檔案管理對企業(yè)文化建設的作用

　　企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳有著(zhù)極其密切的關(guān)系，企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳都是企業(yè)的寶貴財富，那么，檔案管理對企業(yè)文化建設有什么重要的作用呢?

　　[摘要]本文闡述了檔案管理與企業(yè)文化之間的聯(lián)系，企業(yè)文化建設與企業(yè)檔案的淵源和企業(yè)檔案對于企業(yè)文化因素的積累、產(chǎn)生和形成的促進(jìn)作用，以及如何開(kāi)發(fā)利用檔案資源，促進(jìn)企業(yè)文化建設的方法和途徑。

　　隨著(zhù)社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟體制的逐步完善和改革開(kāi)放的不斷深入，許多企業(yè)已經(jīng)認識到企業(yè)精神和企業(yè)形象帶給企業(yè)的經(jīng)濟價(jià)值和社會(huì )價(jià)值，并逐漸在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、銷(xiāo)售等活動(dòng)中形成具有企業(yè)特色的新穎的社會(huì )文化現象企業(yè)文化。

　　與企業(yè)文化建設有著(zhù)密切聯(lián)系的企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財富，它不僅僅是企業(yè)技術(shù)儲備的一種形式,而且也是企業(yè)文化儲備的一種形式。作為企業(yè)基礎管理不可缺少的子系統，企業(yè)只有進(jìn)一步強化和發(fā)展企業(yè)檔案工作，才能適應企業(yè)管理現代化和企業(yè)文化建設不斷提出的新要求。

　　一、檔案管理與企業(yè)文化的聯(lián)系

　　隨著(zhù)社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟體制的不斷完善，經(jīng)濟與文化融合發(fā)展的趨勢越來(lái)越明顯。企業(yè)檔案作為企業(yè)活動(dòng)中形成的原始材料，一方面記錄和反映了企業(yè)文化的建設歷史，可為新時(shí)期企業(yè)文化建設提供借鑒和依據;另一方面，對企業(yè)檔案加強管理本身就是企業(yè)文化建設的重要組成部分。企業(yè)檔案管理與企業(yè)文化建設已經(jīng)相互融合、相互作用。

　　1.檔案管理綜述

　　檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編研、檔案提供利用。隨著(zhù)檔案管理現代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結構產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì )實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。

　　它們組成一個(gè)有機整體，為實(shí)現檔案管理系統整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如：檔案價(jià)值鑒定工作有時(shí)與檔案收集、整理工作結合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。

　　2.企業(yè)文化的定義

　　文化是人類(lèi)活動(dòng)過(guò)程中所創(chuàng )造的精神文明與物質(zhì)文明的總和。它是共性的產(chǎn)物，個(gè)性的表現，是社會(huì )群體賴(lài)以生存的精神支柱，是某一群體獨立于其他群體的靈魂所在。

　　企業(yè)文化是文化在企業(yè)中的延伸，是企業(yè)在文化建設上的成果，是一個(gè)企業(yè)在長(cháng)期生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所形成的管理思想、群體意識和行為規范，是一個(gè)企業(yè)區別于其他企業(yè)的標志。企業(yè)文化是全體員工在長(cháng)期的創(chuàng )業(yè)和發(fā)展過(guò)程中形成并共同遵守的思想作風(fēng)、基本信念、價(jià)值觀(guān)念、行為準則和最高目標，具有鮮明的時(shí)代特色，是企業(yè)的靈魂。

　　3.檔案管理與企業(yè)文化之間的聯(lián)系

　　檔案管理工作是企業(yè)文化建設的重要組成部分，起到推動(dòng)企業(yè)文化建設發(fā)展進(jìn)程的作用。一方面，企業(yè)檔案記載了企業(yè)的發(fā)展歷程和創(chuàng )業(yè)事跡，記載了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的經(jīng)驗和教訓，記載了企業(yè)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng )新和發(fā)展，這些都是企業(yè)文化建設的歷史源泉，能為企業(yè)文化建設提供寶貴的材料，是企業(yè)文化建設的保障。

　　另一方面，企業(yè)檔案管理部門(mén)對企業(yè)各類(lèi)文件材料進(jìn)行集中統一的收集、整理、保管與提供利用的過(guò)程，就是企業(yè)文化建設不斷積累不斷發(fā)展的過(guò)程。

　　企業(yè)檔案工作者在收集企業(yè)檔案時(shí)，要充分考慮企業(yè)文化建設的需求，分析哪些檔案文件或材料是企業(yè)文化建沒(méi)所需的信息和素材，能夠推進(jìn)企業(yè)文化建設的進(jìn)程。因此，企業(yè)檔案工作者必須具備較強的企業(yè)文化建設敏感性和企業(yè)文化建設意識。

　　二、企業(yè)文化建設源于檔案管理的積累

　　企業(yè)檔案作為記錄企業(yè)成長(cháng)、發(fā)展歷程的載體，是企業(yè)發(fā)展的歷史見(jiàn)證，檔案內容本身具有豐厚的文化特性。企業(yè)檔案是在企業(yè)各項活動(dòng)過(guò)程中形成的，并以文字、圖片、影音資料、實(shí)物的形式真實(shí)地記錄和再現了企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，反映了企業(yè)建設發(fā)展的歷程，是企業(yè)可持續發(fā)展的重要資源。

　　企業(yè)的文化思想忠實(shí)可靠地記錄在企業(yè)的全部檔案之中，成為企業(yè)發(fā)展的歷史文化積累。企業(yè)檔案經(jīng)過(guò)檔案管理人員的梳理和價(jià)值判斷，并加以規范地歸檔和整理，從而使企業(yè)文化這種無(wú)形的東西歸化為有形。企業(yè)檔案敘述了企業(yè)發(fā)展的艱辛歷程及幾代勞動(dòng)者的創(chuàng )業(yè)事跡，其豐富的內容無(wú)不處處展現出企業(yè)獨特的文化特色，寄托著(zhù)濃郁的企業(yè)文化的心理情感，縱觀(guān)企業(yè)檔案本身，實(shí)際就是一部企業(yè)文化的建設史。

　　因此，要充分發(fā)掘積淀在企業(yè)檔案中的文化瑰寶，使企業(yè)發(fā)展壯大，更具有活力。檔案的記憶功能、憑證作用、信息價(jià)值決定了檔案在企業(yè)文化建設中的歷史地位。在沒(méi)有“企業(yè)文化”概念的歷史時(shí)期，自然也沒(méi)有企業(yè)文化的建設體系，也不可能有分門(mén)別類(lèi)的“企業(yè)文化建設”專(zhuān)題檔案，然而企業(yè)的管理形態(tài)、意識形態(tài)等企業(yè)文化基本要素卻是存在的、發(fā)展的、有效的，這些客觀(guān)存在的企業(yè)文化要素分散地隱含于企業(yè)當時(shí)的文書(shū)檔案、技術(shù)檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案以及各種管理制度類(lèi)檔案文件之中。

　　這些都是企業(yè)的歷史、企業(yè)的財富、企業(yè)的知識、企業(yè)的文化。檔案為企業(yè)文化建設提供了大量的歷史文獻，是企業(yè)文化建設的歷史借鑒和參考，對企業(yè)文化建設起著(zhù)宣傳推廣和教育作用。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的記載體，它不僅真實(shí)地記錄了企業(yè)從誕生、成長(cháng)到發(fā)展的全部歷程，記錄了企業(yè)的知識、技術(shù)和經(jīng)驗，而且還記載了企業(yè)文化思想的發(fā)展過(guò)程，蘊含著(zhù)企業(yè)深厚的歷史文化，聚集著(zhù)企業(yè)豐富的信息資源。

　　因此企業(yè)文化建設必須立足于本企業(yè)的歷史和現狀，不能隨波逐流地構建一種與本企業(yè)狀況不相吻合的大眾化的企業(yè)文化。另一方面，企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設的直接信息來(lái)源，對企業(yè)文化建設起著(zhù)教育宣傳作用，企業(yè)可以充分利用檔案館藏，采用各種形式，將企業(yè)的成長(cháng)發(fā)展歷程鮮活地展現在企業(yè)員工甚至社會(huì )面前。

　　三、開(kāi)發(fā)利用檔案資源，促進(jìn)企業(yè)文化建設發(fā)展

　　記載著(zhù)企業(yè)成長(cháng)發(fā)展歷史的檔案與企業(yè)的文化建設具有密不可分的聯(lián)系，它不僅是企業(yè)文化重要的載體形式，潛移默化地影響著(zhù)企業(yè)的文化建設，而且可以將這種影響逐步延展、持續放大。企業(yè)檔案工作者應認真研究檔案管理工作，在立足于檔案管理的基礎上把握檔案管理與企業(yè)文化建設的關(guān)系，使檔案工作融入企業(yè)文化建設的大環(huán)境，形成檔案工作與企業(yè)文化建設良性互動(dòng)的態(tài)勢，以促進(jìn)企業(yè)文化建設，弘揚企業(yè)精神，展現企業(yè)良好面貌為目標，提高企業(yè)檔案管理工作水平。

　　1.豐富檔案的利用形式，發(fā)揮企業(yè)文化的教育指導功能

　　企業(yè)檔案包含了企業(yè)發(fā)展歷程，人力、財務(wù)、科研等大量信息，這些在檔案中積淀的信息是企業(yè)無(wú)數的建設者們對各自工作的總結以及他們對科學(xué)發(fā)展規律的認知，凝聚著(zhù)企業(yè)的精神和價(jià)值觀(guān)念。檔案工作者應該盡其所能創(chuàng )造多種途徑搭建平臺，將企業(yè)檔案的文化精髓傳播給企業(yè)廣大員工，使他們對本企業(yè)的歷史和發(fā)展有更好更全面的了解，進(jìn)而對企業(yè)產(chǎn)生更大程度的認同感、歸屬感，從而煥發(fā)出為企業(yè)不斷拼搏做貢獻的動(dòng)力。

　　首先，舉辦企業(yè)發(fā)展史展覽是檔案工作者傳播企業(yè)文化的重要方式，企業(yè)檔案以文字或實(shí)物形式真實(shí)地記錄了企業(yè)的成長(cháng)發(fā)展歷程，企業(yè)檔案工作者在利用檔案室現有資源的基礎上，可以廣泛征集吸納更多的企業(yè)發(fā)展史資料，并對相關(guān)資料進(jìn)行整理分類(lèi)，然后向廣大員工開(kāi)放，通過(guò)企業(yè)發(fā)展史展覽讓員工了解企業(yè)是如何克服創(chuàng )業(yè)時(shí)各種艱辛而奮力成長(cháng)壯大的。

　　這不僅可以增強員工的認同感、使命感、榮譽(yù)感，更可以激勵廣大員工樹(shù)立遠大的人生理想和崇高的志向，勇敢拼搏，積極開(kāi)拓進(jìn)取。其次，檔案工作者還可以通過(guò)編寫(xiě)人物志這種形式發(fā)揮檔案的存史育人功能，因為一個(gè)企業(yè)的發(fā)展不僅是整個(gè)企業(yè)集體智慧的結晶，同時(shí)也是前輩們艱辛奮斗的結果。

　　檔案工作者通過(guò)匯編這些重要人物的生平事跡與主要貢獻的材料，可以重現為企業(yè)發(fā)展做出巨大貢獻的員工的昔日風(fēng)采，正是他們的不斷拼搏，積極進(jìn)取，不斷總結創(chuàng )新，才成就了企業(yè)輝煌的現在。他們勇于探索、樂(lè )于奉獻的崇高精神以及孜孜不倦的求知態(tài)度，最能引起人們的共鳴，通過(guò)這種形式可以充分展現他們的學(xué)術(shù)帶頭人的風(fēng)采和人格魅力。

　　2.加強檔案管理研究，為企業(yè)發(fā)展建言獻策

　　檔案資源是無(wú)數的企業(yè)前輩在工作實(shí)踐中不斷探索嘗試獲得的實(shí)踐經(jīng)驗和心得體會(huì )，尤其是管理制度類(lèi)檔案，集中反映了前輩們豐富的專(zhuān)業(yè)技能、高度的概括和總結能力，體現了企業(yè)的文化精神內涵，以及企業(yè)管理的指導思想與核心價(jià)值觀(guān)。

　　因此檔案管理工作應該對現存檔案資源進(jìn)行整理、分析、研究，在編研方式上注重以編為主、編研結合。

　　在檔案管理中還要關(guān)注企業(yè)發(fā)展面臨的實(shí)際問(wèn)題以及發(fā)展趨勢，結合企業(yè)現狀對檔案信息資源進(jìn)行更為合理的篩選整合，以滿(mǎn)足企業(yè)管理者在企業(yè)文化建設中對檔案資源的需求，充分發(fā)揮檔案在文化建設中的潛在能量。

　　3.完善企業(yè)形象，實(shí)現企業(yè)檔案的文化價(jià)值

　　企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳有著(zhù)極其密切的關(guān)系，企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳都是企業(yè)的寶貴財富，都能為企業(yè)創(chuàng )造經(jīng)濟效益和社會(huì )效益，對企業(yè)的生存與發(fā)展具有重要的作用。

　　因此，檔案管理部門(mén)應當主動(dòng)與企業(yè)宣傳部門(mén)合作，積極開(kāi)發(fā)深層次的檔案信息資源，為企業(yè)的發(fā)展做好專(zhuān)題服務(wù)工作。企業(yè)檔案機構要充分收集企業(yè)榮譽(yù)檔案，對榮譽(yù)檔案實(shí)行集中統一管理，通過(guò)整理榮譽(yù)檔案，提取出最能代表企業(yè)精神和價(jià)值觀(guān)念的典型代表，樹(shù)立能代表企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念的形象，成為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。

　　如編寫(xiě)先進(jìn)人物宣傳冊，發(fā)揮企業(yè)英雄模范作用。企業(yè)先進(jìn)人物是企業(yè)精神的體現，是企業(yè)行為和群體行為規范化和合理化的優(yōu)秀代表，是無(wú)數默默無(wú)聞的企業(yè)員工點(diǎn)點(diǎn)滴滴的企業(yè)精神實(shí)踐的集中反映，是企業(yè)組織力量的縮影，是企業(yè)文化的樞紐。企業(yè)應將英雄人物的其行為和實(shí)際行動(dòng)表現及其所創(chuàng )造的成果與企業(yè)的價(jià)值觀(guān)聯(lián)系起來(lái)，將其作為人們學(xué)習的典范加以表彰、宣傳和榜樣化。

　　企業(yè)先進(jìn)人物的模范帶頭作用有利于影響其他企業(yè)員工形成和堅持正確的觀(guān)念。企業(yè)利用檔案信息資源，挖掘企業(yè)的品牌價(jià)值，樹(shù)立企業(yè)的外在社會(huì )形象和企業(yè)內部的英雄人物形象，提升企業(yè)社會(huì )地位，增加企業(yè)的文化附加值，不僅可以拓展企業(yè)檔案館或信息中心的檔案保管和提供利用職能，豐富企業(yè)檔案工作的內容，而且在很大程度上還可以推動(dòng)企業(yè)文化建設的進(jìn)程，促進(jìn)企業(yè)全面經(jīng)營(yíng)管理的發(fā)展。

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