新時(shí)期環(huán)境下如何做好高校人事檔案管理工作研究

　　[摘 要]我國越來(lái)越注重高等教育的發(fā)展，高校已多達2 000多所，同時(shí)每年高考畢業(yè)生進(jìn)入高校就學(xué)的也高達幾十萬(wàn)，所以高校是一個(gè)相對來(lái)說(shuō)人事流動(dòng)比較大的地方。長(cháng)期以來(lái)，我國的高校人事檔案管理工作都比較弱后，大部分高校還停留在手工整理、紙質(zhì)存檔的階段，而其管理工作也僅停留在資料的匯總保存上，現階段我國高校的人事檔案管理工作過(guò)于僵化、死板、不規范，既不能體現其作用，也不能引起學(xué)校和學(xué)生的關(guān)注�，F代社會(huì )是一個(gè)信息化、科技化的社會(huì )，如何改變高校人事檔案管理工作現狀，做好高校人事檔案管理工作十分值得人去分析和思考。

　　[關(guān)鍵詞]人事檔案;新時(shí)期環(huán)境;高校;管理工作

　　人事檔案管理主要是將個(gè)人的社會(huì )經(jīng)歷、學(xué)歷情況、家庭情況、思想品德、個(gè)人能力及相關(guān)獎勵和處罰的情況記錄在檔案，這份檔案跟隨并記錄了人的一生。我國目前的檔案保管工作還比較落后，并未完全達到信息化、科技化。高校應該是人才、科技、思想水平都比較高的單位群體，更應當率先發(fā)現其內部人事檔案管理工作方面存在的問(wèn)題，并分析其解決的對策。

　　1 高�，F人事檔案管理中存在的問(wèn)題

　　1.1 資料保存不完善

　　據筆者網(wǎng)上查閱和有關(guān)部門(mén)工作人員介紹，高校人事檔案主要包括以下內容：學(xué)生集體常住人口登記表或戶(hù)口遷移證、高校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書(shū)、高校畢業(yè)生就業(yè)報道證、個(gè)人人事檔案等。個(gè)人人事檔案中又包括個(gè)人基本信息、各個(gè)時(shí)期的學(xué)習經(jīng)歷、成績(jì)單、獎懲經(jīng)歷等，還有包括思想道德在內的黨團材料。但與此同時(shí)也有很多其他資料沒(méi)有體現出來(lái)，相對來(lái)說(shuō)并不完善，比如個(gè)人身體情況、能力情況等。

　　目前我國的高校人事檔案就資料保存方面來(lái)說(shuō)并不是很完善，不能體現個(gè)人的整體情況，僅停留在成績(jì)和個(gè)人基本情況方面。而且由于大部分都是紙質(zhì)材料，所以在保存過(guò)程中，容易發(fā)生破損、霉變、氧化、蟲(chóng)蛀等情況，一旦檔案室發(fā)生火宅等情況，檔案資料極易受到損害，難以保存。

　　1.2 人力物力不足

　　高校有專(zhuān)門(mén)的檔案科室來(lái)保存檔案，用鐵制柜分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行保存，大多依據年級、性別字母排序、學(xué)號排序等。因平時(shí)不需要使用檔案，檔案管理部門(mén)人員非常清閑;但一旦到了畢業(yè)季，檔案室管理任務(wù)繁重，大量的畢業(yè)生個(gè)人資料、成績(jì)資料、黨團資料需要整理，這時(shí)學(xué)校往往會(huì )請一些學(xué)生或兼職人員幫忙，但由于他們缺乏經(jīng)驗，且無(wú)法確保資料的保密性，給檔案管理工作帶來(lái)一定困難。由此可見(jiàn)，我國高校在檔案管理人員的安排和調配方面非常不科學(xué)。而且人事檔案管理工作者缺乏專(zhuān)業(yè)培訓，專(zhuān)業(yè)技能不高。

　　在物力方面，由于學(xué)校對人事檔案管理不甚關(guān)注，所以也存在資金不足的情況。要想實(shí)現檔案管理科學(xué)化、信息化，就需要計算機系統和掃描系統等設備，而目前這些設備都配備不足。同時(shí)，由于檔案室空間有限，很多詳細的個(gè)人資料都不能保存在個(gè)人檔案中，而只能放部分簡(jiǎn)單的內容，且由于存儲空間有限，很多時(shí)期較早的檔案被移交至其他部門(mén)，導致檔案信息不完整。由此可見(jiàn)，我國高校在保存學(xué)生人事檔案方面局限性較大。

　　1.3 檔案調取缺乏靈活性

　　高校對人事檔案的管理是保密的，學(xué)生只有在畢業(yè)時(shí)才可調取自己的檔案，而且檔案由文件袋包裝，加貼封條，其內容嚴格保密，連本人都不能拆封查看自己的檔案。在檔案調取時(shí)，缺乏靈活性，往往由某單位申請去學(xué)校調取檔案需要幾天甚至一周的時(shí)間，如果是異地單位，則需要的時(shí)間更久。而且在調取檔案過(guò)程中，檔案保管人員只能手動(dòng)將檔案從檔案柜中找出來(lái)，耗時(shí)耗力，對于已經(jīng)調走的和近期調進(jìn)的檔案不能一目了然，不利于檔案管理;并且檔案內的內容，是否有缺失、遺漏的情況也不得而知。

　　1.4 檔案保存環(huán)境安全性低

　　高校本身的檔案保管室，沒(méi)有非常嚴密的保管設施，只有一些防護欄門(mén)鎖柜子鎖等設施，被偷盜的可能性高。另外，檔案室紙質(zhì)文件偏多，比較干燥，很多檔案室設施陳舊，存在安全隱患，同時(shí)消防設備沒(méi)有定期檢查等都造成巨大的安全隱患，不能很好的做到防火防災。

　　2 新時(shí)期環(huán)境下做好高校人事檔案管理工作

　　2.1 強化檔案材料搜集的真實(shí)性及檔案工作嚴謹性

　　21世紀是一個(gè)競爭和挑戰并存的時(shí)代，社會(huì )對人才的需求越來(lái)越迫切。我國高校也在蓬勃發(fā)展，越來(lái)越多的人步入大學(xué)課堂接受高等教育，未來(lái)，90%的人都要接受高等教育，也將有更多的學(xué)生選擇讀研、留學(xué)，單位企業(yè)也將逐漸規范化，建立內部人事檔案管理部門(mén)。高校人事管理人員在具體的檔案管理工作過(guò)程中，要把搜集內容具體到實(shí)踐內容，不能單純停留在在職評選及學(xué)歷收集等方面。另外，還應按時(shí)向材料搜集部門(mén)反映最新的教研結果。工作人員在材料搜集工作過(guò)程中，必須保持科學(xué)嚴謹的態(tài)度，保障材料的真實(shí)性和系統性。

　　2.2 提高檔案管理員工綜合素質(zhì)

　　針對于目前高校人事檔案管理人員不足，專(zhuān)業(yè)性不強，有以下幾點(diǎn)建議。

　　2.2.1 擴大范圍、面向社會(huì )廣泛錄取檔案管理人員

　　以往的檔案管理人員多半是由學(xué)校內部調動(dòng)調整的，很多都是年齡較大的行政工作人員，甚至還有返聘人員，這些人大都是奔著(zhù)清閑的工作崗位去的，這就造成員工隊伍老齡化、缺乏進(jìn)取精神等問(wèn)題。因此，學(xué)校要面向社會(huì )招聘管理人員，讓管理隊伍年輕化，使真正有能力的專(zhuān)業(yè)人才投入到這個(gè)工作崗位上來(lái)。

　　2.2.2 加強員工專(zhuān)業(yè)培訓和績(jì)效考核工作

　　從高校人事檔案的長(cháng)遠發(fā)展來(lái)看，既需要員工本身具有較強專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，還需要對員工進(jìn)行不斷的專(zhuān)業(yè)培訓，提高他們的業(yè)務(wù)水平，使其實(shí)際操作和理論知識并進(jìn)。另外，還應完善績(jì)效考核制度，通過(guò)考核激發(fā)員工學(xué)習新知識、新技能的熱情，以免其思維僵化、止步不前。 　　2.2.3 科學(xué)安排工作，提前做好部署，提高員工的做事效率，避免使用兼職工

　　由于人事檔案管理要求極高的保密性和準確性，因此不適宜使用兼職工，他們沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓，且責任心較低，在檔案管理工作中極易發(fā)生錯誤。對畢業(yè)時(shí)期檔案科室繁重的工作任務(wù)，可提前做好工作部署，盡早做好工作安排和前期準備工作，讓學(xué)校其他部門(mén)配合工作，提前準備好檔案材料，使檔案管理工作順利、及時(shí)開(kāi)展。

　　2.3 建立嚴格的高校檔案部門(mén)制度

　　筆者通過(guò)網(wǎng)上查閱資料得知目前很多高校人事檔案部門(mén)機構不健全，沒(méi)有正式的高校行政管理部門(mén)統一管理。學(xué)校方面要加強關(guān)注，通常一個(gè)高校有著(zhù)成千上萬(wàn)份的畢業(yè)生人事檔案，如果沒(méi)有統一的領(lǐng)導和健全的職責規范，就很難保證高校的人事檔案管理工作能長(cháng)遠發(fā)展，取得新突破。強化高校人事檔案管理部門(mén)的制度規范化工作，設置專(zhuān)門(mén)的主管領(lǐng)導，做好整體工作的部署和檢查推動(dòng)。調整員工結構，如設置專(zhuān)門(mén)的檔案整理人員、電腦錄入人員、核查人員等，使每個(gè)員工責任清晰、分工合作。配備相應的獎懲措施，降低檔案管理工作的錯誤率。

　　2.4 加強管理人事檔案信息化建設

　　隨著(zhù)新時(shí)期的到來(lái)，經(jīng)濟飛速發(fā)展，電腦技術(shù)不斷進(jìn)步，高校的人事檔案管理工作也應逐漸信息化，如可將個(gè)人的檔案資料輸入電腦，形成電子文檔，方便調閱和整理。雖然初步的錄入階段耗時(shí)耗力，但這對長(cháng)期的高校檔案管理工作來(lái)說(shuō)是非常有好處的。第一，便于管理，調閱方便。第二，不占空間，檔案內有什么缺什么一目了然。第三，可使部門(mén)單位間的檔案調轉工作簡(jiǎn)單方便，從網(wǎng)上直接傳取。第四，可以開(kāi)放部門(mén)查閱權限，比如學(xué)生可通過(guò)校園一卡通或學(xué)號信息，通過(guò)柜臺或網(wǎng)站查閱自己的檔案資料。第五，教育部門(mén)可建立轄區內整個(gè)高校的人事檔案備份，防止人事檔案因電腦故障或其他原因而丟失。第六，檔案流轉過(guò)程清晰，可以看到由誰(shuí)錄入該份檔案、備份在何處、受何部門(mén)管理、于何時(shí)調往哪里、何人何時(shí)何因調閱，新減了哪些材料等。

　　3 結 語(yǔ)

　　我國步入新時(shí)期以來(lái)，科技飛速發(fā)展，高校的人事檔案管理工作也應不斷發(fā)展，不能局限于當前。檔案管理人員的素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)技能都應不斷提升并運用到實(shí)際工作中。利用高校的人事檔案資源，使檔案管理更有意義，發(fā)揮其越來(lái)越突出的作用。

　　參考文獻：

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