供應室管理系統的建立及應用

        供應室是面對全院各科領(lǐng)取各種器械及物料，每天品種雜，數量多，因此日清月結顯得十分重要，但是其核算卻是一項量大而易出錯的工作，往往花費很多時(shí)間但取得的效果不好，而電腦的普及為此項工作提供了較為快捷而準確的方法，筆者利用Access軟件建立了供應室管理系統并用于實(shí)際，在數據管理、查詢(xún)及打印等方面實(shí)現了方便快速的要求，數據統計更是快捷準確，大大方便了日常工作。
        1  供應室管理系統的建立及功能介紹 
        1.1 系統配置與程序設計環(huán)境  推薦Intel Pentium III或同等的處理器，128MB內存，2G可用硬盤(pán)空間；Windows XP操作系統；Office2003中文辦公系統。
        1.2 數據庫的建立  進(jìn)入Access，選擇“新建數據庫”欄中“空Access 數據庫”，點(diǎn)擊“確定”，為新建數據庫命名“供應室管理系統”并選擇存儲路徑后，進(jìn)入數據庫選項欄，點(diǎn)擊“使用設計器創(chuàng )建表”，并依次設立編號、領(lǐng)料日期、科室名稱(chēng)、領(lǐng)料金額等字段，字段的數量、類(lèi)型、屬性和有關(guān)說(shuō)明可根據使用者的需要調整，此表保存為“科室領(lǐng)料明細表”。以同樣方法可建立“領(lǐng)料清單”，字段包括：編號、序號、領(lǐng)料日期、科室名稱(chēng)、物料名稱(chēng)、單價(jià)、數量等，同時(shí)為了實(shí)現科室名稱(chēng)及物料單價(jià)增減變動(dòng)等的維護，另外再建立“科室名稱(chēng)”和“物料單價(jià)”兩個(gè)表。
        1.3 數據的錄入 為了錄入的方便與直觀(guān)，利用Access的窗體功能將“科室領(lǐng)料明細表”設為主窗體，并調整字段位置以方便錄入，將“領(lǐng)料清單”設為子窗體，并在窗體中設計“添加記錄”、“保存記錄”、“領(lǐng)料查詢(xún)”、“返回主菜單”、“刪除選中記錄”、“刪除本面記錄”、“科料信息維護”、“科室信息維護”等按鈕，以利于操作的快捷方便，如：點(diǎn)擊“添加記錄”即可轉到新數據錄入界面，按各個(gè)項目依次錄入即可（如圖1）。根據管理需要，留存簽字的領(lǐng)料單據十分必要，因此在錄入窗口中還設置了“打印領(lǐng)料單”按鈕，可以及時(shí)打印科室領(lǐng)料清單。 
         
        圖1  數據錄入窗體        1.4 數據查詢(xún)窗體  利用Access的“查詢(xún)”功能可建立“科室領(lǐng)料查詢(xún)”，通過(guò)窗體功能建立以科室名稱(chēng)及領(lǐng)料日期等字段為關(guān)鍵詞的查詢(xún)窗體，查詢(xún)結果則根據不同需要點(diǎn)擊相應按鈕而顯示在三個(gè)不同的子窗體中，如輸入“消化科”及時(shí)間段，根據需求可以查詢(xún)出消化科在此時(shí)間段內領(lǐng)料的金額、領(lǐng)料流水帳及明細單，同時(shí)在該窗體中還添加了“打印”功能，以方便使用（如圖2）。而只輸入時(shí)間段則可查詢(xún)出某時(shí)間段全部科室的領(lǐng)料情況，為實(shí)現日清月結提供了可能（如圖3）。 
         
        圖2  打印查詢(xún)結果 
         
        圖3  日清月結查詢(xún)結果
        2  討論
        2.1 快捷性  科室領(lǐng)料情況錄入一般都是錄入當天的領(lǐng)料情況，為了錄入方便，領(lǐng)料日期采用系統默認時(shí)間，當然也可以進(jìn)行修改。而對于科室名稱(chēng)、物料名稱(chēng)等字段則通過(guò)編寫(xiě)代碼實(shí)現了快捷的錄入方法，即只需錄入相應的拼音簡(jiǎn)碼即可彈出下拉菜單并指到相應內容，如科室名稱(chēng)需錄入“消化科”時(shí)，只需輸入“xhk”即可在下拉菜單得到“消化科”，然后點(diǎn)擊回車(chē)即可實(shí)現錄入。對于物料名稱(chēng)的錄入也是同樣的方便。
        2.2 智能性  同一物料的單價(jià)往往在一定時(shí)期內是固定不變的，為了錄入的準確與方便，當物料名稱(chēng)錄入結束后，相應的單價(jià)就會(huì )自動(dòng)錄入，而錄入完數量后相應的金額也自動(dòng)得到，無(wú)須再行錄入，具有一定的智能性，也可以使科室間的結算做到準確無(wú)誤。
        3  結語(yǔ)
        供應室管理系統的建立使供應室工作人員從繁瑣的帳務(wù)計算中解脫出來(lái)，更提高了工作效率和準確性，同時(shí)在科室領(lǐng)料數據的保存及查詢(xún)等方面具有一定的作用。本系統的建立簡(jiǎn)單易行，便于非計算機專(zhuān)業(yè)的工作者使用。

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