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內外部溝通控制程序范本2017
按照ISO9000標準的要求，凡是推行ISO9000的組織每年都要進(jìn)行一定頻次的內部質(zhì)量審核，內部質(zhì)量審核由經(jīng)過(guò)培訓的有資格的內審員來(lái)執行審核任務(wù)。 小編下面為大家整理關(guān)于內外部溝通控制程序的范本，歡迎閱讀參考：
一、目的:
為確保質(zhì)量管理系統運作的有效性及持續改善, 使各項作業(yè)能夠順利進(jìn)行。
二、范圍:
凡公司內部門(mén)與部門(mén)之間、公司與客戶(hù)之間、公司與供貨商之間的溝通均屬之。
三、權責:
3.1 總經(jīng)理/副總經(jīng)理/協(xié)理: 對溝通的雙方無(wú)法達成共識的問(wèn)題作出裁示。
3.2.采購課主管: 負責與供貨商之間的溝通聯(lián)絡(luò )。
3.3.各部門(mén)主管: 部門(mén)之間進(jìn)行良性溝通, 必要時(shí)召開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議檢討。
3.4.業(yè)務(wù)部經(jīng)理: 負責與客戶(hù)之間的溝通聯(lián)絡(luò )。
四、作業(yè)內容
4.1.外部溝通(客戶(hù)、供貨商)
4.1.1.業(yè)務(wù)部與客戶(hù)之間的溝通
4.1.1.1.業(yè)務(wù)部收到客戶(hù)對某一項目的需求提出期望后(客戶(hù)期望可以電話(huà)、E-Mail或傳真的方式提出), 應以書(shū)面形式或E-Mail方式將客戶(hù)的相關(guān)期望需求詳細轉達給相關(guān)單位, 并明確要求相關(guān)單位之回復日期, 同時(shí)作好相關(guān)記錄。
4.1.1.2.相關(guān)單位接到客戶(hù)期望之需求信息后, 應根據實(shí)際情況對客戶(hù)提出的要求進(jìn)行分析評估, 對于能立即處理的事項, 應在規定的時(shí)間內提供詳細的報告給業(yè)務(wù)部, 以便公司領(lǐng)裁決。對于不能在規定時(shí)間內處理完的事項, 相關(guān)單位應在24小時(shí)內答復預計完成日期, 業(yè)務(wù)部應隨時(shí)了解、跟催相關(guān)單位的完成進(jìn)度。
4.1.1.3.業(yè)務(wù)部收到相關(guān)單位提供的報告后, 進(jìn)行綜合整理, 并以電話(huà)、會(huì )議或書(shū)面報告等方式呈公司領(lǐng)導裁決, 確定回復方案后, 回復客戶(hù)。
4.1.1.4.回復方案傳給客戶(hù)后, 業(yè)務(wù)部應及時(shí)與客戶(hù)進(jìn)行溝通,若客戶(hù)對方案表示滿(mǎn)意,應通知相關(guān)單位遵照方案執行;客戶(hù)對方案不滿(mǎn)意,應再次與客戶(hù)進(jìn)行詳細的溝通,征詢(xún)客戶(hù)的意見(jiàn)或建議,并轉達相關(guān)單位,直至與客戶(hù)達成一致的意見(jiàn)。
4.1.1.5.客戶(hù)明確表示開(kāi)發(fā)之新產(chǎn)品,相關(guān)作業(yè)按《設計管制》及《樣品制作》執行。
4.1.1.6.接客戶(hù)正式訂單后的相關(guān)作業(yè)按《合約審查程序》執行。
4.1.1.7.接客戶(hù)抱怨后的相關(guān)作業(yè)按《客戶(hù)投訴控制程序》執行。
4.1.1.8.客戶(hù)滿(mǎn)意度調查:
4.1.1.8.1.業(yè)務(wù)部每年須就客戶(hù)對公司產(chǎn)品的滿(mǎn)意情況作一次調查。由業(yè)務(wù)部將《客戶(hù)滿(mǎn)意度調查表》發(fā)給客戶(hù), 調查的方式可由傳真、客戶(hù)拜訪(fǎng)或郵件來(lái)進(jìn)行。
4.1.1.8.2.業(yè)務(wù)部收到客戶(hù)回傳之《客戶(hù)滿(mǎn)意度調查表》后, 應予以匯總整理, 分析其內容, 并作成改善建議報告呈總經(jīng)理審批, 依指示分發(fā)相關(guān)單位改善, 并對改善措施及進(jìn)度進(jìn)行追蹤。
4.1.2.資材課與供貨商之間的溝通:
4.1.2.1.資材課采購課依《采購管理程序》下單給合格供貨商采購公司所需的相應物料,并按時(shí)跟催,確保所需物料于生產(chǎn)前到位。
4.1.2.2.采購課依《供貨商管理辦法》執行供貨商的開(kāi)發(fā)、評估及管理作業(yè), 確保供貨商所提供的產(chǎn)品滿(mǎn)足本公司的生產(chǎn)需求。
4.2.內部溝通
4.2.1.公司內部部門(mén)與部門(mén)之間或部門(mén)內部各單位之間因產(chǎn)品資源等各種信息須溝通時(shí),必須按相關(guān)的程序文件相互聯(lián)系。
4.2.1.1.部門(mén)與部門(mén)之間的溝通可以?xún)炔啃形幕駿-Mail的方式進(jìn)行, 但相關(guān)聯(lián)絡(luò )文件必須經(jīng)部門(mén)負責人簽名認可。
4.2.1.2 若因特殊原因, 可以在產(chǎn)品或資源完成后再補辦相關(guān)文件, 但必須是單一部門(mén)最高負責人或授權通知執行。
4.2.2.對于各部門(mén)或各單位在日常溝通中無(wú)法達成共識的問(wèn)題, 可召開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議或在每周的生產(chǎn)會(huì )議上提報, 由上級領(lǐng)導裁示解決。
4.2.2.1.部門(mén)之間溝通過(guò)程中無(wú)法解決的問(wèn)題點(diǎn), 可在每周的生產(chǎn)例會(huì )上提報解決,但會(huì )前必須先作好相關(guān)數據以提高會(huì )議效率。
4.2.2.2.部門(mén)內各課之間在日常溝通中無(wú)法解決的問(wèn)題點(diǎn),可在每周的部?jì)葧?huì )議上提報解決。
4.2.2.3.對于在溝通過(guò)程中無(wú)法達成共識, 而又急須解決的事項, 可由相關(guān)權責單位主導召開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議, 請公司領(lǐng)導裁決后執行。
五、記錄
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