小型企業(yè)內部控制應注重實(shí)際運作控制
摘要：小型企業(yè)的組織體系通常采用垂直管理模式，管理跨度小，管理幅度窄。由于受規模、財力、人力等限制，小型企業(yè)內部控制機構(崗位)的設置和職責劃分容易產(chǎn)生交叉重疊現象，影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。因此，應當根據企業(yè)自身的特點(diǎn)和經(jīng)營(yíng)管理的需要，避繁就簡(jiǎn)、避虛務(wù)實(shí)，從經(jīng)濟性、實(shí)用性出發(fā)，注重實(shí)際運作控制。
實(shí)際運作控制亦稱(chēng)“應用控制”，是指在企業(yè)內部實(shí)際經(jīng)營(yíng)操作過(guò)程中實(shí)施的各項控制。主要包括批準控制、會(huì )計控制和實(shí)物控制。
一、批準控制
批準控制是指在某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生之前，按照既定程序，對其正確性、合理性、合法性加以核準，并確定是否讓其發(fā)生所進(jìn)行的控制。批準控制系事前控制，可將一切不合法的經(jīng)濟業(yè)務(wù)控制在事發(fā)之前，具有預防作用。小型企業(yè)的正常經(jīng)濟業(yè)務(wù)較多，因此，可采用一般批準方式，授權給較低層次管理人員，由其根據既定的預算、計劃、制度等標準，在授權范圍內行使批準權。這樣做，既能提高工作效率，又能保證經(jīng)濟活動(dòng)的靈活性和主動(dòng)性。
小型企業(yè)的例外經(jīng)濟業(yè)務(wù)較少，且無(wú)章可依。因此，對這些業(yè)務(wù)，必須采取特別批準方式，由高層管理人員直至廠(chǎng)長(cháng)(經(jīng)理)，專(zhuān)門(mén)研究后作出決定。小型企業(yè)的財務(wù)收支批準系內部控制的關(guān)鍵，可由各部門(mén)(小組)提出申請或計劃，財會(huì )部門(mén)審核后報廠(chǎng)長(cháng)(經(jīng)理)批準。這里，批準往往不是一次完成的，多數經(jīng)濟業(yè)務(wù)需經(jīng)兩次或兩次以上相互聯(lián)系的批準才能完成。后一次批準既是對前一次批準的認可，又是對前一次批準形成的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的進(jìn)一步監督和控制。若每次負責批準的人或部門(mén)相互獨立，則更能強化批準控制的功能。批準控制必須做到以下幾點(diǎn)：
1、所有人員不經(jīng)合法授權，不能行使批準權。按照責權利相結合的原則，在合理分工的基礎上，授予各層次管理人員相應的批準權限，賦予相應的責任。不經(jīng)合法授權，任何人不能審批;有批準權的人，只能在規定的權限范圍內行事，不得越權批準。
2、所有業(yè)務(wù)不經(jīng)批準，不能執行。為保證全部經(jīng)濟活動(dòng)按照既定的方針、政策進(jìn)行，每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)在執行之前，必須按照適當的批準程序，報經(jīng)有關(guān)人員或部門(mén)審批。未經(jīng)批準，不得辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)。
3、經(jīng)濟業(yè)務(wù)一經(jīng)批準，必須予以執行。如果情況有變不能執行，要及時(shí)請示匯報。
4、經(jīng)批準的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，必須按照已批準的方案進(jìn)行，不得擅自改動(dòng)。在執行中確需變動(dòng)或更改的，必須立即報告。
二、會(huì )計控制
會(huì )計控制是指通過(guò)企業(yè)內部會(huì )計活動(dòng)對經(jīng)濟業(yè)務(wù)實(shí)施的控制。為保證內部控制的有效性和可靠性，會(huì )計控制應具備以下內容：
1、恰當的崗位設置。為達到會(huì )計控制的目的，根據小型企業(yè)的特點(diǎn)，會(huì )計核算宜采用集中核算的方式，即由會(huì )計機構統一辦理。一般可設會(huì )計主管兼總賬會(huì )計、明細賬會(huì )計兼稽核、出納三個(gè)崗位。
2、嚴密的憑證制度。主要有三項：一是設計合適的憑證格式及傳遞程序。企業(yè)的每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)，都必須填制憑證，并按照規定的程序傳遞。這樣，一旦某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)出現問(wèn)題，就會(huì )在制作、傳遞憑證過(guò)程中及時(shí)被發(fā)現，憑證即成為追究責任的依據。二是所有憑證都要預先依次編號，以便查證。三是對所有憑證，無(wú)論是自制的還是外來(lái)的，在入賬之前必須經(jīng)過(guò)認真審核，以保證每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)入賬的正確性及合法性。
3、合理的會(huì )計記錄程序。為使會(huì )計控制順利進(jìn)行，可根據企業(yè)實(shí)際情況，建立一套合理的會(huì )計記錄程序，包括憑證填制、傳遞、審核、賬簿登記、報表編制等。設計會(huì )計記錄程序，要充分考慮企業(yè)規模大小、業(yè)務(wù)量多少，以及管理人員數量、水平等因素。在保證滿(mǎn)足所需核算資料和必要控制手續的前提下，盡可能地簡(jiǎn)化手續，以增強可操作性。
4、嚴格的日常核對制度。包括賬證核對、賬賬核對、賬表核對、賬實(shí)核對等。日常核對制度對保證會(huì )計記錄的真實(shí)、完整、正確，保證會(huì )計控制的有效性，具有至關(guān)重要的作用。
三、實(shí)物控制
實(shí)物包括企業(yè)的資產(chǎn)、物資以及會(huì )計資料等。實(shí)物控制是指為保護各種實(shí)物的安全完整，防止舞弊行為而進(jìn)行的控制。主要包括限制接近、實(shí)物保護和實(shí)物清查。
1、限制接近。實(shí)物的限制接近是減少實(shí)物被盜或毀損機會(huì )、劃分責任、保護實(shí)物實(shí)體的重要措施。實(shí)物接近要嚴格限制在經(jīng)批準的人員范圍內。根據各種實(shí)物的性質(zhì)和管理特點(diǎn)，合理確定允許接近的人員，并對限制接近的遵守情況進(jìn)行嚴格的檢查監督。比如，貨幣資金僅限于專(zhuān)職的收銀、出納人員，并與有關(guān)賬簿記錄人員相分離。出納人員要嚴格按照國家有關(guān)貨幣資金管理的規定保管和使用。存貨僅限于倉庫保管員，其他人員未經(jīng)批準不得接近。查看會(huì )計資料僅限于經(jīng)批準的有關(guān)人員，其他無(wú)關(guān)人員未經(jīng)批準不得隨意接近和查看，以免發(fā)生篡改、銷(xiāo)毀等事件。
2、實(shí)物保護。實(shí)物保護是指為使實(shí)物免遭盜竊、損傷及其他意外損害，確保實(shí)物的完整性而采取的各種措施。一般來(lái)說(shuō)，應對各種安全防范措施定期檢查，消除隱患，減少實(shí)物受損機會(huì )。
3、實(shí)物清查。結合企業(yè)自身特點(diǎn)，采取定期盤(pán)點(diǎn)或輪番盤(pán)存的方法，清查財產(chǎn)物資的實(shí)有數量，妥善處理盤(pán)盈盤(pán)虧，確保賬實(shí)相符。
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