,建立客戶(hù)信用檔案。
3、合同簽訂控制。寶鋼股份的一大特點(diǎn)是根據銷(xiāo)售合同安排生產(chǎn),而其合同一般為預收款和見(jiàn)單付款合同,占公司銷(xiāo)售額的90%以上。由于公司的產(chǎn)品銷(xiāo)售信息是借助“9672銷(xiāo)售信息系統”支持,銷(xiāo)售政策和銷(xiāo)售價(jià)格已實(shí)現系統控制,所以銷(xiāo)售合同的簽訂管理,主要體現在訂貨信息的核對管理上。公司的《訂貨業(yè)務(wù)管理辦法》對此有詳細規定:產(chǎn)品室訂貨業(yè)務(wù)人員根據用戶(hù)所填訂貨卡片或寶鋼國際各貿易公司通過(guò)“9672系統”傳送的草約付款清單內容,對產(chǎn)品的品種、規格、價(jià)格和資源量進(jìn)行評審,核對訂貨結算單位名稱(chēng)是否與其合同印章的內容相符。如一致,業(yè)務(wù)員在訂貨卡片或草約付款清單上簽字或蓋章確認即評審通過(guò);物流運輸室業(yè)務(wù)員對訂貨卡片上用戶(hù)要求的運輸方式進(jìn)行確認;產(chǎn)品室訂貨業(yè)務(wù)人員將確認無(wú)誤的草約付款清單明細表送交財務(wù)審核;銷(xiāo)售財務(wù)接到訂貨草約后,進(jìn)行相關(guān)財務(wù)評審。評審通過(guò)后,訂貨業(yè)務(wù)人員打印正式合同并對所有打印項目進(jìn)行審核,審核無(wú)誤后,銷(xiāo)售人員根據授權與客戶(hù)簽訂合同;并將合同信息通過(guò)9672系統傳送給相關(guān)部門(mén)。
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