- 相關(guān)推薦
企業(yè)合同管理實(shí)務(wù)探討
引導語(yǔ)：市場(chǎng)經(jīng)濟需要企業(yè)恪守市場(chǎng)經(jīng)濟的基本精神契約精神。下面是yjbys小編為你帶來(lái)的企業(yè)合同管理實(shí)務(wù)探討，希望對大家有所幫助。
一、合同管理的組織機構及職能
合同管理的組織機構
由于各單位面對的監管要求及企業(yè)自身實(shí)際情況的不同，一般合同管理組織機構的設置形式主要分以下幾種：一是設單獨的法務(wù)事務(wù)部，省管?chē)衅髽I(yè)總部多采用此種方式;二是設審計法務(wù)部或法律審計部，這也是省管?chē)衅髽I(yè)的常用方式;三是設風(fēng)險管理部，多為金融類(lèi)企業(yè);三是設合同管理部，配合單個(gè)項目專(zhuān)門(mén)進(jìn)行合同管理，多為建筑類(lèi)企業(yè)。
在人員配備上，一般集團性企業(yè)，總部法務(wù)人員較多，在下屬二級、三級企業(yè)人員配備較少，有的沒(méi)有專(zhuān)職法務(wù)人員，由其他人員兼任。
2.合同管理職能
根據各企業(yè)合同管理融入企業(yè)運營(yíng)的程度不同，各企業(yè)合同管理開(kāi)展的工作也略有不同，總體上來(lái)看，一般合同管理職能主要有：
制定合同管理制度、合同審查、合同談判、合同起草、合同臺賬登記、重大合同盡職調查、重大合同履約信息報告、合同標準文本制定、合同印章管理、合同檔案管理、合同糾紛處理、合同管理培訓等。
二、合同管理制度
“沒(méi)有規矩、不成方圓”合同管理制度對企業(yè)的正常運行、優(yōu)化管理有著(zhù)重要的作用，也是合同管理的“基本法”�，F在企業(yè)基本都會(huì )結合本單位實(shí)際，制定適合自己的合同管理制度，一般而言，合同管理制度，主要分為以下幾個(gè)部分：
1.總則。主要規定制定合同管理的制度依據，明確納入管理的“合同”范圍，合同管理的基本原則，如承辦人負責制、會(huì )審會(huì )簽制等。
2.合同管理組織體系和職責。一般規定合同的管理部門(mén)、合同管理的組織架構、合同承辦部門(mén)、會(huì )審部門(mén)、管理部門(mén)的職責等。
3.合同的訂立。主要規定合同的起草、審批流程、審批時(shí)限、各會(huì )審部門(mén)審查內容、合同的簽署授權、合同印章管理等。
4.合同的履行。主要規定合同的履行的責任部門(mén)、合同履行監督、合同交接等。
5.合同的變更、解除及糾紛處理。主要規定合同變更解除條件，變更解除流程，變更解除的形式，合同糾紛處理的責任部門(mén)、處理原則及流程等。
6.合同臺賬及檔案管理。主要規定合同臺賬的形式、內容，合同編號管理規則，合同的歸檔及借閱管理。
7.考核與獎懲。主要規定合同管理的監督與考核制度。
8.附則。主要規定制度的生效時(shí)間、解釋部門(mén)。
三、合同管理的主要環(huán)節的幾點(diǎn)思考
1.合同審批流程
合同審批流程的設置是有效避免合同風(fēng)險的重要手段，目前企業(yè)一般通過(guò)會(huì )審會(huì )簽的方式來(lái)設置合同審批流程，控制合同風(fēng)險。
一是確定合同承辦人負責制。一份合同從業(yè)務(wù)接洽談判開(kāi)始到履行完畢終止，要經(jīng)歷諸多個(gè)環(huán)節，并且許多合同周期跨度較長(cháng)，有的甚至長(cháng)達數十年。具體到每一份合同的管理，歸根結底必須落實(shí)到一個(gè)具體的責任人身上，否則必定出現互相推諉、管理混亂。有些人認為合同管理是法務(wù)部門(mén)的工作，合同也理應由法務(wù)人員負責，但是從實(shí)施操作來(lái)看，一般法務(wù)管理人員年合同審查量在500-5000份左右，一方面法務(wù)人員沒(méi)有時(shí)間精力去追蹤跟進(jìn)每一份合同;另一方面合同涉及的業(yè)務(wù)往來(lái)是合同經(jīng)辦人具體執行，包括合同的談判、起草、履行、付款等。所以說(shuō)合同應實(shí)行承辦人負責制。
二是確定合同會(huì )審部門(mén)。合同會(huì )審會(huì )簽制度，使一份合同經(jīng)全部相關(guān)部門(mén)審查流轉后，方可進(jìn)行蓋章簽署，從企業(yè)內部最大限度的進(jìn)行了合同簽署前的風(fēng)險控制。首先，在會(huì )審部門(mén)選擇上，應盡量選擇必須參與合同審查的部門(mén)，避免流程繁瑣，降低審核效率;其次，可在審批流程中設“會(huì )審部門(mén)”，但不必具體注明，這樣既可保證審批單印刷時(shí)的簡(jiǎn)單明了，又可根據不同合同審批需要，進(jìn)行靈活處理。
2.合同的簽署授權
對于組織結構簡(jiǎn)單的公司，合同的簽署授權也比較簡(jiǎn)單，一般日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)合同，基本是經(jīng)總經(jīng)理簽批，由承辦人員或承辦部門(mén)負責人簽署。但是對于一些設置了二級公司、三級公司的集團公司，合同的審批授權及簽署授權管理就十分必要了。
一是合同的審批授權體系應與公司的控制程度相適應。集團公司對下屬分、子公司的合同審批權限劃分，各企業(yè)均不相同，即便是同類(lèi)別的企業(yè)之間，對審批權限的劃分也不一致�？傮w來(lái)講可從以下四點(diǎn)考慮，首先是可結合投資權限劃分;其次，可結合財務(wù)支出權限劃分;再次，可參考同行業(yè)對合同審批授權的管理;最后，結合本單位領(lǐng)導層對下屬企業(yè)的管理控制等。
二是建立合同簽署授權。合同審批結束后，進(jìn)入到簽署環(huán)節，一般合同文本簽署不會(huì )出現太大風(fēng)險，但在具體業(yè)務(wù)中也處理過(guò)合同簽約文本印章造假、合同簽署人員未經(jīng)授權的情況。合同簽署授權管理，最大的風(fēng)險來(lái)源于合同一些重要單證的簽署上，如收貨確認單、工程變更簽證等。一份合同條款設置的再完美，在履約過(guò)程中，不加強簽署管理，前期所有的努力都會(huì )付之東流，合同簽署管理同樣重要。對于簽署人員，應是同承辦負責人且本單位正式員工;對于一些涉及合同重要簽證的簽署，應經(jīng)承辦部門(mén)負責人書(shū)面確認。
3.合同審查
合同審查是合同管理中最基礎、最繁瑣、最重要的事務(wù)性工作，也是合同管理人員必須修煉的“基本功”。
一是熟悉業(yè)務(wù)，方能把握審查要點(diǎn)。法務(wù)人員要熟悉業(yè)務(wù)這是老生常談的問(wèn)題，但是法務(wù)人員熟悉業(yè)務(wù)要熟悉到什么程度，個(gè)人認為至少要做到以下兩點(diǎn)：首先，要熟悉單位的主營(yíng)業(yè)務(wù)，包括業(yè)務(wù)內容、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)涉及的基本專(zhuān)業(yè)問(wèn)題;其次，要熟悉單位的發(fā)展戰略和發(fā)展規劃，了解企業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向。以審查廣告發(fā)布合同為例，除了要熟悉《廣告法》的相關(guān)規定外，只有深入了解報紙廣告、電臺廣告、電視臺廣告、戶(hù)外廣告等不同的廣告流程，了解房地產(chǎn)類(lèi)客戶(hù)、保健品類(lèi)客戶(hù)等不同行業(yè)廣告易發(fā)生的風(fēng)險點(diǎn)，才能把握廣告類(lèi)合同的審核要點(diǎn)。如廣告合同約定的發(fā)布內容侵權責任、廣告款項支付、戶(hù)外廣告牌侵權責任等，有針對性的修改合同條款，這也正是企業(yè)法務(wù)人員的價(jià)值所在。
二是堅持原則，又要適當靈活。合同審查人員，往往站在風(fēng)險的角度，提出許多審查意見(jiàn)，和業(yè)務(wù)人員產(chǎn)生沖突。也經(jīng)常有業(yè)務(wù)人員提出說(shuō)：這個(gè)合同最好不要增減任何文字，或者說(shuō)能不改就不改了吧，或者說(shuō)合作這么多年了，從來(lái)沒(méi)出過(guò)問(wèn)題，不用改等等。在合同審查中，遇到這種問(wèn)題，首先要對合同風(fēng)險有一個(gè)基本的判斷，如有些政府招投標類(lèi)合同，基本為格式合同且整體判斷風(fēng)險不高，能中標本就耗費了公司及承辦人大量的心血，此時(shí)再硬要修改合同條款，增加一些對等違約責任等，就不如提醒業(yè)務(wù)部門(mén)嚴格履行合同，避免違約風(fēng)險;其次，原則性的問(wèn)題一定要堅持，比如說(shuō)工程施工類(lèi)合同承包方無(wú)相關(guān)資質(zhì)，合同審查時(shí)就一定要堅持原則;再次，要加強溝通，無(wú)論是法務(wù)人員還是業(yè)務(wù)人員，最終目的是達成交易，為公司賺取利潤，法務(wù)人員的審查建議，并不是為交易增設障礙，而是為了保障交易順利進(jìn)行。
三是既要提示風(fēng)險，又要提出解決方案。在合同審查中，法務(wù)人員既要指出某個(gè)條款這樣約定行不行、為什么不行，更為重要的是要指出怎么該修改才行。即便是沒(méi)有解決方案，或者是解決方案合同相對方并不同意，也應同業(yè)務(wù)部門(mén)溝通風(fēng)險，并由業(yè)務(wù)部門(mén)決定是否要要接受風(fēng)險，繼續交易。
4.重大項目合同管理
重大項目涉及的合同往往十分復雜，尤其是一些對外投資、并購類(lèi)合同，合同內容涉及整個(gè)項目的交易模式選擇、交割、債權債務(wù)、或有負債等重要內容，每一類(lèi)重大合同都有不同的審查要點(diǎn)，在這只探討重大合同的程序性問(wèn)題，這也是很多人所忽視的。
一是公司內部決策程序�，F在國有企業(yè)大都采取公司制的運行方式，根據《公司法》及企業(yè)內部的一些規章制度，對一些重大投資、融資、并購、擔保等行為，均規定了相應的內部決策程序，一般為公司的董事會(huì )決議、股東會(huì )決議、辦公會(huì )會(huì )議紀要等，因此對重大項目類(lèi)合同審核，首先要審查是否符合公司內部決策程序。
二是履行相關(guān)監管程序。作為國有企業(yè)，從中央到地方都有一系列的監管規定，如果是上市企業(yè)，還有證監會(huì )相關(guān)規定，一旦程序違法、違規，就會(huì )追究相關(guān)人員責任。2016年國務(wù)院辦公廳發(fā)布《關(guān)于建立國有企業(yè)違規經(jīng)營(yíng)投資責任追究制度的意見(jiàn)》，其中基本原則就是：依法合規、違規必究，要求以國家法律法規為準繩，嚴格執行企業(yè)內部管理規定。
5.合同模板
一是建立并推行合同模板。首先，針對單位的日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi)合同，建立合同模板，可提高合同審核效率;其次，建立合同模板，作為合同起草方，可最大限度的維護本單位利益;最后，建立合同模板也是規范合同管理，促進(jìn)合同標準化的有效手段。
二是完美的合同并不一定適合業(yè)務(wù)需求。建立合同模板，也需要把握度的問(wèn)題，除非本單位具有非常強勢的合同地位，如作為規模性的采購合同的采購方，否則如果一份合同模板條款設施的過(guò)于苛刻，反而不利于交易進(jìn)行。風(fēng)險不可能百分之百的通過(guò)合同來(lái)規避，起草合同模板，應以保障交易順利進(jìn)行，完善雙方權利義務(wù)、防范主要合同風(fēng)險為目的。
6.合同管理信息化
對于集團公司來(lái)講，傳統的合同管理方式造成的效率降低、缺乏信息數據支撐、無(wú)法實(shí)現合同閉環(huán)管理等已不能適應業(yè)務(wù)發(fā)展和現代化管理的需要。
合同管理信息系統可以通過(guò)功能模塊實(shí)現合同的準備、起草、審核、會(huì )簽、審批、簽署、履行、終結、歸檔、查詢(xún)統計全流程閉環(huán)管控和規范化管理。通過(guò)細化合同簽訂、審核、履行、變更等風(fēng)險點(diǎn)的管理，形成合同風(fēng)險全程監控與預警機制，將合同風(fēng)險管理點(diǎn)前置于合同起草階段，成為事前、事中、事后的全面管理。
7.合同管理考核
公司法務(wù)管理工作，對于大多數企業(yè)來(lái)講，正處于一個(gè)從無(wú)到有的成長(cháng)過(guò)程中。尤其對于集團公司來(lái)講，對于所屬分、子公司合同管理工作面臨的一個(gè)重要問(wèn)題就是領(lǐng)導不重視，那么將合同管理工作納入對分、子公司的經(jīng)營(yíng)考核，可有效推進(jìn)法務(wù)管理工作。
合同雖然以文本的方式體現，但其規范的是業(yè)務(wù)行為、財務(wù)行為等多方面的行為，合同也貫穿于具體的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理環(huán)節，伴隨著(zhù)企業(yè)運營(yíng)的全過(guò)程，合同管理仍有許多值得大家研究和探討的問(wèn)題。
【企業(yè)合同管理實(shí)務(wù)探討】相關(guān)文章：
深化企業(yè)質(zhì)量管理的探討08-02
企業(yè)高層管理者的激勵方式探討08-27
企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量管理的探討08-19
化工企業(yè)的安全生產(chǎn)管理相關(guān)探討08-16
2018年企業(yè)管理咨詢(xún)實(shí)務(wù)預測模擬習題及答案10-22
2017企業(yè)管理咨詢(xún)師實(shí)務(wù)鞏固試題及答案09-06
項目進(jìn)度管理探討10-19