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文書(shū)檔案整理過(guò)程中應注意的原則
[摘 要]在文書(shū)檔案的管理中，文書(shū)檔案的整理是一個(gè)非常關(guān)鍵的工作環(huán)節，所以要想更好的提高工作質(zhì)量，就一定要對文書(shū)檔案整理過(guò)程中應該把握的原則予以更加清晰的認識，只有這樣，文書(shū)檔案整理的效果才會(huì )更好，工作的效率也會(huì )更高，本文主要分析了文書(shū)檔案整理過(guò)程中應注意原則，以供參考和借鑒。
[關(guān)鍵詞]檔案;原則;整理
在檔案管理工作中，文書(shū)檔案整理占據著(zhù)非常關(guān)鍵的位置，它也是檔案工作中不容忽視的一個(gè)環(huán)節，只有不斷的提高文書(shū)檔案整理工作的質(zhì)量，才能更好的提高檔案查閱和利用效率的提高，所以在檔案工作中，工作人員一定要仔細、認真的將這項工作順利的完成。
一、重視檔案管理和利用的便利性
(1)注意不同檔案的保管期限、單位整理、裝訂
在整理工作中，應該按照文件材料自身的特點(diǎn)和使用價(jià)值的大小來(lái)確定其保管的期限，國家檔案局已經(jīng)做出了相關(guān)的規定，規定指出，文書(shū)檔案的保管期限主要有兩大類(lèi)，一類(lèi)是永久保存，一類(lèi)是定期保存。前者就是說(shuō)在不發(fā)生特殊的狀況下，檔案的保存期限可以無(wú)限期延長(cháng)。定期保存的檔案在年限上分成兩種，一種是保存十年，一種是保存30年。
大家都知道整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊、會(huì )議記錄、介紹信存根等都按其原來(lái)的裝訂方式，一個(gè)自然本(冊)為一件。
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后;計算機及其網(wǎng)絡(luò )環(huán)境中形成的文件。若定稿無(wú)重要修改手跡或無(wú)領(lǐng)導批示的，定稿無(wú)須保存的，正本在前，發(fā)文稿紙在后;(大家應注意的是發(fā)文稿紙;領(lǐng)導簽字后，必須加蓋單位公章)，正文在前，附件在后，原件在前，復制件在后;轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后;有文件處理單位的來(lái)文，文件處理單在前，正文在后。
方式與用材的選擇：應歸檔的文件，可根據件內文件的厚薄而定，文件較薄的全縣統一，可采用無(wú)糧漿糊等方式粘貼文件左上角，件內文件較厚的，用原來(lái)三孔一線(xiàn)的裝訂方式，裝訂時(shí)按1：8：6：的尺寸，以文件的左側為裝訂邊進(jìn)行裝訂;去掉金屬物后文件應取左邊和下側對齊，線(xiàn)兩頭分別留線(xiàn)背后打死結。
(2)保證檔案形成機關(guān)和部門(mén)之間建立良好的關(guān)系
在充分的保證文件之間形成有機聯(lián)系的前提下，將上級機關(guān)，同一級的機關(guān)和本機關(guān)應該管理的材料進(jìn)行科學(xué)的劃分，將同一類(lèi)的進(jìn)行妥善的整理，但是需要注意的是對于一些聯(lián)系非常密切的文件，如果其不屬于同一個(gè)部門(mén)，不能隨意將其分開(kāi)，如果要分開(kāi)，必須要請示上級主管部門(mén)，得到上級主管部門(mén)的批示以后才能將其分割開(kāi)。
(3)做好檔案利用中的保密工作
在檔案保密性上，總是采用一種觀(guān)點(diǎn)去看待它是不正確的，但是這并不意味著(zhù)檔案的使用者就不對重要的檔案進(jìn)行保密，在實(shí)際的工作中，應該強化檔案使用者的保密意識，同時(shí)還要做出嚴格的保密規定，讓檔案信息的使用者知道什么樣的情況下需要對檔案信息進(jìn)行保密，保密的范圍又是什么。
二、要保持檔案的自然聯(lián)系
(1)維護檔案原有的歷史聯(lián)系
檔案是對歷史的最為真實(shí)和客觀(guān)的反映，所以在檔案工作中，對檔案進(jìn)行嚴格的管理的緣由之一就是要將事物原本的面貌更加真實(shí)客觀(guān)的還原。
(2)保持檔案信息的來(lái)源聯(lián)系
檔案是社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)的過(guò)程中，由不同的黨委構成的，在檔案接收的時(shí)候也必須要體現出檔案自身的形成單位，這也就說(shuō)明，每一個(gè)檔案都是有其出處的，在文書(shū)檔案的來(lái)源方面應該注意到的一點(diǎn)就是注意保持文書(shū)檔案自身的形成機關(guān)或者時(shí)生效機關(guān)，這也是工作中需要注意的一個(gè)重要內容。
(3)注意檔案承載物的形式聯(lián)系
一般情況下，檔案都是又很多文書(shū)材料構成的，但是對文書(shū)材料內容進(jìn)行承載的物質(zhì)卻存在著(zhù)一定的差別，同一個(gè)內容，可以用文字的形式展現出來(lái)，也可以用聲音和圖像的形式展現出來(lái)，這樣也就形成了文字稿和錄音帶以及錄像帶等多種文字資料。當前計算機技術(shù)在文書(shū)檔案工作中也得到了非常廣泛的應用，所以也出現了電子文件的形式，在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，電子文書(shū)檔案和紙質(zhì)文書(shū)檔案在管理的方法上存在著(zhù)非常大的差別，所以在實(shí)際的工作中也需要對其進(jìn)行研究，做好電子檔案保護工作。
(4)尊重檔案反映的內在聯(lián)系
在文書(shū)檔案工作中，我們所填寫(xiě)的文字材料實(shí)際上都是為了可以更好的解決單位運營(yíng)和發(fā)展中存在的問(wèn)題，在單位進(jìn)行了一些重要的活動(dòng)之后也會(huì )形成文字材料，這些檔案的內容都是有著(zhù)十分緊密的聯(lián)系的，有些材料甚至是相互補充的，也是因為文字材料上存在著(zhù)非常明顯的內在聯(lián)系，所以在實(shí)際的工作中也逐漸體現出了文字材料的整體性，不同的案卷雖然不劃歸為一類(lèi)，但是其內在的聯(lián)系是不能忽視的，在對文書(shū)檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中也應該得到高度的重視，只有做好了這一點(diǎn)，才能更好的在工作中提高工作的效率和質(zhì)量。
(5)考慮檔案形成的時(shí)間聯(lián)系
檔案中的各種文字材料實(shí)際上都是在一定的歷史時(shí)期所形成的，所以，同一個(gè)時(shí)期形成的檔案在反應的內容上一定存在著(zhù)某些共同點(diǎn)，將同一時(shí)期的檔案放在一定位置可以很好的展現出這一過(guò)程中存在的問(wèn)題，這對整體管理工作質(zhì)量的提升都有著(zhù)十分重要的推動(dòng)作用。
三、尊重、利用檔案的原有基礎
原有的檔案能夠反映歷史面貌。歷史的原始記錄和客觀(guān)的有機聯(lián)系，使檔案能夠如實(shí)反映本單位社會(huì )活動(dòng)過(guò)程和歷史原貌，繼而使檔案對于工作查考、經(jīng)驗總結、科學(xué)研究等方面具有重要的憑證或參與作用。
檔案管理的標準不斷變化，原有的案卷總是無(wú)法符合新要求。然而，過(guò)去的案卷反映了過(guò)去的歷史環(huán)境和技術(shù)水平，反映了過(guò)去的真實(shí)歷史面貌，起到了歷史憑證作用。
四、結語(yǔ)
檔案整理工作在檔案管理工作中是一項基礎性的工作，它也是檔案工作得以順利展開(kāi)的前提，所以工作人員一定要對這一過(guò)程中出現的各種問(wèn)題予以總結，同時(shí)還要掌握工作中應該堅持的原則，只有這樣，檔案整理工作的質(zhì)量才能得到有效的提升。
參考文獻：
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