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會(huì )計電算化系統的現狀與審計對策論文
隨著(zhù)機技術(shù)的和體制改革的深化，電算化得到迅速普及和發(fā)展，不同的企事業(yè)單位根據自身的需求和條件，選擇了不同方式的會(huì )計電算化系統。因此開(kāi)展對會(huì )計電算化系統的審計是
新形勢下擺在我們面前的新任務(wù)。
1、開(kāi)展對會(huì )計電算化系統審計的必要性
會(huì )計電算化的實(shí)施，改變了會(huì )計的信息存貯、核算形式及內部控制方式，對審計也產(chǎn)生了很大的。
�、僭谛畔⒋尜A方法上。在傳統的手工會(huì )計系統中，從原始憑證到記賬憑證，由過(guò)賬到財務(wù)報表的編制，每1步都有文字記錄，審計是針對這些文字記錄而言。但在會(huì )計電算化系統中，會(huì )計處理集中由計算機完成，會(huì )計信息集中存貯在磁性介質(zhì)上，只留下肉眼看不見(jiàn)的線(xiàn)索。
�、谠跁�(huì )計核算形式上。在會(huì )計電算化系統中，不1定要遵循手工操作方式下的會(huì )計核算方式，而是直接輸入數據由計算機按程序自動(dòng)進(jìn)行處理得出結果。如果會(huì )計電算化系統的程序出錯或被人非法篡改，則計算機只會(huì )按給定的程序以同樣錯誤的方式處理有關(guān)的會(huì )計事項，從而得出錯誤的結果。
�、墼趦炔靠刂粕�。傳統的手工會(huì )計系統中，會(huì )計部門(mén)的內部控制1般表現為對人的控制，強調職責分清、相互牽制，采用的手段主要是利用紙面信息進(jìn)行人工核對與檢查。但在會(huì )計電算化條件下，內部控制轉變?yōu)閷θ撕蜋C器兩方面的控制，且多數情況以計算機內部控制為主。如果計算機內部控制設置不當，沒(méi)有形成有效的控制，就給人以可乘之機，甚至可能被神不知鬼不覺(jué)地嵌入非法的舞弊程序，給企事業(yè)單位招致嚴重的損失。
因此，在會(huì )計電算化條件下，審計人員必須要了解和審查會(huì )計電算化系統的處理功能及其內部控制，以證實(shí)其會(huì )計事項處理的合法性、結果的正確性及信息的完整性和安全性。
2、實(shí)施會(huì )計電算化審計面臨的現狀
由于各行業(yè)各單位會(huì )計電算化系統應用環(huán)境大不相同，應用程序也各具特點(diǎn)。從使用的系統來(lái)看大致有以下兩種情況：
1、購置商用會(huì )計軟件。
，商業(yè)化會(huì )計電算化軟件有幾百家之多，不同的電算化系統雖然有著(zhù)不同的特點(diǎn)，但也有著(zhù)基本的相同點(diǎn)：①輸入、處理、統計、查詢(xún)、輸出及維護功能較完整全面，界面設置較好；②對軟件設計過(guò)程、程序文本和數據結構采取嚴格的防范和保密措施，安全性較好；③采用計算機內部控制取代部分手工會(huì )計的內部控制，減少了人為因素。這些特點(diǎn)給會(huì )計工作帶來(lái)了較大的便利。然而由于各種會(huì )計軟件的數據庫千差萬(wàn)別，其防范保密措施更是8仙過(guò)海，各顯神通，這就給審計人員開(kāi)發(fā)通用的審計軟件帶來(lái)困難。
2、自行開(kāi)發(fā)會(huì )計軟件。
自行開(kāi)發(fā)會(huì )計軟件，1般是根據企事業(yè)單位自身的需要，結合實(shí)際情況研制而成的。如我校某些下屬單位的會(huì )計軟件就是由單位提出要求，請計算機人員編制而成。這些軟件使得財務(wù)會(huì )計后臺核算，包括從記賬到報表輸出、統計查詢(xún)的全過(guò)程自動(dòng)化，1般具有較強的檢測排錯功能和統計處理功能，實(shí)用性強。但在系統安全方面及內部控制方面需要人工予以輔助來(lái)加強系統的管理。比如：有的數據庫沒(méi)有加密，可以隨時(shí)打開(kāi)修改數據，就要求管理者制定規章制度來(lái)約束會(huì )計人員的行為。
3、審計對策
會(huì )計電算化的實(shí)施使得會(huì )計系統本身發(fā)生了很大的變化，對電算化系統的審計與對手工賬簿的審計相比，相應在審計、方法上也發(fā)生了變化。無(wú)論是對購置的會(huì )計軟件還是對自行開(kāi)發(fā)的會(huì )計軟件，審計內容上都需要對其系統內控進(jìn)行審計，以及對其電算過(guò)程和結果進(jìn)行審計，審計方法或措施有所不同。
1、加強對系統內控的審計
對系統內部控制的審計，1般經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)步驟：
�、賹炔靠刂七M(jìn)行描述：審計人員可以通過(guò)與被審單位有關(guān)人員座談、實(shí)地觀(guān)察、查閱系統的文檔資料等辦法，必要時(shí)可編制內部控制情況問(wèn)卷，了解系統的內部控制，將它用圖示描述出來(lái)。
�、趯炔靠刂七M(jìn)行初步評價(jià)：側重于評價(jià)內部控制的健全性和合理性。主要從以下幾方面來(lái)評價(jià)系統控制是否已經(jīng)設立、控制的布局是否合理、有無(wú)過(guò)多或不必要的控制：
$False$
A：是否實(shí)施了職責分離，以達到相互牽制、相互制約的目的。主要包括機開(kāi)發(fā)和維護部門(mén)以及系統使用部門(mén)內部的職責分離，如憑證的輸入與審核應由不同人員擔任。這種控制不但要以規章制度的形式明確每個(gè)部門(mén)及人員的職責，還應在系統中采用密碼控制技術(shù)，防止越權行為的發(fā)生。
B：是否編制了切實(shí)可行的開(kāi)發(fā)計劃，計劃是否經(jīng)過(guò)嚴格審查、仔細和反復調查后才予以實(shí)施；在開(kāi)發(fā)過(guò)程中是否實(shí)施了嚴格的人員調配；系統的文檔資料是否齊全規范，保管制度是否等。這項評價(jià)適用于自行開(kāi)發(fā)軟件的單位。
C：是否只有經(jīng)過(guò)授權批準的人才能接觸系統的硬件、軟件、數據文件及系統文檔資料；機房是否具有安全保護措施、設備是否具有保護措施等；數據文件是否具有備份措施等。
D：是否建立正確可靠的硬件及軟件平臺，保證系統正常運作；尤其是系統軟件中是否具有錯誤處理的功能、文件保護的功能及安全保護的功能。如：系統是否自動(dòng)建立使用系統的人員和活動(dòng)記錄，以備日后檢查；存貯的文件是否實(shí)施加密措施，以保證只有掌握密碼的人才能打開(kāi)文件等等。
E：是否采取了嚴格的輸入控制措施，來(lái)保證系統輸入信息的可靠性。例如：輸入憑證的完整性、是否具有憑證的試算平衡控制、憑證的編號是否按順序設置，有無(wú)重復號碼、憑證的借貸方金額是否相等、對由計算機發(fā)現的錯誤是否拒絕接受并予以提示，改正錯誤后重新提交系統并作好錯誤記錄等等。
F：是否采取了適當的處理控制措施，來(lái)保證會(huì )計數據處理準確性、完整性。例如：是否只有經(jīng)過(guò)授權批準的人才能執行登賬、對賬、結賬等會(huì )計處理操作；系統是否具有防止或及時(shí)發(fā)現數據出錯的措施；對非正常中斷是否具有恢復功能；系統是否具有防止非法篡改的功能等等。
G：是否采取了適當的輸出控制措施，來(lái)保證系統能完整、準確地輸出經(jīng)處理的會(huì )計信息。例如：未經(jīng)授權批準的人不能接觸輸出資料，打印輸出的資料是否進(jìn)行登記，并經(jīng)有關(guān)人員檢查后簽章才能使用或予以保管等。
以上內部控制在系統中由計算機內部控制和手工控制組成。不同的系統中設置的程序化控制也不相同，尤其是自行開(kāi)發(fā)的會(huì )計軟件在這方面比較松懈，因此對每個(gè)系統都應認真檢查是否建立了規章制度，用管理來(lái)彌補計算機內部控制的不足。
�、蹖炔靠刂频膱绦星闆r進(jìn)行符合性測試。主要是對上條中設置的內部控制措施是否得到認真執行而采取的測試。對計算機內部控制可以利用計算機進(jìn)行輔助測試，對手工控制則可以采取如觀(guān)察法、實(shí)驗法等手工測試。
�、軐炔靠刂七M(jìn)行總評。主要考慮系統內部控制中有哪些比較滿(mǎn)意的措施、是否能夠通過(guò)符合性測試，符合程度如何、內部控制是否可以信賴(lài)等。
2、做好系統電算過(guò)程和結果的審計
在系統中，輸入的原始數據、處理的中間結果和最后結果都是以數據文件的形式存貯于電、磁介質(zhì)或打印輸出在紙質(zhì)賬頁(yè)上，要對系統電算過(guò)程和結果的真實(shí)性、正確性、合法性等進(jìn)行評價(jià)，必須對數據文件進(jìn)行審計。數據文件審計可以是對打印輸出的數據文件進(jìn)行審計，也可以是對存貯在電、磁介質(zhì)上數據文件進(jìn)行審計，前1種數據文件審計與手工會(huì )計系統中對憑證、賬簿、報表的審計方法與技術(shù)相同，后1種數據文件的審計則需要運用計算機輔助審計技術(shù)進(jìn)行審查。通常，為了節省時(shí)間，提高審計效益和審計質(zhì)量，采用后1種審計方法。即可直接從系統中取得所需數據。
對于自行開(kāi)發(fā)的會(huì )計軟件，審計人員可以復制它的數據庫，直接用計算機語(yǔ)言或采用計算機語(yǔ)言編制輔助審計程序訪(fǎng)問(wèn)數據庫，可對整個(gè)數據庫或選定的數據進(jìn)行復核，可有效地執行大量數據的驗算、重新分類(lèi)及匯總工作，可詳細地檢查數據庫的，按指定的標準查找記錄，總之，根據審計目的進(jìn)行計算和處理，并按照審計要求輸出審計信息。
對于購置的會(huì )計電算化系統，由于軟件公司對其軟件的設計過(guò)程、數據結構采取嚴格的防范和保密措施，直接打開(kāi)其數據庫的困難較大。但較完整的會(huì )計電算化系統1般都建立了查詢(xún)、對賬、統計或財務(wù)、通用報表等功能，審計人員在對被審系統的數據文件進(jìn)行審計時(shí)，可利用這些功能完成部分審計任務(wù)。例如利用被審系統的查詢(xún)模塊，可以按指定的條件查找數據文件中的數據。
雖然在工作中能利用電算化系統軟件自身的功能模塊，但其功能畢竟是為會(huì )計人員所設置的，對審計人員來(lái)說(shuō)，仍然存在著(zhù)很多不便。想要打開(kāi)系統的數據文件則比較困難，因此最好在會(huì )計軟件中建立標準數據接口，使得不同格式的數據能夠轉換成同1格式，從而節省審計人員的時(shí)間和精力，提高審計效率。
尤其值得1提的是在大型的已形成了局域網(wǎng)的系統中，可以為審計人員設立1個(gè)終端，將審計人員的計算機作為1個(gè)特殊的用戶(hù)連入局域網(wǎng)中，供其使用，但應該注意的是對審計人員的計算機終端設定的權限是只能查詢(xún)不能修改。例如：我校的財務(wù)系統采用天財高教財務(wù)會(huì )計計算機管理系統，形成了自成1體的局域網(wǎng)。并利用已有的校園網(wǎng)線(xiàn)路，將審計處的計算機連入財務(wù)網(wǎng)，開(kāi)通了會(huì )計核算管理、指標管理、往來(lái)賬管理、數據等功能模塊中的查詢(xún)功能。審計處可以隨時(shí)了解各項經(jīng)費的使用情況，大大方便了審計工作。
對數據文件內容的合法性、真實(shí)性、正確性的審查范圍與數量，與被審單位的內部控制制度的健全性和有效性以及會(huì )計軟件功能的正確性、可靠性密切相關(guān)。如果被審系統的內部控制健全有效，會(huì )計軟件功能正確可靠，則可減少數據文件實(shí)質(zhì)性審查的數量和范圍，反之，則應擴大實(shí)質(zhì)性審查的數量和范圍。
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