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軟件項目的溝通管理案例分析
引導語(yǔ)：在項目管理中，溝通是一個(gè)軟指標，其所起的作用不好量化，溝通對項目的影響往往也是隱形的。下面是yjbys小編為你帶來(lái)的軟件項目的溝通管理，希望對大家有所幫助。
項目溝通管理是現代項目管理知識體系中的九大知識領(lǐng)域之一，項目溝通管理在成功所必須的因素—人、想法和信息之間提供了一個(gè)關(guān)鍵性連接。
溝通對項目的成功，尤其是IT項目的成功非常重要。本文就圍繞溝通的重要意義、項目干系人、溝通對效率的影響、溝通的關(guān)鍵要素這幾方面展開(kāi)一些探討，最后結合高職外語(yǔ)教學(xué)、綜合測評平臺項目，對溝通在小組軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中的應用進(jìn)行案例分析。
1、溝通的意義及項目干系人分析
項目管理要素有:范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力、風(fēng)險、采購、溝通，一個(gè)成功的項目與這些因素是緊緊相關(guān)、不可分離的。但是在項目的實(shí)際參與和項目的操作過(guò)程中，可以發(fā)現無(wú)論是項目管理中的哪個(gè)因素，與其關(guān)聯(lián)最多、涉及活動(dòng)最多的是項目干系人，項目干系人一般包括最終用戶(hù)、項目團隊、項目公司的管理層等一些主要的利害關(guān)系者。項目管理中時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力、風(fēng)險、采購等很大一部分是與人的溝通與人的管理有關(guān)，如何做好人的管理、如何組建一個(gè)成功的項目團隊、如何在項目中發(fā)揮團隊的所有潛力、如何與客戶(hù)的關(guān)系日趨完善、如何做到讓客戶(hù)滿(mǎn)意，這些都是在“溝通”管理中所必須及掌握的要素。
要做好各要素溝通，要實(shí)現于人的管理，就應站在這些“項目干系人”的角度上，從他們的需要及利益出發(fā)，最大限度地通過(guò)項目實(shí)現他們的價(jià)值，如果脫離這些，那么項目是很難獲得成功的。項目經(jīng)理在與客戶(hù)進(jìn)行需求調研及交流前，一般先要充分考慮項目的需求性及可行性，然后列一個(gè)需求管理(包括詳細的溝通計劃及溝通要求)計劃，并且要考慮需求溝通中所需的人員、資源、時(shí)間的要求，這樣才可以保證需求調研的準確性。很多軟件項目在其開(kāi)發(fā)過(guò)程中，客戶(hù)突然提出需求變更，給項目的進(jìn)展帶來(lái)不利的影響，雖然很大程度上這是客戶(hù)主觀(guān)因素造成的，但也說(shuō)明項目組在和客戶(hù)進(jìn)行前期溝通的時(shí)候，沒(méi)有充分考慮一些假設或約束因素，也沒(méi)有充分明確列舉溝通要求。
同樣，除了和客戶(hù)進(jìn)行溝通之外，在項目開(kāi)發(fā)過(guò)程中，項目經(jīng)理與項目成員之間的溝通方式及項目經(jīng)理對團隊的建設技巧也是直接影響到項目成敗的關(guān)鍵。項目過(guò)程中溝通的目的是為了“保持項目進(jìn)展、識別潛在問(wèn)題、征求建議以改進(jìn)項目績(jì)效”，如果在項目的開(kāi)發(fā)、設計過(guò)程中未把好溝通這道關(guān)，可能會(huì )產(chǎn)生意料之外的項目失敗，同樣一個(gè)好的配合團隊能使項目達到事半功倍的效果，關(guān)于溝通的具體的一些方法和技巧將在下文談到。
2、溝通與效率的關(guān)系
2.1項目復雜程度與實(shí)施效率
溝通路徑所消耗掉的工作量多少取決于軟件項目本身的復雜度和禍合度。原IBM在馬里蘭州蓋茲堡的系統技術(shù)主管JoelAron，在他所工作過(guò)的9個(gè)大型項目的基礎上，對程序員的實(shí)施效率進(jìn)行了研究。他根據程序員和系統部分之間的交互劃分這些系統，得到實(shí)施效率表。
一般說(shuō)來(lái)，底層軟件(操作系統、編譯器、嵌入式系統、通信軟件)的接口復雜度要比應用軟件(MIS、操作維護軟件、管理軟件)要高得多。
在估算軟件開(kāi)發(fā)項目工作量時(shí)要充分考慮任務(wù)的類(lèi)別和復雜程度，因為抽象的、接口復雜的系統開(kāi)發(fā)過(guò)程，其溝通消耗必然大。另外，有深厚行業(yè)背景的軟件，要考慮開(kāi)發(fā)人員為熟悉行業(yè)知識所需付出的溝通消耗。
2.2團隊規模與實(shí)施效率
需要協(xié)作溝通的人員的數量會(huì )影響開(kāi)發(fā)成本，因為成本的主要組成部分是相互的溝通和交流，以及更正溝通不當所引起的不良結果(系統調試)。
人與人之間必需通過(guò)溝通來(lái)解決各自承擔任務(wù)之間的接口問(wèn)題，如果項目有n個(gè)工作人員，則有nx(n-1)/2個(gè)相互溝通的路徑。假設一個(gè)人單獨開(kāi)發(fā)軟件，年實(shí)施效率為1000行代碼，而每一條溝通路徑上每年消耗掉的工作量可折合500行代碼，則團隊規模和溝通消耗以及實(shí)施效率存在以下關(guān)系。
2.3團隊的默契度與實(shí)施效率
團隊的默契程度對軟件實(shí)施效率影響很大。一個(gè)經(jīng)過(guò)長(cháng)期磨合、相互信任、形成一套默契做事方法和風(fēng)格的團隊，可能省掉很多不必要的溝通，其合力甚至可以超越這個(gè)團隊本身，而做出一些平時(shí)他們連想都不敢想的成就來(lái)。相反，初次合作的團隊因項目成員各自的背景和風(fēng)格不同、成員間相互信任度不高等原因，就要充分考慮溝通消耗。
營(yíng)造一個(gè)配合默契的團隊并沒(méi)有一個(gè)簡(jiǎn)單易行的規定和過(guò)程，但是有一個(gè)必不可少的因素，那就是團隊中的所有成員對這個(gè)小組承擔的全部義務(wù)，成員樂(lè )于為整個(gè)團隊而放棄自己的利益和志向，這樣整個(gè)團隊就一定有很強的內聚力，而且一個(gè)人置身于氛圍良好、合作默契的團隊中心情一般都較好，這種良好的氛圍所能帶來(lái)的能量是不可估量的。
所以持續良好的溝通和交流是一個(gè)團隊的無(wú)形資產(chǎn)，而由之形成的一個(gè)自然、穩定、默契的開(kāi)發(fā)團隊就是軟件企業(yè)的核心競爭力所在。
3、溝通的一些要素
一個(gè)優(yōu)秀的團隊組織和協(xié)調管理者所發(fā)揮的作用往往對目的成敗起決定作用，他必然也是一個(gè)善于溝通的人。溝通研究專(zhuān)家勒德洛(LudIow,R.)提到，高級管理人員往往花費80%的時(shí)間以不同的形式進(jìn)行溝通.普通管理者約花50%的時(shí)間用于傳播信息。缺乏溝通這個(gè)問(wèn)題是不能通過(guò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行改進(jìn)的，現在技術(shù)發(fā)展很快，但人們對溝通和融洽相處的需求不但沒(méi)有減少，反而顯得越來(lái)越重要了。
溝通的效率直接影響管理者的工作效率，在項目成員間改善溝通將提高士氣、生產(chǎn)率、質(zhì)量，并可以減少成本，使得項目更好開(kāi)展。但如果出現溝通問(wèn)題，也可以遵循以下過(guò)程來(lái)有效地控制問(wèn)題:找出問(wèn)題的起因;實(shí)行糾錯行為;加強工作環(huán)境中的溝通活動(dòng)。
4、項目中溝通運用的案例分析
筆者在負責開(kāi)發(fā)外語(yǔ)學(xué)院的英語(yǔ)網(wǎng)絡(luò )教學(xué)、考試綜合平臺時(shí)，就充分考慮軟件項目管理中溝通的一些要素。整個(gè)項目按小組軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程(TSP)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，其中每個(gè)步驟都涉及到了溝通。
4.1技術(shù)調研
該項目是為教師和學(xué)生進(jìn)行英語(yǔ)教學(xué)、考試、以及評估的綜合性網(wǎng)絡(luò )平臺，學(xué)生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行全程的英語(yǔ)學(xué)習、測試，老師也可以利用這個(gè)平臺動(dòng)態(tài)的掌握學(xué)生的情況。在技術(shù)采用方案中，我們打算用ASP.NET+SQLSERVER進(jìn)行開(kāi)發(fā)，分三層體系結構。在聽(tīng)取了他們構思的同時(shí)，針對項目調研情況，我們也從技術(shù)層面上闡述了自己的看法、最后達成了一個(gè)初步共識。
4.2需求分析
項目的最終用戶(hù)是外語(yǔ)老師和學(xué)生，我們開(kāi)始與外語(yǔ)學(xué)院老師進(jìn)一步接觸，了解高職外語(yǔ)教學(xué)領(lǐng)域內的情況。為了防止或減少用戶(hù)需求變更，產(chǎn)通目標中考慮了很多制約因素和假設因素，大概經(jīng)過(guò)了一個(gè)星期的溝通，一份完整的SRS文檔生成，并且我們將SRS的段和節編號，用來(lái)確定每一個(gè)說(shuō)明的來(lái)源。
4.3概要設計
軟件的大概要求和功能在得到確定后，項目流程到了概要設計階段，這時(shí)項目開(kāi)發(fā)小組完全啟動(dòng)，項目小組開(kāi)始制定詳細工作目標、角色目標等。
4.4詳細設計
在概要設計階段定義好了各功能模塊、明確了開(kāi)發(fā)者責任之后，開(kāi)始了模塊內的細節設計，在這個(gè)階段我們定義了整個(gè)平臺數據庫，在定義數據表和字段時(shí)，有兩位成員的想法互不相同.兩人各持己見(jiàn)，爭的面紅耳赤，僵持不下，最終雙方把各自的想法和理由列個(gè)清單，征求了小組其他成員和外語(yǔ)學(xué)院老師的意見(jiàn)，經(jīng)過(guò)大家共同的分析，最終確定了某一個(gè)成員的數據庫方案，另外那個(gè)成員也心服口服。
4.5編碼設計
在編碼階段的每次會(huì )議中，我們都要掌握各個(gè)成員的進(jìn)度，詢(xún)問(wèn)下個(gè)階段的安排，并要求每個(gè)成員在會(huì )議中都要開(kāi)城布公地對待問(wèn)題，不能隱瞞，使小組保持一種透明的風(fēng)格。這樣我們就可以知道將要發(fā)生什么事情，并預見(jiàn)問(wèn)題，以便能迅速進(jìn)行調整。
4.6集成與測試
在開(kāi)發(fā)后期，各個(gè)模塊功能基本完成，在確認每個(gè)模塊基本上無(wú)獨立缺陷和比較好的質(zhì)量后，進(jìn)人了整體的測試。
這個(gè)項目在制作半年后完工，并測試合格，現運行非常正常，總結這個(gè)項目的一些經(jīng)驗，要確保軟件開(kāi)發(fā)質(zhì)量和效率，與用戶(hù)的有效溝通以及開(kāi)發(fā)成員間的良好協(xié)作是關(guān)鍵，要達到這一點(diǎn)，一個(gè)團隊至少應具備以下三個(gè)要素:透明性、聆聽(tīng)、協(xié)商。透明性能使整個(gè)小組知道將要發(fā)生什么事情、并能預見(jiàn)問(wèn)題，知道什么時(shí)候誰(shuí)最需要幫助，并能保持整個(gè)小組工作的一致性。最好的交流者應該是非常善于聆聽(tīng)的人，這種聆聽(tīng)應該是全身心的，只有這樣，別人才會(huì )和你進(jìn)行比較深的交流，你也會(huì )準確地領(lǐng)會(huì )對方的意圖。協(xié)商最重要的作用是解決問(wèn)題和分歧，能使得矛盾雙方都得到一個(gè)滿(mǎn)意的結果。
項目溝通管理是一門(mén)藝術(shù)，這不僅僅表現在“項目干系人”相互之間的溝通技巧上，無(wú)論在哪個(gè)領(lǐng)域的項目管理中，這些溝通技巧都可以通用，并且可以結合各自領(lǐng)域的一些獨特要素去實(shí)施。在項目負責人對項目的全局管理上，項目管理的八大要素記起來(lái)簡(jiǎn)單，這就需要藝術(shù)化的管理、技巧性的操作，管理上的條條框框雖然是定死的，但人可以動(dòng)態(tài)地去應用它。但如何靈活地駕御它，使這些要素在操作上更方便，更適合應用到實(shí)際項目中去。
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