如何在信息化環(huán)境下加強企業(yè)的會(huì )計管理

　　摘 要:日新月異的信息技術(shù)不斷改變著(zhù)社會(huì )的各個(gè)層面,尤其是對企業(yè)的管理和經(jīng)營(yíng)效益的提高更是有著(zhù)深刻的影響。當前信息化條件下,會(huì )計管理效率大幅提升的同時(shí),不可否認,會(huì )計管理也面臨更大的風(fēng)險挑戰。本論文首先論述了現階段信息化環(huán)境下企業(yè)會(huì )計管理面臨的主要問(wèn)題,然后從制定適合企業(yè)實(shí)際的內部控制制度以加強會(huì )計管理、充分發(fā)揮內部審計的作用、加強信息化環(huán)境下會(huì )計檔案的管理和完善信息化環(huán)境下會(huì )計委派制建設等方面提出相應政策建議。
　　關(guān)鍵詞:會(huì )計管理;內部控制;信息化
　　信息化會(huì )計管理是指應用現代信息技術(shù),以現代企業(yè)管理、會(huì )計管理、信息管理等相關(guān)理論為依據,以會(huì )計管理信息、流程、知識和能力為內容,充分開(kāi)發(fā)和利用會(huì )計信息資源,最終實(shí)現企業(yè)戰略目標的會(huì )計管理過(guò)程。當前信息化條件下,會(huì )計管理效率大幅提升的同時(shí),不可否認,會(huì )計管理也面臨更大的風(fēng)險挑戰。
　　一、信息化環(huán)境下企業(yè)會(huì )計管理面臨的主要問(wèn)題分析
　　(一)網(wǎng)絡(luò )普及應用帶來(lái)會(huì )計管理的風(fēng)險
　　信息化最大的促動(dòng)力在于網(wǎng)絡(luò )迅猛普及發(fā)展,滲透于社會(huì )、企業(yè)的方方面面。在企業(yè)內的業(yè)務(wù)逐漸集成到系統的過(guò)程中,網(wǎng)絡(luò )在企業(yè)內也開(kāi)始大量地應用。不僅是各個(gè)部門(mén),網(wǎng)絡(luò )也把異地的分支機構也連接起來(lái)。由于網(wǎng)絡(luò )環(huán)境具有開(kāi)放性的特點(diǎn),在這個(gè)環(huán)境中,一切信息在理論上都是可以被訪(fǎng)問(wèn)到的。網(wǎng)絡(luò )下的會(huì )計信息系統很有可能遭受非法訪(fǎng)問(wèn)或者病毒的侵擾,而且內部人的非法訪(fǎng)問(wèn)成功的幾率還很高,一旦發(fā)生將造成巨大的損失。
　　同時(shí),電子商務(wù)也改變了傳統會(huì )計管理的性質(zhì)。網(wǎng)上支付、網(wǎng)上銀行等結算方式的興起,更加大了資金流控制的難度。由于網(wǎng)上開(kāi)展的一系列商務(wù)活動(dòng)無(wú)法像傳統的結算方式一樣得到有形的記錄痕跡,同時(shí)由于信息處理的協(xié)同與集成,使得對信息流的管理變得復雜繁瑣,控制起來(lái)也變得異常困難。面對新的局面和新的信息化環(huán)境,傳統的會(huì )計管理模式改革勢在必行,新的會(huì )計管理方式與時(shí)俱進(jìn)顯得尤為必要。
　　(二)業(yè)務(wù)流程的改變帶來(lái)的風(fēng)險
　　首先,信息化的發(fā)展就像最初會(huì )計電算化所帶來(lái)的影響一樣,和原有的手工賬務(wù)處理差異很大,會(huì )計人員不能馬上適應新的操作方式,由此帶來(lái)一系列的不確定因素造成了風(fēng)險。其次,業(yè)務(wù)流程的變化,企業(yè)的管理架構趨向扁平化,內部控制由程序執行,自動(dòng)化程度得到提高,業(yè)務(wù)人員大大減少,給個(gè)人身兼多職帶來(lái)可能,因而導致控制風(fēng)險。再次,流程化管理進(jìn)一步密切了部門(mén)與部門(mén)之間的聯(lián)系,跨職能部門(mén)的流程管理使得某個(gè)環(huán)節出現問(wèn)題直接影響其他流程的運作。過(guò)去職能化的管理也許還有繞過(guò)某些環(huán)節變通的方法,而集成系統就必須經(jīng)過(guò)每個(gè)流程。在這種情況下,任何一個(gè)環(huán)節出現差錯,將直接影響到后續流程的實(shí)施。最后,由于集成系統采用的是單一數據庫,所有的數據采取一次性單點(diǎn)輸入,如某產(chǎn)品入庫的具體數量若只有倉庫確認,如果有差錯,將直接影響銷(xiāo)售、生產(chǎn)、財務(wù)等部門(mén)統計。
　　(三)信息化為會(huì )計管理中的內部控制帶來(lái)的新問(wèn)題
　　信息化的實(shí)施給企業(yè)帶來(lái)了新的風(fēng)險發(fā)現、風(fēng)險分析和風(fēng)險評估的理念和方法,使企業(yè)可以及時(shí)準確地分析、辨認企業(yè)在實(shí)現既定目標過(guò)程中可能發(fā)生的風(fēng)險并適時(shí)地加以處理。把信息化環(huán)境下信息技術(shù)與業(yè)務(wù)活動(dòng)有機結合起來(lái)作為風(fēng)險防范的工具,將能大大減少錯弊的發(fā)生,保證企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行。同時(shí),我們又應該看到,信息化也給企業(yè)帶來(lái)了新的風(fēng)險,例如計算機系統的復雜性增加了企業(yè)潛在的應用風(fēng)險,電子數據可以被方便地改寫(xiě)和刪除、數據處理過(guò)程無(wú)法直觀(guān)觀(guān)測等都增加了數據安全風(fēng)險。
　　同時(shí),信息化的實(shí)施增強了控制手段的靈活性、多樣性和高效性,加強了內部控制體系的預防、檢查和糾正功能。信息化的應用,可以使企業(yè)擺脫人員和資源對內部控制體系有效性的限制并在企業(yè)內部形成新的控制理念:內控體系不再僅僅依賴(lài)過(guò)多的檢查、審批、核準人員或復雜的控制程序,而是依靠信息技術(shù)對其進(jìn)行合理設計,經(jīng)濟、高效地達到控制目標。同時(shí),信息技術(shù)的運用也增加了企業(yè)內部控制的難度與復雜性,使會(huì )計管理面臨無(wú)法回避的挑戰。
　　二、信息化環(huán)境下加強企業(yè)會(huì )計管理的建議
　　傳統會(huì )計理論體系雖然完備,但在信息化發(fā)展日益重要的企業(yè)管理領(lǐng)域,有些理論明顯跟不上發(fā)展的腳步,甚至被淘汰,繼續沿用可能對信息化會(huì )計管理工作的效果不能起到應有的作用。為此,必須在繼承優(yōu)秀傳統理論的基礎上根據時(shí)代性的特征,總結過(guò)去的缺陷,探討信息化環(huán)境下用于指導和支撐會(huì )計管理體系發(fā)展的新思路。
　　(一)制定適合企業(yè)實(shí)際的內部控制制度以加強會(huì )計管理
　　企業(yè)應根據《會(huì )計法》和2006年頒布實(shí)施的《企業(yè)會(huì )計準則》,以及2008年6月28日,財政部、證監會(huì )、審計署、銀監會(huì )、保監會(huì )聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內部控制基本規范》,結合企業(yè)自身情況,制定適合本企業(yè)的內部控制制度,以抵御在會(huì )計管理過(guò)程中所產(chǎn)生的內部控制風(fēng)險。具體說(shuō)來(lái),涉及一下幾方面:
　　1、企業(yè)應實(shí)行嚴格的職責劃分和授權控制,使各部門(mén)、各崗位、員工明確自己的職責。同時(shí),企業(yè)還應明確規定實(shí)物接觸和保護制度、內部稽核制度。
　　2、制定各種作業(yè)程序、管理辦法和工作目標,并訂立明確的控制標準,定期進(jìn)行考核,以便員工按照規定的標準正確處理各項業(yè)務(wù),實(shí)現預定的目標。
　　3、做好會(huì )計基礎工作,完善企業(yè)的會(huì )計信息系統,企業(yè)的財務(wù)和會(huì )計制度,明確賬務(wù)處理的權限,特別是在實(shí)行電算化條件下,應加強職責劃分,并加強對有關(guān)數據文件的保護。
　　(二)充分發(fā)揮內部審計的作用
　　內部審計是企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)的評價(jià)監督部門(mén),同時(shí)也是內部控制系統中一個(gè)特殊的構成要素,是對內部控制的再控制。企業(yè)內部審計部門(mén)要加強企業(yè)內部控制審計,評價(jià)內部控制制度是否完善和企業(yè)內各組織機構執行內部控制的有效性,并向企業(yè)最高管理部門(mén)提出報告,協(xié)助企業(yè)最高管理者監督內部控制政策和程序的有效性,來(lái)促成好的控制環(huán)境的建立,并為改進(jìn)內部控制提供建設性意見(jiàn),從而有效防止內部控制失控,促進(jìn)企業(yè)控制目標的實(shí)現。
　　同時(shí),信息化環(huán)境下要加強主要負責人經(jīng)濟責任審計。由于經(jīng)濟責任審計具有特殊性,其審計評價(jià)恰當準確、客觀(guān)與否,直接關(guān)系到審計結果報告的質(zhì)量,也關(guān)系到企業(yè)內部控制環(huán)境的建設,企業(yè)會(huì )計管理有效性的實(shí)施。審計人員必須從審計角度,借助于信息化技術(shù),以數字和事實(shí)為依據,客觀(guān)公正、實(shí)事求是地評價(jià)主要負責人經(jīng)濟責任,把握好經(jīng)濟責任審計評價(jià)的尺度。正確處理好界定經(jīng)濟責任,統一評價(jià)標準,核實(shí)單位家底,劃分遺留的潛虧掛帳等問(wèn)題的基礎上,深化被審計人的經(jīng)濟責任審計,加強內部控制。
　　(三)加強信息化環(huán)境下會(huì )計檔案的管理
　　會(huì )計檔案作為企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)交易的載體,信息化環(huán)境下,給會(huì )計檔案的管理帶來(lái)了巨大沖擊。因此,加強會(huì )計檔案管理,直接關(guān)系到會(huì )計管理的整體成效。應從以下幾方面入手:
　　1、建立信息化環(huán)境下電算化會(huì )計檔案的歸檔制度。會(huì )計電算化系統開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會(huì )計檔案保管;會(huì )計數據在未打印成書(shū)面形式輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類(lèi)賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門(mén)的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報表。
　　2、建立信息化會(huì )計檔案的保管制度。根據國家檔案局的標準,建立信息化會(huì )計檔案保管制度。選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì )計檔案數據備份,備用盤(pán)與儲存盤(pán)分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類(lèi)和一定順序對數據磁盤(pán)、光盤(pán)的著(zhù)錄等電子會(huì )計檔案進(jìn)行編號,標明時(shí)間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。
　　3、建立信息化檔案定期備份制度。數據會(huì )計檔案應定期將會(huì )計數據備份到磁性介質(zhì),并設立備查登記簿,提供備份時(shí)間、數量保管方式等備份細節信息;同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會(huì )計電算檔案進(jìn)行定期檢查、復制,以防止會(huì )計信息損壞。
　　4、建立信息化軟件內的會(huì )計檔案管理多用戶(hù)、分權限調用制度。對信息化會(huì )計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據,可較大范圍共享;涉及單位機密的數據,僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數據結構文件等,則只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。
　　(四)完善信息化環(huán)境下會(huì )計委派制建設
　　會(huì )計委派制不僅是傳統會(huì )計管理下的一種手段,在信息化環(huán)境下,會(huì )計委派制更應發(fā)揮特有的作用。當前,財務(wù)負責人對企業(yè)的延伸監管不全面�，F行財務(wù)負責人制度對國有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司和授權經(jīng)營(yíng)的企業(yè)集團財務(wù)總監的監管范圍,主要定位在“一級”企業(yè)層面上,對有產(chǎn)權關(guān)系的“二級”、“三級”企業(yè),即控股、參股企業(yè)的延伸監管尚無(wú)具體規定。一些由產(chǎn)權代表或董事會(huì )確定的委派財務(wù)負責人,在確定其權責范圍時(shí)中常常出現偏差。信息化環(huán)境下,有利于委派下的財務(wù)負責人將觸角延伸到企業(yè)的各個(gè)層面。當然,這對會(huì )計委派人提出了更高的要求,有賴(lài)于會(huì )計委派人員素質(zhì)的提高。
　　財務(wù)委派負責人應適應現代企業(yè)制度的要求努力提高自身素質(zhì)。財務(wù)負責人在企業(yè)中的角色越來(lái)越重要,當好一名財務(wù)負責人,要具備一些特定的素質(zhì),以滿(mǎn)足這一職位的要求。包括要具備相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識,同時(shí)現代企業(yè)越來(lái)越注重財務(wù)負責人的創(chuàng )造力、想象力和總體思維能力。歷史賦予了財務(wù)負責人新的使命,也對財務(wù)負責人提出了更高的要求。首先,財務(wù)負責人應具有堅定正確的理想和信念,有維護資產(chǎn)安全、確保資產(chǎn)保值增值的事業(yè)心和責任心,善于學(xué)習,敢于負責,忠于職守,遵紀守法,保持敏銳的觸角,捍衛所有者權益。其次,擔任財務(wù)負責人的人員應具有扎實(shí)的企業(yè)財務(wù)知識和現代企業(yè)管理基礎知識,熟悉經(jīng)濟、財務(wù)等方面的法律法規,具有較強的業(yè)務(wù)能力和豐富的實(shí)務(wù)操作能力,熟悉審計規范和技巧。同時(shí),會(huì )計委派人員還需要系統掌握網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、會(huì )計電算化等信息化技術(shù),以更好開(kāi)展會(huì )計管理工作。最后,擔任財務(wù)負責人的人員應具有較強的協(xié)調能力,善于應變,特別是在當前信息化環(huán)境下,如何獲取信息,如何進(jìn)行溝通等。這樣才能使財務(wù)負責人的監管作用真正實(shí)現。
　　(五)加強對信息化環(huán)境下信息系統的開(kāi)發(fā)與維護的控制
　　應當加強對計算機系統的控制,建立健全會(huì )計信息化操作管理制度,并監督會(huì )計部門(mén)實(shí)行,以保證會(huì )計軟件的正常、安全運行,免遭外界干擾破壞。應建立嚴格的系統開(kāi)發(fā)與維護、設定數據輸入與輸出權限、批準、復核、文件備份、儲存與保管、網(wǎng)絡(luò )安全等方面的控制。同時(shí),設置專(zhuān)門(mén)的系統管理員對系統進(jìn)行日常的維護與管理。定期、不定期對硬件和軟件的運行情況進(jìn)行檢查,并對系統軟件及殺毒軟件及時(shí)進(jìn)行升級,使會(huì )計管理系統處于最佳狀態(tài)。

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