提升高校院系行政管理水平的思考論文

　　摘要：提高高�；鶎釉合敌姓�管理水平，必須首先加強院系行政領(lǐng)導能力的建設，同時(shí)，要進(jìn)一步優(yōu)化行政崗位設置和人員素質(zhì)，全面加強行政管理工作的制度建設及科學(xué)合理的管理服務(wù)評價(jià)標準，是提高院系管理服務(wù)水平的關(guān)鍵。

　　關(guān)鍵詞：行政管理服務(wù)；能力建設；隊伍結構；管理制度

　　改革開(kāi)放30多年來(lái)，高等教育管理體制、管理模式、管理理論等方面的改革不斷深入。高等學(xué)校為了進(jìn)一步適應辦學(xué)規模的不斷擴大，提高教學(xué)質(zhì)量、科研能力和管理水平，先后進(jìn)行了一系列校內管理體制的改革。例如將高校原有的“系”合并為“學(xué)院”，實(shí)行了學(xué)校與學(xué)院的兩級管理模式，將學(xué)校管理的重心下移至院系，使院系成為了高校管理工作的前沿。因此，提升院系行政管理能力和服務(wù)水平、提高工作效率等等對高校行政管理工作的可持續發(fā)展都具有極其重要意義。本文擬就個(gè)人在日常工作中的所見(jiàn)所聞?wù)勑┐譁\的看法。

　　一、院系行政管理服務(wù)工作中存在的不足

　　高校院系的行政辦公室是一個(gè)直接為教學(xué)、科研服務(wù)，為教師、學(xué)生服務(wù)的基層行政管理、服務(wù)機構。其管理服務(wù)工作涉及方方面面、上上下下。在日常行政管理服務(wù)的工作中，雖然我們盡了很大努力，完成了各項工作任務(wù)，取得了一定的成績(jì)，但距離社會(huì )發(fā)展對高等教育管理改革的要求和學(xué)校對院系行政管理工作的要求還存在一定的差距。

　　1、缺乏對行政管理工作的管理意識和方式的創(chuàng )新思維。對院系行政系統管理工作思路不清、按部就班、沒(méi)有創(chuàng )新，沒(méi)有突破；在日常工作中往往見(jiàn)小不見(jiàn)大，忽略站在高點(diǎn)上的全局意識，對工作中存在的問(wèn)題往往強調客觀(guān)因素多，主動(dòng)分析主觀(guān)原因少；在深化院系行政管理工作改革面臨較好機遇時(shí)，往往表現為優(yōu)柔寡斷、瞻前顧后、缺少擔當。

　　2、人員結構變化與崗位分工調整不協(xié)調。由于高校改革中的院系合并，致使部分原本工作人員較多的老院系行政、后勤人員進(jìn)一步匯集。為了維持穩定、和諧的大局，各院系又千方百計安排富余人員，其中包括爭取增加行政編制、供養閑人等方式，這就形成了有崗在編的部分行政人員的工作量嚴重不足，出現了“一崗多人”“因人設崗”和“因人設事”等現象。時(shí)至今日，隨著(zhù)行政隊伍的自然減員和新人的招聘選拔，院系行政隊伍的人員結構正在逐步完成由老齡化向年輕化、由低學(xué)歷向高學(xué)歷的轉變。這在客觀(guān)上使院系行政人員隊伍得到了初步優(yōu)化。但是，原有行政人員的工作范圍和職責并未隨之進(jìn)行全面的梳理與調整、合并，反而繼續因襲原有的不合理的人員設置，把自然減員后應該優(yōu)化、合并、重組的崗位繼續招聘新人接替，繼續保持和延續了人員分工不合理和工作量分配上嚴重的不均衡現象。

　　3、工作能力與崗位職責不協(xié)調。高校院系的行政辦公室是一個(gè)直接為教學(xué)、科研服務(wù)，為教師、學(xué)生服務(wù)的基層行政管理、服務(wù)機構。院系行政系統各辦公室面對的服務(wù)對象和崗位職責雖然各有不同，但對各辦公室工作人員的基本素質(zhì)和工作能力的要求應當按崗位職責的要求選定。對各辦公室主任崗位應當要有一定的學(xué)歷、能力要求。有些辦公室工作人員由于學(xué)歷、能力、工作經(jīng)驗無(wú)法達到崗位職責的要求，為了完成某些由于該崗位工作人員能力不及而無(wú)法完成的工作時(shí)，院系還要為該崗位的行政工作人員聘請本院系的研究生為其做“助理”，協(xié)助完成該崗位的行政人員不能勝任的某些工作。

　　4、考核激勵機制還不完善。在管理服務(wù)的評價(jià)方面，缺乏對院系部分行政崗位工作的較為全面的了解和客觀(guān)評價(jià)，對每個(gè)人所從事的工作量及對工作的完成情況（質(zhì)與量）缺乏全面、科學(xué)的考核與評估，僅有每年年終在一定范圍內對行政人員進(jìn)行的“測評”。這種“測評”雖有一定程度的參考意義，但由于缺少剛性考核指標，也不乏某些評價(jià)帶有太多的個(gè)人感情色彩，致使“會(huì )哭的孩子吃奶多”而挫傷了大部分踏踏實(shí)實(shí)工作的行政人員的積極性。

　　5、缺少完整的、操作性強并行之有效的行政管理制度及工作流程。目前，大部分辦公室無(wú)管理制度可循，僅個(gè)別辦公室雖有部分管理制度，但多年來(lái)也未能及時(shí)修訂。在行政管理工作中，不是靠制度管理，而是采取較為隨意的管理方式，就連最基本的日常工作考勤都沒(méi)有統一的明文規定的考勤管理規則。另外，行政各辦公室的各項業(yè)務(wù)工作都有一定的辦事程序，大部分老師、學(xué)生對此并不十分了解，致使他們在辦事過(guò)程中增加了時(shí)間與精力成本的支出。

　　二、解決行政管理工作存在的問(wèn)題，提升行政管理服務(wù)水平

　　以上這些問(wèn)題和不足有歷史原因，也有現實(shí)原因。既有來(lái)自領(lǐng)導層面的，也有來(lái)自普通行政管理人員的。如何進(jìn)一步提高院系的行政管理、服務(wù)水平，筆者認為：

　　1、加強行政領(lǐng)導能力的建設。首先要進(jìn)一步提高對院系行政管理工作重要性的認識，要身在其位善謀其政，理清思路；要主動(dòng)進(jìn)取、銳意改革；要善于協(xié)調院系行政系統各辦公室之間和工作人員之間的分歧與矛盾，加強各辦公室之間和工作人員之間具有實(shí)質(zhì)意義和一定水平的溝通與交流，切忌簡(jiǎn)單的形式模仿；要正視行政管理服務(wù)工作中存在的問(wèn)題，敢于承擔領(lǐng)導責任，敢于抓工作中的主要矛盾，敢于開(kāi)拓、科學(xué)創(chuàng )新，敢于撇開(kāi)個(gè)人情感，分清輕重緩急、合理安排各項工作，才能有效解決院系行政管理工作中的諸多不足。

　　2、要建立嚴格的崗位目標責任制，實(shí)現院系行政各辦公室崗位設置與各崗位人員調配的合理性、科學(xué)性。

　�。�1）應當進(jìn)一步明確行政各辦公室的崗位職責與能力標準,對行政各管理崗位引入競爭機制，在院系行政系統內部公布各崗位的崗位職責與工作目標，并在內部對各崗位實(shí)行公開(kāi)招聘，嚴格考核各崗位工作人員的綜合素質(zhì)水平，真正做到“人盡其才”，以實(shí)現真正意義上的競爭上崗。

　�。�2）根據行政人員自然減員和新人加入后行政人員整體結構發(fā)生的變化，抓住時(shí)機，推進(jìn)改革，調整、合并人員分工，徹底解決歷史遺留問(wèn)題，充分調動(dòng)和挖掘所有行政工作人員的熱情與潛能，逐步糾正行政崗位設置上存在的歷史遺留問(wèn)題，調整人員布局。對已經(jīng)具備了可以精簡(jiǎn)、優(yōu)化的部分工作職責予以重新調整，成就一支精干、高效的院系行政管理隊伍。

　　3、應當建立、健全科學(xué)的崗位考核、激勵機制及科學(xué)合理的管理、服務(wù)評價(jià)制度。結合本院系的具體情況，把硬性指標與彈性指標相結合，制定和完善不同行政管理崗位的評價(jià)指標體系和評價(jià)辦法，把考核評價(jià)作為管理的重要手段，加大崗位目標責任的約束力度，促進(jìn)和保障崗位職責與管理目標的實(shí)現。

　　4、應當建立、健全行政管理的各項規章制度和工作流程，強化內部管理，強化服務(wù)意識，提升管理、服務(wù)水平,促使辦公室各項工作納入制度化、規范化、科學(xué)化的軌道。

　�。�1）必須首先建立、健全一套完善的、切實(shí)可行的規章制度,使行政管理服務(wù)的各項工作有章可循，避免工作中的隨意性，減少因摻雜各種個(gè)人因素而影響管理工作的公平與公正。

　�。�2）提升和強化服務(wù)意識，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。行政各辦公室應當在院系的主頁(yè)上開(kāi)辟服務(wù)專(zhuān)欄，將行政、后勤、安全等日常管理服務(wù)工作的一般性工作規范及辦事流程公布出來(lái)，使老師、學(xué)生通過(guò)院系主頁(yè)查看辦事流程和了解各類(lèi)服務(wù)、溫馨提示、安全警示等信息，提高服務(wù)質(zhì)量和辦事效率，為教師、學(xué)生提供更加便捷的服務(wù)。

　�。�3）應當繼續提升院系行政管理人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)工作水平，增強工作責任感。院系行政各辦公室是管理、服務(wù)工作的“窗口”，它涉及院系工作的方方面面，頭緒較多，瑣碎繁雜。行政工作人員的一言一行都直接影響到本院系和院系行政系統的整體形象。因此，在日常工作中要不斷引導和教育所有行政工作人員必須在工作中努力做到堅持原則、遵紀守法；顧全大局，寬厚友善；淡泊名利，甘于奉獻，以平和的心態(tài)面對每天默默無(wú)聞、不斷輪回重復的所有工作。

　　院系行政辦公室是一個(gè)綜合性機構體系,是高校管理與服務(wù)工作的前沿。我們只有在工作中不斷進(jìn)取，勇于承擔院系行政管理改革的責任，以專(zhuān)業(yè)的管理、服務(wù)水平為目標，樹(shù)立院系行政管理隊伍良好的形象，才能真正提高院系行政管理與服務(wù)工作的水平，才能保證院系辦公室工作的優(yōu)質(zhì)、高效運轉。

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