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鐵路企業(yè)物資清查活動(dòng)中的問(wèn)題與解決方法論文
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摘要：
為充分挖掘鐵路企業(yè)物資管理降本增效潛力，國鐵集團在全路范圍內開(kāi)展了物資清查專(zhuān)項工作，后續對該項工作進(jìn)行了專(zhuān)項審計。本文就物資清查質(zhì)量專(zhuān)項審計過(guò)程中發(fā)現的問(wèn)題進(jìn)行分析，為鐵路企業(yè)物資管理工作提出建議，防范物資領(lǐng)域風(fēng)險，提升鐵路企業(yè)物資管理水平。
關(guān)鍵詞:
鐵路；物資管理；內部審計；防范風(fēng)險:提高效益；
1、鐵路企業(yè)物資清查基本情況
鐵路企業(yè)擔負著(zhù)我國鐵路設施網(wǎng)絡(luò )的建設、運營(yíng)、維護等工作，為客貨運輸提供鐵路物流服務(wù)。鐵路企業(yè)內主要由機務(wù)、車(chē)務(wù)、工務(wù)、電務(wù)、車(chē)輛等運輸主業(yè)部門(mén)及運輸輔助部門(mén)各司其職，相互配合實(shí)現鐵路交通系統運轉。該網(wǎng)絡(luò )系統覆蓋區域廣，基礎設施規模龐大復雜，包括線(xiàn)路、房屋建筑物、信號通信等固定設施，機車(chē)車(chē)輛、大型養路設備、機械動(dòng)力設備、高價(jià)互換配件等移動(dòng)設備。為滿(mǎn)足安全生產(chǎn)與經(jīng)濟效益的要求，基礎設施更新、維修所使用的各類(lèi)原材料、燃料、一般配件、高價(jià)互換配件、工器具、工程備品備件等物資投入構成鐵路企業(yè)的主要成本支出項點(diǎn)。
物資清查的主要目標就是要掌握存量物資狀況，做到顆粒歸倉，建立鐵路系統范圍內存量物資信息庫并輔助實(shí)現科學(xué)決策，實(shí)現物資跨區域合理調配，在滿(mǎn)足生產(chǎn)需要的前提下控制成本支出，實(shí)現物資管理降本增效。
本次物資專(zhuān)項清查活動(dòng)的清查內容包括各類(lèi)原材料、燃料、一般配件、工器具、備品備件等用于滿(mǎn)足鐵路企業(yè)運營(yíng)生產(chǎn)所需的流動(dòng)資產(chǎn)類(lèi)物資；各類(lèi)納入固定資產(chǎn)管理的高價(jià)互換配件、工程備品備件、辦公用品及設備；各類(lèi)可變現處置的報廢物資。清查范圍全面覆蓋鐵路系統各層級，包括各鐵路局集團公司、各專(zhuān)業(yè)運輸公司及控股合資公司。
2、清查活動(dòng)反映物資管理存在的問(wèn)題
通過(guò)參與物資清查質(zhì)量專(zhuān)項審計，對部分所屬企業(yè)進(jìn)行實(shí)地審計查證，發(fā)現鐵路企業(yè)物資管理存在以下問(wèn)題：
(1)物資賬實(shí)不符金額較大。
物資清查結果表明，所屬企業(yè)物資賬實(shí)不符的情況較為普遍，主要為存在大量盤(pán)盈物資，部分基層單位盤(pán)盈物資金額達到億元數量級。盤(pán)盈物資范圍廣，涉及原材料、一般配件、高價(jià)互換配件、工程備品備件等，且形成時(shí)間跨度大，形成原因復雜。主要為虛列材料支出，材料領(lǐng)用消耗“一腳踢”；廠(chǎng)家隨設備附屬、贈送、賠償配件賬外保管；報廢設備拆卸可用配件未點(diǎn)收入賬等。如某基層單位以前年度為了維持預算規模，虛增生產(chǎn)成本，虛列設備維修材料支出數億元，大量賬面已領(lǐng)用實(shí)際未使用材料賬外保管，清查時(shí)確認為盤(pán)盈物資。某基層單位以前年度收到廠(chǎng)家賠償高價(jià)互換配件19項計911.15萬(wàn)元一直賬外保管。某基層單位某一型號機車(chē)C6修程委外維修更換下廢舊物資大約937.76噸未處置，僅對更換下的364塊輪餅及267個(gè)主斷路器點(diǎn)收入賬確認，其余物資均賬外保管。
(2)清查“走過(guò)場(chǎng)、蒙混過(guò)關(guān)”現象仍存在。
部分單位不重視物資清查工作，瞞報、漏報、錯報清查結果及形成原因。某基層單位對本次物資清查工作視同兒戲，清查工作走過(guò)場(chǎng)，上報盤(pán)盈、盤(pán)虧物資清查結果均為零。審計組現場(chǎng)審計查證，發(fā)現盤(pán)盈物資3300多項金額共計1200多萬(wàn)元。某基層單位瞞報歷年虛列材料事實(shí)，將近億元盤(pán)盈物資形成原因歸咎于隨車(chē)附屬配件和廠(chǎng)家遺留贈送配件，經(jīng)審計組核定隨車(chē)附屬配件僅為1150萬(wàn)元，瞞報真實(shí)形成原因。
(3)物資管理缺失責任心，資產(chǎn)權益無(wú)償讓渡他人。
部分運輸主業(yè)單位物資管理履職不到位，不以企業(yè)利益為重，出現企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)權益被他人占用的情況亦不主動(dòng)維權，甚至將企業(yè)資產(chǎn)無(wú)償出借他人使用，損害企業(yè)利益。如某基層單位無(wú)償對外出借高價(jià)互換配件金額約6000萬(wàn)元，最早可追溯至2014年，該批高價(jià)互換配件折舊費用由基層單位承擔。且部分出借配件手續隨意，僅由車(chē)間負責人簽字即可，出借記錄無(wú)對方單位簽章確認，也未約定歸還日期。又如某基層單位因廠(chǎng)家設備召回接受對方以同等價(jià)值配件補償的方案，約定2012年6月底前完成交付。但截至審計日，仍有價(jià)值約1000萬(wàn)元高價(jià)互換配件未到貨。由于時(shí)間跨度久，相關(guān)配件技術(shù)性能是否滿(mǎn)足現技術(shù)要求需要進(jìn)一步評估，且配件目前市場(chǎng)價(jià)格已大幅下降，給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟損失是不可避免的。
(4)閑置物資長(cháng)期未有效利用。
所屬企業(yè)存在不同程度閑置物資長(cháng)期未有效利用的情況。本次物資清查中某所屬企業(yè)閑置物資總額達幾億元數量級，其中能夠在生產(chǎn)中使用消耗及向其他所屬企業(yè)調撥的閑置物資僅占38.50%，剩余閑置物資再利用難度大，造成資源、資金嚴重浪費。
究其原因主要為：置生產(chǎn)需求于不顧，盲目采購物資，新購置物資或因使用消耗能力有限，或因無(wú)場(chǎng)地存放而長(cháng)期擱置在生產(chǎn)廠(chǎng)家，久而久之造成新品閑置狀態(tài)，更有甚者因超過(guò)質(zhì)保期限等技術(shù)原因導致新品待報廢狀態(tài)。其次為主修設備已報廢或已在所屬企業(yè)間調撥，但未能統籌兼顧與之匹配的維修物資，導致該類(lèi)物資在本企業(yè)失去利用價(jià)值，積壓物資庫存的同時(shí)，占用大量資金。
(5)委管物資管理有待進(jìn)一步規范。
鐵路企業(yè)控股的合資公司部分資產(chǎn)日常運維采取“委托管理”的模式，合資公司對資產(chǎn)進(jìn)行財務(wù)管理，資產(chǎn)實(shí)物委托各運輸主業(yè)單位運維管理。此管理模式易導致管用分離，物資實(shí)物管理與財務(wù)核算“兩張皮”，導致經(jīng)營(yíng)成果不實(shí)。本次審計過(guò)程中發(fā)現某合資公司工程備品備件盤(pán)虧1070余萬(wàn)元，涉及工務(wù)線(xiàn)上料、電務(wù)高價(jià)互換件、一次性消耗件的工程備品備件，主要原因為實(shí)物已使用消耗，未及時(shí)列賬核算導致。
經(jīng)了解，各類(lèi)委托管理的工程備品備件主要為滿(mǎn)足鐵路開(kāi)通初期突發(fā)故障的搶修需要配置，該類(lèi)物資管理缺失基本的制度約束，委托單位與受托單位各自權責未明確，形成管理職責的模糊地帶。
(6)維修撤舊物資管理制度缺失。
某鐵路所屬企業(yè)部分設備技術(shù)改造、大修撤舊配件等回收處置未細化制定管理制度且回收處置方式不統一。該企業(yè)除大型養路機械之外，機車(chē)、車(chē)輛、動(dòng)車(chē)組等均未細化制定技術(shù)改造、大修撤舊配件等物資的回收處置管理制度。實(shí)際處置方式主要為：一是直接由廠(chǎng)家代售抵扣；二是直接抵扣維修費用；三是返還送修單位處置。但審計查證相關(guān)資料，部分設備大修合同中未約定撤舊配件處置方式，存在撤舊配件未納入物資管理的風(fēng)險。
3、產(chǎn)生問(wèn)題的原因分析
(1)管理規定不遵守。
從審計調查發(fā)現的問(wèn)題來(lái)看，很多問(wèn)題產(chǎn)生的根源是未按照物資管理規定執行，對于有據可依的事項不按照規矩辦事。更有甚者，故意弄虛作假，隱瞞真相，為滿(mǎn)足眼前利益而忽視規章制度的約束。
(2)管理者責任意識不強。
某些單位管理人員缺乏責任心，未能從思想上重視物資管理工作，沒(méi)有領(lǐng)會(huì )物資清查活動(dòng)的重要意義和決心，物資清查工作應付了事，仍抱有蒙混過(guò)關(guān)的僥幸心理。
(3)企業(yè)利益重視不夠。
物資管理未能與全面預算管理有效銜接，物資管理精細化程度不足，造成大量閑置物資不能有效利用，占用大量資金，增加企業(yè)成本負擔。且管理者未能將企業(yè)利益擺在第一位，企業(yè)物資權益無(wú)償讓渡他人，維權意識匱乏，損害企業(yè)利益。
(4)部分環(huán)節制度不健全。
鐵路企業(yè)在物資正常采購、庫存、領(lǐng)用等環(huán)節已經(jīng)較為規范，有一套成熟有效的約束制度。但是在委管物資及維修撤舊物資管理等特殊環(huán)節仍存在管理漏洞，需要進(jìn)一步加強，做到物資管理各環(huán)節有章可循，確保企業(yè)物資應收盡收納入管理。
4、解決的方法
基于以上分析，管理層應結合鐵路企業(yè)實(shí)際情況，制定科學(xué)、合理的解決方案，規范物資管理行為，規避企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險，確保企業(yè)利益不受損失。
(1)修訂完善物資制度，做到各環(huán)節有章可依。
及時(shí)修訂和完善各類(lèi)物資管理制度，特別是為滿(mǎn)足正常生產(chǎn)需要而轉變管理模式，要及時(shí)研判，科學(xué)、合理制定相關(guān)制度規范，確保企業(yè)物資管理各環(huán)節有章可依，防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險。
(2)明確各級職責，落實(shí)責任追究制度。
要明確各級部門(mén)的物資管理責任，履行各自的管理職責，對于履職不力者進(jìn)行考核，對于嚴重損害企業(yè)利益的應當追究相關(guān)人員責任。
(3)加強企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，提升管理精細化程度。
要進(jìn)一步加強企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，將物資管理高效融入全面預算管理當中，科學(xué)合理制訂物資庫存，有效避免閑置物資長(cháng)期未利用的問(wèn)題，努力做到精益化生產(chǎn)。
(4)強化監督管理，確保制度落到實(shí)處。
一是物資、財務(wù)、審計以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應進(jìn)一步加大對基層單位物資管理的監督檢查力度，對不履行制度或存在嚴重問(wèn)題的單位和個(gè)人要嚴肅追責；二是基層單位應加強自身管理，立足物資管理規范性、風(fēng)險性，依據相關(guān)制度做好日常監管。
5、從物資清查專(zhuān)項審計看內部審計的作用發(fā)揮
(1)凸顯企業(yè)降本增效的目標導向。
本次物資清查質(zhì)量專(zhuān)項審計緊密?chē)@加強物資管理，實(shí)現經(jīng)營(yíng)管理降本增效的目標導向開(kāi)展，不僅僅是傳統的查錯防弊，還要評價(jià)并改善鐵路企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程，使其更加科學(xué)、高效的運轉。內部審計不僅僅是鐵路企業(yè)內部經(jīng)濟監督部門(mén)，也是鐵路企業(yè)管理與控制體系的重要組成部分，始終圍繞積極促進(jìn)鐵路更好發(fā)展的內在需要，為鐵路企業(yè)實(shí)現戰略目標而服務(wù)。
(2)推動(dòng)優(yōu)化經(jīng)營(yíng)管理流程，促進(jìn)各部門(mén)規范自身職責。
本次專(zhuān)項審計發(fā)現了鐵路企業(yè)在內部經(jīng)營(yíng)管理環(huán)節方面的一些問(wèn)題，暴露了企業(yè)部門(mén)之間職責交叉重疊的模糊地帶，為下一步規范各物資管理環(huán)節，制定相應的制度規范提供了實(shí)踐依據。
(3)警示和幫助基層整改，維護企業(yè)利益。
通過(guò)反映本次物資清查活動(dòng)中存在的問(wèn)題，對物資管理中存在的問(wèn)題及時(shí)的糾正、制止和查處，預防、減少風(fēng)險損失，維護企業(yè)的合法權益，同時(shí)貫徹國鐵集團的政策方針，督促企業(yè)各級管理者勤勉履職，從而幫助和促進(jìn)基層各單位效益的發(fā)揮，增加鐵路經(jīng)營(yíng)管理效益。
(4)進(jìn)一步“摸清家底”，防范物資管理“小金庫”風(fēng)險。
本次物資清查質(zhì)量專(zhuān)項審計進(jìn)一步摸清了各鐵路企業(yè)家底，基本做到了各項鐵路物資顆粒歸倉，發(fā)現了大量時(shí)間跨度久、形成原因復雜的賬外物資并予以點(diǎn)收入賬，確保鐵路企業(yè)資產(chǎn)真實(shí)性，有效規避賬外保管物資所產(chǎn)生的“小金庫”風(fēng)險，規范企業(yè)管理行為，有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險。
6、進(jìn)一步做好內部審計，增加鐵路效益的幾點(diǎn)經(jīng)驗
鐵路企業(yè)內部審計工作以“內向服務(wù)”為中心，主要在企業(yè)組織治理、風(fēng)險防控、內部控制等領(lǐng)域發(fā)揮監督職能。一是審計模式逐步實(shí)現從財務(wù)賬本轉向主動(dòng)參與鐵路企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)；二是審計方式逐步實(shí)現以事后審計為主向事前參與、事中監控、事后評價(jià)的轉變，進(jìn)行全過(guò)程審計監控；三是審計成果逐步實(shí)現以追求單純數字成果向追求審計綜合績(jì)效的轉變。
(1)實(shí)現從面向財務(wù)賬本的單純性審計向深入管理活動(dòng)的綜合分析評價(jià)轉變。內部審計正在朝管理審計的方向發(fā)展，更深入的參與企業(yè)的管理活動(dòng)，發(fā)揮審計監督、咨詢(xún)的功能，逐步擴大審計內涵，豐富審計信息，最大程度地提升內審工作的綜合價(jià)值，力爭在應變中求發(fā)展，在發(fā)展中求創(chuàng )新。本次物資清查質(zhì)量專(zhuān)項審計是國鐵集團充分發(fā)揮企業(yè)內部審計職能的良好實(shí)踐，通過(guò)物資清查來(lái)診脈鐵路企業(yè)的物資管理，綜合分析評價(jià)鐵路企業(yè)物資管理行為，就反映出的管理難題出謀劃策，有助于鐵路企業(yè)整體物資管理水平的提升，有助于鐵路企業(yè)內部審計轉變工作思路。
(2)加強事前審計和事中審計的力度，貫穿經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全過(guò)程。事后審計只能查錯糾錯，不能防患于未然，且事后改正往往費時(shí)費力，同時(shí)對不可避免的損失也是無(wú)能為力。只有將審計工作著(zhù)力點(diǎn)逐步前移，發(fā)揮事前審計和事中審計的時(shí)效性、準確性和同步性的優(yōu)點(diǎn)，擴大事前審計與事中審計的工作范圍及深度。形成有效的預警、預報系統，才能防微杜漸，將管理隱患和漏洞消滅在萌芽狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現和解決問(wèn)題。
(3)強化跟蹤審計，形成審計監督閉環(huán)。定期進(jìn)行跟蹤審計，對于發(fā)現的問(wèn)題進(jìn)行整改追蹤，檢查是否已按照處理建議整改到位；對于提出的建議檢查是否能夠貼合經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際，是否有助于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的提升，形成內部審計的有效閉環(huán)。
(4)合理運用鐵路審計管理信息系統。內部審計要進(jìn)一步加快與信息化的有效結合。近年來(lái)，鐵路企業(yè)不斷嘗試內部審計信息化建設，逐步開(kāi)發(fā)和完善鐵路審計管理信息系統，實(shí)現全路法律法規的信息化共享，審計數據的網(wǎng)絡(luò )推送，經(jīng)濟指標的系統分析，審計發(fā)現問(wèn)題全過(guò)程跟蹤記錄等功能，為鐵路企業(yè)內部審計提供了有效的輔助手段。
7、結束語(yǔ)
鐵路內部審計正在向面向企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的方向發(fā)展。因此，企業(yè)內部審計在實(shí)踐當中，摒棄拘泥于紙面賬本的審計思路，進(jìn)一步向管理審計發(fā)展，強化企業(yè)內部控制，促使企業(yè)建立嚴格的、完善的、有效的、暢通的、科學(xué)的管理制度和運行機制。通過(guò)本次審計工作，加強了國鐵集團物資管理的宏觀(guān)調控，查找、填補了各鐵路所屬企業(yè)物資管理方面的漏洞，最終達到使鐵路企業(yè)不斷提高經(jīng)濟效益的目的。
參考文獻
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