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經(jīng)濟合同簽訂和管理中的風(fēng)險控制
引導語(yǔ)：“合同管理”并不是一個(gè)法律上的嚴格概念，而是公司相對應“合同行為”的每個(gè)階段而進(jìn)行全過(guò)程管理活動(dòng)的總稱(chēng)。下面是yjbys小編為你帶來(lái)的經(jīng)濟合同簽訂和管理中的風(fēng)險控制，希望對大家有所幫助。
實(shí)踐中，公司開(kāi)展的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)均是依靠“合同行為”(包括書(shū)面形式、口頭形式和其他形式)來(lái)完成，鑒于“合同行為”在公司對外經(jīng)營(yíng)中活動(dòng)中的重要地位，公司必須將“合同管理”作為公司內部最基本的管理制度之一，并給予高度重視。
“合同行為”并不局限于與合同相對人簽署合同這樣一個(gè)靜態(tài)的時(shí)間點(diǎn)，而是一個(gè)動(dòng)態(tài)、連續的過(guò)程，包括：合同樣本的制定、技術(shù)性條款的設立、合同相對人資信狀況的調查、合同條款的談判、特別條款的約定、合同的簽訂、合同內容的履行、爭議事項的發(fā)生及解決等一系列環(huán)節。公司“合同管理”即是圍繞“合同行為”這一系列具體環(huán)節而展開(kāi)的風(fēng)險預防和實(shí)時(shí)控制活動(dòng)。
合同管理制度的相關(guān)制度設計
在公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，“合同行為”涉及面廣、內容復雜，本著(zhù)安全與效率并舉的原則，公司內部的合同管理可推行“分級管理制度”、“歸口管理制度”并落實(shí)“承辦人負責制度”。
實(shí)行分級管理制度
分級管理是指將合同行為按照一定標準(如合同金額、合同標的、合同期限、付款時(shí)間等)進(jìn)行劃分，再區別進(jìn)行管理。以合同銷(xiāo)售金額為例，公司可規定銷(xiāo)售金額在1000元以下的合同，可由具體業(yè)務(wù)人員負責審核、簽署，而1000元以上的合同行為須由公司法定代表人審核。這種管理模式的優(yōu)勢在于可對業(yè)務(wù)人員適當放權，減少公司管理層的工作量，同時(shí)公司又能將風(fēng)險控制在較低范圍內。
實(shí)行歸口管理制度
所謂歸口管理是指公司內部應當建立相應集中管理公司合同文本、控制合同進(jìn)度的相應機構(或由相關(guān)部門(mén)兼負起這個(gè)職能)。合同管理機構負責將公司所有合同文本、往來(lái)信函、傳真件原件、信函憑證、送貨憑證的原件及業(yè)務(wù)人員的《業(yè)務(wù)報表》進(jìn)行統一保管。
公司合同歸口管理可實(shí)現公司合同文本的集中、統一管理;便于公司負責人及時(shí)了解公司全部合同的進(jìn)展情況;便于集中審查公司業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，也有利于對公司業(yè)務(wù)人員實(shí)現業(yè)績(jì)考核。
實(shí)行承辦人負責制度
承辦人負責制度設計的目的在于確保公司每筆合同都有相應的專(zhuān)門(mén)負責人跟進(jìn)，不致發(fā)生遺忘及業(yè)務(wù)人員責任不清、相互扯皮現象。業(yè)務(wù)承辦人工作應當具有相應的連續性、穩定性。從每筆業(yè)務(wù)開(kāi)始，注意審查對應客戶(hù)的主體資格、資信狀況、對應客戶(hù)授權代表(或業(yè)務(wù)代表)的權限范圍;合同簽署后負責跟進(jìn)合同生效期限、貨物發(fā)放簽收情況、貨款進(jìn)帳情況、往來(lái)信函資料的收集等事項;糾紛發(fā)生后還應配合公司負責人、公司法律顧問(wèn)進(jìn)行相關(guān)訴訟、仲裁活動(dòng)。
此外，業(yè)務(wù)承辦人還應定期(如以每月為例)將手頭工作進(jìn)帳情況向公司負責人書(shū)面匯報(如以《工作月報表》形式)，《工作月報表》內容應當包括：截至本月經(jīng)手合同數量、合同編號、對應客戶(hù)、發(fā)貨情況、應付款情況、實(shí)付款情況、逾期付款天數、對方聯(lián)系方式、其他說(shuō)明事項等。公司負責人簽閱后退還承辦人，承辦人再將公司負責人簽閱后的《工作月報表》交歸口管理機構存檔、保管。
承辦人負責制度可與公司崗位責任制度建設相結合，如業(yè)務(wù)承辦人應將所有資料原件(如：合同文本、信函、掛號信函憑證、傳真件、公司負責人簽閱的《工作月報表》等等)交歸口管理機構存檔，自己可保留相應的復印件，或需要使用時(shí)到歸口管理機構借閱;歸口管理機構人員負責定期向業(yè)務(wù)人員索要近期資料;業(yè)務(wù)承辦人員應及時(shí)就貨款進(jìn)帳情況與財務(wù)人員溝通，財務(wù)人員應及時(shí)將貨款進(jìn)帳情況予以反饋等;遇有對應客戶(hù)逾期付款狀況的，業(yè)務(wù)承辦人應及時(shí)與財務(wù)人員溝通制作《對賬單》前往對賬，財務(wù)人員應予積極配合等。
合同文本及技術(shù)性條款的制定
訂立標準化合同文本
訂立標準化合同文本是合同有效管理的必要前提，是公司加強“合同管理”活動(dòng)的第一步。
與標準化合同文本的制定相關(guān)的是與客戶(hù)合同文本的主要條款(如付款方式、違約責任、爭議解決機制、擔保問(wèn)題等等)不能輕易進(jìn)行變動(dòng);若合同文本內容最終發(fā)生了變動(dòng)，則應重新認真審查變更后合同文本的合法性、嚴密性和可行性;必要時(shí)由律師進(jìn)行審查。
此外，鑒于公司與某些客戶(hù)的交易行為往往具有連續性，若每筆交易都視作一個(gè)單獨的合同，一旦客戶(hù)方長(cháng)期拖欠貨款發(fā)生經(jīng)濟糾紛，則勢必會(huì )給公司將來(lái)的訴訟(或仲裁)帶來(lái)不便，因為民事訴訟(或仲裁)中存有“一事一理”的基本理念，即一個(gè)訴訟只能針對同一法律關(guān)系。為減少將來(lái)可能發(fā)生的訴訟(或仲裁)過(guò)程中的不便，建議公司與類(lèi)似客戶(hù)可簽訂長(cháng)期供貨合同，將單筆的交易納入一個(gè)長(cháng)期供貨合同的框架之中，這同時(shí)也有利于公司對合同的總體管理。
約定特定事項的授權代表
合同行為中涉及訂單發(fā)送、確認簽字、貨物簽收等一系列行為，可能涉及人員較多，如條件許可，在合同行為中應當直接明確雙方授權代表及其受權范圍。如目前客戶(hù)方對公司的送貨單簽收相對比較混亂，而確認客戶(hù)確已收到貨物又是一旦雙方將來(lái)發(fā)生爭議公司進(jìn)行訴訟的重要依據，故在合同文本中可約定客戶(hù)方對貨物簽收的簽字一個(gè)或數個(gè)貨物簽收授權代表，并在合同中預留簽字字樣，如授權代表發(fā)生變動(dòng)的，應在第一時(shí)間將授權人變動(dòng)情況及新的簽字字樣及時(shí)書(shū)面函告對方。
確認合同中所涉的印章使用及送達地址
針對目前大多數公司印章使用相對混亂的行為，可在合同中約定各種印章在合同行為中的使用規則，如簽署合同或補充條款應使用“公章”或“合同專(zhuān)用章”;對帳應使用“公章”、“合同專(zhuān)用章”或“財務(wù)專(zhuān)用章”;簽收貨物可使用“公章”、“合同專(zhuān)用章”、“財務(wù)專(zhuān)用章”或“業(yè)務(wù)專(zhuān)用章”等。
另外，鑒于目前大量的公司注冊地與實(shí)際經(jīng)營(yíng)地不一，或一家公司擁有多處經(jīng)營(yíng)地，為防止糾紛發(fā)生時(shí)可能出現的雙方溝通不暢，函件無(wú)法送達等情形，可在合同文本中確認雙方信函、文件等的送達地址，明確任何一方地址發(fā)生變動(dòng)的，應及時(shí)書(shū)面通知對方，并約定一方按確認地址發(fā)出有關(guān)信函兩日后，即可推定對方已收到。
慎重設定合同中的違約責任
合同文本中違約責任的約定是把“雙刃劍”，必須進(jìn)行合理的運用。在司法實(shí)踐中，違約責任設定過(guò)高或過(guò)于苛刻往往會(huì )被法院或仲裁委員會(huì )認定無(wú)效，這就等同于沒(méi)有約定違約責任，反而會(huì )不利于公司利益的維護。
重視爭議解決問(wèn)題的約定
現行法律對合同中爭議問(wèn)題的解決方式給予了較大的自由選擇空間。根據《民事訴訟法》規定：“合同的雙方當事人可以在書(shū)面合同中協(xié)議選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告住所地、標的物所在地人民法院管轄”;根據我國《仲裁法》規定：“當事人采用仲裁方式解決糾紛，應當雙方自愿，達成仲裁協(xié)議。沒(méi)有仲裁協(xié)議，一方申請仲裁的，仲裁委員會(huì )不予受理。”
值得注意的是：在涉外案件的爭議解決機制中，有部分國家可能會(huì )對我國法院判決的認定及執行設有障礙。相比較而言，仲裁裁決的可執行力要優(yōu)于法院判決。故用足法律授權，在合同文本中對管轄地作出有利于自身的約定尤為重要。
合同的調查、簽署及履行所涉問(wèn)題
合同行為應當重視調查
公司在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中與客戶(hù)進(jìn)行交易應當重視對相關(guān)信息的調查，特別在一些交易數額較大的交易活動(dòng)中，類(lèi)似的調查活動(dòng)更顯得尤為重要。這些調查的范圍主要有如下三種：
對合同相對人進(jìn)行調查。
客戶(hù)是公司交易的直接相對人，無(wú)論是新客戶(hù)還是老客戶(hù)，當合同交易額巨大或有跡象表明客戶(hù)履約能力發(fā)生異常時(shí)，應當進(jìn)行必要的調查。調查內容包括：主體的真實(shí)性、合法性、公司資產(chǎn)(車(chē)輛、房屋、上一年度會(huì )計報表等)狀況等。
對合同相關(guān)方展開(kāi)調查。
合同相關(guān)方是可能與合同有關(guān)的擔保方，債務(wù)承擔方(如約定由第三方付款)，合同履行過(guò)程中，相關(guān)方擔保能力、債務(wù)履行能力出現異常亦有可能危及合同的正常履行，因此也有必要進(jìn)行一定的調查。
對合同行為的相關(guān)財產(chǎn)進(jìn)行調查。
如合同交易中擔保方提供擔保財產(chǎn)的權屬情況，有無(wú)設定抵押、查封等他項權利等情形。
對上述調查活動(dòng)應由公司業(yè)務(wù)承辦人具體負責，必要時(shí)也可由律師前往進(jìn)行調查。
合同簽署過(guò)程中所涉時(shí)間問(wèn)題
部分合同當事人對合同文本上的一些涉及時(shí)間的事項往往十分大意，甚至出現了雙方當事人均對合同蓋過(guò)公章但又均未標注蓋章日期的情形，在這種情況下一旦雙方發(fā)生爭議，往往難以確認雙方交易的具體時(shí)間，導致事實(shí)不清、責任不明，甚至還有可能蘊涵其他法律風(fēng)險。
合同的生效時(shí)間也很容易被忽略。合同簽署及履行過(guò)程中必須審查合同中有無(wú)附條件、附期限等，如有條件或期限約定，應在條件成就或期限屆滿(mǎn)時(shí)再履行合同。在司法實(shí)踐中，若合同尚未生效而一方即實(shí)際發(fā)放貨物的，一旦發(fā)生爭議，法院也只能以“不當得利”為由判令受貨方返還原物，而不能按合同中的約定的相關(guān)違約責任要求對方承擔，這種狀況無(wú)疑將不利于公司利益的維護。
合同履行過(guò)程中的不時(shí)對帳、發(fā)函
合同履行過(guò)程中，若客戶(hù)方存有拖欠貨款達到一定金額或一定期限，公司應當安排具體業(yè)務(wù)承辦人或財會(huì )人員與對拖欠貨款的客戶(hù)進(jìn)行對帳。通過(guò)對帳行為，一方面可提示該客戶(hù)及時(shí)付款;另一方面也可明確雙方債權債務(wù)關(guān)系的具體數額，為可能進(jìn)行的訴訟(或仲裁)做必要準備。
如客戶(hù)方存有拒絕對帳或拒絕蓋章的，則公司應當注意：
其一，該客戶(hù)是否已經(jīng)不具有相應的支付能力;
其二，要審查該筆債務(wù)發(fā)生的時(shí)間，注意不要超過(guò)兩年的訴訟時(shí)效，如時(shí)間已經(jīng)接近兩年，則應盡快發(fā)出催討款項的公函(應當通過(guò)郵局掛號或雙掛號)，以中斷訴訟時(shí)效并為下一步擬采取的法律手段爭取時(shí)間。
實(shí)踐證明，規范化運作的大型公司、外資企業(yè)之所以重視“合同管理”就在于他們認識到“合同管理”對于公司經(jīng)營(yíng)安全的重要意義。規范、有效的“合同管理”制度是公司正常經(jīng)營(yíng)的必要條件，也是公司做大做強的制度保障。
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