對企業(yè)文件材料歸檔的認識論文
文件材料的收集歸檔是檔案管理的起點(diǎn)，是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節，它為檔案工作提供了實(shí)際的工作對象。內容豐富、結構完整的館(室)藏檔案是企業(yè)檔案工作生存和發(fā)展的基礎，而豐富的館(室)藏源自于廣泛的收集和歸檔控制的水平。多年來(lái)企業(yè)經(jīng)過(guò)不斷的探索與改革，已經(jīng)形成了自上而下、銜接有序的歸檔管理程序。但是，目前企業(yè)“收集難”的問(wèn)題仍然存在，尤其是企業(yè)基本建設檔案、設備儀器檔案和非紅頭文件的“帳外”文件材料的歸檔。文件材料收集歸檔的遺漏和缺失，有時(shí)會(huì )給企業(yè)生產(chǎn)建設和經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)無(wú)法挽回的經(jīng)濟損失。因此，必須提高企業(yè)文件材料歸檔的控制能力。
一、建立健全企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò )，為歸檔控制提供組織保障
企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò )主要包括企業(yè)管理者、檔案部門(mén)、機關(guān)科(室)及生產(chǎn)、科研單位，在這個(gè)管理網(wǎng)絡(luò )中，機關(guān)科(室)及科研單位是歸檔控制最為重要的環(huán)節。企業(yè)檔案主要來(lái)源于這些部門(mén)，對機關(guān)科(室)及科研單位歸檔工作的監督、指導和控制，是保證文件材料“三率”達標(即歸檔率100%、完整率98%、準確率100%)最基本的條件。因此，提高文件材料歸檔控制能力，應以機關(guān)各科(室)及科研單位為切入點(diǎn)，制定相應的歸檔控制措施。在這一環(huán)節中，機關(guān)科(室)及科研單位的負責人和兼職檔案員是歸檔控制的關(guān)鍵，因為他們了解和掌握企業(yè)各類(lèi)檔案的形成情況，是文件材料平時(shí)收集、整理和歸檔工作的實(shí)施人和履行者。在文件材料收集歸檔過(guò)程中，中原油田檔案管理人員積極保持與機關(guān)科(室)及科研單位負責人的聯(lián)系與溝通，爭取領(lǐng)導對歸檔制度落實(shí)及控制措施實(shí)施的理解和支持;堅持定期舉辦兼職檔案員培訓班，對兼職檔案員進(jìn)行檔案專(zhuān)業(yè)知識的培訓，及時(shí)傳授檔案管理的新理念和新方法，讓兼職檔案員了解企業(yè)檔案工作的新動(dòng)向和發(fā)展趨勢;建立企業(yè)檔案管理專(zhuān)項獎勵基金，對兼職檔案員歸檔工作進(jìn)行年度考核評比，對歸檔及時(shí)、歸檔質(zhì)量符合標準的兼職檔案員進(jìn)行獎勵，以此來(lái)提高兼職檔案員工作的積極性和主動(dòng)性，保證文件材料歸檔工作的順利完成。
二、加強檔案知識的宣傳教育，為歸檔控制奠定思想基礎
企業(yè)少數機關(guān)科(室)的領(lǐng)導和人員，雖然知道應該歸檔，卻以工作繁忙、經(jīng)費緊張等為借口拖延歸檔，或者不歸檔。這是因為他們對檔案法規、企業(yè)檔案規章制度缺乏了解所致。因此，企業(yè)檔案部門(mén)要加強檔案法規、企業(yè)檔案規章制度的宣傳教育工作，要擴大檔案宣傳教育活動(dòng)的范圍，面向社會(huì )、面向整個(gè)企業(yè)宣傳，提高企業(yè)整體對檔案工作的認知度。近年來(lái)，中原油田改變了以往只注重檔案部門(mén)內部宣傳教育的方式，充分利用企業(yè)站、廣播電視、內部刊物和文化宣傳欄等媒體，宣傳《檔案法》以及企業(yè)檔案管理的各項規章制度，增強企業(yè)全員檔案法律意識;大力宣傳檔案利用典型事例，以鮮活的事例讓企業(yè)干部職工了解檔案給人們實(shí)際工作和現實(shí)生活帶來(lái)的種種益處;通過(guò)建廠(chǎng)歷史回顧展、油田編史修志等企業(yè)重大歷史活動(dòng)大量利用檔案的事實(shí)數據，以正反兩方面的典型事例宣傳文件材料歸檔的重要性，擴大檔案工作的影響力，使企業(yè)干部職工樹(shù)立良好的歸檔意識，養成自覺(jué)歸檔的習慣。
三、制定、落實(shí)企業(yè)歸檔制度，使歸檔控制有據可依、有章可循
企業(yè)歸檔文件材料要做到齊全、完整和準確，必須制定切實(shí)可行的歸檔制度，對文件材料的歸檔加以規范和約束。歸檔制度的內容應包括歸檔的目的、時(shí)間、范圍和要求。同時(shí)，還需要采取相應的歸檔措施保證歸檔制度的落實(shí)。雖然企業(yè)檔案工作標準規定了“企業(yè)要采取有效措施和手段，建立‘三納入’(即將檔案工作納入到單位工作計劃、領(lǐng)導工作議事日程、單位職工經(jīng)濟責任制和崗位責任制中)、‘四參加’(即檔案部門(mén)或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定、科研課題審定、設備開(kāi)箱驗收、基建項目驗收)制度，保證歸檔文件材料齊全、完整和規范”，但是，由于中原油田檔案管理實(shí)行的是“專(zhuān)業(yè)化管理，區域性服務(wù)”，檔案管理部門(mén)與歸檔單位屬于不同的行政單位，近年來(lái)油田一些單位的檔案意識有所弱化，“三納入”、“四參加”等歸檔管理措施幾乎沒(méi)有開(kāi)展。因此，檔案部門(mén)在加大對歸檔單位的檔案管理責任目標考核力度之外，還結合油田工作實(shí)際完善了歸檔措施，例如，采取檔案部門(mén)與相關(guān)科(室)簽訂委托鑒定、驗收協(xié)議的方式，或在兼職檔案員的崗位責任范圍內列出相關(guān)內容，保證“四參加”歸檔措施的落實(shí)，確保文件材料歸檔的齊全、完整和準確。
四、不斷補充和完善歸檔范圍，為控制歸檔質(zhì)量提供保證體系
歸檔范圍對歸檔文件材料的內容進(jìn)行了界定，從而保證歸檔文件材料的內容質(zhì)量。中原油田檔案部門(mén)在國家、集團公司下發(fā)的各類(lèi)文件材料歸檔范圍的基礎上，本著(zhù)“豐富、優(yōu)化、突出自我”的原則，根據油田檔案形成、發(fā)展和變化的規律，在深入機關(guān)科(室)調研的基礎上，通過(guò)與機關(guān)各科(室)負責人和兼職檔案員進(jìn)行溝通與協(xié)商，以橫向聯(lián)系、縱向比較的方式確定應歸檔文件材料的內容，制定出能全面、系統反映企業(yè)歷史真實(shí)面貌的歸檔范圍。同時(shí)，隨著(zhù)企業(yè)文件材料的發(fā)展變化對歸檔范圍進(jìn)行不斷補充和完善，保證歸檔范圍內容及時(shí)更新，使歸檔的文件材料能真正反映出企業(yè)生產(chǎn)建設、經(jīng)營(yíng)管理和文化建設變化發(fā)展的歷程。企業(yè)檔案工作人員要做歸檔工作的有心人，保持與科室兼職檔案員的密切聯(lián)系，了解機關(guān)科(室)檔案文件材料形成變化的情況，及時(shí)掌握各科(室)具體形成文件材料的種類(lèi)和載體類(lèi)型，做到心中有數，使文件材料歸檔做到“言之有理，取之有物”。
五、實(shí)施分級考核，層層把關(guān)，增強企業(yè)歸檔控制的執行力度
隨著(zhù)檔案工作專(zhuān)業(yè)化管理的逐步發(fā)展，中原油田已經(jīng)形成了一套較為完善的標準化制度體系，為了使文件材料歸檔制度落實(shí)到位，油田將檔案工作納入年度《精神文明建設目標責任考核辦法》、內控管理、行政辦公室系統三大考核體系，改變了以往檔案工作目標考核只針對企業(yè)檔案部門(mén)內部考核的做法。由于考核結果與單位黨政領(lǐng)導的業(yè)績(jì)工資、職務(wù)升遷直接掛鉤，這一歸檔控制措施的實(shí)施引起油田黨政領(lǐng)導對檔案工作的高度重視，各單位均采取了各項措施加強檔案管理，使企業(yè)文件材料的歸檔率明顯提高，對文件材料的及時(shí)、準確、完整歸檔起到了有力的推動(dòng)作用。
但是由于這項檔案工作考核主要是針對油田所屬各二級單位的考核，因此，對二級單位內部機關(guān)科(室)及部門(mén)歸檔約束力不強，不按時(shí)歸檔甚至不歸檔的現象仍然存在。為進(jìn)一步加強歸檔控制力度，在將檔案工作納入油田精神文明考核建設的基礎上，我們把文件材料的歸檔考核也納入到對各機關(guān)科室的年度、季度或月度業(yè)績(jì)考核、政工考核，形成層層把關(guān)的分級考核制度，加強了對企業(yè)檔案直接形成單位的歸檔監督、考核，保證了文件材料及時(shí)、準確、完整歸檔。
要落實(shí)好歸檔考核制度，就要求企業(yè)檔案管理人員認真做好平時(shí)歸檔的統計工作，及時(shí)向考核部門(mén)反饋各科(室)形成文件材料的歸檔情況，為檔案歸檔考核提供準確的考核依據。
六、強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，激發(fā)企業(yè)干部職工歸檔的積極性和主動(dòng)性
歸檔不積極甚至不愿歸檔的部門(mén)和人員，其主要原因就是害怕文件材料歸檔后自己利用不方便。因此，企業(yè)檔案部門(mén)首先應簡(jiǎn)化借閱手續，加強檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養，使檔案管理人員樹(shù)立強烈的責任意識和服務(wù)意識，提高自我管理、自我約束的能力，認真履行好自己的崗位職責，為利用者提供熱情、周到、細致的檔案利用服務(wù);其次應加強對檔案人員的檔案專(zhuān)業(yè)知識、新技術(shù)、新方法的培訓，提高企業(yè)檔案管理現代化技術(shù)的應用水平，為利用者提供便捷、直觀(guān)和準確的檔案信息服務(wù)，使企業(yè)生產(chǎn)建設、經(jīng)營(yíng)管理在檔案專(zhuān)業(yè)化管理中獲得系統的信息保障，讓企業(yè)員工在優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)中切實(shí)感受到集中統一管理的優(yōu)越性，提高企業(yè)員工對形成的文件材料歸檔的主動(dòng)性和積極性。
對企業(yè)文件材料歸檔的控制，不僅是對企業(yè)文件材料歸檔的規范和約束，更是對我們企業(yè)檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)和工作能力的考驗與鞭策。因為在對企業(yè)文件材料的歸檔控制中，起主導作用的始終是企業(yè)檔案管理人員，企業(yè)檔案管理人員只有盡職盡責做好自己的本職工作，對企業(yè)文件材料的歸檔控制才能真正做實(shí)、做好。
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