高校采購管理規范化的辦法

　　高校物資采購管理工作具有較強的行業(yè)特點(diǎn)，但高校采購工作也應得到重視，并不能只靠管理者的道德和自律來(lái)維系。要通過(guò)管理制度的完善、科技手段的配合、復合型人才的培養，構建完整的高校采購管理工作監管體系，將規范、高效有機結合，為高校的教學(xué)、科研工作順利開(kāi)展創(chuàng )造條件。

　　1 高校物資采購的特點(diǎn)

　　高校采購管理具有采購對象特殊、資金來(lái)源有限、項目進(jìn)度受限、專(zhuān)業(yè)人員匱乏等特點(diǎn)�？陀^(guān)條件決定了高校的采購管理工作有別于其他行業(yè)部門(mén)，具有鮮明的行業(yè)特色，這為高校采購管理工作提出了更高的要求[1]。高校采購管理的具體特點(diǎn)包括以下幾個(gè)方面：

　　(1)高校承擔著(zhù)教學(xué)、科研等多重任務(wù)，決定了高校的采購管理具有多面性�？蒲蓄�(lèi)物資專(zhuān)業(yè)性強，多伴有研發(fā)設計，競爭范圍小，采購范圍、采購數量很難形成規模，采購涉及面窄。教學(xué)類(lèi)物資大部分為基礎應用，對設備的可靠性、通用性要求很高，采購數量巨大，采購涉及面廣。

　　(2)高校為非盈利部門(mén)，主要依靠政府投資、社會(huì )共建等渠道獲得資金。雖然近些年政府、社會(huì )對教育、科研工作的投入不斷加大，但高校所能支配的資金有限，如何充分利用有效資金，發(fā)揮其應有的作用，將是高校物資采購管理的首要任務(wù)。

　　(3)相對于社會(huì )企業(yè)，高校行政機構復雜，組織結構層次多，多數高校存在多個(gè)管理部門(mén)共同參與采購管理，或按照不同職能范圍分別進(jìn)行管理，缺少統一的協(xié)調管理部門(mén)。物資采購是具有較高技術(shù)要求的市場(chǎng)行為，需要具有一定專(zhuān)業(yè)背景的專(zhuān)職人員。高校采購管理部門(mén)缺乏具有專(zhuān)業(yè)背景的人員，而作為設備使用人員的廣大教職工，更是缺少采購相關(guān)知識。

　　2 高校物資采購的基本流程

　　高校物資采購可劃分為四個(gè)相互銜接、相輔相成的基本階段。

　　2.1 計劃制訂

　　申請財政性資金之前，需要制訂資金執行計劃，具體由項目負責方根據部門(mén)科研、教學(xué)需要，制訂相關(guān)申請項目執行計劃。

　　在計劃制訂過(guò)程中，由于項目執行計劃申報時(shí)間集中，多數高校采用先分散后集中申報的方式。項目執行計劃集中匯總后，由管理部門(mén)審核，形成統一意見(jiàn)后，上報決策層進(jìn)行最終審議。在高校項目計劃制訂階段，需要經(jīng)過(guò)多層審核，但最終的執行計劃仍可能存在預算不合理、執行進(jìn)度不明確等情況。

　　2.2 資金分配

　　高校財政性資金有統一的分配規劃，一般由統一的部門(mén)進(jìn)行管理，總體負責學(xué)校資金分配。具體項目由各院系按照本部門(mén)的實(shí)際需求進(jìn)行申報，申請資金支持，經(jīng)過(guò)管理部門(mén)申報立項后，確定資金來(lái)源及分配比例。

　　近幾年，高�？芍�配資金迅速增加，相關(guān)的機構和機制卻沒(méi)有健全，出現了行政機構復雜，組織結構層次多的問(wèn)題，多數高校存在多個(gè)管理部門(mén)共同負責項目的審批立項，缺少統一的協(xié)調管理部門(mén)，有限的資金不能發(fā)揮關(guān)鍵作用。同時(shí)，高校對資金使用情況沒(méi)有相應的跟蹤和評價(jià)機制，重投入輕使用。多部門(mén)管理和申報容易產(chǎn)生管理間隙，影響項目的實(shí)施效果。

　　2.3 采購執行

　　物資采購階段為高校采購管理中的重要一環(huán)。高校相應采購管理部門(mén)根據不同的采購規模，采用不同的采購模式。

　　目前，大多數高校采用多樣的采購方式，具體包括項目執行方自購、項目執行定向采購、管理部門(mén)組織校內招標采購、管理部門(mén)聯(lián)合上級管理部門(mén)進(jìn)行校外招標采購。不同的采購方式，需要辦理不同的流程，學(xué)校的介入方式也不同。采購流程不規范、個(gè)別采購項目學(xué)校介入不夠、采購伴有隨意性、不能按照相關(guān)規定履行程序等現象普遍存在，可能造成項目執行不受學(xué)�？刂芠2，3]。

　　2.4 驗收建檔

　　物資采購完成后，將涉及物資的驗收、建檔、保管等一系列后續工作。這個(gè)階段是在按需采購的同時(shí)，保證采購的物資得到妥善管理并能發(fā)揮其應有的作用的重要環(huán)節。

　　但由于高校采購途徑、簽訂的合同條款不同，設備驗收形式、驗收辦法不同，該階段的管理方式不盡相同，但都可能存在對驗收建檔等工作重視不夠的問(wèn)題，使得驗收過(guò)程流于形式，不能真正發(fā)揮該階段的監督作用。

　　3 采購管理的風(fēng)險節點(diǎn)

　　高校物資采購管理體系中心，可劃分為三個(gè)不同部分：項目執行方、采購管理方、校級決策層。三方相互依托、有機結合，共同完成高校的采購管理工作。物資采購管理體系中心在具體工作環(huán)節中，都可能出現問(wèn)題。

　　3.1 執行方職責范圍內的風(fēng)險節點(diǎn)

　　執行方作為采購項目的具體操作者，需要全程參與整個(gè)采購項目執行過(guò)程，出現問(wèn)題的幾率最高。應有相應的配套管理措施，采購管理工作的執行，不能僅靠執行方的道德和自律維系。

　　(1)計劃制訂階段。由于高校采購設備的專(zhuān)業(yè)性、特殊性，決定了執行方的計劃制訂方案具有一定的權威性，在后續的審核及批復階段通過(guò)的概率比較大。在采購管理方、決策層沒(méi)有充分介入的前提下，在計劃制訂過(guò)程中，可能存在計劃不合理、計劃與需要不符等情況，不能滿(mǎn)足實(shí)際需要。與此同時(shí)，受現行政策規定限制，項目采購計劃不能實(shí)時(shí)變更，這將在項目后續執行過(guò)程中產(chǎn)生不良影響，造成國有資產(chǎn)的浪費。

　　(2)資金申請階段。各執行方在沒(méi)有統籌規劃的背景下，容易導致資金劃分不清，形成多個(gè)利益小團體。如果執行方根據小團體利益，盲目追求小而全的物資配置，不從實(shí)際出發(fā)，最大限度地申請經(jīng)費，很可能出現物資大量閑置的問(wèn)題，造成在學(xué)校范圍內的資金重復投入或浪費。

 　　(3)采購執行階段。如果缺乏嚴格的制度約束，執行方的權限將被無(wú)限放大，出現多種問(wèn)題。若執行方采購流程不規范，有意無(wú)意使采購項目規避學(xué)校的監控，僅僅以完成采購項目為目標，將造成嚴重的國有資產(chǎn)流失。執行方本身對采購工作不夠重視或者缺少必要的專(zhuān)業(yè)知識，在采購項目執行過(guò)程中容易受限于供應商，不能掌握主動(dòng)權;如果執行方不能很好地權衡性?xún)r(jià)比，將造成資金的浪費;不良社會(huì )環(huán)境對執行方也會(huì )造成影響，容易在采購過(guò)程中出現不正當行為，使高校利益受損。

　　(4)采購項目后期的協(xié)議簽訂、驗收、建檔等工作是重要的延續，許多工作需要依靠項目執行方開(kāi)展。采購目的和要求都是通過(guò)協(xié)議來(lái)實(shí)現，執行方缺少必要的商務(wù)知識和重視程度，都可能造成不利于高校的條款出現，高校的基本利益很難得到保證;按照已簽訂的協(xié)議，購置的物資到校后需要驗收，執行方需要保證供應方按照技術(shù)要求交付貨物的同時(shí)，提供物資能夠發(fā)揮其作用的必要條件。執行方重視不夠或不掌握產(chǎn)品的基本參數及性能，將造成驗收流于形式，不能及時(shí)發(fā)現其存在的問(wèn)題。

　　3.2 管理方職責范圍內的風(fēng)險節點(diǎn)

　　管理方作為高校采購工作的管理和間接參與者，需要在全校范圍內對采購工作進(jìn)行管理和規范，具體包括相關(guān)管理辦法的制度、各種操作流程的規范、協(xié)助和服務(wù)執行方完成采購項目。管理方將是風(fēng)險防控工作的基礎，出現問(wèn)題的波及面將是最大的。

　　(1)采購管理制度及操作流程規范是管理方的首要任務(wù)，不全面的采購管理制度和不合理的操作流程，容易產(chǎn)生管理間隙，嚴重影響高校采購工作的順利開(kāi)展，甚至產(chǎn)生阻礙作用。沒(méi)有完善的管理制度和操作流程，高校采購管理無(wú)從談起。

　　(2)管理方必須面對的問(wèn)題，是采購項目管理程度和介入方式，由于高校的采購管理具有多面性，科研類(lèi)物資專(zhuān)業(yè)性強，多伴有研發(fā)設計，需要一定的專(zhuān)業(yè)背景，這造成管理方在采購項目計劃的制訂、資金分配等階段的參與問(wèn)題，過(guò)多干涉項目計劃的制訂，或對項目不能提出可行性建議，都會(huì )造成項目計劃不合理或執行難度高。同時(shí)在資金分配等涉及項目執行方利益的階段，如果管理方不能從高校利益出發(fā)，在全校范圍進(jìn)行統籌規劃，合理分配資金，也會(huì )間接造成大量資金的浪費。在采購過(guò)程中，管理方為執行方提供方便的同時(shí)，不能堅守原則，將會(huì )放任各種問(wèn)題的出現。在采購后續工作中，管理方如果不能發(fā)揮審核作用，為執行方提供必要的商務(wù)支持，高校的基本利益將很難得到保證。

　　(3)管理方是高校物資采購的組織者，當采購項目執行過(guò)程中出現違規操作甚至違法行為時(shí)，需要管理方具有一定的處理能力和秉公辦事的決心，這是維護學(xué)校利益的最后屏障。

　　3.3 決策層職責范圍內的風(fēng)險節點(diǎn)

　　作為高校采購管理的決策層，是整個(gè)管理體系和管理思路的締造者，出現問(wèn)題將是危害性最大的。決策層的管理思路與本校實(shí)際情況和相關(guān)法律法規匹配度，將是各項工作開(kāi)展的基礎，直接影響高校采購管理工作。在具體項目執行過(guò)程中，對于執行方和管理方的組織和協(xié)調也是決策層的重要任務(wù)，高校采購管理工作需要校級決策層具有一定的領(lǐng)導智慧。

　　4 能夠采取的具體措施

　　加強高校采購規范化管理可以從制度建設、科技手段、人才培養等方面著(zhù)手[4，5]。

　　4.1 制度建設

　　完善的管理制度和規范的操作流程是高校采購管理的基礎，是采購管理工作的根本。具體措施包括：審批和復議機制、配合和制約機制、績(jì)效和評價(jià)機制。

　　(1)根據學(xué)校實(shí)際情況，建立項目計劃兩級審批和復議制度，由執行方利用自身技術(shù)背景并結合實(shí)際需求，提出采購項目計劃，由學(xué)校管理方審核，對于大型、重點(diǎn)項目需要相關(guān)領(lǐng)域專(zhuān)家論證后，由校級決策層審核。在項目執行過(guò)程中，結合實(shí)際情況對項目計劃進(jìn)行評估，根據執行方的反饋意見(jiàn)，通過(guò)管理方對計劃進(jìn)行適當調整，保證設備采購計劃的合理性、有效性。

　　(2)針對采購項目執行中出現的各類(lèi)問(wèn)題，建立執行方和管理方之間相互協(xié)作、制約的監督機制，能夠有效避免采購問(wèn)題的出現。加強項目執行方與管理方的協(xié)作關(guān)系，建立平等協(xié)作、相互監督的工作關(guān)系，有利于采購工作的順利開(kāi)展。簡(jiǎn)化操作流程，為項目執行提供方便的同時(shí)，能夠有效消除管理方和執行方之間的隔閡。根據實(shí)際情況，推動(dòng)項目信息公開(kāi)，打破執行方的封閉式采購環(huán)境，由管理方引導執行方進(jìn)行公開(kāi)采購，保證學(xué)校在采購過(guò)程中的優(yōu)勢地位。在采購后期延續工作中，由執行方、管理方、供應方三方共同參與，由管理方為執行方提供必要的商務(wù)支持，方便采購協(xié)議的簽訂，維護學(xué)校的合法權益，實(shí)現三方的相互監督和制約。

　　(3)建立績(jì)效和評價(jià)機制，對項目的計劃制定、購置操作、驗收維護等進(jìn)行綜合評價(jià)，并列入后續項目立項依據，打破以往項目被動(dòng)執行的狀況。建立一套完整的評價(jià)指標體系，由項目執行方、管理方和決策層共同組織績(jì)效評價(jià)，對項目的各項投入產(chǎn)出進(jìn)行衡量，測算各項目的投入產(chǎn)出比，對于執行順利的項目給予獎勵，提高執行方和管理方的積極性的同時(shí)，引入憂(yōu)患意識，增加違規操作成本。

　　4.2 科技手段

　　利用科技手段，可以將采購項目的執行流程化和制度化，方便采購管理減低內耗成本�，F在成型的科技管理手段包括：項目的申報和審批系統、采購的管理系統、物資資產(chǎn)管理系統等。項目執行方和管理方都能從煩瑣的操作中解脫出來(lái)，提高采購管理效率。還可以利用數據收集和分析手段，建立供方數據庫、

　　專(zhuān)家數據庫、項目執行數據庫等基礎數據庫，對項目執行情況、專(zhuān)家的技術(shù)背景、供方的信用記錄等信息進(jìn)行統計，為后續的采購管理工作提供重要依據。

　　4.3 人才培養

　　完善的制度、先進(jìn)的管理手段都離不開(kāi)人的執行，加強人員隊伍建設，提高項目執行方及管理方的人員素質(zhì)，培養具有專(zhuān)業(yè)背景同時(shí)熟悉商務(wù)知識的復合型管理人才，才是提高高校采購管理的關(guān)鍵所在。結合學(xué)校實(shí)際情況，對管理方進(jìn)行改革，建立新型的管理模式，通過(guò)管理方幫助執行方對現有管理人員進(jìn)行培訓，使其成長(cháng)為熟悉相關(guān)法律法規并具有一定的商務(wù)知識的管理人才，是高校培養高級采購管理人員的有效途徑。利用這些兼職執行方管理人員和管理方全職人員，組建成全校范圍的采購管理團隊，將多方管理力量整合起來(lái)，可有效發(fā)揮制度和科技輔助手段的作用，保證高校采購管理工作有序、高效開(kāi)展。

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