會(huì )計電算化下的工作特點(diǎn)與內部控制對策影響
摘要：會(huì )計電算化提高了工作的質(zhì)量和效率，也加大了內部控制的風(fēng)險。本文針對會(huì )計電算化的內部控制問(wèn)題，提出了相應的對策與建議。
隨著(zhù)信息技術(shù)迅猛發(fā)展，會(huì )計電算化推動(dòng)了會(huì )計自身發(fā)展和變革，也為企業(yè)帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟效益，也使其內部控制變得極為重要。嚴謹的內部控制不僅要對會(huì )計核算全過(guò)程的各個(gè)方面實(shí)行全方位的有效控制，把過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節全面置于監控之中，而且要對會(huì )計核算過(guò)程的重要方面、重要環(huán)節實(shí)行重點(diǎn)控制。面的控制與點(diǎn)的控制娶有機結合，內部控制才能發(fā)揮良好的效益。
一、會(huì )計電算化環(huán)境下的會(huì )計工作特點(diǎn)
1.計算機的使用改變了企業(yè)會(huì )計核算的環(huán)境
企業(yè)使用計算機處理會(huì )計和財務(wù)數據后，企業(yè)的會(huì )計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會(huì )計部門(mén)的組成人員從原來(lái)由財務(wù)、會(huì )計專(zhuān)業(yè)人員組成，轉變?yōu)橛韶攧?wù)、會(huì )計專(zhuān)業(yè)人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專(zhuān)家組成。會(huì )計部門(mén)不僅利用計算機完成基本的會(huì )計業(yè)務(wù)。還能利用計算機完成各種原先沒(méi)有的或由其他部門(mén)完成的更為復雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)，如銷(xiāo)售預測、人力資源規劃等。隨著(zhù)遠程通訊技術(shù)的發(fā)展，會(huì )計信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，業(yè)務(wù)事項可以在遠離企業(yè)的某個(gè)終端機上瞬間完成數據處理工作，原先應由會(huì )計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項，現在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機上一次完成;原先應由幾個(gè)部門(mén)按預定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項，現在可能集中在一個(gè)部門(mén)甚至一個(gè)人完成。因此，要保證企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、保證會(huì )計系統對企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)反映的正確和可靠、達到企業(yè)管理的目標，企業(yè)內部控制制度的建立和完善就顯得更為重要， 內部控制制度的范圍和控制程序較之手工會(huì )計系統更加廣泛，更加復雜。
2.電算化會(huì )計系統改變了會(huì )計憑證的形式
由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無(wú)紙化交易等的推行，每一項交易發(fā)生時(shí)，有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機，并由計算機自動(dòng)記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了，原來(lái)在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動(dòng)完成了。原來(lái)書(shū)面形式的各類(lèi)會(huì )計憑證轉變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上。
3.計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度
計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發(fā)現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會(huì )計系統更大，計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會(huì )計系統更大，因此，電算化會(huì )計系統的內部控制不僅難 度大、復雜，而且還要有各種控制的計算機技術(shù)手段。由此可見(jiàn)，計算機會(huì )計系統的內部控制制度與手工會(huì )計系統的內部控制制度相比較，計算機會(huì )計系統的內部控制是范圍大、控制程序復雜的綜合性控制，是控制的重點(diǎn)為職能部門(mén)和計算機數據處理部門(mén)并重的全面控制，是人工控制和計算機自動(dòng)控制相結合的多方位控制。
二、會(huì )計電算化對內部控制的影響
1.控制范圍發(fā)生改變
傳統的內容控制主要針對交易處理。計算機技術(shù)的引入，給會(huì )計工作增加了新的工作內容，同時(shí)也增加了新的控制措施。由于系統建立和運行的復雜性，內部控制的范圍相應擴大。包含了傳統手工系統所沒(méi)有的控制，如網(wǎng)絡(luò )系統安全的控制、系統權限的控制、修改程序的控制等以及磁盤(pán)內會(huì )計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統管理員和系統維護人員的崗位責任制度等。
2.控制對象發(fā)生改變
在手工會(huì )計環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，并按會(huì )計數據處理的不同過(guò)程分為原始憑證、記賬憑證、會(huì )計賬簿和會(huì )計報表。紙張上的書(shū)面數據形成會(huì )計人員所熟悉的會(huì )計證據原件，這些紙質(zhì)原件的數據若被修改，則容易辨別出修改的線(xiàn)索和痕跡，這也是傳統紙質(zhì)原件的一個(gè)基本特征。但是， 電算化系統下原來(lái)紙質(zhì)的會(huì )計數據被直接記錄在磁盤(pán)或光盤(pán)上，是肉眼不可見(jiàn)的，很容易被刪除或篡改，由于在技術(shù)上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個(gè)是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。另外，電磁介質(zhì)易受損壞，所以，會(huì )計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在計算機中如何使磁性介質(zhì)上的數據安全可靠，防止數據被非法修改是一個(gè)非常重要的問(wèn)題。
三、會(huì )計電算化下的內部控制對策
建立一整套會(huì )計電算化環(huán)境下的規章制度，形成良好的內控環(huán)境，應遵循以下原則：不兼容權限必須分離原則，即對電算化權限嚴格控制，系統操作員以外的操作人員只享有操作權限：相互制約原則，加強對電算化系統數據輸人、處理、輸出的安全、保密原則;內部防范原則，即針對個(gè)別人容易出現的個(gè)人壟斷現象以及對系統管理人員的監管控制問(wèn)題進(jìn)行防范。所有這些都是在實(shí)際工作中制定會(huì )計電算化規章制度必須加以考慮的問(wèn)題。
1.加強對系統環(huán)境的常規控制
對電算會(huì )計中組織、制度、開(kāi)發(fā)、安全等系統環(huán)境方面進(jìn)行的控制。它包括組織與操作控制、開(kāi)發(fā)與維護控制、硬件與應用軟件控制、系統安全控制。
組織與管理控制是指通過(guò)部門(mén)的設置、人員的分工、崗位的職責制度、權限的劃分等形式進(jìn)行控制，其基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度， 以達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。系統操作與管理控制是針對每一 個(gè)上機操作會(huì )計軟件而制定的，主要用來(lái)規范每一個(gè)操作人員的行為以及各自之間的權限限制，主要表現為操作權限控制和操作規程控制兩個(gè)方面。
系統開(kāi)發(fā)控制是為保證會(huì )計電算化系統開(kāi)發(fā)過(guò)程中各項活動(dòng)的合法性和有效性而設計的控制措施，它貫穿于系統規劃、系統分析、系統設計、系統實(shí)施和系統運行測試與維護的各個(gè)階段。系統維護控制指針對日常為保障系統正常運行而對系統硬軟件進(jìn)行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作而實(shí)施的控制。系統維護控制包括硬件維護控制和軟件維護控制。
安全控制是指采用各種方法保護會(huì )計數據和計算機程序，以防止會(huì )計數據泄密、更改或破壞而實(shí)施的一種控制制度。系統安全控制主要包括實(shí)體安全控制、硬件安全控制、軟件安全控制、網(wǎng)絡(luò )安全控制和病毒的防范與控制等。
實(shí)行會(huì )計電算化后，用于會(huì )計電算化工作的電子計算機設備，一般都是由財務(wù)會(huì )計部門(mén)管理，硬件設備比較多的單位，財務(wù)會(huì )計部門(mén)還應單獨設立計算機室。因此，財務(wù)會(huì )計部門(mén)要根據會(huì )計電算化系統的特點(diǎn)，制定硬件和軟件的有關(guān)操作、管理和維護制度。
2.加強應用控制建設，保證信息的完整準確性
應用控制是為適應會(huì )計電算化這一應用系統的特殊控制要求，保證數據處理完整、準確而建立的內部控制。一般控制是系統控制的核心和重點(diǎn)，是應用控制的基礎。應用控制以一般控制的基本原則為依據，重點(diǎn)控制那些關(guān)鍵性操作運行功能。
應用控制可劃分為輸入控制、處理控制和輸出控制。輸入控制是應用控制的重點(diǎn)，輸入控制除了要不斷加強操作人員的責任心和提高技術(shù)水平外，常用的控制方法包括建立科目名稱(chēng)與代碼對照文件程序，以防止會(huì )計科目輸入錯誤等。處理控制是指為保證數據處理正確設置的控制。處理控制的重點(diǎn)在于處理過(guò)程的現場(chǎng)控制、數據有效性檢測、預留審計線(xiàn)索控制、錯誤糾正控制等。輸出控制是為保證合法、正確的輸出各種會(huì )計信息而進(jìn)行的控制。輸出控制的重點(diǎn)在于數據審核控制、授權輸出控制和打印程序控制等。
四、結束語(yǔ)
由于各種因素的影響，財務(wù)數據的安全性和準確性有可能會(huì )受到很大的威脅。為此，研究?jì)炔靠刂乒ぷ髦写嬖诘膯?wèn)題及解決對策，加強會(huì )計電算化的內部控制工作，是保證會(huì )計電算化系統的安全、正常運行的必要工作。
參考文獻
[1]常士劍.會(huì )計電算化應用[M].大連：東北財經(jīng)大學(xué)出版社，2005
[2]劉金文.內部控制基本理論研究[M].北京：中國財政經(jīng)濟出版社
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