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淺談房地產(chǎn)檔案管理
在網(wǎng)絡(luò )技術(shù)快速發(fā)展的當下，數字化的信息管理技術(shù)受到越來(lái)越多企業(yè)的青睞，使用數字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理成為了企業(yè)發(fā)展的一大趨勢。對于房地產(chǎn)行業(yè)這一信息量檔案量巨大的行業(yè)而言選擇方便的數字化技術(shù)工作會(huì )大大提升工作效率，所以對于房地產(chǎn)行業(yè)而言數字化技術(shù)研究及應用顯的意義重大。
在經(jīng)濟快速發(fā)展的當下，房地產(chǎn)行業(yè)增長(cháng)迅速，在增長(cháng)過(guò)程中帶來(lái)的大量檔案也成為相關(guān)企業(yè)所面臨的一大難題。但是隨著(zhù)相關(guān)數字化技術(shù)的發(fā)展相關(guān)檔案管理工作得到了一個(gè)滿(mǎn)意的解決方案，現代化的數字化技術(shù)大量使用漸漸取代了傳統的手工處理方式，并且數字化技術(shù)同傳統的手工處理方式相比便捷程度較高。除此之外數字化技術(shù)還具有一定的智能化特點(diǎn)，可以以較高的效率處理相關(guān)數據文檔，基于網(wǎng)絡(luò )還可以在一定程度上實(shí)現資源共享，加強有關(guān)方面的信息交流，進(jìn)一步提升管理效率，提升房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理工作的水平，滿(mǎn)足企業(yè)以及社會(huì )發(fā)展的需求。
1房地產(chǎn)檔案管理數字化的內涵及數字化運
用所注意的事項目前房地產(chǎn)檔案管理數字化主要通過(guò)大量的運用現代電子計算機技術(shù)以及現代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過(guò)程中將大量的紙質(zhì)數據轉化為數字化信息通過(guò)電子計算機的形式加以保存，建立相應的電子信息庫，進(jìn)一步方便相關(guān)數據的整理加強數據的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強在檔案管理方面的安全性能。在當下的房地產(chǎn)檔案數字化管理中，檔案一般被劃分為三類(lèi)，通常以檔案原件、掃描件和數據檔案的形式表現出來(lái)，數據檔案是檔案數字化的最終結果。在數據化檔案的管理當中必須按照一定的原則對相關(guān)數據檔案開(kāi)展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現代化網(wǎng)絡(luò )技術(shù)給我們帶來(lái)了很多的便捷，但是在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境中倘若沒(méi)有較好的保護措施相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了總分保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應當做好充分的準備，從細節入手認真仔細的做好每個(gè)環(huán)節的安全工作，安裝相應的防木馬軟件，聘請專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才充當顧問(wèn)，進(jìn)一步保證檔案的安全，使檔案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相關(guān)檔案的真實(shí)性也是檔案管理的重要組成部分，對于檔案而言其本身最基本的特征就是真實(shí)性。在房地產(chǎn)檔案管理數字化的過(guò)程中這一基本特征必須要得到保留加強，防止有關(guān)人員借檔案管理數字化之便，對相關(guān)信息進(jìn)行更改，進(jìn)一步減少日后糾紛帶來(lái)的不變，在公司管理上加強在該方面的監管力度要堅決杜止此類(lèi)行為。檔案數字化管理的根本目的在于提升數據管理的便捷程度，在檔案數據化管理的過(guò)程中相關(guān)管理者要注意不斷提升數據使用的便捷程度，不僅是要滿(mǎn)足房地產(chǎn)行業(yè)相關(guān)管理者的使用需求，還要進(jìn)一步滿(mǎn)足普通用戶(hù)的使用需求。數據的處理不能局限于管理，還要不斷提升數據內容的可讀性，不斷滿(mǎn)足用戶(hù)的需求，增強用戶(hù)的體驗感。
2房地產(chǎn)檔案數字化管理目前所面臨的問(wèn)題
當前我國有關(guān)檔案數字化管理發(fā)展速度迅猛，這一進(jìn)步推動(dòng)了檔案管理智能化，增強了相關(guān)檔案管理的安全性和便捷度。但是一個(gè)事物的發(fā)展是長(cháng)期的，在房地產(chǎn)檔案數字化管理的過(guò)程中漸漸的也出現了很多問(wèn)題需要我們解決。首先在檔案數字化管理的過(guò)程中相關(guān)檔案的搜集存儲還存在不少問(wèn)題，在相關(guān)信息搜集上還有不少難度，在搜集中的不確定性也有可能導致相關(guān)資料的錯誤性，這會(huì )讓信息的真實(shí)性降低，進(jìn)一步降低數字化管理的可信賴(lài)程度。此外相關(guān)的檔案管理的數字化應用缺乏足夠的創(chuàng )新意識，服務(wù)單一，很難滿(mǎn)足消費者漸漸增長(cháng)的需求，這讓房地產(chǎn)檔案管理數字化僅僅停留在表面，這不但限制了相關(guān)管理工作的進(jìn)行，還將令相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)受損導致很多服務(wù)的開(kāi)展能力低，進(jìn)一步限制相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。在房地產(chǎn)檔案管理數字化開(kāi)展的同時(shí)企業(yè)的相關(guān)人才結構很難滿(mǎn)足企業(yè)數字化發(fā)展的需要，相關(guān)技術(shù)能力還有待提升。相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)應當依據企業(yè)發(fā)展實(shí)際，積極培養相關(guān)人才，增強管理者的管理能力和技術(shù)水平，進(jìn)一步促使相關(guān)管理人員能夠更好的進(jìn)行數字化檔案管理工作。檔案管理數字化發(fā)展的過(guò)程中還將面臨如何處理傳統的信息錄入同現代化數字技術(shù)檔案處理的關(guān)系問(wèn)題。電子檔案的信息錄入通過(guò)一些電子媒介，只有在一定條件的情況下才可以進(jìn)行檔案錄入和信息化處理。而傳統的信息管理模式較現代化的數字管理模式而言所受的約束條件相對較少，但是錄入方式相對較為繁瑣，查找不夠便捷。在檔案管理數字化過(guò)程中受某些客觀(guān)因素影響容易造成相關(guān)數據的丟失，而面對房地產(chǎn)之一信息量和數據量都很巨大的行業(yè)而言一些存在的錯誤很難被找到。在電子檔案的傳播過(guò)程中，受全環(huán)境的影響這些內容的真實(shí)性極有可能得不到保證。所以相關(guān)管理者在進(jìn)行相關(guān)數字化管理的過(guò)程中還應當注意保留相關(guān)的原始文件，以便于相關(guān)管理人員更好的進(jìn)行檔案管理工作。
3房地產(chǎn)檔案管理數字化應用策略和方法
在房地產(chǎn)管理數字化日漸興起的當下，做好管理工作不應僅僅停留在房地產(chǎn)數據的管理上，還要不斷拓展到公司管理上。相關(guān)公司應當借助檔案管理數字化的契機，進(jìn)一步改革公司管理制度。培養大量的數字化、信息化人才，積極吸收相關(guān)專(zhuān)業(yè)人才滿(mǎn)足企業(yè)在信息化時(shí)代發(fā)展的需求。在檔案管理方面，相關(guān)部門(mén)要依據信息的內容作出合理的劃分，依據信息內容提供相應的檔案信息保存處理方案，進(jìn)一步保證相關(guān)信息的安全程度，防止相關(guān)信息遭到不法分子的更改、竊取和破壞。企業(yè)還應當營(yíng)造良好的信息安全環(huán)境，建立相應的安全保護制度和應急處理方案，防止信息安全遭到破壞，同時(shí)在企業(yè)信息遭到破壞時(shí)可以將損失降到最低。對于檔案管理數字化的管理制度體系不能僅僅局限于某些方面，對于公司的全局包括人員、設備、以及硬件的運用都應當作出具體的規定。建立行之有效的檔案管理制度，同時(shí)還應當建立相應的系統運行環(huán)境的安全管理制度。系統運行環(huán)境安全管理主要是指基于信息保護外部環(huán)境的安全的保護，包括相關(guān)人員對數字化檔案管理的影響，以及信息庫外部自然條件如電磁波、自然災害、防護措施的管理等方面。應用系統運行安全管理是一項很大的工程，包括操作安全管理、操作權限管理、操作規范管理、操作責任管理、操作監督管理、操作恢復管理、應用系統備份管理、應用軟件維護安全管理等。進(jìn)一步從技術(shù)上防止相關(guān)數字化信息遭到竊取和破壞。在檔案數據化管理的同時(shí)，相關(guān)管理者還應當注意對相關(guān)信息原件的保護，建立相應的檔案室，配備專(zhuān)門(mén)人員保護這些信息。嚴格限制有關(guān)人員對檔案的獲取，防止相關(guān)檔案被篡改，進(jìn)一步保證相關(guān)檔案的真實(shí)性。與此同時(shí)，建立相應的檔案室保護相應的檔案原件也是防止數字化檔案出錯的有效方法，方便在有關(guān)數字化數據出錯時(shí)可以找到相關(guān)原件進(jìn)行更改和查詢(xún)。
4結束語(yǔ)
總而言之，建立一個(gè)完善并且安全程度高的檔案管理數字化系統是一個(gè)漫長(cháng)的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程當中會(huì )遇到各式各樣的問(wèn)題，還將會(huì )有越來(lái)越多的挑戰，相關(guān)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理者要做好充分的打算面對這一過(guò)程中的困難。要不斷積累自身經(jīng)驗同時(shí)加強與同行業(yè)企業(yè)的相關(guān)合作，積極探索同相關(guān)計算機網(wǎng)絡(luò )企業(yè)的合作，不斷壯大發(fā)展。要積極面對在房地產(chǎn)檔案管理數字化的挑戰，積極采取相應的措施，加強對房地產(chǎn)檔案管理數字化的風(fēng)險調控，最大限度的降低存在的風(fēng)險和危機，保障企業(yè)及用戶(hù)的信息安全�？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步帶給了房地產(chǎn)業(yè)管理現代化的機會(huì )，相關(guān)部門(mén)要利用好這一機會(huì )加快內部系統檔案管理的升級，加快檔案管理系統的內部升級，加強房地產(chǎn)行業(yè)的內部監管制度和外部環(huán)境監管制度，建立健全相關(guān)制度設施，建立有利于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的長(cháng)效機制，將數字化的有效成果充分運用在房地產(chǎn)管理上來(lái)，將科技成果真正運用社會(huì )發(fā)展中。
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