藝術(shù)院校藝術(shù)檔案管理工作淺析論文

　　【摘要】藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案管理不僅僅要遵循一般的檔案管理準則，還要考慮到藝術(shù)檔案自身的特征。本文探討了藝術(shù)院校藝術(shù)檔案特點(diǎn)，并以此為出發(fā)點(diǎn)，為做好藝術(shù)檔案管理工作提出建設性意見(jiàn)。

　　【關(guān)鍵詞】藝術(shù)檔案；管理

　　關(guān)于藝術(shù)檔案的定義各有說(shuō)法，而《藝術(shù)檔案管理辦法》中關(guān)于藝術(shù)檔案概念的概述，具有較高的認可度。藝術(shù)檔案是在藝術(shù)創(chuàng )作、演出、研究、教育、交流等各種活動(dòng)中形成的，對于個(gè)人、院�；蛘呱鐣�(huì )具有保存、參考價(jià)值的原始性記錄。藝術(shù)院校檔案館是藝術(shù)檔案產(chǎn)生和管理及利用的關(guān)鍵機構，藝術(shù)檔案是藝術(shù)學(xué)院檔案管理的所有檔案類(lèi)別中的重要組成部分，也是國家檔案信息資源的重要類(lèi)別。但長(cháng)期以來(lái)，檔案界對藝術(shù)檔案管理的實(shí)踐操作和理論研究都重視不夠，藝術(shù)類(lèi)院校對于藝術(shù)檔案的管理也不夠重視。

　　一、藝術(shù)檔案的特點(diǎn)

　�。ㄒ唬�實(shí)時(shí)性。藝術(shù)檔案具有很強的實(shí)時(shí)性，藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案的產(chǎn)生和收集具有特定的時(shí)間和特定地點(diǎn)，錯過(guò)特定的收集時(shí)間，在之后就非常難再次收集齊全。不同于其他類(lèi)型的檔案，藝術(shù)檔案不是產(chǎn)生即存在，存在即歸檔。藝術(shù)院校檔案館要為此制定統一的移交和歸檔鑒定時(shí)間制度。藝術(shù)檔案在移交院校檔案館之前，需要有安全合適的保管環(huán)境進(jìn)行管理，現場(chǎng)藝術(shù)創(chuàng )作產(chǎn)生的影音資料等，無(wú)法在活動(dòng)之后，進(jìn)行再次的增補工作。

　�。ǘ�）多樣性。藝術(shù)檔案具有多樣性的特點(diǎn)。藝術(shù)的創(chuàng )作和演出包含了作曲、歌唱、語(yǔ)言、造型、綜合等各個(gè)方面，每種藝術(shù)類(lèi)別又包含復雜的藝術(shù)形式，比如說(shuō)，音樂(lè )、美術(shù)、舞蹈、影視、攝影等等。藝術(shù)檔案的記錄手段各異，也是藝術(shù)檔案多樣性的原因，如文字、圖片、視頻等。除此之外，由于載體的不同，有紙張、膠片、磁性材料等等。

　�。ㄈ�）形象性。藝術(shù)檔案具有形象性，形象性是藝術(shù)檔案的關(guān)鍵性特點(diǎn)。形象是藝術(shù)創(chuàng )作的演繹。任何藝術(shù)形式的存在都依賴(lài)于形象的準確描述，沒(méi)有形象，藝術(shù)也不會(huì )存在。因而，客觀(guān)、真實(shí)地記錄現實(shí)藝術(shù)的藝術(shù)檔案就具有形象性。其次，藝術(shù)檔案由好幾個(gè)部分構成，形象是其中之一。照片、繪畫(huà)等都是作為藝術(shù)檔案對藝術(shù)形象的真實(shí)有效記錄。最后，以文字為載體的藝術(shù)檔案，即使形象性的特點(diǎn)表現得不直接，例如：音樂(lè )劇本，它會(huì )創(chuàng )造出一定的想象空間，令人身臨其境，具有形象性的特點(diǎn)。

　�。ㄋ模┏商仔�。藝術(shù)檔案具有成套性。一次藝術(shù)活動(dòng)、藝術(shù)創(chuàng )作或者藝術(shù)表演過(guò)程中形成的所有的相關(guān)材料構成了一個(gè)統一的、完整的整體，藝術(shù)檔案的各個(gè)藝術(shù)要素具有不可分離性，藝術(shù)檔案反映的是藝術(shù)創(chuàng )作者藝術(shù)創(chuàng )新活動(dòng)的全過(guò)程。因此說(shuō)，記錄藝術(shù)活動(dòng)的藝術(shù)文字材料等等具有成套性特征。

　　二、加強藝術(shù)檔案管理的措施

　�。ㄒ唬┛茖W(xué)規范藝術(shù)檔案歸檔范圍。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案的歸檔范圍不同于一般的行政文書(shū)檔案或者其他的專(zhuān)業(yè)檔案，依據一般的藝術(shù)院校檔案館的收集需求和未來(lái)發(fā)展要求，藝術(shù)檔案的收集歸檔范圍主要有：各類(lèi)劇本和樂(lè )譜、場(chǎng)記、攝影創(chuàng )作設想、演出錄音帶、錄像帶，藝術(shù)總結、宣傳材料、職員材料、國內外重大藝術(shù)活動(dòng)的文件材料、藝術(shù)教育方面的教材，院校學(xué)生作品、展覽的展冊、藝術(shù)研究以及其它研究成果的材料等等。

　�。ǘ�）加快建立藝術(shù)檔案制度。加快建立健全藝術(shù)檔案的管理制度�！蛾P(guān)于加強國家檔案工作的決定》指出，要對檔案進(jìn)行集中統一的管理，維護檔案的完整、安全與可用性。藝術(shù)檔案是專(zhuān)業(yè)檔案的一類(lèi)，藝術(shù)檔案工作也是檔案管理工作的內容，必須保證藝術(shù)檔案的完整與安全，使藝術(shù)檔案更好地為藝術(shù)工作服務(wù)并得到長(cháng)久保存。首先，在藝術(shù)活動(dòng)中形成的藝術(shù)文件材料，積累、整理和歸檔作為考核部分，列出負責人的職責范圍。其次，建立藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案的歸檔制度，明確制定歸檔范圍、時(shí)間和質(zhì)量要求。只要是院校藝術(shù)活動(dòng)、藝術(shù)創(chuàng )作和藝術(shù)研究中形成的一切具有現實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值的藝術(shù)材料，都應由業(yè)務(wù)部門(mén)整理后及時(shí)歸檔。

　�。ㄈ�）建立專(zhuān)業(yè)數據庫。藝術(shù)檔案有效管理的價(jià)值是為了使檔案實(shí)現有序化，能真實(shí)、客觀(guān)、有效地保存藝術(shù)院校的集體記憶，沉淀學(xué)校及學(xué)術(shù)傳統和校園文化。藝術(shù)院校檔案館的工作人員要以學(xué)校的重大事件為契機，以豐富的檔案館藏生動(dòng)展示藝術(shù)院校的精神氣質(zhì)和品質(zhì)，促使藝術(shù)檔案館成為一個(gè)藝術(shù)產(chǎn)品和藝術(shù)類(lèi)的文化、精神的收藏、展示、傳承的集中中心。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案管理不是簡(jiǎn)單地保存各類(lèi)藝術(shù)檔案實(shí)體，而是要深層次地開(kāi)發(fā)藝術(shù)檔案信息資源。逐步建立專(zhuān)題數據庫，包括圖片展、系列講座等等，能夠真實(shí)、客觀(guān)地反映藝術(shù)院校的發(fā)展歷程。隨著(zhù)廣大教職員工對藝術(shù)檔案的需求的提高，提供專(zhuān)題查詢(xún)服務(wù)。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案館要關(guān)注院校的發(fā)展，著(zhù)眼于藝術(shù)院校的未來(lái)發(fā)展大局，將具有重要參考價(jià)值和利用價(jià)值的藝術(shù)檔案材料收集齊全完整，并建立藝術(shù)類(lèi)院校的藝術(shù)檔案專(zhuān)題數據庫。

　�。ㄋ模┘訌妼�(shí)時(shí)性、經(jīng)常性收集。藝術(shù)院校的檔案工作人員要做好藝術(shù)檔案實(shí)時(shí)的、經(jīng)常性的收集。一般情況下，藝術(shù)院校的檔案工作人員都習慣于按照文書(shū)檔案、會(huì )計檔案、基建檔案等其他類(lèi)別的專(zhuān)業(yè)檔案的收集思路和方式，定點(diǎn)、定時(shí)地收集、整理檔案。特別是在當前大多數藝術(shù)院校由部門(mén)立卷，檔案館人員收集、管理檔案的能動(dòng)性和參與性降低。對于實(shí)時(shí)產(chǎn)生的藝術(shù)檔案，不一定要等到年終時(shí)收集齊全并歸檔。從宏觀(guān)上把握藝術(shù)檔案的產(chǎn)生時(shí)間，深入了解檔案產(chǎn)生的數量、類(lèi)型等等，檔案工作人員參與產(chǎn)生的環(huán)境中，對檔案的收集、歸檔、保管、編研、統計等做出更精確的要求。（下轉第155頁(yè)）（上接第135頁(yè)）

　　藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案工作是一項專(zhuān)業(yè)性工作，藝術(shù)檔案是重要的院校檔案類(lèi)別，也是國家重要的檔案資源，在維護文化事業(yè)的發(fā)展歷史和進(jìn)程上，發(fā)揮著(zhù)不可替代的重要作用。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案具有區別于其他類(lèi)別檔案的特征：實(shí)時(shí)性、多樣性、成套性和形象性的特征。為了更好地做好藝術(shù)檔案的管理工作，必須要加快藝術(shù)檔案管理制度的建設，規范藝術(shù)檔案的歸檔收集范圍，加強實(shí)時(shí)性、經(jīng)常性收集，建立具有高校專(zhuān)業(yè)特色的專(zhuān)業(yè)數據庫。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案工作者，要跳出檔案管理的思維定式，拓寬思路，以藝術(shù)教學(xué)、科研、實(shí)踐活動(dòng)的發(fā)展軌跡完整、真實(shí)地記錄高校的發(fā)展，突出藝術(shù)高校的文化精神，要爭取以活檔案的方式發(fā)揮藝術(shù)檔案的文化價(jià)值，為藝術(shù)院校在藝術(shù)發(fā)展、文化傳播中起到推動(dòng)作用。

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