小企業(yè)采購成本控制中存在的問(wèn)題

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　　(一)沒(méi)有制定完善的符合實(shí)際的采購計劃

　　小企業(yè)在采購中往往忽視以下幾方面：

　　1、編制原料需用計劃。

　　原料的需用計劃一般由項目的技術(shù)人員編制，其主要依據是生產(chǎn)配方用量和生產(chǎn)計劃另案的選擇等具體要求，編制好的原料需用計劃是物資供應部門(mén)確定經(jīng)濟采購量和編制原料采購計劃的主要依據，物資供應部門(mén)再依據采購計劃確定訂貨點(diǎn)，繼而簽定采購合同以及進(jìn)行后期的存貨管理。小企業(yè)往往不作原料生產(chǎn)用量預算或計劃粗略，在采購前沒(méi)有認真測算，結果多訂貨，造成大量存貨積壓，占用大量資金，花費大量的倉儲費和保管費，或者少訂貨，出現原料短缺，影響生產(chǎn)進(jìn)度，停工待料，造成設備、人工的閑置成本上升。

　　2、確定經(jīng)濟采購量。

　　經(jīng)濟采購量就是一定期間存貨相關(guān)總成本達到最低的一批采購數量。與存貨相關(guān)的成本，是指為形成和維持材料采購管理而引起的各項費用支出，其總額隨材料數量、價(jià)格等屬性的變化而增減，主要由訂貨成本、購買(mǎi)成本、儲存成本和缺貨成本四部分構成。確定經(jīng)濟采購量的目的，就是使與材料有關(guān)的上述四項成本總和達到最低;根據項目的一般情況，由于訂貨成本和儲存成本相對較小，重點(diǎn)要考慮購買(mǎi)成本和缺貨成本之和的最小化，最終得出一定期間的經(jīng)濟采購量。而小企業(yè)的材料采購批量往往比較隨意，忽大忽小，常常忽視經(jīng)濟采購量這一與采購成本關(guān)系密切因素的重要性。

　　3、編制采購計劃。

　　根據原料的需用計劃和經(jīng)濟采購量的分析結果以及將要選擇的合同類(lèi)型編制采購計劃，說(shuō)明如何對采購過(guò)程進(jìn)行管理;具體包括合同類(lèi)型、組織采購的人員、管理潛在的供應商、編制采購文檔、制定評價(jià)標準等，采購計劃一般由物資供應部門(mén)制定;根據項目需要，采購管理計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的，關(guān)鍵強調其正確性、及時(shí)性和可執行性。

　　添高公司是以生產(chǎn)香料產(chǎn)品為主的一家小企業(yè)，因香料產(chǎn)品生產(chǎn)的特殊性，其原料反應、洗料、蒸餾等生產(chǎn)過(guò)程較復雜、生產(chǎn)周期差異較大。比如酯類(lèi)產(chǎn)品一般兩到三天就可以完成，而醛類(lèi)產(chǎn)品有的則需要兩到三周才能完成。如此特殊的產(chǎn)品結構更應當根據不同產(chǎn)品的特性、生產(chǎn)周期等編制采購計劃，確定合理的采購量。該公司為了降低存貨庫存，減少存貨占用資金，卻是在接到客戶(hù)訂單之后再考慮如何去采購，而且是根據訂單量來(lái)確定采購量。由于沒(méi)有對產(chǎn)品市場(chǎng)進(jìn)行預測，這樣常常造成前后幾批相同產(chǎn)品的訂單，在短期內多次重復采購相同原料，反而使運輸、檢驗等采購費用明顯上升。另外，香料產(chǎn)品所用的原料有些是按包裝規格大小來(lái)訂價(jià)的，比如香葉醇，整包裝180kg的采購價(jià)為120元/kg，而lOkg包裝的則為150元/kg，但是產(chǎn)品訂單量所需的原料可能只有20公斤，添高公司往往會(huì )選擇價(jià)格低的大包裝原料，卻沒(méi)有考慮到該原料的通用性與使用頻率，剩下的原料就一直積壓在倉庫，即占用資金又占用倉庫空間，而且還有長(cháng)期不用變質(zhì)的風(fēng)險。

　　(二)在采購詢(xún)價(jià)方面的疏忽

　　采購詢(xún)價(jià)就是從可能的賣(mài)方那里獲得誰(shuí)有資格、誰(shuí)能以最低成本完成材料采購計劃中的供應任務(wù)，確定供應商的范罔，該過(guò)程的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)也叫供方資格確認。做好采購詢(xún)價(jià)管理，現在需要充分利用計算機管理系統，借助網(wǎng)絡(luò )優(yōu)勢，快速地瀏覽和獲取需要的信息，從而保障采購詢(xún)價(jià)管理、得到詢(xún)價(jià)結果的高效率。小企業(yè)在材料采購詢(xún)價(jià)方面存在不少局限性，特別是在供貨渠道和網(wǎng)絡(luò )方面。

　　添高公司一般都是按就近采購的原則選擇本地供應商，以為這樣可以降低運輸費的開(kāi)支，沒(méi)有充分利用網(wǎng)絡(luò )這一巨大的信息渠道。有些外地供應商，雖然需要你承擔一定的運輸、送貨等費用，但是其在價(jià)格等方面還是值得關(guān)注的，有時(shí)候原料價(jià)格加上運輸等費用可能要比本地采購價(jià)還要低，而且供貨服務(wù)質(zhì)量還是不錯的。

　　(三)與供應商確認和采購合同簽訂實(shí)際操作中存在漏洞

　　選擇供應商的主要參照條件就是在采購詢(xún)價(jià)環(huán)節的評價(jià)結果，當然也要參照其他標準，如品質(zhì)性能、供應能力、歷史信譽(yù)等，一般都要考慮不少于兩家供應商，以防供應不及時(shí)導致停工停產(chǎn)風(fēng)險的發(fā)生，這里就需要考慮到生產(chǎn)的連續性等要求。

　　采購合同就是在確定了供應商后，與供應商之間簽定的確保雙方履行約定的一份法律文件;在簽訂之前，需要對合同類(lèi)型進(jìn)行選擇，因為不同的合同類(lèi)型決定了風(fēng)險在買(mǎi)方和賣(mài)方之間分配;采購的目標是把最大的實(shí)施風(fēng)險放在供應商，把自身風(fēng)險降到最低，同時(shí)使利潤最大化，同時(shí)維護對項目經(jīng)濟、高效執行的獎勵。

　　原本可以按合同法來(lái)要求供貨商嚴格按合同規定的標準供貨，但添高公司在采購時(shí)往往未簽訂購貨合同或者簽訂的合同過(guò)于隨意，實(shí)際操作中常常受貨物品質(zhì)、供貨期限等與約定不符等情況影響而影響正常生產(chǎn)。

　　(四)在系統建設上有待完善

　　實(shí)際情況常常是采購主管人員或企業(yè)負責人或二者相互勾結為索取回扣等個(gè)人利益而不惜犧牲單位利益，購貨價(jià)格不但不低反而偏高;近處有貨且價(jià)格較便宜或至少運費較低卻不買(mǎi)而舍近求遠，舍低就高。

　　采購部門(mén)是一個(gè)企業(yè)的重要部門(mén)，而該部門(mén)的人員配備一般“家族”色彩比較濃，因此在系統建設上總是瞻前顧后，還有待完善。

　　(五)采購崗位建設的不完善

　　小企業(yè)針對采購環(huán)節，需要設置不同的崗位，是為了解決采購權利不要過(guò)分集中，需要互相制約和監督，同時(shí)又不要影響各崗位人員工作積極性。

　　一般來(lái)說(shuō)，需要設置采購總負責人、詢(xún)價(jià)員、合同員、采購員和庫管員等崗位;采購總負責人全面負責材料的采購管理，依據材料需用計劃和崗位目標責任成本的管理規定等，制定并執行采購計劃，協(xié)調并充分利用內部資源，最終高效低成本地采購到所需要物資;詢(xún)價(jià)員主要負責按計劃探詢(xún)市場(chǎng)中定向物資的信息，書(shū)面提供采購負責人和采購員，同時(shí)進(jìn)行文檔的存檔管理;合同員的職責就是管理合同文件，隨時(shí)監督合同執行情況;采購員的職責更多的是具體按合同，以指定的價(jià)格和數量執行采購任務(wù);庫管員的主要職責是按標準驗收材料入庫，材料進(jìn)場(chǎng)后，合理規劃存放和使用，盡可能的減少儲存成本，做好庫房的管理。

　　當然崗位設置的多少也不是一概而論，要以項目的大小和時(shí)間的跨度等實(shí)際情況而定，最終目的就是把事情做好，建立好內部崗位間的權利制約機制。

　　添高公司只有一名采購人員，既要負責銷(xiāo)售訂單的處理，又要負責所有的采購工作，而且具體實(shí)施采購工作也不需要經(jīng)過(guò)總經(jīng)理的審批，完全沒(méi)有崗位監督制約機制，這中間就存在很大的職務(wù)隱患。

　　(六)人員選擇上的標準不統一

　　采購管理各崗位人員的選擇標準，需要具備以下綜合素質(zhì)：具備一定的專(zhuān)業(yè)能力和溝通能力、具有法律意識、清廉等。還要盡量避免項目最高管理者如項目經(jīng)理的直系親屬擔當采購總負責人。專(zhuān)業(yè)能力不僅包括對所負責的材料屬性有一定的認識，還要對材料管理的流程有一個(gè)清晰的思路;清廉的素質(zhì)，對經(jīng)常與花錢(qián)打交道的采購人員來(lái)說(shuō)尤為重要，雖然在內部管理各個(gè)環(huán)節上采取了種種措施，但對一線(xiàn)的采購人員來(lái)說(shuō)，還是不可避免地遇到供應商主動(dòng)提供的種種誘惑，怎樣防止誘惑背后的陷阱設置，就需要采購人員本身要具備清廉的素質(zhì)和法律意識等等。

　　實(shí)際上，正由于材料采購管理在企業(yè)中占有突出地位，所以絕大多數采購人員都是企業(yè)負責人著(zhù)意按插的嫡系，添高公司就屬于這種情況，從而對企業(yè)領(lǐng)導的話(huà)唯命是從，缺乏起碼的職業(yè)道德。

　　(七)員工培訓的不夠重視

　　對采購各崗位人員的培訓應包括：業(yè)務(wù)培訓、法律常識培訓、公司制度培訓等等。比如采購的流程管理、采購經(jīng)濟采購量的確定方法、如何在新形勢下做好采購詢(xún)價(jià)等等;而法律常識培訓和公司制度培訓則重在在環(huán)境上約束非正常行為。而這些恰恰是小企業(yè)所缺乏的。小企業(yè)的采購人員大都不是專(zhuān)業(yè)人才，甚至未受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓，沒(méi)有材料管理各環(huán)節應該怎么做的概念，只是跟著(zhù)師傅學(xué)，師傅叫干什么就干什么，其結果不得而知，最多只能知其然而不知其所以然。

　　(八)績(jì)效考核和薪酬分配制度建設得不夠客觀(guān)務(wù)實(shí)

　　當完成一項工作后，如果不對之進(jìn)行有效的相應的評估，就不會(huì )找到現在工作的不足，也不會(huì )為將來(lái)的工作提供借鑒，當然采購工作也是一樣。然而，在現實(shí)中，小企業(yè)采購績(jì)效評價(jià)指標體系不健全，采購流程績(jì)效評價(jià)指標模糊，缺乏指標評價(jià)的客觀(guān)性和實(shí)際的可操作性，這不利于建立激勵機制，也不便采購質(zhì)量的管理，極易導致采購成本的失控。

　　小企業(yè)對各崗位成績(jì)進(jìn)行考評，引進(jìn)和制定科學(xué)的管理方法即績(jì)效考核的標準是非常重要的，它可以不斷促進(jìn)采購管理的各環(huán)節的持續改進(jìn)，對有效的工作給予肯定和鼓勵，對其他一些非增效工作就給予客觀(guān)性的評定。目前在小企業(yè)采購成本管理中這方面的差距普遍存在，可以說(shuō)是一項空白。

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