學(xué)校采購的規范管理
管理是一種對行為過(guò)程和行為目標有效控制的方式，是在行為實(shí)施中產(chǎn)生價(jià)值最大化的手段。高校采購業(yè)務(wù)作為高校管理過(guò)程重要組成部分，必須根據采購業(yè)務(wù)的自身特點(diǎn)全面納人學(xué)校統一管理軌道，通過(guò)統一規劃、統一歸口、統一核算等方式強化管理，以確保采購業(yè)務(wù)的合法、規范和效益。就目前情況看，在健全采購業(yè)務(wù)管理流程的各個(gè)環(huán)節時(shí)，尤要注意的是：
1.學(xué)校采購的管理體制應重視采購規劃指導
“凡事豫則立，不豫則廢”，這里的“豫”非常重要，說(shuō)的就是規劃之意。所謂采購規劃是指為實(shí)現高校建設和發(fā)展的既定方針所必需的有關(guān)采購目標、政策、程序、規則、任務(wù)分配、執行步驟、使用資源以及其他要素的復合體。采購規劃編制和實(shí)施過(guò)程中應著(zhù)重注意解決以下幾個(gè)問(wèn)題：一是采購規劃目標的構成。采購規劃的目標是指學(xué)校在一定時(shí)期內所要達到的采購效果，通常應包括指導教育資源最合理的分配，充分發(fā)揮教職員工的積極性和潛力，達到教育活動(dòng)的最佳效果等三個(gè)部分。制訂目標時(shí)應以學(xué)�？傮w發(fā)展規劃為依據，考慮學(xué)校的辦學(xué)方向、辦學(xué)規模、特色建設和教育市場(chǎng)的'情況，與學(xué)校的建設和發(fā)展保持協(xié)調。據此而形成一套完整的采購目標體系，并實(shí)行目標管理，這樣才有利于對采購活動(dòng)進(jìn)行有效控制，避免盲目、重復采購。二是確定采購規劃的執行步驟。目前高校包括人、財、物在內的教育資源總體上還是有限的，特別是教育經(jīng)費的缺口較大，滿(mǎn)足不了社會(huì )對教育的需求，加上采購項目本身的建設周期性，安排時(shí)應考慮與教育資源的協(xié)調，分輕重緩急逐年分步實(shí)施。為此，可根據規劃年度的教學(xué)、科研工作需求計劃和財力狀況，在綜合平衡的基礎上首先保證和服務(wù)于重點(diǎn)學(xué)科與特色項目建設。三是健全采購規劃的實(shí)施機制。隨著(zhù)學(xué)校采購規模的擴大，需要溝通的問(wèn)題也會(huì )增多，從采購項目的申報、立項、審批到驗收各環(huán)節，不同層次和部門(mén)間的協(xié)調會(huì )越來(lái)越復雜。因此，規劃的統一協(xié)調、剛性約束和采購信息溝通等機制顯得越來(lái)越重要。
2.學(xué)校采購的運作方式
學(xué)校采購屬政府采購范疇，采購方式與政府采購有相同之處，也有不同之處。相同之處是按采購標的的大小可分為集中采購和分散采購，集中采購以招標采購和競爭性詢(xún)價(jià)采購為主，分散采購只限于單一來(lái)源采購。根據學(xué)校物資需求特點(diǎn)，還可以采用協(xié)議定點(diǎn)和委托采購。招標采購和競爭性詢(xún)價(jià)采購解決大型、貴重、進(jìn)口和批量的采購項目，要有規范的操作程序，設立評標專(zhuān)家組和商務(wù)談判組，吸收用戶(hù)代表參加，根據標的大小還應邀請審計與監察部門(mén)派人參加。這樣運作不僅是為了增加采購的透明度，更主要是杜絕違規操作，避免給國家和學(xué)校造成損 失。
一方面，高校物資供應機構經(jīng)營(yíng)化管理，不同于后勤社會(huì )化，它不是獨立的法人企業(yè)，仍是學(xué)校職能部門(mén);另一方面，學(xué)校供應與管理要按規章制度去操作，并有用戶(hù)、財務(wù)、審計等部門(mén)監督、把關(guān)。借鑒國外經(jīng)驗，像美國這樣市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)達的國家，高校仍設置一個(gè)職能部門(mén)來(lái)承擔采購供應工作。
3.學(xué)校采購的管理機構
學(xué)校采購的管理機構是學(xué)校法人授權對采購行為，承擔組織實(shí)施、管理監控的職能部門(mén)。它要承擔起項目論證、市場(chǎng)調查、招標評標和商務(wù)談判，要辦理好進(jìn)口機電儀器、設備報批，免稅，外貿代理，商檢和驗收索賠等工作，要制定規章制度，對學(xué)校各種采購行為實(shí)施管理和監督。這個(gè)機構的設置，在高校新一輪內部管理體制改革中，各校處理方法不一樣。
改革前采購管理職能與物資供應合在一起，而且和實(shí)驗室管理、固定資產(chǎn)管理同在一個(gè)部門(mén)，它們共同形成了各種信息流相互銜接，相互促進(jìn)的環(huán)鏈�，F在有的將原實(shí)驗室設備處中的供應部門(mén)剝離出來(lái)，劃歸學(xué)校后勤集團，管理職能仍留原機構中;有的將原來(lái)實(shí)驗室設備處中供應部門(mén)減員減負，承包經(jīng)營(yíng)，原機構實(shí)行一處兩制;有的將實(shí)驗室設備處與教學(xué)、科研管理機構合并，個(gè)別學(xué)校采取一處兩名;有的將供應部門(mén)“分流”，實(shí)驗室管理也“剝離”，將采購管理與國資管理職能合并，成立新機構。
4.學(xué)校采購的談判策略
社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的建立和發(fā)展，為學(xué)校物資采購管理人員搭起了一個(gè)施展才能的舞臺。我們在技術(shù)物資的商業(yè)談判中要求廠(chǎng)商給予最優(yōu)惠的價(jià)格或者最大的折扣率，并盡可能在交貨期、運雜費、售后服務(wù)等諸方面給予優(yōu)惠條件。那么，我們如何去爭取呢?通過(guò)多年摸索總結，我們把采購談判中的策略和方法概括為“四有”，即有理、有據、有節、有義。
所謂有據，就是要有根據，就是我們在進(jìn)入談判之前應該占有，并在談判中酌情運用的一切有關(guān)的信息和資料。比如對同類(lèi)產(chǎn)品有哪些廠(chǎng)家、生產(chǎn)歷史、生產(chǎn)價(jià)格、銷(xiāo)售價(jià)格、經(jīng)營(yíng)狀況等應有較為詳盡的了解;對選定產(chǎn)品的廠(chǎng)家產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、價(jià)格表、用戶(hù)反饋意見(jiàn)，合同執行情況，售后服務(wù)措施等應掌握清楚;對當時(shí)物價(jià)指數、原材料市場(chǎng)情況、產(chǎn)品供求情況等也應盡可能了解，還有商家營(yíng)銷(xiāo)策略、國家稅利政策，掌握這些信息要靠平時(shí)積累收集，其中有些要靠在談判中注意探聽(tīng)、分析。不做任何準備，無(wú)疑會(huì )使自己陷于盲目和被動(dòng)的地位。
所謂有節，就是談判要求要適當，談判方法要有節奏。一方面，我們要求廠(chǎng)商提供優(yōu)惠條件不可無(wú)邊無(wú)際地開(kāi)口。這樣往往會(huì )使談判陷于無(wú)意義的僵持狀態(tài)中，甚至不歡而散。事實(shí)上，在商業(yè)談判中不同性質(zhì)廠(chǎng)家、不同地區、不同批量、不同產(chǎn)品、不同時(shí)期其最終可能談妥的優(yōu)惠折扣率和其他優(yōu)惠條件不一定完全相同。另一方面，談判要求的尺度，要靠自己對情況的調查，對自己信心、能力的把握和經(jīng)驗積累。
所謂有義，就是我們談判要有正確的出發(fā)點(diǎn)，正確的態(tài)度。我們是社會(huì )主義國家，供需雙方大目標是一致的。雙方只有本著(zhù)建立良好的互惠互利，攜手共進(jìn)的協(xié)作關(guān)系，才能通過(guò)談判增進(jìn)了解，培養友誼�？偠灾�，談判是一種合作事業(yè)，必須追求共同的利益;談判是一種行為過(guò)程，而不是一盤(pán)棋賽;在一場(chǎng)成功的談判中，每一方都是勝者。不能把談判對方當對手，而要看做朋友。因此，我們談判態(tài)度自始至終應該是不卑不亢、沉穩豁達、熱忱大度、彬彬有禮。
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