崗位說(shuō)明書(shū)的誤區

　　崗位說(shuō)明書(shū)的誤區

         管理的現代化必須有科學(xué)、規范的內部管理做保障。由于崗位說(shuō)明書(shū)具有明確工作職責與權限、工作目標、工作特點(diǎn)、任職人員資格等作用，并能為工作評價(jià)、人員招聘、績(jì)效管理、培訓與開(kāi)發(fā)、薪酬管理等提供依據，它已受到企業(yè)重視，并成為現代管理的基礎工作之一。但是，目前有很多企業(yè)在完善了崗位說(shuō)明書(shū)的工作后，并沒(méi)有讓它在企業(yè)管理工作中發(fā)揮應有的作用。筆者認為，這并不是崗位說(shuō)明書(shū)本身的局限，更多是企業(yè)走進(jìn)了崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的誤區，降低了其在管理中的應用性。 崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的誤區 崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的誤區：

 1、功能錯位 在談及崗位描述時(shí)，很多企業(yè)都能捧出厚厚一疊的文案，但細讀后，就會(huì )發(fā)現，他們并不是崗位說(shuō)明書(shū)，而僅僅是崗位職責制。企業(yè)的崗位職責制并不是崗位說(shuō)明書(shū)。崗位職責制側重于崗位任職人應該完成的職責，并不能全面反映崗位的信息，并沒(méi)有其行為或工作活動(dòng)的結果。但是崗位說(shuō)明書(shū)則全面反映了崗位和崗位任職人的全面息。    

 2、職責交叉 為適應外部競爭環(huán)境，許多企業(yè)以團隊來(lái)設計工作任務(wù)，即同一項工作任務(wù)需要幾個(gè)部門(mén)或幾個(gè)崗位共同完成，這就出現了職責交叉。正確地處理職責交叉有助于發(fā)揮協(xié)作效應，取長(cháng)補短，提高工作效率。但很多企業(yè)在撰寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)時(shí)對這些職責交叉的工作沒(méi)有明確各崗位的職責權限，以及對工作結果應承擔的責任，反而導致工作中崗位職責不清、多頭領(lǐng)導，工作中出現問(wèn)題各部門(mén)間又互相推諉，降低了工作的效率。例如某企業(yè)，其員工福利工作在人力資源部由薪酬及福利主管負責，在后勤部由福利管理員負責，那么，當新員工對公司福利制度不了解時(shí)，他究竟應該找人力資源部還是應該找后勤部的福利管理員咨詢(xún)呢?

 3、職責重疊 在企業(yè)的實(shí)際中，對于工作任務(wù)性質(zhì)相同、工作任務(wù)量較大的工作，有的崗位不可避免會(huì )出現了一崗多人的現象。在崗位描述時(shí)是否只需編制一份崗位說(shuō)明書(shū)呢?很多企業(yè)在描述此類(lèi)崗位時(shí)，采取了簡(jiǎn)單的一刀切的方法，歸納出該崗位的共同特征，定義了崗位的共同要求，卻忽視了該崗位的不同任職者之間工作任務(wù)的差別，以及由此導致的對任職人資格的差異，這顯然是一種不可取的方法。如果是對崗位進(jìn)行描述，應該采取“一崗一份”描述書(shū)的方式，每個(gè)任職人持有一份。目前不少企業(yè)在開(kāi)展工作分析工作時(shí)，卻混淆了“工作”和“崗位”這兩個(gè)概念。

4、閉門(mén)造車(chē) 目前，不少企業(yè)已經(jīng)認識到崗位說(shuō)明書(shū)的作用，紛紛在企業(yè)開(kāi)展工作分析的工作。但編寫(xiě)出來(lái)的崗位說(shuō)明書(shū)卻未真正起作用。有的企業(yè)在追求管理科學(xué)化、現代化對工作分析缺乏正確認識的情況下，就盲目隨大流，要各個(gè)崗位上的任職人自己編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū);有的企業(yè)，由人力資源部自己閉門(mén)造車(chē)，使描述脫離本企業(yè)的實(shí)際，尤其是對任職人資格的界定缺乏客觀(guān)的標準，結果使崗位說(shuō)明書(shū)無(wú)法在實(shí)際工作中使用，成為案頭擺設，只好被束之高閣。

5、不成體系 崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的過(guò)程，其實(shí)是對企業(yè)業(yè)務(wù)流程重新認識的過(guò)程。一套科學(xué)、規范的崗位說(shuō)明書(shū)能對企業(yè)的各項工作及人力資源管理的其他工作提供依據。但是，不少企業(yè)的崗位描述都有不完整、夸大職責或縮小職責、任職資格主觀(guān)性強等問(wèn)題。有的為了節約成本，甚至只對關(guān)鍵崗位或部門(mén)進(jìn)行崗位描述，導致后續的崗位評價(jià)、招聘等工作缺乏客觀(guān)、統一的尺度，科學(xué)的人力資源管理工作也無(wú)從談起。

        崗位職責動(dòng)詞使用規范表： 崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)誤區的原因分析 在崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作中，為什么會(huì )出現這樣或那樣的誤區?筆者認為出現誤區的原因主機有以下幾點(diǎn)：

 1、為編寫(xiě)而編寫(xiě) 目前，在一些企業(yè)中，由于管理流程的不規范，或管理者本身的行為不規范等問(wèn)題，使得企業(yè)存在職責不清、工作任務(wù)隨意性較大、出現問(wèn)題互相推諉等管理問(wèn)題，不少企業(yè)只關(guān)注崗位說(shuō)明書(shū)的結果或形式，使得崗位說(shuō)明書(shū)成為現實(shí)工作流程的“再現”。從某種意義上講，筆者認為企業(yè)崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作的開(kāi)展，應該側重于工作分析的過(guò)程，把崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)工作作為企業(yè)現有崗位的一次大盤(pán)點(diǎn)，或者說(shuō)是一次業(yè)務(wù)流程的重組，從而明確各崗位的職責與權限，規范工作流程，以實(shí)現科學(xué)管理的目的。

 2、缺乏專(zhuān)業(yè)的技術(shù)或培訓 崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)是人力資源管理工作的一項專(zhuān)門(mén)技術(shù)。不少企業(yè)由于缺乏崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的專(zhuān)業(yè)技能或培訓，所以也存在描述不規范，用語(yǔ)不準確的現象。尤其是在崗位職責的描述上，它應該是關(guān)于一項工作最終要取得的結果的陳述，因此，應準確、清晰地界定崗位任職入應承擔的責任，所具有的權限和工作必須達到的目標、規范權責利的關(guān)系。但不少企業(yè)的崗位說(shuō)明書(shū)在描述用語(yǔ)的選擇上，籠統地使用“負責、管理”等詞語(yǔ)，導致崗位職責的描述“千崗一面”，使崗位職責描述過(guò)小或者過(guò)大。

 3、宣傳不到位 不少企業(yè)把編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)的工作定位于優(yōu)化企業(yè)的工作流程，解決多頭領(lǐng)導現象，改善現有的職責劃分等。但是在實(shí)際工作中常常會(huì )面臨兩難的選擇：是對企業(yè)各個(gè)崗位工作的現狀的描述還是對目標狀態(tài)的描述，即“是什么”和“應是什么”的問(wèn)題。若選擇后者“應是什么”，則在界定各個(gè)崗位職責時(shí)必須對現存的職責交叉、職權不明的現象進(jìn)行調整，這將導致一部分員工的工作職責和權限的變動(dòng)，可能招致抵制的阻力，因此，編寫(xiě)工作必須得到管理者高層的認同或支持。 與此同時(shí)，我國的一些企業(yè)，特別是一些民營(yíng)企業(yè)管理極不規范，工作任務(wù)的分配通常取決于員工個(gè)人的工作能力和領(lǐng)導的意志，使得基層員工疲于應付上級的命令，“忙的忙死、閑的閑死”，造成“工作無(wú)計劃、管理打亂仗”的現象。

4、崗位說(shuō)明書(shū)的管理不及時(shí) 隨著(zhù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化和企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)中工作業(yè)務(wù)流程也在不斷變化，由此部門(mén)職責及崗位工作內容與要求也會(huì )不斷地發(fā)生變化，尤其是網(wǎng)絡(luò )時(shí)代的新興行業(yè)更是如此。一般而言，崗位說(shuō)明書(shū)應不斷修改，修改的頻率應根據行業(yè)的發(fā)展和職責的變化情況靈活進(jìn)行選擇。因此當企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰略調整時(shí)，企業(yè)應及時(shí)修訂崗位說(shuō)明書(shū)。然而，一些企業(yè)的崗位說(shuō)明書(shū)并沒(méi)有隨著(zhù)企業(yè)的發(fā)展而變化，使得原有崗位說(shuō)明書(shū)在新形式下已失去價(jià)值，崗位說(shuō)明書(shū)的規范和指導作用也難以發(fā)揮。

        如何科學(xué)、規范地編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)

1、高層的支持和認可 在開(kāi)展崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)工作之前，人力資源經(jīng)理一定要和相關(guān)的高層領(lǐng)導進(jìn)行討論，明確規范崗位職責的意義、正確定位崗位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)工作，取得領(lǐng)導對崗位職責“變革”的理解和支持，并保證在崗位說(shuō)明書(shū)的.實(shí)施過(guò)程中，高層領(lǐng)導能率先樹(shù)立崗位責任意識，對各項工作實(shí)行歸口管理，改變原來(lái)自由隨意的管理風(fēng)格。

2、員工的參與和配合 企業(yè)在編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)時(shí)，各部門(mén)的主管以及員工應該參與人力資源部，要為其各個(gè)部門(mén)提供編寫(xiě)技術(shù)的培訓、指導和審核。尤其是做好充分的準備工作，給員工宣講制定崗位說(shuō)明書(shū)的意義和說(shuō)明書(shū)中各項內容的含義。對現行人員配置達不到或者遠超出企業(yè)要求的現象，企業(yè)應向員工解釋其原因，打消他們的各種思想疑慮，保持企業(yè)的穩定發(fā)展。

3、逐步分層實(shí)施 崗位的職責應為部門(mén)職責的分解，部門(mén)的各項職責應在崗位的職責中得以體現，即“人人有事做，事事有人做”。部門(mén)職責是界定崗位職責的基礎，因此界定崗位職責的第一步是界定部門(mén)的職責。 其次，將部門(mén)職責分解到部門(mén)的各個(gè)崗位，明確各崗位之間的分工關(guān)系。這一過(guò)程也可作為企業(yè)定員定編的依據。根據任務(wù)量和工作的要求，應將部門(mén)的工作任務(wù)合理地分解到具體的崗位，確定部門(mén)的崗位設置和人員安排，并明確部門(mén)內各崗位的崗位職責。特別是對“一崗多人”的情況，運用規范的語(yǔ)言明晰地確定各崗位在此項工作中要承擔的責任。如某公司的財務(wù)部門(mén)的職責包括以下要項：會(huì )計核算、資金管理、預算管理、成本管理、財務(wù)分析等(見(jiàn)部門(mén)職責分配圖)。 部門(mén)職責分配圖。

 4、使用規范用語(yǔ) 規范崗位說(shuō)明書(shū)的描述方式和用語(yǔ)關(guān)系到崗位說(shuō)明書(shū)的質(zhì)量，因此這一工作不容小覷。標準的崗位職責描述格式應是“動(dòng)詞 賓語(yǔ) 結果”。動(dòng)詞的選擇可參照崗位職責動(dòng)詞使用規范表;賓語(yǔ)表示該項任務(wù)的對象，即工作任務(wù)的內容，結果表示通過(guò)此項工作的完成要實(shí)現的目標，可用“確保、保證、爭取、推動(dòng)、促進(jìn)”等詞語(yǔ)連接。例如人力資源部部長(cháng)負責人力資源戰略工作可描述為“負責組織制定人力資源戰略和人力資源規劃，保證為公司的發(fā)展戰略提供有效的人力資源支持”。

5、建立動(dòng)態(tài)管理機制 崗位說(shuō)明書(shū)管理工作相當重要，行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革會(huì )給崗位提出不同的要求。因此企業(yè)編寫(xiě)出規范的崗位說(shuō)明書(shū)后，人力資源部應建立崗位說(shuō)明書(shū)的動(dòng)態(tài)管理制度，由專(zhuān)人負責管理更新。目前，我國很多企業(yè)已開(kāi)始注重這一問(wèn)題。如聯(lián)想集團甚至規定每半年對崗位說(shuō)明書(shū)修正一次。

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