ＥＲＰ環(huán)境下會(huì )計業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

摘 要：在信息技術(shù)環(huán)境下, 企業(yè)要想穩步健康地發(fā)展，就必須增強自身的競爭力，適應新的競爭環(huán)境，ERP為企業(yè)規范管理提供了行之有效的手段，從傳統企業(yè)的會(huì )計業(yè)務(wù)流程的現狀和特點(diǎn)出發(fā)，就ERP系統對會(huì )計流程業(yè)務(wù)的影響,提出了會(huì )計業(yè)務(wù)流程要優(yōu)化重組的解決方案，使會(huì )計業(yè)務(wù)新流程在ERP環(huán)境下能較好地實(shí)現“決策有用性”的會(huì )計目標。?
　　關(guān)鍵詞：企業(yè)資源規劃；會(huì )計業(yè)務(wù)流程；優(yōu)化?　　
　　1 現有會(huì )計業(yè)務(wù)流程的現狀及缺陷?
　　
　　會(huì )計業(yè)務(wù)流程，即會(huì )計循環(huán)，是指財務(wù)會(huì )計部門(mén)為實(shí)現財務(wù)會(huì )計目標而進(jìn)行的一系列活動(dòng)所經(jīng)過(guò)的全部過(guò)程。會(huì )計業(yè)務(wù)流程中的各項活動(dòng)都體現為對信息的某種作用，并構成一個(gè)有序的數據處理和信息生成過(guò)程，這一過(guò)程可以分為若干部分，每一部分都有各自的處理任務(wù)，所有部分相互聯(lián)系，互相配合，服從于一個(gè)統一的目標，形成一個(gè)會(huì )計活動(dòng)的有機整體—會(huì )計信息系統。?
　　1.1 現有會(huì )計業(yè)務(wù)流程的現狀?
　　傳統會(huì )計業(yè)務(wù)流程是建立在勞動(dòng)分工論下的一種順序化業(yè)務(wù)流程�，F有會(huì )計業(yè)務(wù)流程從其發(fā)展歷程可以分為手工會(huì )計業(yè)務(wù)流程和會(huì )計電算化環(huán)境下的會(huì )計業(yè)務(wù)流程。?
　　手工會(huì )計核算方式下，會(huì )計業(yè)務(wù)流程的順序為：經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生→編制憑證或分錄→登記賬簿→編制試算平衡表→編制報表。這種核算方式所依賴(lài)的技術(shù)環(huán)境是由紙張、筆墨等所構成。在這種技術(shù)環(huán)境下，其信息收集、處理、儲存和傳輸的主要技術(shù)特征表現為信息的“只讀性”和順序化。這種核算方式下，會(huì )計信息的產(chǎn)生是會(huì )計原始數據在會(huì )計信息系統中單向運動(dòng)的結果，會(huì )計信息使用者得到的會(huì )計信息并不是直接的而是經(jīng)過(guò)加工處理后的高度綜合的信息。同時(shí)由于他的順序化使得會(huì )計業(yè)務(wù)流程中任何一個(gè)環(huán)節的錯誤都將對整個(gè)會(huì )計信息加工結果產(chǎn)生影響。?
　　在會(huì )計電算化環(huán)境下，會(huì )計業(yè)務(wù)充分利用了計算機的功能，簡(jiǎn)化了手工操作的處理流程。其會(huì )計流程主要為：會(huì )計人員手工收集數據→進(jìn)行分類(lèi)和編制記賬憑證→將記賬憑證輸入計算機→計算機自動(dòng)登記賬簿→生成會(huì )計報表。在會(huì )計電算化方式下，雖然計算機的高速運算速度和巨大的數據存儲能力對會(huì )計人員的工作壓力有一定緩解，但從它的會(huì )計流程中可以看出，現有的會(huì )計電算化信息系統并未突破手工會(huì )計核算方式的框架。會(huì )計人員在計算機軟件功能的幫助下仍然按照老模式來(lái)操辦事情，并沒(méi)有從本質(zhì)上優(yōu)化會(huì )計流程。?
　　1.2 現有會(huì )計業(yè)務(wù)流程的缺陷?
　　新經(jīng)濟所引起的社會(huì )經(jīng)濟環(huán)境的巨大變化必然會(huì )影響到傳統的會(huì )計信息系統，它的局限性日益明顯，主要表現在以下幾個(gè)方面：?
　�。�1）信息的封閉問(wèn)題�，F有會(huì )計業(yè)務(wù)流程下過(guò)于細分的結構，使各個(gè)核算子系統之間彼此分割，會(huì )計人員很少涉及業(yè)務(wù)層面的流程，會(huì )計人員只負責業(yè)務(wù)發(fā)生的單據流轉和記錄，并未涉及業(yè)務(wù)本身，缺乏會(huì )計數據傳輸的一致性、系統性。就可能在客觀(guān)上導致會(huì )計信息與業(yè)務(wù)信息不一致問(wèn)題，降到了會(huì )計信息的質(zhì)量。?
　�。�2）信息的滯后問(wèn)題。由于會(huì )計業(yè)務(wù)流程的順序化特點(diǎn)，使得信息只能靠這種金字塔似的結構進(jìn)行一級一級的逐步傳遞，不能跳躍。會(huì )計信息需求者只能在會(huì )計人員報出的月末或季末會(huì )計報表中得到一定信息，使得會(huì )計信息缺乏實(shí)時(shí)性和及時(shí)性。?
　�。�3）信息的局限性問(wèn)題。傳統會(huì )計業(yè)務(wù)流程下，財務(wù)部門(mén)只是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的資金流信息，并不采集業(yè)務(wù)活動(dòng)的全部數據，同一經(jīng)濟業(yè)務(wù)的相關(guān)數據被分別保存在財會(huì )人員和非財會(huì )人員手中，這樣忽略了大量管理信息，導致會(huì )計信息系統與其他系統數據有可能不一致或信息隔閡和信息重復，無(wú)法滿(mǎn)足管理者的需要。?
　　
　　2 ERP對傳統會(huì )計業(yè)務(wù)流程的影響?
　　
　　ERP(Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計劃)是美國Gartner Group于20世紀90年代初提出的一個(gè)全新概念。是一種建立在 IT 技術(shù)平臺上的先進(jìn)管理思想和管理模式，它幫助企業(yè)把客戶(hù)的需求、企業(yè)內部的運營(yíng)活動(dòng)以及供應商的制造資源整合在一起，其功能不僅涉及企業(yè)內部的物料管理、庫存控制、生產(chǎn)管理、營(yíng)銷(xiāo)、供應及財務(wù)的各個(gè)方面，而且還包括企業(yè)外部的供應鏈管理，通過(guò) ERP提供的功能可以實(shí)現企業(yè)管理信息化、集成化、自動(dòng)化，從而有效解決其管理中存在的弊病，實(shí)現“人盡其能、物盡其用、財盡其值”，提高企業(yè)的市場(chǎng)競爭力。ERP 系統正是現階段科技與管理完美結合的典范，是幫助企業(yè)提高競爭力的有效工具。由于它是在MRPII的基礎上進(jìn)一步發(fā)展而來(lái)的面向供應鏈的一種先進(jìn)的管理理念，因此，ERP 系統中所蘊含的先進(jìn)管理思想必然通過(guò)標準化的業(yè)務(wù)流程來(lái)實(shí)現。這就使得傳統會(huì )計業(yè)務(wù)流程中不符合信息化條件的環(huán)節應該加以改良，主要表現在以下幾個(gè)方面：?
　　2.1 信息來(lái)源上的優(yōu)化?
　　傳統會(huì )計業(yè)務(wù)流程在采集加工數據時(shí)是以貨幣為尺度的，其前提是用貨幣計量。而新經(jīng)濟環(huán)境下許多影響企業(yè)發(fā)展的重要資源往往是不可計量的，往往會(huì )被忽視掉，例如商譽(yù)、企業(yè)的人力資源等。在傳統經(jīng)濟時(shí)代，這些資源在企業(yè)并不占有很重要的地位，信息使用者也沒(méi)有要求提供這部分信息。新經(jīng)濟下這種無(wú)形資產(chǎn)為越來(lái)越多的人所關(guān)注，它們的重要性在一定程度上超過(guò)了物力資本。作為企業(yè)的一項無(wú)形資源，確實(shí)可以給企業(yè)帶來(lái)很大的財富，因此有必要反映這部分信息，提高會(huì )計報表的真實(shí)性與相關(guān)性。而傳統會(huì )計卻以將它們篩掉，這必然使得報表的相關(guān)性大打折扣。?
　　2.2 信息處理過(guò)程的優(yōu)化?
　　傳統會(huì )計的信息處理過(guò)程是對經(jīng)過(guò)“篩選”的會(huì )計數據通過(guò)原始憑證、記賬憑證、明細賬及總賬進(jìn)行加工的過(guò)程。該過(guò)程只是對經(jīng)濟活動(dòng)的結果進(jìn)行反映，從中看不到每項經(jīng)濟活動(dòng)發(fā)生、執行與完成的全過(guò)程。實(shí)際上，后面這部分信息對于企業(yè)管理是非常重要的。通過(guò)了解這部分信息，企業(yè)可以找出完成各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的最佳方式。ERP 系統這要實(shí)現報告企業(yè)內部的協(xié)同和報告企業(yè)與供應鏈的協(xié)同。具體來(lái)講就是通過(guò)企業(yè)內聯(lián)網(wǎng)(Internet)的信息傳遞實(shí)現內部協(xié)同, 通過(guò)國際互聯(lián)網(wǎng)(Internet)實(shí)現供應商,客戶(hù)和報告企業(yè)之間的協(xié)同和電子商務(wù)，從而實(shí)現報告企業(yè)與供應鏈的協(xié)同。?
　　2.3 信息輸出的優(yōu)化?
　　截至目前，會(huì )計信息系統仍然按照會(huì )計科目來(lái)生成借貸余三欄式賬簿，并編制會(huì )計報表。而這些賬簿和報表不能從多層次、多視角探究和分析企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。新經(jīng)濟環(huán)境下，信息使用者的范圍越來(lái)越廣，所需要的會(huì )計信息也越來(lái)越多，單一的信息披露模式已不能滿(mǎn)足他們進(jìn)行相關(guān)決策的需求。網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的廣泛應用使得企業(yè)有條件采用多元化的信息披露模式。相比之下，多元化披露模式可以解決前者承載信息量太窄的缺陷，把對企業(yè)影響重大的商譽(yù)、品牌、專(zhuān)利權、技術(shù)訣竅、秘密配方、人力資源等信息通過(guò)一定的方式將其有效反映出來(lái)。?
　　3 ERP環(huán)境下會(huì )計業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的解決方案?
　　
　　企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、管理方式雖然各有特色，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化采用的方法、工具也可能不盡相同，但根據本文對業(yè)務(wù)流程的定位——以成功應用 ERP 系統為目標、以 ERP 系統中的標準流程為依據、最終通過(guò) ERP 系統得以實(shí)現，會(huì )計及相關(guān)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的步驟可分為以下幾步：?
　　3.1 理解各種業(yè)務(wù)流程，以 ERP 系統中的標準流程為依據?
　　業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是為 ERP 系統的成功應用奠定基礎，而 ERP 不僅是一套信息系統，而且包含著(zhù)廣泛的、深刻的、先進(jìn)的管理思想，ERP 系統中包含了大量的標準業(yè)務(wù)流程，通過(guò)流程實(shí)現各種先進(jìn)的管理思想和模式，例如銷(xiāo)售訂單流程、采購訂單流程、計劃排程流程、倉儲流程、財務(wù)核算流程、資金管理流程等等。除了每一種業(yè)務(wù)都有相對應的標準流程外，為了提高系統的靈活度、考慮客戶(hù)的個(gè)性化需求，對于同一種業(yè)務(wù)系統還預制了多種業(yè)務(wù)流程。由于業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是 ERP 系統應用前的一項必要工作，而業(yè)務(wù)流程優(yōu)化必然要以 ERP 系統中的標準流程為依據，因此，在進(jìn)行 BPI 之前，必須先對 ERP 系統中的流程進(jìn)行分析、研究，充分理解 ERP 系統中的各種業(yè)務(wù)流程，才能保證 BPI 的準確和有效。? 　　3.2 選擇適合企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)管理的標準流程?
　　ERP 系統中蘊含著(zhù)豐富的業(yè)務(wù)流程，但是究竟哪些流程適合于企業(yè)的應用，還需企業(yè)對自身所處的環(huán)境、行業(yè)特點(diǎn)、管理特點(diǎn)及特殊業(yè)務(wù)需求進(jìn)行整理、歸納及分析，為下一步流程的選擇奠定基礎。一些企業(yè)在實(shí)施 ERP 系統過(guò)程中，對 BPI 大搞特搞，認為應該借助 ERP 應用的機會(huì )對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行徹底優(yōu)化，將流程設計為一種理論上的最優(yōu)流程而不考慮流程優(yōu)化后如何實(shí)現，最終導致 BPI 與 ERP 的應用雙項失敗。?
　　3.3 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設置?
　　企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是在現有流程的基礎上進(jìn)行，因此將擬采用的標準流程確定下來(lái)之后，還要對企業(yè)現有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行描述及分析、診斷。即去除現有流程中的非增值環(huán)節，保留其合理的環(huán)節，并對流程進(jìn)行充實(shí)。在充分認識原有流程的基礎上，接下來(lái)就可以對流程進(jìn)行優(yōu)化。首先，要結合流程優(yōu)化的各項原則逐一考慮，看是否存在需要進(jìn)行改進(jìn)的環(huán)節、存在多少、屬于何種類(lèi)型、如何改進(jìn)。其次，可利用各種流程優(yōu)化方法進(jìn)行流程的調整、設計和完善；最后，詳細描述出優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程，以便在 ERP 系統中付諸應用。?
　　3.4 崗位及組織機構的設置?
　　一個(gè)業(yè)務(wù)流程需要經(jīng)過(guò)若干個(gè)環(huán)節才能完成，這些環(huán)節可能是在同一部門(mén)之內，也可能跨越不同的部門(mén)，但無(wú)論如何，每個(gè)節點(diǎn)均與崗位相對應，均需要由人員來(lái)執行，所以，企業(yè)根據 ERP 系統中的標準流程并結合自身的特點(diǎn)制定出新的流程后，那么要保證流程的實(shí)施還必須對組織機構和崗位進(jìn)行調整。?
　　在進(jìn)行機構調整時(shí)遵循的思路應該是：首先研究流程中的節點(diǎn)，分析每個(gè)節點(diǎn)的工作內容和意義，然后進(jìn)行崗位設置，用崗位來(lái)保證流程的執行；在崗位設定之后，根據職能相近或緊密相關(guān)的崗位組成部門(mén)的原則來(lái)調整企業(yè)的組織機構，實(shí)現組織、崗位、流程的匹配。?
　　3.5 在 ERP 系統中的實(shí)現?
　　所有的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作完成后，可結合 ERP 系統設計如何在系統中實(shí)現。例如，一個(gè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)流程是通過(guò) ERP 系統中的哪些功能模塊、哪些單據、哪些操作人員、哪些工作流來(lái)完成。這一工作的成果必須體現為企業(yè)基于新流程、基于 ERP 系統的新的制度，成為企業(yè)成功應用 ERP 系統的保證。需要注意的是，這一步驟工作千萬(wàn)不可忽略，它是保證優(yōu)化后的流程付諸實(shí)現的重要一環(huán)。?
　　企業(yè)優(yōu)異的管理來(lái)自?xún)?yōu)異的流程，優(yōu)異的流程來(lái)自?xún)?yōu)異的流程管理，會(huì )計業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是流程管理的重要一步。 在ERP環(huán)境下會(huì )計業(yè)務(wù)流程優(yōu)化不是對現有會(huì )計業(yè)務(wù)流程的完全否定，而是保留現有的會(huì )計業(yè)務(wù)流程，添加針對供應鏈上信息使用者建立有效決策模型的功能。優(yōu)化后的會(huì )計業(yè)務(wù)流程將使供應鏈上的信息需求者及時(shí)準確地獲得所需信息成為可能。因此說(shuō)會(huì )計業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是 ERP 成功應用的堅強基石。?
　　
　　參考文獻?
　�。�1］?茍娟瓊，常丹.ERP原理與實(shí)踐［M］.北京：清華大學(xué)出版社,2005.?
　�。�2］?Scott Hamilton.Maximizing Your ERP System［M］.北京：機械工業(yè)出版社,2004.

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