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對高校會(huì )計核算“摘要”欄填制的幾點(diǎn)思考
【摘要】在日常工作中,利用最多的是電腦賬簿的記錄,而我們在利用賬簿記錄時(shí),使用頻率較高的也是按照憑證摘要的進(jìn)行電腦模糊查詢(xún)并通過(guò)賬薄摘要來(lái)了解業(yè)務(wù)的本來(lái)面目。因此,憑證摘要的規范填制顯得非常重要。一、 “摘要”的作用
在高校財務(wù)管理中,絕大多數高校都已經(jīng)完全采用機代替手工進(jìn)行管理和核算,會(huì )計憑證和賬簿也由手工制作和記錄轉向計算機操作。無(wú)論高校使用的是哪種財務(wù)核算系統,開(kāi)發(fā)商提供的電算化功能都相差無(wú)幾。為了減少重復勞動(dòng),在財務(wù)核算系統中一般都是只要一次輸入會(huì )計信息,記賬、查詢(xún)、報表均由系統提供的各種功能按鈕來(lái)完成。在高校使用的所有的財務(wù)核算系統功能中,有一個(gè)功能是相同的,那就是,會(huì )計賬簿是由會(huì )計憑證經(jīng)過(guò)財務(wù)核算系統中的“記賬”功能按鈕自動(dòng)完成的,會(huì )計賬簿的摘要直接取之于記賬憑證的摘要。在會(huì )計電算化以后,財務(wù)管理的賬務(wù)查詢(xún)和主要使用的是電腦的記錄�！稌�(huì )計法》也將摘要的填制作為會(huì )計基礎工作的一項進(jìn)行法定。摘要填制得完整、準確,可以為我們的財務(wù)分析、查詢(xún)起到事半功倍的作用;摘要填寫(xiě)得如何,直接到財務(wù)管理部門(mén)提供的會(huì )計賬簿的質(zhì)量;摘要填寫(xiě)的質(zhì)量,可以反映一個(gè)單位財務(wù)管理的水平、會(huì )計基礎工作的質(zhì)量、會(huì )計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。會(huì )計憑證和賬簿是通過(guò)摘要欄來(lái)記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)內容的,對財務(wù)管理部門(mén)自身來(lái)說(shuō),審核人員是通過(guò)摘要來(lái)記錄所審核的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈,向需要會(huì )計信息的人員述說(shuō)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實(shí)面貌;對財務(wù)管理部門(mén)外如上級主管部門(mén)、銀行、投資機構、注冊會(huì )計師審計、學(xué)校內部各職能部門(mén)和相關(guān)院系等來(lái)說(shuō),通過(guò)憑證和賬簿所記載的摘要來(lái)獲取經(jīng)濟信息,了解經(jīng)濟內容并判斷經(jīng)濟性質(zhì)。特別是在全面實(shí)行財務(wù)核算與管理化以后,財務(wù)管理部門(mén)與各個(gè)院系職能部門(mén)的經(jīng)費及賬簿核對是通過(guò)對賬單來(lái)進(jìn)行的,對賬單是通過(guò)摘要的述說(shuō)向經(jīng)費使用者提供經(jīng)濟信息,反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈的。拿出財務(wù)管理部門(mén)的對賬單需要讓經(jīng)費使用部門(mén)人員看得明白,尤其是在高校提供了高級財務(wù)管理平臺以后,各個(gè)部門(mén)與項目經(jīng)費的負責人,將會(huì )通過(guò)高級財務(wù)管理平臺直接在校園網(wǎng)絡(luò )上實(shí)時(shí)查詢(xún)自己部門(mén)經(jīng)費與項目經(jīng)費的使用情況,他們只能通過(guò)財務(wù)審核制作的憑證摘要來(lái)獲取和了解財務(wù)管理部門(mén)提供的會(huì )計信息。因此,為了提供準確、完整、簡(jiǎn)潔、明了的會(huì )計信息,提高財務(wù)管理部門(mén)賬簿的質(zhì)量,摘要的填制有待規范。
二、“摘要”欄填制存在的
摘要的填制需要簡(jiǎn)明扼要地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈,使得查詢(xún)人員一目了然,這是會(huì )計的基礎工作。模糊不清或過(guò)于簡(jiǎn)單的摘要會(huì )讓經(jīng)費使用部門(mén)、賬務(wù)查詢(xún)人員難以理解和明白,往往會(huì )在實(shí)際工作中浪費時(shí)間和精力,還會(huì )造成查詢(xún)人員對會(huì )計核算和財務(wù)管理質(zhì)量的質(zhì)疑,對財務(wù)管理部門(mén)工作質(zhì)量的懷疑,對會(huì )計人員和財務(wù)管理部門(mén)來(lái)說(shuō),誰(shuí)也不想遇到和看到這種現象發(fā)生�？涩F實(shí)工作中,我們看到的憑證摘要就是這樣,過(guò)于簡(jiǎn)單讓人難以判斷。例如:張三老師為教學(xué)實(shí)習基地的事情出差到山東濟南,回來(lái)之后來(lái)報銷(xiāo)山東旅費2356元,審核人員制作的憑證摘要是“張三差旅”、“張三旅費”,別人看了以后只知道是張三老師出差了,到哪里去干什么無(wú)從知曉。再如,鄭二老師借論文版面費1000元,審核制作憑證的摘要是“鄭二借款”,雖然,我們知道鄭二借了1000元錢(qián),干什么用不知道,在暫付款催賬時(shí)也會(huì )莫名其妙,而且,在暫付款分析時(shí),這樣的借款不知道該歸為哪一類(lèi);還有,馬六老師購置了一些實(shí)驗易耗品和辦公用品總計983元,審核制作的憑證摘要是“馬六購物”……有時(shí)候,在查詢(xún)賬目時(shí)為了一筆摘要不清的憑證,不得不花費時(shí)間和精力去翻閱原始憑證,重新審核一遍原始單據,造成了相應的人力資源的浪費。高校規模不同,從事審核崗位的人員數量也不同,但據統計,一般高校都有兩人及以上的審核,規模較大的高校甚至有8到10人的審核,而且高校經(jīng)過(guò)多年的合并,會(huì )計人員來(lái)自于各個(gè)不同管理模式的高校,工作習慣、知識面、對業(yè)務(wù)的理解各不相同,高校合并后由于沒(méi)有對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的摘要進(jìn)行適當的規范,同樣的經(jīng)濟業(yè)務(wù)由不同的審核填制憑證的話(huà),摘要會(huì )填制得五花八門(mén)。例如:趙四老師購置了一批實(shí)驗用碳酸鉀等藥品3687元,對這樣的業(yè)務(wù),有的審核會(huì )填制摘要“趙四購物”,有的審核會(huì )填制摘要“趙四購藥品”,有的審核會(huì )填制摘要“趙四購實(shí)驗藥品”……不同的審核完全憑自己的意識來(lái)填制憑證的摘要,如此種種,不勝枚舉,給財務(wù)監督、分析、管理、查詢(xún)帶來(lái)了諸多不便,財務(wù)管理部門(mén)提供的賬簿質(zhì)量也大打折扣。
三、對如何填制摘要欄的幾點(diǎn)看法
一般的財務(wù)核算系統對摘要欄的字數都有一定的限制,會(huì )計人員必須在規定的字數內對審核過(guò)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)作恰當的記載。摘要的填制是一項簡(jiǎn)明扼要的記載經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈的工作。摘要的填制既需要簡(jiǎn)明扼要又需要符合語(yǔ)法要求,不能出現病句�！昂�(jiǎn)明扼要”需要的是提取經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生過(guò)程的精華,提綱挈領(lǐng)地記錄下來(lái),會(huì )計人員自己清楚,別人看了也明明白白,這樣的摘要基本上是完整的、準確的�！胺险Z(yǔ)法要求”就是填制摘要使用的語(yǔ)句需要符合語(yǔ)言的結構方式,精簡(jiǎn)、通順,不是病句。筆者根據自己多年從事審核和賬目查詢(xún)、會(huì )計分析的經(jīng)驗,對摘要的填制大致作了如下和分析,列示如此,以與各位同行商榷。
(一)差旅費。在高校的差旅費核算中,差旅費的用途主要有會(huì )議、購物、實(shí)驗、科研、進(jìn)修培訓、出國等,甚至辦理一些各項業(yè)務(wù)上的事宜。差旅費的摘要只要注明出差人、出差的地點(diǎn)、出差的目的就能讓人了解該筆業(yè)務(wù)。一般情況下,“王某某等濟南參加數學(xué)研討會(huì )旅費”、“李某某上海購書(shū)旅費”、“趙某某廣州修理激光檢測儀旅費”、“陳某某北京部聯(lián)系學(xué)科申報旅費” …… 這樣寫(xiě)明“某人某地某事”就可以作為差旅費憑證摘要了。
(二)購置物品。在日常工作中,購置一些辦公用品、實(shí)驗耗材、固定資產(chǎn)、圖書(shū);搞活動(dòng)用獎品、紀念品、食品等;維修用零配件、維修材料……對于這類(lèi)業(yè)務(wù),需要載明的是“某人購為某事用某物”。例如:“張某購實(shí)驗用氧氣3瓶”,“錢(qián)某購課題用書(shū)10本”,“施某購教學(xué)樓維修用水泥5噸”、“李某購生沙龍活動(dòng)用照相冊20本”,“鄭某購招待專(zhuān)家用水果” ……當然,如果經(jīng)辦人將多種用途的單據一并報銷(xiāo),應該按用途進(jìn)行歸類(lèi),摘要中可以將金額較大的物品注明,金額較小的物品用“等”表示。
(三)內部結算。高校中的內部結算包括下屬印刷廠(chǎng)、餐廳、車(chē)隊、賓館、出版社向學(xué)校財務(wù)處結算各部門(mén)的印刷費、用餐費、用車(chē)費、住宿費、出版費、購書(shū)費以及下屬單位需要返還學(xué)校的工資、水電費、上交利潤等。一般來(lái)說(shuō),這樣的結算相對業(yè)務(wù)比較集中,每月發(fā)生一到兩筆,各種用途的同類(lèi)性質(zhì)費用也比較多,結算的時(shí)間跨度也比較長(cháng),各相關(guān)院系職能部門(mén)對費用后所附有的清單基本上都進(jìn)行過(guò)詳細核對,這類(lèi)憑證的摘要,筆者認為注明“某單位結算某費用”妥當些。如“車(chē)隊結算文學(xué)院用車(chē)費”,“某賓館結算某單位住宿費”等等,經(jīng)費使用部門(mén)領(lǐng)導一看一目了然。對于返還學(xué)校的費用,可以使用“某單位返還2004年工資”、“某單位上交2004年度利潤”等等即可。
(四)工資核算。工資結算憑證一般一個(gè)月才有一張,工資中核算的明細項目比較多,一張憑證涉及的也很多。筆者認為,按照工資核算的項目填制摘要比較好,對整張工資憑證來(lái)說(shuō)反映的業(yè)務(wù)內容比較清楚,對各個(gè)費用的賬簿來(lái)說(shuō)也能清楚地反映哪個(gè)月份的何種工資費用。例如:“發(fā)放六月份在職(人員)基礎工資”……“發(fā)放三月份工資代扣水費”……這樣的摘要比較直觀(guān)而且容易讓人明了。
(五)內部轉賬。在日常核算中,常常有一些計提費用,內部劃轉費用的發(fā)生,對于這類(lèi)費用的摘要,筆者認為應該按照發(fā)生費用的性質(zhì)填制。如:“計提某月職工福利費”、“計提某年某月至某年某月學(xué)生獎學(xué)金”、“葉某交科研用信息流量費”、“補貼院系元旦學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費”,如此等等,按照費用的性質(zhì)分析填制比較容易讓人明白。
(六)發(fā)放性質(zhì)的費用。高校經(jīng)常發(fā)生一些帶有發(fā)放或領(lǐng)取性質(zhì)的勞務(wù)費用、獎勵費用、購房補貼、安家費、遺屬費等。對發(fā)放性質(zhì)的費用,根據筆者多年的工作經(jīng)驗,往往有一些是需要核對和經(jīng)常查詢(xún)的。因此,對這樣的費用摘要的填制需要注明發(fā)放對象、發(fā)放性質(zhì)。如“張二領(lǐng)引進(jìn)人才安家費”、“李五領(lǐng)5月份遺屬補助費”、“鄭七領(lǐng)2005年3-5月科研津貼”、“趙九報銷(xiāo)博士論文答辯及評審費”、“發(fā)放2004-2005年度本科生獎學(xué)金”、“洪八報銷(xiāo)專(zhuān)家自動(dòng)化控制學(xué)術(shù)講座酬金”等等。摘要注明到發(fā)放對象,方便以后的賬務(wù)核對與查詢(xún)。
(七)收入核算。高校收入來(lái)源渠道很多,有財政撥款、科研撥款、捐贈收入、代管性質(zhì)的收入、收費性質(zhì)的收入、罰沒(méi)收入、銀行或機構貸款等等。據筆者經(jīng)驗,很多收入,在財務(wù)管理過(guò)程中需要不斷核對、查詢(xún)、分析,對于這類(lèi)憑證的摘要一般必須注明收入性質(zhì),摘要盡量完整詳盡。如:“5月份財政撥款”、“5月8日-.14日本科生培養費收入”、“香港大學(xué)數學(xué)集刊捐贈收入”、“核部撥張四科研經(jīng)費” 等等。
(八) 其他核算。有一些不能劃歸以上類(lèi)別中的核算業(yè)務(wù),像訂正憑證、調賬憑證、特殊費用、指標單、年終結賬等等,對這類(lèi)核算業(yè)務(wù)的摘要,需要載明的是訂正什么憑證、調什么賬、何種性質(zhì)的費用等。如:“訂正2002年8月30號憑證”或者“訂正沈九上海修理儀器費用”,“調整工資中電話(huà)補貼費”,“學(xué)生宿舍管理系統專(zhuān)項經(jīng)費指標”,“科研處承辦生命學(xué)術(shù)會(huì )議住宿費”等等,只要能說(shuō)明業(yè)務(wù)的主要內容的摘要就算是比較完整的。
在工作中往往會(huì )遇到有很多不同性質(zhì)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)放在一張報銷(xiāo)單據上審批的情況,在填制費用支出摘要時(shí)比較方便,按照費用的用途和內容分項填制就可以,而相對應的現金和銀行賬的摘要比較麻煩,可以填制成“蔣某科研用藥品電話(huà)費等”、“馬某購實(shí)驗藥品等”……不難看出,在規范摘要填制的同時(shí)需要對報銷(xiāo)單據的粘貼做到一賬一單,這樣才可以保證現金和銀行賬也清晰明了。按照現行的檔案管理辦法,憑證和賬簿保管時(shí)限為15年,而現金和銀行賬保管時(shí)限為25年,在憑證和賬簿銷(xiāo)毀以后還能找到經(jīng)濟業(yè)務(wù)的本來(lái)面目就只有依靠現金和銀行賬的摘要了,可見(jiàn)規范一賬一單制和規范摘要同樣重要。
隨著(zhù)經(jīng)濟的,的變化,新生事物不斷產(chǎn)生,高校需要核算的經(jīng)濟業(yè)務(wù)也會(huì )不斷擴大和發(fā)展,新的業(yè)務(wù)會(huì )層出不窮,筆者在此不再贅述�？偠灾�,如何填制憑證的摘要,筆者倡導的原則是語(yǔ)句通順、簡(jiǎn)明扼要,并非強求千篇一律;如何填制好憑證的摘要,筆者倡導的是:加強業(yè)務(wù),提高業(yè)務(wù)水平;加強職業(yè)素質(zhì)的培養,提高工作人員的責任心;加強職業(yè)道德的,提高工作人員的積極性。
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