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有關(guān)計算機在教學(xué)檔案管理
一、充分認識利用計算機進(jìn)行教學(xué)檔案管理的重要意義教學(xué)檔案主要包括學(xué)校師資配備、專(zhuān)業(yè)設置、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教材審訂、學(xué)科基地建設、學(xué)術(shù)研討、科研成果評定、教學(xué)經(jīng)驗總結、論文專(zhuān)著(zhù)出版、教案、教師進(jìn)修深造和教學(xué)觀(guān)摩活動(dòng)，以及各種教學(xué)實(shí)驗設備、電教視聽(tīng)節目、教學(xué)課件的開(kāi)發(fā)制作，以及各專(zhuān)業(yè)生源情況、招生條件和現狀等，內容十分浩繁龐雜。
通過(guò)教學(xué)檔案能及時(shí)準確地掌握學(xué)校教育、教學(xué)工作的動(dòng)態(tài)，為領(lǐng)導決策、部署學(xué)校工作和制定教學(xué)計劃提供可靠依據，充當“參謀”與“助手”，服務(wù)于教學(xué);對外也可通過(guò)教學(xué)檔案資料的雄厚儲備，展示學(xué)校師資實(shí)力，廣泛宣傳學(xué)校，提高學(xué)校的知名度。如果沒(méi)有完整齊全的教學(xué)檔案，將給學(xué)校教學(xué)、科研和教學(xué)基地、重點(diǎn)實(shí)驗室、學(xué)科專(zhuān)業(yè)的建設造成難以彌補的缺陷和損失�？茖W(xué)地、系統地管理好教師在教學(xué)、科研實(shí)踐過(guò)程中所形成的各種不同載體的教學(xué)檔案，對教師探索總結教學(xué)規律和經(jīng)驗，提高教學(xué)水平和教育質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)術(shù)研討，起著(zhù)非常重要的推動(dòng)作用。
教學(xué)檔案管理作為學(xué)校教學(xué)管理的基本環(huán)節，在整個(gè)學(xué)校管理中具有重要意義，其管理是否系統、規范和科學(xué)直接影響學(xué)校教學(xué)管理的質(zhì)量。當前，教學(xué)檔案的管理，特別是利用計算機進(jìn)行教學(xué)檔案管理，是學(xué)校教學(xué)管理工作的一大盲區，亟待重視與加強。
計算機是一種先進(jìn)的信息管理工具，它準確的記憶、高速的運算和巨大的貯存量以及完備的功能是人無(wú)法比擬的。隨著(zhù)教育手段現代化和檔案管理的科學(xué)化，計算機已經(jīng)廣泛應用，多媒體在教育教學(xué)管理中蘊藏的巨大潛能已張顯無(wú)遺。通過(guò)計算機輔助管理教學(xué)檔案，就能夠實(shí)現量化、優(yōu)化管理，事半功倍，促進(jìn)教學(xué)管理的科學(xué)化和高效化。在檔案管理工作自身現代化的同時(shí)，教學(xué)檔案難管理這一難題也就迎刃而解，從而實(shí)現檔案管理和教學(xué)這二者的相長(cháng)與雙贏(yíng)。因此，利用計算機來(lái)解決教學(xué)檔案管理中存在的難題，不失為一種有效的途徑，而且，其開(kāi)發(fā)利用的前景十分廣闊，極具前瞻性和推廣價(jià)值。
二、編制教學(xué)檔案檢索是利用計算機進(jìn)行教學(xué)檔案管理的重點(diǎn)教學(xué)檔案管理是學(xué)校用科學(xué)的原則和方法管理教學(xué)檔案，為學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)服務(wù)。利用計算機進(jìn)行教學(xué)檔案管理的重點(diǎn)是編制教學(xué)檔案檢索。
編制教學(xué)檔案檢索是創(chuàng )建教學(xué)檔案的關(guān)鍵。
創(chuàng )建教學(xué)檔案，要向計算機系統大量的輸入經(jīng)過(guò)規范化處理的教學(xué)檔案數據，其關(guān)鍵是編制科學(xué)合理的檢索。
要摸索出一套辦法和規律，逐步地建立有本校特色的教學(xué)檔案檢索體系，這是教學(xué)檔案管理工作一項非常重要、艱巨和長(cháng)期的任務(wù)。編制教學(xué)檔案檢索客觀(guān)上要求有計劃、有步驟，事先要列出周詳的、具體的計劃和預案，強調邏輯性、嚴密性、劃一性，明確先編什么，后編什么，并要做到心中有數。只有這樣，才能為后續工作打好基礎。如果編制教學(xué)檔案檢索工作做不好，就會(huì )給以后的查找和使用帶來(lái)困難，即便你的教學(xué)檔案資料再詳實(shí)，檢索查找不出來(lái)，就毫無(wú)利用價(jià)值可言。
編制教學(xué)檔案檢索的具體方法。
編制教學(xué)檔案檢索，一般以學(xué)期為單位。首先要對本學(xué)期形成的各種載體的教學(xué)資料及時(shí)進(jìn)行收集、整理，并依據分類(lèi)大綱進(jìn)行分類(lèi)、組卷及擬寫(xiě)案卷標題;然后在計算機上建立該工程數據庫，將案卷的分類(lèi)號、案卷標題、卷內目錄等逐一輸入計算機;在全部案卷輸入完畢后，可以根據自己的需要分別打印輸出案卷目錄、卷內目錄、全引目錄、案卷卡片、文件卡片等。打印出的各種目錄要字跡工整、清晰，還可用計算機對目錄進(jìn)行修改。如果將案卷目錄、卷內目錄、全引目錄等裝訂成冊，就成了檢索工具。當用戶(hù)需要查找時(shí)，我們就可直接利用計算機進(jìn)行檢索。先確定某一任務(wù)，然后根據用戶(hù)的要求分別按照主題詞、關(guān)鍵字、案卷標題等進(jìn)行檢索，也可用任意組合查詢(xún)的方法查找檔案。
譬如，我們將我校教師情況按所擔任的學(xué)科逐一進(jìn)行分類(lèi)，同時(shí)也將其學(xué)歷，年齡、性別、參加工作時(shí)間、職稱(chēng)、教齡、畢業(yè)院校、調入本單位的時(shí)間、家庭電話(huà)、家庭地址等個(gè)人信息輸入電腦，然后再將其在教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中產(chǎn)生的有價(jià)值的各種教學(xué)資料按文字、圖表、實(shí)物、聲像等逐項編目，力求做到清晰、完整;并從教學(xué)能力、備課授課和作業(yè)批改情況、差生輔導情況、教學(xué)態(tài)度以及獲獎情況等方面充實(shí)資料。這就從教師這一縱向角度將教學(xué)檔案編串起來(lái)，只要點(diǎn)擊某位教師姓名，其教學(xué)等情況就會(huì )立即顯現在電腦屏幕上，一目了然。另外，再從教學(xué)檔案內容分類(lèi)橫向編目，查找起來(lái)也是輕而易舉，十分方便實(shí)用。而且，這兩種編目在內容上也是相互兼容的。
編制教學(xué)檔案檢索，其周期性較長(cháng)，因此，建立教學(xué)檔案，編制出適合本校需要的檢索工具并非一朝一夕所能完成的，它是一項費時(shí)費力的工程。其前期需要做大量的案頭準備工作，任務(wù)繁重，工作艱巨，要求責任心強，還要有奉獻與敬業(yè)精神。
檢索工具的使用頻率高、范圍廣、標準高、要求高，在編制時(shí)應力求科學(xué)性。編制教學(xué)檔案檢索必須納入學(xué)校檔案工作規范化、標準化的軌道。隨著(zhù)檔案利用工作的深入開(kāi)展，校際之間、同行之間的交流，甚至跨省區、跨行業(yè)之間的協(xié)作也會(huì )日益頻繁，這就要求本單位的教學(xué)檔案要與兄弟學(xué)校的教學(xué)檔案具有兼容性，以便實(shí)現聯(lián)網(wǎng)與資源交換、資源共享，從而適應當今信息化社會(huì )對檔案利用的需求。
三、利用計算機加強教學(xué)檔案管理的措施.建立健全教學(xué)檔案的管理制度。加強教學(xué)檔案的管理必須依賴(lài)一系列管理制度的健全和完善。學(xué)校要根據檔案專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)的規定，結合學(xué)校特點(diǎn)和教育科研管理發(fā)展狀況，制定切實(shí)可行的辦法。
為了維護教學(xué)檔案的完整性，做好檔案的收集工作，要制定《教學(xué)文件材料形成和歸檔的試行規定》，明確教學(xué)管理文件材料的歸檔范圍、歸檔要求，加強對教學(xué)文件材料形成、積累、整理、歸檔工作的檢查、協(xié)助和指導。為了維護教學(xué)檔案的系統性，做好檔案的整理工作，要制定《教學(xué)檔案分類(lèi)編號試行方案》，對教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和系統排列，保持教學(xué)檔案的有機聯(lián)系。為了實(shí)現教學(xué)檔案的有效利用，要逐步制定有關(guān)制度，采取有效方式，提供各種服務(wù)。
教學(xué)檔案管理要滲透教學(xué)管理的全過(guò)程。加強教學(xué)檔案管理，應把此項工作納入教學(xué)管理的軌道，與教學(xué)的計劃管理、過(guò)程管理和成果管理緊密結合起來(lái)，使教學(xué)管理工作和教學(xué)檔案管理工作形成相互促進(jìn)、相得益彰的良性循環(huán)，從而提高教學(xué)的效率。
加強教學(xué)檔案管理隊伍建設�，F代管理理論認為，在組織資源中，人是最關(guān)鍵、最重要、最活躍的因素。同理，要搞好教學(xué)檔案管理工作也必須有一支結構合理、素質(zhì)精良的管理隊伍，特別是利用計算機進(jìn)行教學(xué)檔案管理的人員。學(xué)校首先要從事業(yè)發(fā)展的需要出發(fā)，注重選拔那些富有使命感、奉獻精神和敬業(yè)精神，熱心教學(xué)，具有管理能力和一定計算機基礎的人從事教學(xué)檔案管理工作。其次，要有計劃、有步驟地組織有關(guān)教學(xué)檔案管理與計算機的知識講座和輔導培訓，召開(kāi)專(zhuān)題研討會(huì )，以提高有關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)理論和技術(shù)水平，正確指導實(shí)踐工作。再次，由于檔案管理是一項默默無(wú)聞、服務(wù)性很強的工作，一方面學(xué)校領(lǐng)導要關(guān)心、理解教學(xué)檔案管理人員的工作，在評優(yōu)、職務(wù)晉升等方面給予傾斜，以保證人員的穩定;另一方面，教學(xué)檔案管理人員也應樹(shù)立明確的服務(wù)思想，滿(mǎn)足教學(xué)工作的需要。
注重提高教學(xué)檔案的利用價(jià)值，為教學(xué)及教學(xué)管理提供方便、快捷的服務(wù)。
教學(xué)檔案要為教學(xué)提供智力支持。運用計算機對教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，要注意定期征集歸檔、建檔，并要不斷完善、健全和刷新教學(xué)檔案，科學(xué)地更新檢索工具，合理開(kāi)發(fā)利用現有教學(xué)檔案，不斷挖掘檔案信息資源，擴大利用服務(wù)范圍，提高教學(xué)檔案的利用效益，為教學(xué)活動(dòng)提供智力支持。這就要求教學(xué)檔案人員熟悉學(xué)校各專(zhuān)業(yè)設置和學(xué)科特點(diǎn)，掌握相當的文字檔案管理經(jīng)驗，并儲備豐富的專(zhuān)業(yè)知識，尤其是電腦技能。
教學(xué)檔案的優(yōu)化管理，主要是以滿(mǎn)足學(xué)校教學(xué)工作對教學(xué)檔案的利用為目的。在研究教學(xué)檔案內容的基礎上，對教學(xué)檔案信息進(jìn)行系統化整理或加工，使之更好地服務(wù)于教學(xué)，服務(wù)于教師的教書(shū)育人。毋庸多言，盡管創(chuàng )建教學(xué)檔案需要平時(shí)潛心鉆研和日積月累，但它絕非簡(jiǎn)單的資料匯編或教學(xué)個(gè)案的堆砌。其內容應是一個(gè)有機的整體，應是對所有教師教學(xué)資料的科學(xué)整合，其本身的集納性和邏輯性不言而喻。它應該成為教師教學(xué)的好幫手，并盡可能地為教學(xué)提供服務(wù)。
建立基于計算機網(wǎng)絡(luò )織的教學(xué)檔案服務(wù)網(wǎng)，利用計算機創(chuàng )建教學(xué)檔案，可快速傳遞信息資源，并能實(shí)現管理者與使用者、使用者與使用者之間的信息互動(dòng)。教師可以利用教學(xué)檔案服務(wù)網(wǎng)來(lái)交流教學(xué)信息，了解各專(zhuān)業(yè)學(xué)科的最新動(dòng)態(tài)，對比新舊教材的優(yōu)劣，通曉教學(xué)大綱、教學(xué)計劃的變動(dòng)，獲知最新教學(xué)成果;同時(shí)也可交流教學(xué)經(jīng)驗，反饋教學(xué)意見(jiàn)及建議，探討教學(xué)改革，整合教學(xué)方案，還可征集大家對教學(xué)檔案管理工作的意見(jiàn)，以期日后改進(jìn)�？傊�，充分利用計算機創(chuàng )建教學(xué)檔案，一定要為學(xué)校教學(xué)活動(dòng)提供第一手的、豐富的、新的資料，讓教學(xué)檔案服務(wù)網(wǎng)實(shí)現有機傳動(dòng)，讓教學(xué)檔案活起來(lái)。
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