醫院自主采購管理的意義與步驟

　　公立醫院應該參照政府公開(kāi)招標的方式方法，結合自身發(fā)展現狀，積極實(shí)行有效措施進(jìn)一步規范醫院采購行為，建立一套完整的自主采購管理辦法，增加醫院自主采購交易的透明度，以加強醫院財務(wù)支出管理，提高醫院經(jīng)濟效益，更好地管理醫院內部自主采購業(yè)務(wù)及控制相關(guān)的風(fēng)險，促進(jìn)醫院的可持續發(fā)展。

　　1實(shí)施意義

　　建立一套醫院發(fā)展需要的自主采購管理辦法，不僅有利于提高醫院風(fēng)險防范能力，而且有利于提高采購工作效率，使醫院內部信息交流更廣泛，增強內部各部門(mén)合作，從中為醫院培養更高素質(zhì)的復合型人員。

　　1.1提高醫院風(fēng)險管理能力，完善醫院管理制度

　　醫院的主要風(fēng)險有合規風(fēng)險和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險，而醫院的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險主要體現為財務(wù)風(fēng)險和醫療風(fēng)險。眾所周知，醫院的一切行為都必須符合國家法律法規和上級財政、衛生、人事、環(huán)保等部門(mén)的政策性規定。倘若醫院的行為違反國家法律法規和上級部門(mén)的政策性規定，侵害了社會(huì )公共利益，將受到行政或司法處罰。這就是醫院的合規風(fēng)險。醫院經(jīng)營(yíng)風(fēng)險是指醫院在為贏(yíng)得某一個(gè)經(jīng)營(yíng)機會(huì )，實(shí)現醫院經(jīng)營(yíng)目標的過(guò)程中可能遭受的損失。損失的體現可能是直接體現在經(jīng)濟上，也有可能在醫院開(kāi)展醫療服務(wù)過(guò)程中體現，影響醫療質(zhì)量不好，甚至發(fā)生醫療事故，給醫院聲譽(yù)帶來(lái)消極影響。隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展和醫療體制改革的深入，醫院面臨前所未有的責任和風(fēng)險,稍有不慎,就有可能導致醫院陷入困局。根據有關(guān)規定，公立醫院在一定情況下可以自主選擇采用院內邀請招標、詢(xún)價(jià)、競爭性談判或院內談判議價(jià)方式開(kāi)展采購經(jīng)濟活動(dòng)。建立醫院自主采購管理辦法，有利于提高醫院風(fēng)險管理能力，完善醫院管理制度，促進(jìn)醫院的可持續發(fā)展。

　　1.2優(yōu)化工作流程、提高工作效率

　　建立醫院內部自主采購管理機制，有利于避免參與招標談判的人員因沒(méi)有事先做好準備或沒(méi)有進(jìn)行充分的討論形成談判方案，所導致招標失效或談判活動(dòng)無(wú)法正常開(kāi)展;有利于統一醫院內部信息設備、標識宣傳、醫療設備、小額工程、后勤保障等領(lǐng)域的自主采購流程，提高工作效率。

　　1.3加強醫院信息與溝通，增強各部門(mén)的團結合作

　　目前，很多醫院采購業(yè)務(wù)由主管該業(yè)務(wù)的職能部門(mén)負責，其他職能部門(mén)甚少參與其中，各部門(mén)之間形成信息孤島，資源難以共享，嚴重影響醫院信息的流通和工作效率。部門(mén)間的溝通存在障礙，有的甚至存在以自己為中心現象，不同部門(mén)之間或者部門(mén)內部組別之間沒(méi)有進(jìn)行有效的溝通，達成共識，共同協(xié)作尋求醫院的最大效益。建立醫院自主采購管理辦法，有利于統一醫院自主采購步伐的同時(shí)，加強各部門(mén)的溝通合作，實(shí)現資源共享，實(shí)現各部門(mén)的共同發(fā)展。

　　1.4培養復合型人才，提高員工的職業(yè)素養

　　公立醫院建立自主采購管理辦法，強化醫院各部門(mén)信息與溝通的同時(shí)，有利于增強各部門(mén)員工對于非自身專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域知識的了解，為醫院培養復合型人才;建立自主采購管理辦法，有利于增強員工的責任感和緊迫感、具有適當的工作壓力，提高其工作積極性和創(chuàng )造性，培養其愛(ài)崗敬業(yè)、勤奮工作的精神，提高員工的職業(yè)素養。

　　2實(shí)施范圍及參與人員

　　實(shí)施范圍是醫院對未達到政府采購限額標準的項目實(shí)施自主采購時(shí)所涉及的一切經(jīng)濟活動(dòng)。參與人員包括醫院業(yè)務(wù)、技術(shù)、工程、財務(wù)、審計、法律等專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。醫院行政后勤管理人員是開(kāi)展醫院自主采購活動(dòng)的主力軍，醫院非行政后勤管理的醫、護、藥、技人員必要時(shí)協(xié)助其工作。值得一提的是，當開(kāi)展的項目涉及到兩個(gè)或以上的內容時(shí)，需要所涉及不同專(zhuān)業(yè)行政職能部門(mén)共同參與，應考慮重要性原則，由重要類(lèi)別的業(yè)務(wù)主管職能部門(mén)為項目主管職能部門(mén)，跟進(jìn)整個(gè)項目開(kāi)展的組織實(shí)施，即負責跟進(jìn)項目的論證、審批、供應商挖掘、招標談判、合同簽訂、驗收、保質(zhì)期維護等整個(gè)項目的生命周期。例如以舊換新設備的最主要目的是買(mǎi)設備，舊的資產(chǎn)的處置為輔，那么這個(gè)項目的負責部門(mén)應該就是設備部門(mén)，財務(wù)部門(mén)為輔。

　　3實(shí)施步驟

　　對項目生命周期存在的風(fēng)險進(jìn)行評估后可以發(fā)現，很多風(fēng)險關(guān)鍵控制點(diǎn)都是在項目論證、審批、潛在供應商挖掘、招標談判這四個(gè)階段。因此，醫院只要做好這些重要階段的管理，就可以更好地防范風(fēng)險。鑒于公立醫院的項目論證和審批基本按照各地方政府要求有所不同，下面主要介紹潛在供應商挖掘和自主招標談判的實(shí)施步驟。

　　3.1潛在供應商挖掘

　�、匐S著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟深化，可以為醫院提供產(chǎn)品和服務(wù)的供應商越來(lái)越多，產(chǎn)品品種和服務(wù)形式也越來(lái)越復雜。醫院應該充分利用人脈、網(wǎng)絡(luò )、宣傳媒體等手段為醫院尋找更多實(shí)力雄厚、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量佳、服務(wù)好、價(jià)格合理的供應商。

　�、卺t院應該對參與投標、詢(xún)價(jià)、談判議價(jià)的供應商充分調查，綜合評價(jià)后，做出恰當選擇。調查的結果應該形成記錄、既方便此項目招標過(guò)程中專(zhuān)家的查閱，又可以在日后開(kāi)展同類(lèi)項目繼續使用，減少重復調查，提高工作效率。

　�、坩t院各類(lèi)別采購業(yè)務(wù)的歸口管理職能部門(mén)，要將收集到的潛在供應商資料整理歸檔。供應商檔案包括其資質(zhì)證明、財務(wù)狀況證明、與醫院合作記錄等資料。

　�、軜I(yè)務(wù)管理職能部門(mén)可以綜合運用歷史檔案分析、書(shū)面資料分析、現場(chǎng)調查和觀(guān)察、詢(xún)問(wèn)被調查單位管理層和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、詢(xún)問(wèn)其主要客戶(hù)等外部相關(guān)人員、互聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)等方法對潛在供應商開(kāi)展調查工作，以便獲得對方盡可能詳細的情況，更準確地評估風(fēng)險。

　�、輼I(yè)務(wù)管理職能部門(mén)人手充足的情況下，應該安排不少于2人對潛在供應商開(kāi)展調查。這樣可防止腐bai行為，提高醫院經(jīng)濟效益。對于重要項目潛在供應商的調查，更可采取多部門(mén)聯(lián)動(dòng)的方式，成立多部門(mén)聯(lián)合調查組開(kāi)展調查。

　�、拚{查人員對供應商實(shí)施調查后，應該進(jìn)行風(fēng)險評估并形成調查結果報告書(shū)，提交招標議價(jià)專(zhuān)家進(jìn)行查閱，作為選出項目合作對象的重要依據。

　　3.2招標談判

　�、俳M建醫院自主采購管理委員會(huì )，統一制定醫院內部的招標管理辦法，堅持依“法”治院。

　�、诔浞挚紤]專(zhuān)業(yè)特長(cháng)，采用由部門(mén)推薦與自薦相結合的形式，選出院內招標談判專(zhuān)家，建立專(zhuān)家庫，并詳細記錄專(zhuān)家庫內專(zhuān)家的就職部門(mén)、對醫院歷史熟識程度、年齡、性別、學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱(chēng)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平等內容�？紤]到醫院的持續發(fā)展，專(zhuān)家庫的專(zhuān)家應遵循新老搭配的原則。

　�、勖鞔_招標談判專(zhuān)家的職責。專(zhuān)家們除了參與評標、詢(xún)價(jià)、談判議價(jià)活動(dòng)，還應該參與招標文件的編制或者審核。但不等同于同一項目，相同的專(zhuān)家既參與招標文件編制和審閱，也參與評標談判。即實(shí)行回避制，編制技術(shù)文件的不應該參加評標。

　�、苷J真篩選每個(gè)項目的評標談判專(zhuān)家，形成專(zhuān)家組。專(zhuān)家組應為單數(3/5/7人)，其中一定包括且限于一名在項目主管職能部門(mén)就職的專(zhuān)家，一名具有財務(wù)背景的專(zhuān)家。初定評審專(zhuān)家后，需要提前通知被選中的專(zhuān)家評標談判時(shí)間、地點(diǎn)、內容等情況，好讓其做好工作安排，并提醒專(zhuān)家有關(guān)避嫌事宜，有親戚、朋友或有利益相關(guān)的人員不應該參加任何與招標有關(guān)的活動(dòng)。

　�、蓍_(kāi)標、評標、詢(xún)價(jià)、談判議價(jià)過(guò)程要有專(zhuān)職記錄員認真做好記錄。

　�、揄椖恐鞴苈毮懿块T(mén)可以派出一名除評標談判專(zhuān)家以外的人員作為采購代表參與開(kāi)標談判議價(jià)過(guò)程，在評標前向專(zhuān)家介紹項目情況、供應商的調查情況等，但不參與具體評標談判議價(jià)事宜。

　�、邚娀�評標、談判議價(jià)小組成員責任意識。評標、談判議價(jià)小組成員應樹(shù)立為民、為院、為病人服務(wù)意識，為醫院節約每一分錢(qián)，最大限度地保證采購的物品達到最高的性?xún)r(jià)比，使患者就醫享受更低費用，杜絕不良行為的發(fā)生。同時(shí)可安排職工代表參與開(kāi)標過(guò)程，以增強職工主人翁意識和招標的透明性。

　�、囗椖块_(kāi)標、評標、詢(xún)價(jià)、談判議價(jià)具體時(shí)間和地點(diǎn)應該由醫院集中統一安排。由于涉及的專(zhuān)家分布在醫院不同部門(mén)，為了提高工作效率，項目主管職能部門(mén)應定期向醫院提交開(kāi)標談判議價(jià)申請，由醫院統一協(xié)調安排合理的開(kāi)標談判時(shí)間。

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