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ERP環(huán)境下如何開(kāi)展物資采購審計論文
摘 要：本文在簡(jiǎn)要介紹ERP和物資采購審計定義的基礎上，分析了當前在ERP環(huán)境下開(kāi)展物資采購審計所面臨的機遇和挑戰，分析在ERP系統內部建立審計信息系統開(kāi)展物資采購審計的必要性，探討在ERP環(huán)境下開(kāi)展物資采購審計的方法和技巧。
關(guān)鍵詞：ERP；AIS；MM模塊；物資采購審計
近年來(lái)，國內越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始重視ERP，把ERP作為支持企業(yè)謀求新形式下競爭優(yōu)勢的手段，主動(dòng)開(kāi)始實(shí)施ERP。實(shí)施ERP管理后，企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)的核心流程全部通過(guò)集成的信息數據進(jìn)行貫穿和銜接，有效堵塞了以前“人治為主”所存在的經(jīng)營(yíng)管理漏洞，避免人為的有意或無(wú)意的經(jīng)營(yíng)管理差錯，增強了企業(yè)管理的科學(xué)性。在ERP信息系統管理中，內部審計人員的角色應如何轉變，內部審計如何廣泛應用現代企業(yè)管理技術(shù)和適應審計的發(fā)展，提高審計工作效率和工作質(zhì)量，如何充分發(fā)揮內部審計的管理職能，給審計工作也帶來(lái)了前所未有的挑戰。物資采購審計作為審計工作中非常重要的一項工作，直接關(guān)系到企業(yè)的資金流出，對企業(yè)的成本有著(zhù)直接的影響。本文以在ERP環(huán)境下如何開(kāi)展物資采購審計作為探討對象。
一、理解ERP和物資采購審計
1、ERP的概念
ERP是企業(yè)資源計劃（Enterprise Resources Planning）的簡(jiǎn)稱(chēng)，是由美國Gartners groupslnc公司于上個(gè)世紀90年代初提出的，是信息時(shí)代的現代企業(yè)向國際化發(fā)展的更高層管理模式。是一代化的企業(yè)管理理念，是建立在信息技術(shù)基礎上、以系統化的管理思想，全面地集成了企業(yè)的所有資源信息，為企業(yè)決策層及員工提供決策手段的管理平臺。
2、物資采購審計的本質(zhì)
《內部審計實(shí)務(wù)指南第2號》對物資采購審計的定義和內容有明確的表述，物資采購審計是指組織內部審計機構及人員依據有關(guān)法律、法規、政策及相關(guān)標準，按照一定的程序和方法，對物資采購各部門(mén)和環(huán)節的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和內部控制等所進(jìn)行的獨立監督和評價(jià)活動(dòng)。物資采購審計的主要內容包括審計物資采購內部控制、采購計劃、采購合同、采購招標、供貨商選擇、采購數量、采購價(jià)格、采購質(zhì)量、物資保管、結算付款以及物資采購期后事項等。物資采購審計的目的是改善物資采購質(zhì)量，降低采購費用，維護組織的合法權益，促進(jìn)組織價(jià)值的增加及目標的實(shí)現。
二、ERP對物資采購管理帶來(lái)的影響
在ERP系統中，采購管理實(shí)現了采購計劃、采購合同以及供應商的管理，能直接引用采購需求，根據生產(chǎn)、庫存控制、零星物資需求產(chǎn)生采購計劃，對采購合同、采購過(guò)程進(jìn)行管理，并進(jìn)行供應商檔案的維護。對供應商可以按照信譽(yù)度、產(chǎn)品質(zhì)量等情況，進(jìn)行科學(xué)地管理。同時(shí)，可以建立一套比價(jià)、詢(xún)價(jià)、審價(jià)和招標工作程序，使得采購過(guò)程更加規范、有序，原材料價(jià)格更加透明、準確，大大地提高了采購的有效性，降低了采購的盲目性，避免了物資種類(lèi)繁多所帶來(lái)的繁雜工作，加強了成本管理，解決了原先采購管理中存在的管理分散、信息不集成、庫存資源不共享、局部利益與整體利益之間的矛盾等問(wèn)題，打破了原來(lái)條塊分割的職能部門(mén)，企業(yè)的資源統一管理和共享，使過(guò)去跨部門(mén)的審批流程得到簡(jiǎn)化和壓縮。
三、審計操作環(huán)境發(fā)生了重大變化，給開(kāi)展物資采購審計工作帶來(lái)了新的、更大的難度和挑戰
1．可視審計線(xiàn)索分散，審計對象復雜化
在傳統的審計活動(dòng)中，審計線(xiàn)索包括采購申請、計劃、訂單、憑證、賬簿和報表以及與物資采購相關(guān)的文件、記錄，審計線(xiàn)索十分清楚，審計資料相對集中；審計人員可以利用這些資料檢查其物資采購活動(dòng)的合法性、合規性和效益性。但在ERP系統中，物資采購信息量大而散，賬、證、表的展示方式與傳統的不同，尋找審計線(xiàn)索猶如大海撈針。大量物資采購業(yè)務(wù)由系統集成處理，系統自動(dòng)產(chǎn)生的電子憑證數量極其龐大、種類(lèi)繁多。且賬、證、表的展示方式都與傳統會(huì )計存在較大差異，審計人員已經(jīng)習慣了傳統的展示方式，如果不經(jīng)過(guò)ERP的專(zhuān)門(mén)培訓，將會(huì )出現看不懂憑證、打不開(kāi)賬的現象。
2．業(yè)務(wù)流程的控制風(fēng)險擴大化，審計重點(diǎn)向風(fēng)險評估轉移
在ERP系統中，由于組織結構的專(zhuān)業(yè)化、扁平化和分散化重組，傳統的內部控制環(huán)境發(fā)生變化，業(yè)務(wù)信息的內部控制由ERP系統來(lái)實(shí)現，控制程序自動(dòng)運行，不需要企業(yè)人員的過(guò)多干預。在客觀(guān)上，雖然主管人員可以運用ERP系統本身提供的制約監督來(lái)減少控制風(fēng)險，但是為了節省人力成本，有些下屬企業(yè)讓員工在ERP系統上身兼數職，從而導致內部控制潛在風(fēng)險的擴大。另外，ERP系統一般采用的是客戶(hù)端/服務(wù)器結構，這種分布式的技術(shù)架構使系統很容易暴露在有意、無(wú)意的系統攻擊的風(fēng)險中，系統管理難度增大。因此在ERP系統中，對物資采購的內部控制制度的審計重點(diǎn)從手工會(huì )計環(huán)境下的制度基礎審計向風(fēng)險評估審計轉變，信息系統的運行程序的風(fēng)險控制成為審計的重點(diǎn)。
3．審計線(xiàn)索的不確定性和復雜化
ERP系統雖然有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的海量數據庫，具備強大的數據記憶、比較功能，業(yè)務(wù)人員的操作均會(huì )在操作日志中留下詳盡的審計痕跡，但是數據庫畢竟是數據和程序的存儲介質(zhì)，對于各企業(yè)ERP支持中心精通數據庫的技術(shù)管理人員來(lái)說(shuō)卻易于修改且不留痕跡，這就為審計線(xiàn)索的跟蹤增加了難度和不確定性。
4．審計溝通困難化、溝通范圍擴大化。
ERP系統強大的數據處理功能以及嚴格的權限劃分，導致實(shí)施ERP后各企業(yè)物資采購人員的知識面相對較窄、對ERP系統依賴(lài)性較強，和審計人員進(jìn)行溝通時(shí)解釋有關(guān)系統物資采購數據的能力欠佳。這就必然對審計人員的能力要求較高，審計人員不但要熟悉和理解ERP系統所包含的物資采購管理流程，更要重視與物資采購ERP關(guān)鍵用戶(hù)溝通，必要時(shí)還需與軟件供應開(kāi)發(fā)商溝通，獲得豐富的分析性復核材料。
四、在ERP系統內部建立審計信息系統開(kāi)展物資采購審計所帶來(lái)的好處
內部審計部門(mén)必須在ERP系統上建立審計信息系統（以下簡(jiǎn)稱(chēng)AIS），與被審計單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)緊密相連，實(shí)現“物資流”、“資金流”、“信息流”信息共享，這樣才能開(kāi)展事前、事中審計和事后審計，針對物資采購審計應開(kāi)發(fā)相應的審計模塊（以下簡(jiǎn)稱(chēng)MM模塊）。
1、降低審計人員在ERP系統環(huán)境下開(kāi)展審計工作的技術(shù)門(mén)檻
ERP系統與我們一般使用的計算機軟件不同，專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)多而且生澀，系統結構復雜，操作環(huán)節多，要全面理解系統概念并掌握各模塊的操作難度較大；單獨掌握某一個(gè)模塊不易發(fā)現審計線(xiàn)索，但是要掌握每個(gè)模塊的操作對審計人員來(lái)說(shuō)技術(shù)門(mén)檻太高; ERP系統對終端用戶(hù)有著(zhù)極其嚴格的角色區分和權限控制，內審人員沒(méi)有鑰匙（用戶(hù)名）就不能進(jìn)入系統，沒(méi)有適當的權限就無(wú)法查詢(xún)相關(guān)數據，不掌握ERP操作技能，給審計數據的調閱和審計證據的采集增加了難度,就難以完成既定的審計工作。通過(guò)對AIS的開(kāi)發(fā)，我們可以開(kāi)發(fā)符合審計需求的《供應商主數據明細表》、《收、發(fā)、存表》等，這些報表都可以直接穿透到憑證，方便審計線(xiàn)索的追蹤，將ERP中審計所需要用到的查詢(xún)事務(wù)代碼全部放在A(yíng)IS的MM模塊中，免去了審計人員在眾多事務(wù)代碼中查找可用事務(wù)代碼之苦。
2、對物資采購業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)審計成為可能
在ERP系統環(huán)境下，審計人員除了利用AIS中的MM模塊辨別采購業(yè)務(wù)的真偽，以及其管理過(guò)程中的薄弱點(diǎn)外，在時(shí)間上可以使審計從事后審計達到實(shí)時(shí)審計，并從靜態(tài)走向動(dòng)態(tài)�？梢噪S時(shí)對企業(yè)采購、庫存動(dòng)態(tài)進(jìn)行審查，掌握被審計單位物資采購的最新情況，及時(shí)發(fā)現物資采購過(guò)程中的風(fēng)險隱患或可疑點(diǎn)，降低審計風(fēng)險。
3、擴大內部審計業(yè)務(wù)的廣度和深度
在ERP系統環(huán)境下，審計人員可以通過(guò)AIS中的MM模塊，掌握和了解物資采購與會(huì )計核算系統和其他信息系統存在的密切的信息傳遞關(guān)系，從眾多的信息資料中獲取有用的審計信息，理清各種數據的來(lái)龍去脈；企業(yè)實(shí)行ERP后會(huì )產(chǎn)生數倍于以前的物資采購數據，審計人員可以使用AIS中的MM模塊利用報表分析技術(shù)，根據職業(yè)判斷發(fā)現審計重點(diǎn)、疑點(diǎn)、利用抽樣審計技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的樣本量審查。
4、提高內部審計工作效率
在ERP環(huán)境下，審計人員可以通過(guò)內部審計模塊，既提高了審計的正確性與準確性，也使審計人員從冗長(cháng)乏味的計算工作中解放出來(lái)，使這些步驟達到自動(dòng)化，審計人員可以集中更多的時(shí)間和精力去關(guān)注專(zhuān)業(yè)分析判斷，提高了審計效率。
五、利用物資采購審計模塊開(kāi)展審計工作
1、配置審計。為了確保ERP中物資采購配置管理的有效性，應檢查或驗證企業(yè)是否根據實(shí)際采購業(yè)務(wù)需要，定義采購訂單類(lèi)型，通過(guò)對系統配置中采購訂單類(lèi)型的查詢(xún)，可以了解企業(yè)使用的采購訂單類(lèi)型清單及相應的項目類(lèi)別是否一致。配置審計工作主要集中在兩個(gè)方面：⑴功能配置審計，驗證配置項的實(shí)際功能是否與其軟件需求一致；⑵物理配置審計：確定配置項符合預期的物理特性。這里所說(shuō)的物理特性是指特定的媒體形式。功能審計有許多方法，比如通過(guò)測試的方法，能夠知道編碼是否與需求一致。物理審計，主要是按照流程、規范等來(lái)檢查配置標識、變更記錄、配置狀態(tài)等的準確性。
2、權限審計（控制風(fēng)險審計）。審查企業(yè)的物資采購業(yè)務(wù)活動(dòng)是否均由被批準或被授權的員工執行，數據是否存在被惡意篡改，保證數據的準確、安全。MM模塊是否有效控制運行主要取決于兩種風(fēng)險，即系統維護風(fēng)險和系統操作風(fēng)險。
為了防范這兩種風(fēng)險,一種是對保證計算機系統正常運轉的控制。此種控制點(diǎn)是對系統進(jìn)行及時(shí)的維護，包括用戶(hù)密碼尤其是權限人密碼的妥善保管、服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò )的定期維護、數據的定期存盤(pán)及其介質(zhì)、數據導入操作是否規范、電子商務(wù)網(wǎng)與MRO模塊接口的銜接等等。另一種是對物資采購業(yè)務(wù)的線(xiàn)上流程控制審計：
�、庞媱澀h(huán)節。需求計劃（需求數量和日期）是否經(jīng)過(guò)層層審批,以保證其真實(shí)、準確、及時(shí)的進(jìn)入系統。需求計劃改變或取消是否有相應的審批管理辦法,否則將直接影響采購的形成。
�、撇少徍凸⿷坦芾憝h(huán)節。采購定單是否按權限在線(xiàn)上進(jìn)行審批。供應商主數據的維護是否由專(zhuān)門(mén)的獨立崗位進(jìn)行，并對供應商進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，增加或刪除供應商主數據是否經(jīng)過(guò)適當的審批。
�、菐齑婀芾憝h(huán)節。物料主數據的維護是否按企業(yè)標準進(jìn)行，并由專(zhuān)門(mén)崗位集中維護管理。收貨過(guò)程中,入庫的物資是否將有關(guān)資料如數量、價(jià)格、型號、保存地點(diǎn)等錄入齊全，同時(shí)為了保證財務(wù)核算的正確,發(fā)票是否及時(shí)提交校驗等。
另外對物資采購業(yè)務(wù)權限審計的線(xiàn)下檢查，檢查物資采購人員是否勝任其本職工作，是否取得在ERP環(huán)境下工作的上崗證，并是否相關(guān)的培訓，以保證線(xiàn)上的操作及時(shí)和正確。不相容崗位是否分離。如主要采購員按料類(lèi)不交叉的原則設置等。
3、業(yè)務(wù)審計。利用ERP系統中的審計模塊，以企業(yè)的規章制度為標準，審查費用的報銷(xiāo)、庫存管理、產(chǎn)品購銷(xiāo)等經(jīng)常性業(yè)務(wù)流程的合理、規范性，是否存在不合規或超越權限的操作。如審計人員可以利用ERP系統數據，對物資采購價(jià)格、入庫、出庫進(jìn)行審查，分析對比采購價(jià)格，審查供應商的信用資質(zhì)，供應商是否選擇范圍廣，是否為最優(yōu)的三家，是否是產(chǎn)品質(zhì)量好、價(jià)格低、信譽(yù)高；對大宗采購的物資，是否采取招標辦法；采取跟蹤審計的辦法，檢查物資采購的數量是否與物資采購合同一致，是否存在質(zhì)次價(jià)高或價(jià)格雖低，而質(zhì)量較差的問(wèn)題；審查物資入庫、出庫的真實(shí)性，是否存在虛假入庫、出庫的問(wèn)題。
利用ERP系統中的審計模塊，審查內部數據的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關(guān)系，即核對各模塊之間內部數據的發(fā)生額及余額是否相互匹配、符合指定的邏輯關(guān)系，通過(guò)發(fā)現的異常情況，作為審計重點(diǎn)；審查預算執行情況，利用ERP系統將企業(yè)的實(shí)際績(jì)效與預算相比較，分析各項指標的執行情況及變化趨勢是否符合預算管理的要求，對存在的差異較大，作為審計重點(diǎn)；對物資動(dòng)態(tài)情況進(jìn)行分析，通過(guò)發(fā)現長(cháng)期無(wú)動(dòng)態(tài)及多次采購而不出庫的物資，作為審計重點(diǎn)。審計人員通過(guò)利用ERP系統，開(kāi)展抽樣審計，根據樣本確定審計重點(diǎn)，進(jìn)行跟蹤審計，核實(shí)物資采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、效益性和管理的有效性。
參考文獻：
[1]馬碧春 董云屏 蔡曉冰，2003：企業(yè)物資采購審計內容和方法探討[J]，會(huì )計之友(08).
[2]企業(yè)物資采購管理審計初探《審計月刊》2007年1月.
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