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企業(yè)的中層管理交流作用
現代企業(yè)組織的規模日趨龐大，人員眾多，與外界環(huán)境的關(guān)系日益復雜。對內需要了解并統一各方面的意見(jiàn)，對外則需要引進(jìn)各方面的信息資料，這些都與溝通有密切的關(guān)系，因此企業(yè)管理者只有主動(dòng)、有效的進(jìn)行內外溝通，才能真實(shí)地掌握各方信息，并進(jìn)行綜合分析。從而作出正確的決策，提高企業(yè)績(jì)效。
一、中層管理者溝通的主要內容及形式
溝通是企業(yè)中層管理者最重要的工作職責。我們常常聽(tīng)到中層管理者報怨自己是“夾心餅干”，上有來(lái)自高層決策者為實(shí)現企業(yè)奮斗目標的壓力，下有職工要求改善工作、生活環(huán)境的要求;他們處于“上壓下頂”的工作境域。目前，諸多國有企業(yè)改制，實(shí)行股份制有限公司，高層領(lǐng)導的工作目標從以往的完成計劃任務(wù)轉變?yōu)橹\求企業(yè)的可持續發(fā)展，更加注重企業(yè)的短期效益和長(cháng)期利益相結合，希望企業(yè)首先是能生存，繼而談利潤，最后的目標是實(shí)現企業(yè)的可持續發(fā)展。中層管理者除每日負責正常的管理工作，如運用有限的資源，解決糾紛及確保工作依時(shí)完成等以外，還要肩負很多其它的任務(wù)。例如，安全監督、站段長(cháng)、經(jīng)理、車(chē)間主任、組長(cháng)或者工長(cháng)，他們的職責范圍常常轉變，因此適應不斷變化的工作環(huán)境，就必須適時(shí)有效地進(jìn)行內外溝通，掌握有關(guān)的變化的信息，從而完成好各項任務(wù)。因此，中層管理者首先應理解高層領(lǐng)導的決策意圖，領(lǐng)會(huì )并細化這個(gè)目標，分解若干個(gè)子任務(wù)落實(shí)到企業(yè)的各個(gè)部門(mén)，制定出執行計劃時(shí)間表及監督檢查的綱領(lǐng)性文件，將各項子任務(wù)落實(shí)到個(gè)人。傳統的組織結構中最常見(jiàn)下行溝通就是將高階層所擬定的組織目的、管理政策、工作程序傳達至屬下各階層，如職工、干部的教育、訓練、工作指導等。其次，中層管理人者應該學(xué)會(huì )：輔導員工，發(fā)展員工的潛能、與別人合作，群策群力、建立團隊，分析、策劃及應付一切轉變，接受新職責、訂立及檢查目標，兼管下屬、分配下屬的工作，支持員工的創(chuàng )新意念、鼓勵員工積極參與、建立信心，使員工全身心投入工作。再次，中層管理者還必須有伯樂(lè )意識，深入基層進(jìn)行調查研究。觀(guān)察自己的計劃時(shí)間表及綱領(lǐng)性的文件有無(wú)誤區和盲區，能否堅定不移地被執行并實(shí)現企業(yè)決策目標，否則須及時(shí)地修正或重新制定;其次是從貫徹執行過(guò)程中發(fā)展并識別員工中的優(yōu)秀人才及員工中好的創(chuàng )意及建議，挖掘企業(yè)的潛在優(yōu)勢，并列入總的結報告中，為企業(yè)的發(fā)展出謀劃策，也為自己后續管理工作的實(shí)施奠定基礎。中層管理者向上級報告工作情形、提出建議、或在工會(huì )刊物及調查表上表達自己的意見(jiàn)、態(tài)度就是現代企業(yè)制度中所鼓勵的上行溝通，很多主管以“開(kāi)放日”、“建議箱”等方式歡迎部屬隨時(shí)與他交換意見(jiàn)或提出批評意見(jiàn)。最后，中層管理者還應善于與同級的中層管理者進(jìn)行溝通，同級間的溝通以信函、備忘錄的形式傳遞，減少他們與其他部位的隔閡，維護整個(gè)企業(yè)組織的統一與團結。中層管理者的溝通的主要形式有兩種：一是工具溝通：指為了傳達情報，并將傳達者自己的知識、經(jīng)驗和意見(jiàn)告知收受者，企圖影響收受者的知覺(jué)、思想及態(tài)度體系，進(jìn)而改變其行為。其二是精神類(lèi)溝通：指為了表達情緒，解除內心的緊張，征求對方的同情、共鳴，確定與對方的關(guān)系等，主要在于滿(mǎn)足個(gè)人的精神上的需要。
二、中層管理者溝通的基本原則
現代企業(yè)內部人際關(guān)系復雜，這種現狀被形象地稱(chēng)描述為“內分泌紊亂”。一方面是隨著(zhù)企業(yè)員工的增多，每位員工帶著(zhù)不同的思想進(jìn)行企業(yè)，對同一事物有著(zhù)不同的看法，原有的企業(yè)文化受到?jīng)_擊，企業(yè)內部溝通不暢，人際關(guān)系變得復雜，相互之間的沖突增多。另一方面盡管隨著(zhù)企業(yè)的發(fā)展員工的報酬不斷增多，但是因為分配標準不明，考核不客觀(guān)，部分員工的積極性受到影響。對30多家科技成長(cháng)型企業(yè)進(jìn)行調查結果表明，企業(yè)員工的報酬都高于同行業(yè)的平均水平，但是員工卻不夠滿(mǎn)意。企業(yè)員工認為自己受到了不公正的待遇，但也不知道如何工作才能獲得更多的報酬。其實(shí)我們在日常與人交往中在不同的情況下與不同的人一起工作，遇到挑戰時(shí)，就必須用適當的人際關(guān)系技巧去處理。最重要的是要耐心的去了解與你一起工作的人，成功的中層管理者無(wú)論在什么情況下，都可以請教別人幫忙，或與別人合力完成工作，主要取決于能夠掌握溝通原則。
1.中層管理溝通原則之一：維護員工自尊，培養員工自信打開(kāi)溝通之門(mén)──可以化解彼此之間的隔膜。自信就是“對自己感到滿(mǎn)意”，通常對自己有信心的人都會(huì )表現得有毅力、能干而且易于與人合作。他們較樂(lè )意去解決問(wèn)題、研究各種可行的方法、勇于面對挑戰。作為中層管理者應學(xué)會(huì )維護員工的自尊，小心避免損害對方的自我價(jià)值感，尤其在討論問(wèn)題的時(shí)候，要針對事而不針對人，在解決問(wèn)題的檢討中，不會(huì )使人有受到攻擊的感覺(jué)，這樣可緩和員工抗拒的情緒并維護員工的自尊。例如：“你提議用封閉式車(chē)體運輸玩具，這個(gè)主意很好�，F在我們的付運程序比以前更快捷，更順利。謝謝你的意見(jiàn)。”這種說(shuō)話(huà)的方式，有人可能認為，但對贊賞的語(yǔ)言是會(huì )比“知道了”、“哦”、“好”等簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言更明確有人可能認為，但對于贊賞員工的意見(jiàn)，表示對他們能力充滿(mǎn)信心、把他們看作能干的獨立個(gè)體，都可以加強員工的自信。在維護員工的自尊，加強他們的自信時(shí)，應要清楚明確。只說(shuō)一句“你做得很好”雖然沒(méi)什么不妥，但總不及說(shuō)明做得很好的那件事情和原因來(lái)得更有意思。這樣做除了可以表示你重視那位員工外，也可以證明你是真心的稱(chēng)贊他的。例如：“你再一次把這本報告的數字核對一遍，我非常欣賞這樣認真的工作態(tài)度。”中層管理者想得到對方的合作，把計劃付諸實(shí)施時(shí)，員工如果是充滿(mǎn)自信的人，大多會(huì )言出必行，熱心于實(shí)現各項工作目標。在贊賞或認同某人的工作時(shí)還應做到恰如其分，充滿(mǎn)誠意。虛假、不真誠的恭維話(huà)是容易為人察覺(jué)的，這樣不但無(wú)益，反而有害。過(guò)分的夸獎會(huì )使贊賞褪色，減低了贊賞的效力。一個(gè)充滿(mǎn)自信的工作團隊小組，一般都更能合作無(wú)間、更具有創(chuàng )意和更有效率。
2.中層管理溝通原則之二：專(zhuān)心聆聽(tīng)，表示了解對方感覺(jué)。如果員工不愿意坦誠開(kāi)放的溝通，你或許不能取得有關(guān)資料，而這些資料往往影響了工作的成敗。聆聽(tīng)是打開(kāi)雙方溝通的主要關(guān)鍵，表示了解對方感覺(jué)，可令對方知道你能體會(huì )他的處境。細心聆聽(tīng)，了解對方所講的話(huà)，可以鼓勵坦誠溝通。在細心聆聽(tīng)之余，再表示關(guān)懷、體諒，可使溝通更坦誠，更有成效。你要讓對方知道，你正在專(zhuān)心聆聽(tīng)，同時(shí)也明白對方說(shuō)話(huà)的內容和對方的感受。關(guān)心對方所霽的話(huà)及內心的感受，可以令對方感到自己的重要性，使對方愿意表達內心的感覺(jué)，增強他對和你溝通的自信，這對于有效地解決困難會(huì )有很大的幫助，同時(shí)，在恰當時(shí)期作出有效的回應也非常重要。有效的回應包括兩部分：一是描述對方的感覺(jué)，二是總結對方的說(shuō)話(huà)的內容。例如，“我明白你對更改原有計劃時(shí)間表有點(diǎn)擔心(表示了解對方擔憂(yōu)的心情)，因為這涉及到超時(shí)工作(明白對方說(shuō)話(huà)的內容，知道他擔憂(yōu)的感覺(jué))。”那么，你就可以比預期早兩個(gè)星期進(jìn)行這項計劃(細心聆聽(tīng)對方說(shuō)話(huà)的內容)。我想你一定會(huì )很高興這么快就獲得批準(表示分享對方快樂(lè )的感覺(jué))。當對方表達一些愉快的感覺(jué)時(shí)，使用這基本原則，也是很有效的。共同分享愉快的感受(舉個(gè)例子說(shuō)：“看來(lái)你很喜歡你的新工作伙伴”)，也可以營(yíng)造互助合作的氣氛。對方知道你明白他的感受時(shí)，會(huì )更加樂(lè )意與你合作。你若表現了解對方的感覺(jué)，并不一定表示你同意對方所講的話(huà)。通常在說(shuō)了“我明白你的意思”之類(lèi)，我們很容易會(huì )加上“但是”或“不過(guò)”等字眼。如果使用這些字眼，你給對方的印象，就是你認為他的感受在你的眼中是“錯的”，或者不像你所關(guān)注的問(wèn)題那么重要。應該避免使用這些字眼，在說(shuō)出自己的意見(jiàn)之前，可使用“同時(shí)”這個(gè)詞語(yǔ)，或在適當時(shí)候暫時(shí)停下來(lái)，代替“但是”或“不過(guò)”等字眼。在對方坦誠地說(shuō)出感受之后，你便可以繼續與對方討論可行的解決方法及具體行動(dòng)。有效的使用第二個(gè)基本原則，可以幫助中層管理者在企業(yè)管理中減少員工抗拒情緒、加強員工自信、鼓勵團隊間的合作，消除執行過(guò)程的產(chǎn)生的誤會(huì )。
3.中層管理溝通原則之三：鼓勵參與，培養主人翁自信意識。三個(gè)臭皮匠，賽過(guò)諸葛亮�，F在的員工都有熟練的技巧，而且一般都很熱心的把一技之長(cháng)獻給群體。事實(shí)上，他們對本身工作的認識，比任何人都深入清楚。集思廣益、令他人更加積極參與并解決困難、增強團結合作關(guān)系，增強員工自信感。因此，管理者鼓勵員工參與，幫助解決問(wèn)題，不僅可以有效地運用企業(yè)內部寶貴的人力資源，而且可使對方更投入，有主人感，增強他們的自信心。向對方征求意見(jiàn)，可以營(yíng)造一起合作、共同參與的氣氛，這樣可鼓勵員工共同努力，進(jìn)一步發(fā)揮所提供意見(jiàn)的作用。向對方征詢(xún)意見(jiàn)，固然可以加強他們的自信，但事實(shí)上，并非所有的意見(jiàn)都是可行的，有些意見(jiàn)需要進(jìn)一步調查核實(shí)。如果發(fā)生這些情況，應避免說(shuō)“這個(gè)主意很好，但是”或者“那個(gè)主意行不通”，而應加以解釋?zhuān)⒄垖Ψ教岢銎渌椒�。鼓勵積極參與，可增強中層管理者與工作小組、組員、同事或上司之間的工作關(guān)系。當下屬或組員同意把構思付諸實(shí)施時(shí)，中層管理者應該加以支持，員工看見(jiàn)自己的提議得到采納會(huì )感到高興，但同時(shí)要他們知道自己應該承擔責任。支持對方提出的意見(jiàn)、方針及解決方法，也要他們承擔應有的責任，這是領(lǐng)導溝通的技巧要點(diǎn)。中層管理者利用此基本原則，鼓勵的方式表示自己的支持，對員工隨時(shí)提供協(xié)助，并在自己的能力范圍內，消除有可能出現的障礙。
三、高速發(fā)展期的和諧鐵路實(shí)現更需要中層管理者的溝通管理作潤滑劑
目前，伴隨鐵路改革逐漸朝著(zhù)科學(xué)性、人性化方向的步伐，鐵路企業(yè)將逐漸步入高速化，和諧化的態(tài)勢，鐵路企業(yè)的中層管理者們充當的更是企業(yè)和諧發(fā)展的潤滑劑。中層干部們更應該在今后的工作學(xué)習過(guò)程中更加關(guān)注以溝通為主線(xiàn)的管理方式，不斷搭建和諧發(fā)展平臺，提倡組織能力提升規�；钠髽I(yè)團隊建設，學(xué)習型組織創(chuàng )建，自控型班組等企業(yè)成長(cháng)模式，為鐵路和諧企業(yè)的建設提供催化加速器。
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