基層社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案工作發(fā)展
導語(yǔ)：社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案規范化管理不能只是局限于規范收集、整理、歸檔、保管等方面，而應充分發(fā)揮檔案管理對業(yè)務(wù)經(jīng)辦起到促進(jìn)和監督作用。
我國的社會(huì )保險制度改革從局部試點(diǎn)到全面推開(kāi)，已經(jīng)走過(guò)了二十多年的歷程，各級經(jīng)辦機構積累了大量的業(yè)務(wù)檔案材料，但由于沒(méi)有全國性的社會(huì )保險檔案業(yè)務(wù)管理規定，各地業(yè)務(wù)檔案管理不盡統一。2009年7月，由人社部和國家檔案局共同起草的《社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理規定(試行)》(第3號令)的頒布，標志著(zhù)社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理從此走上規范化、標準化的軌道。
一、目前福工作開(kāi)展狀況
2010年以來(lái)，全省各級社保經(jīng)辦機構根據省社保局提出的“全面建設、整體推進(jìn)、分步實(shí)施”的思路，全面開(kāi)展業(yè)務(wù)檔案管理工作。目前已基本實(shí)現業(yè)務(wù)檔案的規范化、信息化、專(zhuān)業(yè)化管理，社會(huì )保險經(jīng)辦機構經(jīng)辦管理水平得到了全面的提高。以順昌縣為例，目前已全面完成2007年至2014年社保業(yè)務(wù)檔案共1019卷的歸整組卷入庫工作，并實(shí)現所有已入庫檔案數據同期導入全省檔案管理信息系統。
二、經(jīng)辦機構檔案管理中存在的問(wèn)題
推進(jìn)社保業(yè)務(wù)檔案標準化、數字化、信息化工作雖取得了一定的成效，但部分基層社保經(jīng)辦機構依然還存在著(zhù)檔案管理工作人員短缺、檔案管理基礎設施薄弱、檔案收集整理及時(shí)性有待于提高、檔案利用率不高等問(wèn)題。
(一)基層社保經(jīng)辦機構人少任務(wù)重，造成檔案管理工作人員短缺，導致檔案管理工作難以實(shí)現精細化。以順昌縣為例：目前社保中心內設的業(yè)務(wù)服務(wù)窗口面對的服務(wù)對象近7萬(wàn)人，服務(wù)企業(yè)上千家，社保中心配備的工作人員僅有十余人，在任務(wù)如此繁重人手又少的情況下，根本無(wú)力安排專(zhuān)職檔案管理人員。目前絕大多數的基層社保經(jīng)辦機構都存在只能設兼職檔案管理人員的現象，而檔案管理工作人員短缺勢必導致檔案管理工作難以實(shí)現精細化。
(二)基層社保經(jīng)辦機構檔案管理基礎設施薄弱。2009年12月福建省社保局下發(fā)《福建省社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理規范化達標考評內容》，對業(yè)務(wù)檔案設施建設做出了具體規定，其中最重要的當屬檔案庫房建設項目。目前各級社保經(jīng)辦機構均按規定設置檔案庫房、查閱室等業(yè)務(wù)檔案用房，但由于受各地辦公條件的限制，部分社保經(jīng)辦機構的檔案庫房容量不足，與社保業(yè)務(wù)檔案量大且增速快形成了極大的反差，將難以滿(mǎn)足未來(lái)檔案管理的需要。
(三)檔案收集整理及時(shí)性有待于提高。以順昌縣為例：2007年的社保業(yè)務(wù)檔案僅88卷，到2014年已增加到162卷;業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在辦理日常業(yè)務(wù)的同時(shí)還需抽空整理上年度業(yè)務(wù)檔案，往往顯得力不從心，且由于社會(huì )保險檔案管理工作起步晚，依然還存在歷年業(yè)務(wù)檔案無(wú)法歸檔整理的狀況，因此如何較好提高社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案歸檔及時(shí)性，是擺在我們面前一個(gè)急需解決的難題。
(四)因基層社保經(jīng)辦機構檔案管理數字化程度較低，查詢(xún)利用社保業(yè)務(wù)檔案大多只能以手工為主，利用率不高。由于2013年開(kāi)始啟用的全省檔案管理信息系統功能模塊較為簡(jiǎn)單，且目前只有小部分有條件的社保經(jīng)辦機構部分年度實(shí)現檔案管理數字化，因此當前查詢(xún)利用業(yè)務(wù)檔案依然只能以手工查詢(xún)?yōu)橹�，仍處于翻閱紙質(zhì)檔案完成的狀態(tài),檔案數字化進(jìn)程的快慢將直接決定檔案利用率的高低。
三、做好檔案管理工作的對策建議
(一)各地社保經(jīng)辦機構不僅應配備專(zhuān)職檔案管理人員，而且要加強對業(yè)務(wù)檔案管理相關(guān)知識及檔案管理信息系統操作使用的培訓。社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案與業(yè)務(wù)經(jīng)辦管理是密不可分的，專(zhuān)職檔案管理人員需具備檔案管理專(zhuān)業(yè)及社會(huì )保險專(zhuān)業(yè)兩方面知識，要對整個(gè)社保業(yè)務(wù)流程了如指掌，只有不斷提升檔案管理人員的能力和水平，才能為實(shí)現檔案管理精細化提供人才保證。
(二)因地制宜創(chuàng )造條件，不斷完善社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案設施和條件。各地應根據實(shí)際情況，統籌規劃檔案管理基礎設施建設，具體可參照建設部和國家發(fā)改委關(guān)于《檔案館建設標準》努力創(chuàng )造條件建設專(zhuān)用檔案庫房，以確保檔案庫房能滿(mǎn)足中長(cháng)期需要。
(三)業(yè)務(wù)檔案是參保人享受社保待遇的重要憑證，檔案及時(shí)歸檔是確保檔案安全和實(shí)時(shí)利用的重要前提。應盡量避免檔案長(cháng)時(shí)間滯留在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員手中，當年新增各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案應于當月歸檔移交，做到“日清月結”。按照“誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)立卷、誰(shuí)歸檔的原則，由經(jīng)辦人員在每項業(yè)務(wù)辦結時(shí)即時(shí)將形成的檔案原始資料進(jìn)行收集整理并編號立卷，并于月底移交檔案室。檔案管理人員對移交來(lái)的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行核對，在確保每份檔案入庫完整準確后掃描歸檔，同時(shí)實(shí)現次月提供查詢(xún)利用。
(四)通過(guò)不斷加強社會(huì )保險信息化建設和提升檔案數字化程度，有效提高檔案查詢(xún)利用率。社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案規范化管理不能只是局限于規范收集、整理、歸檔、保管等方面，而應充分發(fā)揮檔案管理對業(yè)務(wù)經(jīng)辦起到促進(jìn)和監督作用。社保業(yè)務(wù)檔案標準化建設應以信息化為依托，逐步實(shí)現社保電子檔案實(shí)時(shí)生成于業(yè)務(wù)經(jīng)辦時(shí)，將業(yè)務(wù)信息系統與檔案管理信息系統有機結合，不斷提高業(yè)務(wù)檔案數字化程度，方便參保人員快速調閱所需檔案影像資料，提高檔案查詢(xún)利用率。
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