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謅議高校行政管理功能定位與實(shí)踐論文
一、解析基礎上對辦公室行政管理的功能定位
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1．聯(lián)系上級部門(mén)的功能。關(guān)于這一點(diǎn)已經(jīng)在職能部門(mén)的討論中闡述清楚了，作為行政管理的功能定位而言，則是聚焦于具體實(shí)施環(huán)節。在高�？茖庸芾頇C制下，辦公室負責人在履行聯(lián)系上級部門(mén)的前提，應是在二級學(xué)院管理層的授權之下的。正是因為這樣，辦公室實(shí)則以高�；鶎又黧w的地位起到了“外傳內答”的功能�！巴鈧鳌币馕吨�(zhù)通過(guò)收集內部民意或是各類(lèi)訴求，在遵循上傳程序的基礎上來(lái)履行自身的行政職能�！皟却稹斌w現為，辦公室行政管理首先應在高校黨委的統一管理之下，從而作為聯(lián)系的橋梁來(lái)完成下行信息傳遞。
2．聯(lián)系兄弟部門(mén)的功能。這里的兄弟部門(mén)不僅包括教學(xué)部門(mén)，也包括非教學(xué)部門(mén)。前者諸如其它二級學(xué)院，后者諸如校辦。之所以強調這種功能在于，建立與二級學(xué)院的聯(lián)系將有助于促進(jìn)本部門(mén)“社會(huì )資源”的拓寬，從而建立起良性互動(dòng)的互補效應。針對聯(lián)系非教學(xué)部門(mén)而言，則在于建立起良性互動(dòng)的信息交流機制。不難理解，受到我國社會(huì )文化特征的決定，良性互動(dòng)關(guān)系的建立將為本部門(mén)的資源配置提供先機。
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對內則嚴格界定在二級學(xué)院內部，這也成為了辦公室行政管理另一領(lǐng)域的功能定位。實(shí)踐表明，辦公室與內部成員間的行政聯(lián)系主要包括：（1）傳遞上級文件精神；（2）承辦部門(mén)內的二級教職工代表大會(huì )；（3）對內部行政和教學(xué)管理人員進(jìn)行績(jì)效考核；（4）協(xié)助二級管理層組織和協(xié)調內部有關(guān)事項等。其中，以下再著(zhù)重就第三和第四項功能進(jìn)行討論。
1．人員績(jì)效考核。一般來(lái)說(shuō)，行政和教學(xué)管理人員應履行坐班制，這與一線(xiàn)教師的角色還有不同。因此，若要維系各項工作的正常運轉，辦公室行政管理應將考核有關(guān)人員的坐班履行情況納入其中；同時(shí)，在涉及到假期值班和教學(xué)期間值周要求時(shí)，辦公室行政還應落實(shí)和考核相關(guān)人員的履職情況。
2．內部事項協(xié)調。目前高校都在進(jìn)行績(jì)效工資改革，這一改革不僅可以看作是高校工資制度的一種變革，也同樣是薪酬利益配置制度的變革。從目前所反饋的信息來(lái)看，二級學(xué)院的教職工難免存在不穩定情緒。因此，辦公室在行政管理中首先應充分收集民意和訴求，并按時(shí)、合規的向主管部門(mén)傳遞；同時(shí)，還應向教職工認真解釋文件精神。當然，其它內部事項協(xié)調也應這樣展開(kāi)。
二、功能定位下的實(shí)踐模式構建
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圍繞著(zhù)國有資產(chǎn)配置來(lái)構建。在二級學(xué)院的教學(xué)與管理方面，都涉及到國有資產(chǎn)的配置等問(wèn)題。對于教學(xué)方面來(lái)說(shuō)，諸如專(zhuān)業(yè)實(shí)訓室的建設；對于后者而言，則包括日常管理中所需要的電腦和文件柜等。從二級學(xué)院內涵發(fā)展的角度出發(fā)，應大力爭取高校管理層對前者的資金支持；并也應對后者的使用進(jìn)行成本控制。此時(shí)，辦公室行政管理中的重要內容就在于，將學(xué)院這些訴求通過(guò)正式書(shū)面材料及時(shí)上傳給高校管理層。并在協(xié)助部門(mén)管理者在非正式場(chǎng)合上與高層所進(jìn)行的信息互動(dòng)�；蛟S其他作者對于非正式場(chǎng)合的行政管理視而不見(jiàn)，但結合我國傳統文化的特征來(lái)看，這恰是辦公室行政管理的客觀(guān)延伸。
�。ǘ┞�(lián)系兄弟部門(mén)的實(shí)踐
本文已經(jīng)申明，對于具體的教學(xué)管理內容存而不論。那么建立起聯(lián)系兄弟部門(mén)的實(shí)踐又為哪般呢。本文認為，在高校目標管理下的目標協(xié)同，仍需要各平級部門(mén)建立起自主的協(xié)調機制來(lái)。如，同級院系之間在教學(xué)等場(chǎng)地上的協(xié)調與溝通；或者，學(xué)院同行政部門(mén)在被考核與考核之間的協(xié)調與溝通，這些都需要通過(guò)與兄弟部門(mén)建立聯(lián)系來(lái)完成。因此，存在著(zhù)聯(lián)系需要的情況下，辦公室應代表學(xué)院管理層先期與兄弟部門(mén)建立起信息溝通意向，然后在組織實(shí)施下來(lái)促成正式交流和開(kāi)展。關(guān)于這一點(diǎn)，實(shí)則是對行政程序的一種遵守，也是高校二級部門(mén)之間工作聯(lián)系的最佳選擇。
�。ㄈ┤藛T績(jì)效考核的實(shí)踐
針對學(xué)院教學(xué)和行政管理人員各項考核結果，不僅直接反映在績(jì)效獎金的發(fā)放上，還存在著(zhù)公開(kāi)、公平、公正的問(wèn)題。因此，辦公室行政管理在這方面工作的開(kāi)展，須建立在高校、學(xué)院等兩級行政章程規定內來(lái)進(jìn)行。與此同時(shí)，辦公室還應向被考核人員充分闡述績(jì)效考核體系的具體組成。本著(zhù)權責對等原則，辦公室還應與教職工代表組成工作監督小組，從而促進(jìn)該項工作的穩步進(jìn)行。從目前的情況來(lái)看，高校行政管理和教學(xué)人員仍承擔著(zhù)較大的工作任務(wù)，因此在針對坐班或其他的一些情況的檢查應采取靈活、柔性化的方式。
�。ㄋ模﹥炔渴马梾f(xié)調的實(shí)踐
不難理解，高校的院系辦公室除了事務(wù)性的工作，主要是起中介作用。從而，在進(jìn)行內部事項協(xié)調時(shí)難免因缺少授權而處于尷尬局面，如上文提到的績(jì)效獎金的發(fā)放問(wèn)題。為了增強辦公室在此處行政管理的力度，學(xué)院應建立具體的工作績(jì)效考核辦法，并在全院教職工中通過(guò)的情況下，由辦公室協(xié)同本部門(mén)的黨政組成專(zhuān)門(mén)的考核小組來(lái)履行考核工作。這樣一來(lái)，實(shí)則就為辦公室的行政管理建立起了“合法”地位。當然，這仍處在不斷摸索之中。
三、其他方面：建立以人為本的行政管理模式
“以人為本”的管理理念是高校辦公室一切管理理念的基礎和核心。教育要以育人為根本。以學(xué)生為主體；辦學(xué)要以人才為本，以教師為主體。辦公室工作性質(zhì)就決定了其在工作的每一個(gè)細節上，都要樹(shù)立為教師、為學(xué)生、為職工服務(wù)的思想。以人為本的管理主體，體現在兩個(gè)方面．一是以辦公室管理者為本，另一個(gè)是以工作人員為本。所謂以辦公室管理者為本，是指辦公室管理者作為一個(gè)領(lǐng)導者，擁有上級賦予的領(lǐng)導權力，對辦公室工作負有領(lǐng)導責任。辦公室要實(shí)現真正、有效的管理目標，辦公室管理者應該不斷提高自身管理素質(zhì)，樹(shù)立正確的用人觀(guān)念，做到公正、公平、公開(kāi)地處理各項對人的事宜，使被管理者感受到了公正評價(jià)和公平待遇：所謂以工作人員為本，是指要樹(shù)立工作人員是辦公室管理的主體．而不是被管理的客體。以人為本的實(shí)質(zhì)就在于充分發(fā)揮人在管理中的主體作用，通過(guò)研究人的需要、動(dòng)機和行為。并以此激發(fā)人的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng )造性，實(shí)現管理的高效益。按照這一思想，工作人員是做好整個(gè)辦公室管理工作的根本因素，學(xué)院領(lǐng)導和辦公室管理者應把辦公室的每位成員視為管理中的重要資源。并在管理中構建民主平等的人際關(guān)系，以辦公室工作為中心形成強大的凝聚力，使每位成員都能獨立自主的工作。積極主動(dòng)地發(fā)揮他們的創(chuàng )造精神和創(chuàng )造力，最大限度地發(fā)掘和調動(dòng)他們的潛力，提高辦公室管理的效益。
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