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「辦公文秘」提高綜合素質(zhì)，細化文件管理
不論黨政機關(guān)還是企事業(yè)單位，大大小小的社會(huì )組織都不能沒(méi)有辦公室這一機構設置，可見(jiàn)辦公室的地位有著(zhù)不可替代的作用。下面是YJBYS小編搜索整理的關(guān)于辦公文秘的一些工作內容，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!
一、加強學(xué)習，提高自身素質(zhì)
面對嚴峻的競爭形勢，辦公室工作人員必須與時(shí)俱進(jìn)，努力掌握科學(xué)理論和現代辦公手段，從單純“一元型”工作人員向“多元型”工作人員轉化，適應工作的開(kāi)展需要。一是要不斷加強政治理論學(xué)習，堅定正確的政治方向，樹(shù)立正確的世界觀(guān)、人生觀(guān)和價(jià)值觀(guān)，運用辯證唯物主義的立場(chǎng)、觀(guān)點(diǎn)和方法，研究新情況，解決新問(wèn)題，增強政治的敏感性。二是注重基礎業(yè)務(wù)知識學(xué)習，加強文學(xué)理論、寫(xiě)作知識的學(xué)習，不斷提高文學(xué)寫(xiě)作水平和公文寫(xiě)作能力;同時(shí)還要注重學(xué)習，使自己真正成為業(yè)務(wù)強的、能勝任本職工作的行家里手。三是重視綜合技能培訓。隨著(zhù)辦公室工作自動(dòng)化、信息化、系統化的不斷加快，辦公室人員要不斷加強專(zhuān)業(yè)技能的培訓和學(xué)習，努力做到一專(zhuān)多能、樣樣精通，提高綜合素質(zhì)。
二、牢固樹(shù)立大局意識、服務(wù)意識、責任意識
首先要樹(shù)立大局意識。要站在全局的高度去思考問(wèn)題，從全局出發(fā)，為大局著(zhù)想，服從服務(wù)于大局，要始終圍繞單位的中心工作開(kāi)展工作。
其次是樹(shù)立服務(wù)意識。服務(wù)是辦公室的主要工作，是辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，要把服務(wù)貫穿與辦公室工作的各個(gè)方面和各項工作的全過(guò)程。要不斷在創(chuàng )新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率上下工夫，將被動(dòng)服務(wù)轉為主動(dòng)服務(wù)，把服務(wù)貫穿與辦文、辦事、辦會(huì )的日常工作之中。要從領(lǐng)導的批評和大家的期待中看到差距、改進(jìn)工作、改進(jìn)作風(fēng)，不斷的強化服務(wù)意識，發(fā)揚愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻精神，推動(dòng)各項工作的順利進(jìn)行。
再次是樹(shù)立責任意識。要養成認真、負責的工作態(tài)度，在細微之處見(jiàn)真功夫，在工作上做到事事有回音，件件有落實(shí)。出現問(wèn)題要敢于面對，不推諉、不搪塞，有錯必糾、知錯必改。
三、時(shí)刻進(jìn)行換位思考 發(fā)揮參謀助手作用
雖然辦公室工作人員不直接參與政務(wù)決策，但其工作質(zhì)量的高低對政務(wù)決策有著(zhù)至關(guān)重要的影響。
辦公室工作人員要在勤奮工作的同時(shí)，要講究方法和技巧，要注意換位思考，站在領(lǐng)導的高度和角度觀(guān)察、分析和思考問(wèn)題，增強參謀意見(jiàn)的可行性。要努力提高自己的口頭和書(shū)面表達能力，力求客觀(guān)性、時(shí)效性、概括性和邏輯性相統一，做到謙遜委婉、言簡(jiǎn)意賅、一語(yǔ)中的。文風(fēng)要篇幅簡(jiǎn)短、文筆樸實(shí)、內涵明確、行文暢通;口頭表達要做到語(yǔ)言規范、中心突出、毫不羅嗦，要根據服務(wù)對象的個(gè)性特點(diǎn)和服務(wù)內容涉及不同的語(yǔ)言表達方式。要練就善于駕馭各種復雜關(guān)系的本領(lǐng)，協(xié)助領(lǐng)導協(xié)調各方面的關(guān)系，形成合力，保證中心工作的落實(shí)和工作目標的實(shí)現。在工作中，更要注意相互尊重，抓好日常的協(xié)調，工作上遇到不順利的時(shí)候，要沉著(zhù)冷靜、不急不躁，善于做耐心細致的溝通工作，達到互相配合，完成任務(wù)的目的。
辦公室工作千頭萬(wàn)緒，工作內容十分繁雜，作為一名現代化辦公室的工作人員必須在工作中尋求突破、創(chuàng )新，做到熱情、周到、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，并具備甘于清苦、勇于奉獻、勤于磨煉的精神，努力營(yíng)造辦公室爭先創(chuàng )優(yōu)、團結協(xié)作、無(wú)私奉獻的和諧局面
四、公文管理要做到明確、細致、調理清晰
1.要充分發(fā)揮計算機及相應辦公軟件的作用
在計算機普及的今天，利用合適的計算機軟件對公文進(jìn)行信息化管理，無(wú)疑會(huì )大幅度提高工作效率、降低工作強度。目前網(wǎng)絡(luò )上可以查到多款公文處理類(lèi)軟件，這些軟件各有所長(cháng)，關(guān)鍵是要選擇適合本單位使用的產(chǎn)品。利用軟件進(jìn)行收文、行文登記、歸檔，無(wú)疑會(huì )事半功倍，大大提高工作效率。
2.建立公文保管規則
做辦公室工作尤其容易把時(shí)間浪費在查找東西上面。在實(shí)際工作中，我們也常會(huì )看到有的工作人員把文件柜的資料全部翻出來(lái)，前后翻過(guò)多少遍，也不一定能找到所需文件，既浪費時(shí)間又耗費精力。能迅速找到所需文件，體現了一個(gè)人良好的工作素質(zhì)。各種文件按一定規則存放，預先支出的是一小點(diǎn)時(shí)間，最終卻能為我們養成這種良好的工作習慣。由于使用了檔案管理軟件，入檔文件不需要再像以前那樣分類(lèi)保存，所有文件只需按收(行)文序號統一排序。在查找文件時(shí)，首先通過(guò)計算機軟件按條件查到所需文件，通過(guò)該文件的收(行)文序號查看收(行)文登記簿，通過(guò)簽字查看該文件時(shí)否存放在本部門(mén)。如果存放在本部門(mén)，再根據收(行)文序號即能迅速找到紙質(zhì)文件。
如果領(lǐng)導要我們找一份文件，而我們既找不出又不能說(shuō)明這份文件由哪個(gè)部門(mén)保管，這是一件很尷尬的事。大部分單位日常文件的傳遞是以簽字為依據的，但在實(shí)際工作中發(fā)現，有的單位由于工作繁忙，把一些必要的環(huán)節省略了，造成責任不清，久而久之，后患無(wú)窮。在利用軟件管理公文過(guò)程中，做到每次傳遞、借用都有記錄，填寫(xiě)一次記錄不過(guò)幾秒鐘的時(shí)間，卻避免了將來(lái)找尋文件時(shí)浪費時(shí)間。
3.抓好文件精神的落實(shí)與檢查
辦公室必須緊密?chē)@單位中心工作，突出重點(diǎn)，強化服務(wù)，健全工作機制，積極推進(jìn)工作制度化、規范化，及時(shí)將重要文件、會(huì )議、部署分解立項，落實(shí)具體承辦部門(mén)，明確責任和具體要求，定期或不定期地進(jìn)行督查通報。對領(lǐng)導批示查辦的事項，做到“批必查、查畢果、果必報”。各項工作項項有人抓、件件有落實(shí)，形成相互銜接、相互促進(jìn)、齊抓共管的良好氛圍，保證領(lǐng)導與部門(mén)之間、部門(mén)與部門(mén)之間、上下級之間信息渠道的暢通和及時(shí)有效的銜接。
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