人事檔案分析

　　近日，關(guān)于“大學(xué)畢業(yè)別讓檔案休眠”的報道引起社會(huì )關(guān)注，據統計，“棄檔族”日益擴容，全國約有60萬(wàn)以上的棄檔族。這引發(fā)了人們對人事檔案這一事物的重新審視與再思考。

　　不可否認，作為一項常規性的公共政策工具，我國人事檔案制度對社會(huì )管理曾經(jīng)起過(guò)作用。但如今，現行人事檔案制度已無(wú)法適應時(shí)代轉型和社會(huì )進(jìn)步的需要，其弊端與缺陷越來(lái)越明顯。

　　體制內外影響有別

　　“人事檔案是反映個(gè)人經(jīng)歷、道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)業(yè)績(jì)、個(gè)性特點(diǎn)等情況的歷史記錄，是確定職員工資待遇、社會(huì )勞動(dòng)保障、組織關(guān)系的憑證和參考。”青島行政學(xué)院副教授朱艷鑫在接受《中國科學(xué)報》記者采訪(fǎng)時(shí)這樣定義人事檔案的作用。

　　在計劃經(jīng)濟時(shí)代，人事檔案制度對信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了一定的貢獻。“但隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展和新的用工制度的建立，一些企業(yè)中人事檔案功能弱化，出現部分員工"棄檔"的現象。”朱艷鑫說(shuō)道。

　　事實(shí)上，從上世紀90年代初期開(kāi)始，大批企業(yè)關(guān)、停、并、轉，新的用工制度逐漸建立，這導致人員流動(dòng)性增加，職工的檔案管理逐漸與企業(yè)分離。這意味著(zhù)“單位人”開(kāi)始向“社會(huì )人”轉變。加之1997年國務(wù)院下發(fā)《關(guān)于建立統一的企業(yè)職工基本養老保險制度的決定》，開(kāi)始在全國建立統一的城鎮企業(yè)職工基本養老保險制度，辦理退休以及養老保險也開(kāi)始與人事檔案脫鉤�？梢哉f(shuō)，在目前人才市場(chǎng)化的背景下，人事檔案對流動(dòng)在“體制外”的人們來(lái)說(shuō)，已顯得無(wú)足輕重。

　　而就是這對流動(dòng)人員來(lái)說(shuō)“可有可無(wú)”的檔案，對體制內工作人員的影響依舊重大。朱艷鑫舉例道：“對事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，員工的職稱(chēng)晉級、職位提升、工資確定、退休、出國等,都需要根據人事檔案中的學(xué)歷、工作年限、政治表現等記錄來(lái)辦理。”

　　現行檔案制度的不足

　　“按道理說(shuō)檔案應該是隨著(zhù)人的流動(dòng)走，”在提及現行人事檔案制度的弊端時(shí)，勞動(dòng)人事科學(xué)研究院研究員張一名對《中國科學(xué)報》記者說(shuō)道，“但由于現在用工方式比較靈活，傳統檔案管理中的屬地、條塊、流動(dòng)和經(jīng)辦不是很便捷，所以造成了檔案在交接過(guò)程中的銜接有一些問(wèn)題，可能出現"檔案沒(méi)有隨人走"的現象。我想在"棄檔族"中主動(dòng)放棄檔案的應該不是很多，很多人還是因轉移不便造成的被迫棄檔。”

　　朱艷鑫認為，現在多數單位的人事檔案制度依然沿用計劃經(jīng)濟時(shí)代的模式，實(shí)行“人檔不分”“檔隨人走”的封閉式管理，檔案管理機制不健全、管理機構不專(zhuān)業(yè)、管理手段陳舊，管理方法落后。這些缺陷造成了以下人事管理方面的問(wèn)題：

　　一是人事檔案信息含量不足，重視政治歷史、思想品德、家庭關(guān)系等內容，輕視工作能力、現實(shí)業(yè)績(jì)，而且不及時(shí)添加新材料，出現人事檔案不連貫、碎片化;二是人事檔案信息內容失真。存在涂改工齡、年齡，偽造學(xué)歷、職稱(chēng)，銷(xiāo)毀證據材料等現象;三是制約人才流動(dòng)。人事檔案所有權歸單位，而職工對自己的檔案信息不具備知情權和使用權。當職工的工作調動(dòng)與單位發(fā)生分歧時(shí)，單位可能利用人事檔案來(lái)約束和阻礙職工。

　　管理形式需升級

　　今天，新的人才觀(guān)和價(jià)值觀(guān)，使得用人單位更加注重“行動(dòng)中的事實(shí)”而非“牛皮紙袋”里的“單位意見(jiàn)”，“雙向選擇”的市場(chǎng)就業(yè)政策沖擊著(zhù)固化的用人觀(guān)念，曾經(jīng)能夠左右人前途命運的“單位意見(jiàn)”，不再成為限制個(gè)人自由發(fā)展的 “緊箍咒”。中國人民大學(xué)社會(huì )學(xué)系教授于顯洋在接受《中國科學(xué)報》記者采訪(fǎng)時(shí)表示：“很多用人單位在招聘時(shí)已經(jīng)很少以檔案中所記載的內容來(lái)衡量應聘者的水平和能力，更多的是看應聘者的實(shí)際工作能力和表現。”

　　張一名也認為，由于現在的用工方式發(fā)生了變化，用人單位可能更重視員工眼前的.表現和現實(shí)的工作能力，對于保存在檔案中的信息不像以前那么看重了，這是我國用人制度變化的一個(gè)好方向。她同時(shí)表示，雖然人事檔案管理依然存在一些問(wèn)題，但并不是說(shuō)檔案不重要，而是應該根據現在的新形勢來(lái)完善檔案的管理，使得檔案的管理更便捷、流動(dòng)、方便查詢(xún)。

　　取消人事檔案管理制度不是未來(lái)的發(fā)展趨勢，人事檔案管理制度仍然是必要的，但是需要“升級版”。

　　“根據現在新的用工方式的變化、信息化的發(fā)展和用人制度的改革，人事檔案管理制度可以充分利用發(fā)達的信息化手段來(lái)促進(jìn)檔案查詢(xún)和轉移的技術(shù)實(shí)現。”張一名說(shuō)道，“個(gè)人信用制度和個(gè)人信用信息平臺的建立和完善不能看作是對原來(lái)檔案制度的替代。信用平臺能夠實(shí)現檔案管理的便利化，方便查詢(xún)和轉移，但其背后的檔案材料還是需要個(gè)人和機構的共同努力來(lái)保證信息資料的完整和真實(shí)，這只是檔案管理技術(shù)手段的改進(jìn)，而不是替代。”

　　“通過(guò)數字化、網(wǎng)絡(luò )化技術(shù)手段，建立起各類(lèi)規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫，增加記錄個(gè)人學(xué)習能力和工作能力，動(dòng)態(tài)反映人才職業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力、職業(yè)信譽(yù)等的記錄，增加信用檔案內容是檔案管理的大勢所趨。”朱艷鑫這樣判斷人事檔案制度未來(lái)的發(fā)展方向，“但目前來(lái)看，由于各部門(mén)之間條塊分割，存在"信息孤島"現象，缺乏信息共享網(wǎng)絡(luò )，缺少統一規劃，而且信息來(lái)源分散，信息甄別難度加大，因此需要配套措施予以保障。”

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