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略論秘書(shū)的協(xié)調藝術(shù)
作為秘書(shū)，要高度重視協(xié)調工作，認真研究協(xié)調藝術(shù)，掌握協(xié)調的規律和方法，真正成為領(lǐng)導放心、機關(guān)信賴(lài)的“協(xié)調通”。
一、大事要“硬”協(xié)調
大事是對全局起決定作用的中心工作，是主要矛盾在單位建設中的表現和反映。為此，在進(jìn)行協(xié)調時(shí)，秘書(shū)要力爭做到以下三點(diǎn)。首先，要認真貫徹落實(shí)上級的“硬杠杠”。在大事的協(xié)調處理上，上級的路線(xiàn)、方針和政策都有明確的內容、標準和要求，這是協(xié)調時(shí)不可逾越的紅線(xiàn)。秘書(shū)只有做到爛熟于心，才能在協(xié)調時(shí)認真執行這些硬性規定，準確無(wú)誤地落實(shí)好上級的相關(guān)指示。其次，要弘揚不屈不撓的“硬骨頭”精神。緊緊依靠規章制度辦事，并不意味著(zhù)所有的問(wèn)題都會(huì )迎刃而解。在協(xié)調工作中，秘書(shū)經(jīng)常會(huì )遇到一些意想不到的情況。此時(shí)，秘書(shū)一定要堅定立場(chǎng)，維護規章制度的權威性，切不可屈從于人為壓力變成“軟骨頭”，做出違背黨性原則的事。再次，要保持敢想敢干的“硬脾氣”。在大事的協(xié)調過(guò)程中，秘書(shū)不僅要善于發(fā)現機構設置、職責分工、政策法規等諸方面的弊端，而且要敢于向上級領(lǐng)導提出合理化建議，改革不合理的機構，修訂不完善的政策法規，堵塞不該有的漏洞�？傊�，秘書(shū)要從維護全局利益出發(fā)，抓好大事的“硬”協(xié)調工作，以實(shí)現單位工作的高效、一致、和諧。
二、急事要“熱”協(xié)調
急事的最大特征就是突發(fā)性和時(shí)效性強，要求處置果斷、快速、準確、穩妥，符合客觀(guān)實(shí)際和上級意圖。秘書(shū)在協(xié)調這類(lèi)事情時(shí)，首先，要把握好“火候”。秘書(shū)代表的是上級領(lǐng)導和機關(guān)，在協(xié)調一些突發(fā)性事件時(shí)，不能越俎代庖，輕易干預下級單位工作的獨立自主權。要督促他們及時(shí)上報事態(tài)發(fā)展的趨勢，綜合方方面面的情況，實(shí)時(shí)地向上級領(lǐng)導進(jìn)行請示報告，確定自己界入的最佳時(shí)機。其次，要善于趁熱打鐵。一旦開(kāi)始協(xié)調，秘書(shū)就要積極聯(lián)系相關(guān)單位和個(gè)人，統一被協(xié)調各方的思想。當各方都表現出服從協(xié)調的熱情和意向時(shí)，要緊緊抓住有利時(shí)機，趁熱打鐵，緊鑼密鼓，協(xié)調一致地完成任務(wù)。同時(shí)，要及時(shí)吸取協(xié)調中的經(jīng)驗做法，形成相關(guān)的工作預案。再次，要隨時(shí)保持與領(lǐng)導的熱線(xiàn)聯(lián)系。領(lǐng)導總攬全局，說(shuō)話(huà)有深度、有力度，對協(xié)調工作的開(kāi)展會(huì )起到很大的作用。所以，秘書(shū)要及時(shí)向上級領(lǐng)導匯報事件的進(jìn)展情況，認真聽(tīng)取他們的指示意見(jiàn)，尋求他們在各方面的支持�？傊�，秘書(shū)用“熱加工”的方法處理突發(fā)性事件時(shí)，要因人、因事、因時(shí)而異，快速準確地達到協(xié)調目的。
三、難事要“軟”協(xié)調
在協(xié)調關(guān)系的過(guò)程中，下級單位和領(lǐng)導的不配合是件讓人頭痛的事情。遇到這種情況，秘書(shū)要從全局利益出發(fā)，采取正確的協(xié)調方法。首先，要維護團結，進(jìn)行軟包裝。事情發(fā)生后，秘書(shū)要利用各種場(chǎng)合，維護事發(fā)單位和相關(guān)人員的形象，減小影響的范圍，防止事態(tài)進(jìn)一步擴大。同時(shí)，要在在領(lǐng)導面前為其進(jìn)行相應的“包裝”，以免喪失下一步協(xié)調的主動(dòng)性。其次，要放下架子，進(jìn)行軟溝通。出現這些難事，可能是秘書(shū)在協(xié)調時(shí)沒(méi)有掌握好分寸，有指手劃腳的現象，造成協(xié)調對象不買(mǎi)自己的帳，并以“這不是我們的職責范圍”等理由來(lái)進(jìn)行搪塞。此時(shí)，秘書(shū)要從尊重對方的角度出發(fā)，放下架子，加強溝通，爭取得到對方的諒解和支持，共同把事情做好。再次，要冷靜應對，進(jìn)行軟處理。在協(xié)調過(guò)程中，個(gè)別單位和個(gè)人可能有陽(yáng)奉陰違、出工不出力的現象。對這種情況，秘書(shū)要適當拖一拖，放一放，醞釀一段時(shí)間再進(jìn)行處理，切不可因小事誤了大局�？傊�，當不配合的難事發(fā)生時(shí)，秘書(shū)一定要從減輕事態(tài)的影響出發(fā)，“軟硬兼施”地協(xié)調好各方面的關(guān)系，為全局工作的順利進(jìn)行創(chuàng )造充足的條件。
四、小事要“暗”協(xié)調 機關(guān)工作中有些事情雖小，但協(xié)調處理不好也會(huì )牽動(dòng)大局、影響大局。對于這些比較瑣碎、不宜公開(kāi)協(xié)調的事情，秘書(shū)人員應采取“暗”協(xié)調的方式進(jìn)行處理。首先，要穿針引線(xiàn)，暗中化解。機關(guān)的同事之間因合作關(guān)系發(fā)生摩擦是很正常的事情，而且當事人都不想把事情鬧僵，影響自己的成長(cháng)和進(jìn)步。在進(jìn)行協(xié)調時(shí)，秘書(shū)要當好地下交通員，暗中進(jìn)行積極的說(shuō)和，疏通彼此之間存在的隔閡，促使雙方握手言和，“一笑泯恩仇”。其次，要設身處地，暗中幫助。秘書(shū)經(jīng)常與司機、打字員等打交道，對他們的個(gè)人情況，特別是家庭和婚姻方面出現的問(wèn)題，比較了解。協(xié)調時(shí)，要注意保守他們的秘密，在思想上積極引導，在物質(zhì)上提供力所能及的幫助。必要時(shí)，可聯(lián)系相關(guān)單位和個(gè)人，共同解決他們的問(wèn)題，消除單位潛在的隱患。再次，要遵循原則，暗中通融。秘書(shū)身份特殊，經(jīng)常會(huì )有一些基層單位的同志請求給予關(guān)照。對待這些問(wèn)題，秘書(shū)不能斷言拒絕，傷害同志之間的感情，而是要在原則允許、不損害他人利益的范圍內，積極主動(dòng)地出主意想辦法，最大限度地滿(mǎn)足他們的要求�？傊�，在現實(shí)工作中，秘書(shū)要正確運用“暗”協(xié)調的工作方法，處理好方方面面的關(guān)系。
五、特事要“冷”協(xié)調 作為秘書(shū)，工作上的特事是指領(lǐng)導的特意吩咐、同事的特殊情況和自己的特別遭遇。在協(xié)調處理時(shí)，一定要用“冷處理”的方法來(lái)應對。首先，要冷靜應對領(lǐng)導的特意吩咐。這些事情，有的公私兼顧，有的純粹是領(lǐng)導個(gè)人的私事;有些可以去辦，有些因涉及原則問(wèn)題不能辦。但作為下屬，不辦又不好，因而要冷靜地進(jìn)行處理。但違背原則的事情，秘書(shū)應委婉地提醒領(lǐng)導不能辦，不能因為怕遭到領(lǐng)導的冷遇，姑息遷就，投其所好。其次，要冷靜面對同事的特殊情況。工作中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)等敏感問(wèn)題，可能會(huì )損害一部分同事的切身利益。當這些人來(lái)訴苦、抱怨時(shí)，秘書(shū)不能火上澆油，激化矛盾。正確的方法是要認真傾聽(tīng)，以靜制動(dòng)，待對方情緒穩定后，再“潑冷水”，耐心進(jìn)行調解。再次，要冷靜處理自身的特別遭遇。因自身利益的得與失，秘書(shū)受到別人的“特別關(guān)注”是很正常的。此時(shí)，秘書(shū)不能得意忘形，不能灰心喪氣，要保持頭腦冷靜，一如既往地投入到本職工作中去�？傊�，秘書(shū)在運用“冷”協(xié)調時(shí)，必須學(xué)會(huì )控制自己的情緒，以“宰相肚里能撐船”、“無(wú)故加之而不怒”的寬廣胸懷，沉著(zhù)穩重地處理他人和自身問(wèn)題。
六、私事要“明”協(xié)調 在一個(gè)單位中,秘書(shū)有自己的私人關(guān)系是十分正常的。但秘書(shū)位置特殊，在相互交往時(shí)必須把話(huà)說(shuō)在明處，把情放在明處，把事做在明處。首先，要“當面鑼?zhuān)瑢γ婀摹�，把�?huà)說(shuō)在明處。在私人關(guān)系需要自己協(xié)調事情時(shí)，要認真細致地把單位的相關(guān)規定和自身能起到的作用講在明處，不說(shuō)官話(huà)、套話(huà)，不怕說(shuō)丑話(huà)，督促其消除“近水樓臺先得月”的僥幸心理，通過(guò)正常的渠道解決自身問(wèn)題。其次，要把情放在明處。秘書(shū)在協(xié)調私人關(guān)系的事情時(shí)，要一身正氣，兩袖清風(fēng)，把個(gè)人之間的情誼放在黨性原則的框架內，嚴格按規章制度辦事，不能顧及面子，貪贓枉法，徇私作弊，做出有損單位利益、違犯黨紀國法的事。再次，要把事做在明處。在單位內協(xié)調私人關(guān)系的事情，秘書(shū)要遵循單位的規則，能回避的堅決回避。如果能直接參與的，要積極地向領(lǐng)導和有關(guān)部門(mén)匯報真實(shí)的情況，盡自己最大的能力協(xié)調好，絕不能明一套暗一套，欺瞞領(lǐng)導和組織，損害單位的形象�？傊�，在協(xié)調處理私人關(guān)系的事情時(shí)，秘書(shū)一定要以真誠、坦誠和忠誠的態(tài)度，把能協(xié)調的事情處理好，達到“心底無(wú)私天地寬”的境界。
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