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ERP實(shí)施中企業(yè)組織結構優(yōu)化問(wèn)題
二、ERP 實(shí)施的基礎工作是重建企業(yè)組織結構和業(yè)務(wù)流程
1.組織結構優(yōu)化的意義
隨著(zhù)信息時(shí)代和知識經(jīng)濟社會(huì )的來(lái)臨, 要求企業(yè)具備更富有彈性扁平化的組織結構, 促使企業(yè)以更快和更靈活的方式滿(mǎn)足市場(chǎng)和顧客不斷變化的需要。我國企業(yè)的組織結構大多為金字塔式的職能型層次式組織結構, 且機構臃腫, 人員繁多, 嚴重影響辦事效率。凡此種種顯然嚴重地阻礙了組織的發(fā)展, 應當由新型的扁平小組中心型流程式組織替代。我們應建立更富有彈性的流動(dòng)型組織, 組織的成員可以來(lái)自不同的部門(mén), 也可能是企業(yè)外部的專(zhuān)家、顧問(wèn), 實(shí)際上企業(yè)管理已超越企業(yè)本身固有框架。ERP 系統正是要求企業(yè)建立富有彈性的扁平化組織結構, 對市場(chǎng)做出迅速敏捷的反應, 以適應不斷變化的顧客需求和市場(chǎng)機遇, 從而建立企業(yè)的競爭優(yōu)勢。隨著(zhù)ERP 系統在我國的不斷發(fā)展和改良, 目前許多系統已具備高度的彈性可支持隨時(shí)調整的組織結構。
2.組織結構優(yōu)化的方法
ERP 實(shí)施的基礎工作是梳理現有業(yè)務(wù)流程使之規范化、標準化, 以先進(jìn)的管理系統主導企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)流程, 重新構造各業(yè)務(wù)部門(mén)之間以及職能部門(mén)同二級單位的過(guò)程型工作關(guān)系和分工。ERP 軟件的業(yè)務(wù)流程從系統觀(guān)念出發(fā), 根據物流、資金流設計的, 取代了舊的信息采集、匯總、統計與傳遞等管理統計工作。舊的業(yè)務(wù)流程是按專(zhuān)業(yè)部門(mén)分工設計的,長(cháng)久以來(lái)人們已習慣于按專(zhuān)業(yè)職能處理信息, 在信息采集、信息共享方面未建立整體的管理規則。ERP 的模塊跨越了傳統的部門(mén)界限, 因此, 需要企業(yè)業(yè)務(wù)從以職能劃分轉變?yōu)橐粤鞒虄?yōu)化重組, 需要許多部門(mén)甚至合作伙伴一起共享信息、協(xié)調工作, 從而使成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度這些反映企業(yè)競爭能力的要素得以明顯的改善或提高, 以適應市場(chǎng)競爭的需求。大量實(shí)踐表明, 企業(yè)ERP 只有在成功實(shí)施業(yè)務(wù)流程重組的基礎上才能獲得最佳經(jīng)濟效益。
3.組織結構優(yōu)化的作用
通過(guò)觀(guān)念重建、流程重建、組織重建, 使財務(wù)管理由原來(lái)的二級核算改變?yōu)橐患壓怂? 物資供應實(shí)行“歸口管理、集中采購、統一儲備”, 并將二級庫存管理改為一級庫存管理, 實(shí)現財務(wù)核算上移和物資管理體制改革一步到位, 全面提升財務(wù)決策和物資管理的效率, 實(shí)現企業(yè)“扁平化”管理, 強化了企業(yè)內部的相互監督和相互促進(jìn)。
三、優(yōu)化組織結構和流程的原則及方法
1.雙向位移
在組織結構優(yōu)化過(guò)程中首先要面對的是如何在原機構設置的基礎上設計新的組織結構, 此時(shí)應采取“雙向位移”的方法。首先, ERP 系統不只是一套應用軟件, 其中融入和積淀了先進(jìn)的管理理念和方法, 所以管理要向ERP 系統靠攏, 找出現行管理與ERP 管理方法的差異, 改造企業(yè)現行管理, 盡可能使用系統所提供的管理方法。同時(shí), 當企業(yè)實(shí)際無(wú)法向ERP 系統靠攏時(shí), 在不影響軟件系統完整邏輯的前提下, 修改系統適應企業(yè)的特殊需求, 在進(jìn)行此類(lèi)工作時(shí)的基本原則是要能提高企業(yè)整體管理水平, 增強企業(yè)競爭力, 不是簡(jiǎn)單滿(mǎn)足某個(gè)部門(mén)或個(gè)人的工作習慣。
2.最高管理層支持
隨著(zhù)工作的逐步深入, 由部門(mén)精簡(jiǎn)、人員下崗、權利重新分配必然觸動(dòng)一部分人的既得利益; 由于管理細化、績(jì)效考核必然有一部分人工作壓力、收入水平發(fā)生變化, 以及在新業(yè)務(wù)流程磨合過(guò)程中出現的部門(mén)、員工間的沖突和不適應,此時(shí)企業(yè)高層管理者必須下定決心、強力推進(jìn)、逐級負責, 否則項目將有中途夭折的危險。
3.簡(jiǎn)單有效
在組織結構和業(yè)務(wù)流程設計中, 要貫徹“簡(jiǎn)單就是管理”的原則。流程設計不是制作一件藝術(shù)品, 而是使這項管理的效益最大化, 不能片面追求嚴密, ERP 流程要注意簡(jiǎn)單實(shí)用,復雜的流程也許更完善、更嚴密, 但成本肯定也更高, 同時(shí)由于項目工作量增加, 實(shí)施周期限制系統可靠性將受到影響。
四、ERP 實(shí)施后對企業(yè)內部組織的影響
改革和信息化建設將不斷促進(jìn)企業(yè)員工轉變觀(guān)念, 樹(shù)立競爭意識、市場(chǎng)意識、管理意識; 強化基礎管理, 理順機構職能, 精簡(jiǎn)冗余人員, 同時(shí)為適應現代管理手段的應用要求加強人員培訓, 特別是信息化和現代管理方法方面的培訓。
ERP 系統實(shí)施后將徹底改變各職能管理部門(mén)的工作方式和重點(diǎn), 使其擺脫過(guò)去的事務(wù)性、重復性工作, 有更多的精力深入管理工作。以財務(wù)工作為例, 從表面上看, ERP 的導入會(huì )使許多會(huì )計人員陷入“無(wú)事可做”的危機。但從深層次看,ERP 的導入本質(zhì)上是會(huì )計工作內涵的新發(fā)展, 是會(huì )計工作的重心轉移, 即從以往對數字的計量與紀錄, 轉向對信息的加工、再加工、深加工。對這一會(huì )計作業(yè)新模式, 如果借用美國IMA 的話(huà)說(shuō), 就是“未來(lái)會(huì )計人員將不再扮演賬房先生, 而是企業(yè)咨詢(xún)者的角色。同時(shí), 會(huì )計人員提供企業(yè)咨詢(xún)、分析的價(jià)值將愈來(lái)愈受到重視。會(huì )計人員在組織中所占地位及扮演的功能也日益重要”。
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