項目組合管理的重要性

　　傳統項目管理強調"怎么做項目"，采取的是自下而上的管理方式，即數據從項目管理的底層開(kāi)始收集，傳送至高層經(jīng)過(guò)分析后對項目進(jìn)行管理和控制。這是一種偏向于戰術(shù)性的項目管理方式，不能及時(shí)發(fā)現與企業(yè)的目標發(fā)生偏差或超越企業(yè)執行和控制能力的項目。而項目組合管理則強調"做什么項目"，采取的是自上而下的管理方式，即先確定企業(yè)的戰略目標，優(yōu)先選擇符合企業(yè)戰略目標的項目，在企業(yè)的資金和資源能力范圍內有效執行項目。

　　數據是基礎的

　　為了有效地進(jìn)行項目組合管理，企業(yè)需要相應的工具幫助高層管理人員"互相合作，確定項目的優(yōu)先級別，在什么項目能使商業(yè)價(jià)值或投資回報最大化這個(gè)問(wèn)題上形成一致意見(jiàn)。"組合策略專(zhuān)家米勒(Jean Miller)說(shuō)。

　　米勒說(shuō)，一個(gè)專(zhuān)門(mén)的項目信息數據庫是項目組合管理的基礎，項目經(jīng)理可以方便地用它搜索、維護信息，以便在整個(gè)企業(yè)范圍內進(jìn)行項目論證、資源分配和戰略協(xié)調時(shí)做出明智的決策(參見(jiàn)副欄《項目組合管理工具清單》)。

　　事實(shí)上，項目組合管理的關(guān)鍵是讓項目經(jīng)理與首席信息官緊密合作。

　　董事會(huì )在進(jìn)行戰略規劃時(shí)常常得不到項目信息。"你得有恰當的數據，它決定了你是否了解自己的資源，"管理軟件公司PlanView的首席執行官德賓(Pat Durbin)說(shuō)，"作為管理人員，沒(méi)有來(lái)自基層的、高質(zhì)量的數據，你無(wú)法進(jìn)行項目組合管理。你必須把項目集中到一塊兒，審核項目并決定其優(yōu)先次序。你必須明智地使用資源，掌握和分享知識，并且重復使用知識。"

　　米勒認為項目組合管理是一個(gè)連續的、由四個(gè)階段組成的過(guò)程，首先是確定一組項目并且搜集數據，為第二階段的項目分析和選擇提供支持。第三個(gè)階段是協(xié)調---取消重復性項目、平衡資源、降低風(fēng)險，然后是第四階段：管理所有的項目，啟動(dòng)新的項目，然后重新開(kāi)始流程。

　　溝通是必要的

　　組合管理使企業(yè)文化發(fā)生重大轉變，組織要對員工進(jìn)行反復教育，而不能回避這個(gè)問(wèn)題。"有些溝通我們可能認為是老生常談，但絕對有必要，可以闡明我們想要做什么，為什么要這么做。"翰威特公司(Hewitt Associates)的項目組合經(jīng)理凱斯特(Julie Kester)說(shuō)。

　　當項目組合管理中止一個(gè)項目的時(shí)侯，你甚至要進(jìn)行更多的溝通。"人們把自己與項目聯(lián)系起來(lái)，如果項目被提前終止，他們會(huì )有挫折感，"咨詢(xún)公司Program Navigators負責規劃管理的副總裁韋德納(Steve Weidner)說(shuō)，"但企業(yè)應該告訴他們，中止一個(gè)失敗項目也是一種成功。如果管理層有勇氣將資源重新分配給更需要的項目，那么人們所從事的都將是最好的項目。這是一種雙贏(yíng)。"

　　盡管如此，BNY清算服務(wù)公司負責技術(shù)解決方案的副總裁羅森斯托克(Christion Rosenstock)承認，重新分配資源是一項艱巨的工作。他說(shuō)，當IT治理委員會(huì )要求做出改變時(shí)，它將要求下達給資源經(jīng)理，資源經(jīng)理再對進(jìn)度和任務(wù)分派做出調整。但IT項目經(jīng)理一開(kāi)始拒絕接受這一過(guò)程，因為他們的有些權力被奪走了，但是現在他們擁護這種做法。"這是一種保護機制，"羅森斯托克說(shuō)，"由于我們不是直接為項目的發(fā)起人工作，我們不會(huì )再被他們呼來(lái)喚去了。"

　　有關(guān)組合管理的培訓課程也非常重要，可以讓項目經(jīng)理和項目團隊更快地接受組合管理。福特公司開(kāi)辦了一系列的課程，舉辦"午餐研修會(huì )"，并提供一個(gè)活躍的網(wǎng)站，該網(wǎng)站包括流程概述、模板和常見(jiàn)問(wèn)題解答等頁(yè)面。福特公司項目管理和全球營(yíng)運成本主管萊恩(Jon Lane)說(shuō)："在我們的內部網(wǎng)中，這是最繁忙的站點(diǎn)之一。"

　　好處是巨大的

　　項目組合管理的擁護者們說(shuō)，在采納并運行項目組合管理系統后，企業(yè)會(huì )發(fā)生大量有益的變化。有些公司可以獲得實(shí)實(shí)在在的好處，而對于其他公司來(lái)說(shuō)，盡管其回報并不都是看得見(jiàn)、摸得著(zhù)的，但是項目組合管理確實(shí)非常重要。

　　羅森斯托克談到，在應用項目組合管理的第一年，BNY公司"被拋棄"項目的數量下降了50%以上(被拋棄項目是指那些在完成前就被中止的項目)。他估計公司節省了7,000個(gè)工時(shí)，或者約合3.5萬(wàn)美元的成本。

　　項目組合管理的一個(gè)關(guān)鍵好處是使稀缺資源得到集中使用。"組合管理使企業(yè)在困難時(shí)仍可以運轉良好，"福特汽車(chē)公司信貸部北美項目組合分析的主管科爾比(Sally Colby)說(shuō)，"我們一直都希望削減支出，而現在我們有更合理的方式來(lái)實(shí)現這一點(diǎn)。"她說(shuō)福特公司已成功減少了項目的數量。

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