計算機會(huì )計系統內部控制研究

【摘 要】電算化會(huì )計信息系統的內部控制，就其基本原理來(lái)說(shuō)，與手工會(huì )計并沒(méi)有根本上的區別，都是為了貫徹執行在保護資產(chǎn)安全、檢查會(huì )計數據的正確性和可靠性，進(jìn)步治理效率，促進(jìn)遵守財政法規、財經(jīng)紀律及各種治理政策等方面所制定的組織機構方案和采取的方法措施，但是達到內部控制目標的過(guò)程，卻極大地受到數據處理方式的影響。電子計算機的使用進(jìn)進(jìn)會(huì )計領(lǐng)域后，改變了數據的處理方式，從而使內部控制的方法也發(fā)生了很大的變化。
　　【關(guān)鍵詞】會(huì )計電算化 會(huì )計信息系統 內部控制
　　
　　一、在明確職責分工，理順工作崗位，嚴格權限控制方面
　　
　　明確劃分會(huì )計職員的職責，是內部控制制度的基礎。根據財政部的規定，會(huì )計崗位應劃分為會(huì )計主管、會(huì )計核算、會(huì )計稽查、出納、會(huì )計檔案治理等，在手工會(huì )計系統中，財會(huì )部分形成了一個(gè)相互制約、相互監視的內部牽制網(wǎng)烙，因而很少出現錯誤和舞弊現象，即使偶然出現題目，也能及時(shí)得到糾正。手工環(huán)境下的這種職能分工起到了很好的內部控制作用。實(shí)行會(huì )計電算化后，會(huì )計工作按照電算化會(huì )計信息系統的功能重新進(jìn)行組織，其全部處理過(guò)程均由計算機來(lái)完成，只是由哪些人往完成哪一階段工作而有所不同。因此會(huì )計工作崗位在會(huì )計電算化后也應作相應的調整，即電算化會(huì )計崗位在會(huì )計電算化后也應作相應的調整，即電算化會(huì )計崗位應包括電算化系統治理、系統維護、收據審核、系統操縱、出納、會(huì )計檔案治理等，崗位的設定可結合本單位所使用的會(huì )計軟件系統內部業(yè)務(wù)流程和模塊功能相應設置，崗位確定后，要明確各崗位的職責范圍，建立電算化會(huì )計崗位責任制，切實(shí)做到事事有人管，人人有專(zhuān)責，辦事有要求，工作有檢查。在會(huì )計電算化工作崗位時(shí)，還應該根據職責分離的原則分配崗位，如憑證輸進(jìn)與審核不能由同一個(gè)人進(jìn)行操縱，出納職員除出納崗位外不答應進(jìn)行其他操縱等。
　　在實(shí)行會(huì )計電算化后，由于計算機的參與，原來(lái)人與人之間的有形聯(lián)系部分轉變?yōu)槿伺c計算機系統的聯(lián)系，計算機是由人控制的，它無(wú)法自動(dòng)識別各個(gè)操縱人身份，也不知道操縱職員所進(jìn)行的操縱是否具備相應的權限。因此，為了確保系統安全、有效的運行，防止合計信息被盜、被篡改、必須建立權限治理制度。權限要有監控機制，除電算化治理員外，其他崗位職員不得直接開(kāi)機調出文件進(jìn)行操縱，不得隨意刪除數據、原程序和庫結構，電算化系統治理員有權設置每個(gè)人的操縱權限，有權監控每個(gè)人的操縱內容等。各人的操縱權限規定以后，一般應設置三層秘碼：第一層是用戶(hù)開(kāi)機秘碼，第二層是進(jìn)進(jìn)核算密碼；第三層是用戶(hù)個(gè)人操縱權限密碼，有必要時(shí)還可以設置屏幕保護密碼，所有這些密碼還要定期進(jìn)行更換，目的是防止財務(wù)機密外瀉和蓄意使用計算機做案。 　　二、會(huì )計業(yè)務(wù)處理流程的控制方面
　　
　　手工環(huán)境下的業(yè)務(wù)處理流程也是在內部牽制網(wǎng)中進(jìn)行的，會(huì )計憑證、帳薄、報表之間按照一定的程序分別由不同的人記錄和編制，任何一道手續的處理，都意味著(zhù)對前幾道手續的審查和復核，以便把差錯消滅在業(yè)務(wù)處理結束之前。各個(gè)崗位的會(huì )計職員還可隨時(shí)通過(guò)審查憑證、帳簿和報表，發(fā)現存在的題目，及時(shí)防范和糾正，從而實(shí)現對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的控制。在電算化會(huì )計系統中，原始收據輸進(jìn)以后，剩下的大部分業(yè)務(wù)處理流程都是由計算機來(lái)完成的。這樣，一部分在手工會(huì )計中由多人、經(jīng)多道手續完成的業(yè)務(wù)，變?yōu)橛捎嬎銠C同一快速完成，削弱了業(yè)務(wù)處理過(guò)程的審查復核機制。由于在計算機系統中，明細帳、總帳及報表同出一轍，假如原是數據輸進(jìn)有錯誤，那么三者必須同時(shí)發(fā)生錯誤，而且錯誤的金額也一定相等，所以不可能利用平衡原理往發(fā)現和查找錯弊，因此收據的采集和輸進(jìn)就顯得至關(guān)重要。為確保系統提供會(huì )計信息的正確、可靠，所有的原始憑證都要有操縱職員和財務(wù)職員主管職員共同鑒章以后才能錄進(jìn)計算機內。其中重要的是會(huì )計科目代碼，編制會(huì )計憑證中的會(huì )計科目是以代碼的形式錄進(jìn)的，因此會(huì )計科目代碼是計算機處理業(yè)務(wù)的條件，在編制代碼時(shí)要留意他的唯一性、有效性和可擴展性，一旦科目代碼發(fā)生錯誤，則形成的所有信息自然也是錯誤的，由于數據記錄有不可見(jiàn)性，數據修改也不留痕跡，所以要嚴格接接觸控制，杜盡未經(jīng)授權職員進(jìn)行操縱，要嚴格密碼權限治理，設置必要的稽核檢查，還要建立工作日志，具體記錄憑證傳送的手續和時(shí)間、憑證編制日期、操縱職員等，防止已編制會(huì )計憑證丟失或插進(jìn)未經(jīng)授權隨意改
　　動(dòng)有關(guān)數據等現象的發(fā)生。
　　
　　三、數據存在形式的控制方面
　　
　　在手工會(huì )計中，信息主要是保存在記帳憑證、帳簿、報表等紙張上，由于這種介質(zhì)可以簽字、蓋章使信息實(shí)體證據化，有利于劃清責任，并且也不輕易被無(wú)意損壞。但是在會(huì )計電算化系統中，數據輸出的信息主要保存在磁帶、磁盤(pán)和磁性介質(zhì)上或光盤(pán)上，這種介質(zhì)可以被重復被利用，輕易造成無(wú)意丟失，況且記錄在磁性介質(zhì)上的信息對人來(lái)說(shuō)是看不見(jiàn)的，很輕易被篡改或刪除�；蛘哂捎谡`操縱等原因使文件丟失，因此要實(shí)行備份制度，對數據文件要進(jìn)行日備份、月雙備份，年度要刻錄在光盤(pán)上，每月的備份資料要分開(kāi)地點(diǎn)存放，同時(shí)定期進(jìn)行復制，防止磁性介質(zhì)丟失。所以會(huì )計電算化形成的會(huì )計檔案包括會(huì )計憑證、帳簿、報表等除備份到磁盤(pán)、光盤(pán)上外，還應定期打印成書(shū)面形式保存，并由各負責人簽名并蓋章。備份及打印輸出的各種會(huì )計資料，應按財政部規定的檔案治理辦法由專(zhuān)人負責整理、立卷、回檔、同時(shí)做好防磁、防潮、防火、防塵、防盜等工作，查閱或者借閱會(huì )計檔案要按規定進(jìn)行登記，移交、銷(xiāo)毀會(huì )計檔案要按規定辦理手續，保證各種檔案的安全與保密，保證各種檔案的安全和保密，保證各種檔案得到公道、有效的利用。實(shí)現會(huì )計電算化后，會(huì )計職員要加強事業(yè)心和責任感，對于打印輸出的會(huì )計材料要認真的檢查和核對，不僅可以把握大量的會(huì )計信息，還可以及時(shí)發(fā)現錯誤并進(jìn)行糾正。

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