如何實(shí)施項目管理最有效

　　怎樣才能實(shí)施有效項目管理，以期在復雜的項目管理中取得預期的目標與成果呢?這是每一位項目經(jīng)理都需要認真思考與面對的問(wèn)題。盡管許多人都有著(zhù)項目經(jīng)理這一頭銜，但在整個(gè)項目執行過(guò)程中卻并不能夠制定出較好的實(shí)施計劃，不能夠規劃好資源安排，從而也就不能夠實(shí)施有效的項目管理。

　　一、項目管理的概念

　　在繼續進(jìn)行闡述之前，我們還有必要了解一下什么是項目管理。因為很多人正是不能夠真正明白什么是項目管理，所以也就不能夠實(shí)施有效的項目管理。

　　通俗說(shuō)來(lái)，項目管理就是對各類(lèi)可用資源(資金、人員、物資、能源、場(chǎng)地、通信等)進(jìn)行詳細計劃、有效組織及管理，以成功實(shí)現既定項目目標的一門(mén)學(xué)科。項目管理遇到的首要挑戰是嚴格按照項目規定(通常包括范圍、質(zhì)量、時(shí)間及預算)實(shí)現所有既定目標。其次就是優(yōu)化相應配置，有效集成項目實(shí)施所必需的各類(lèi)投入以滿(mǎn)足既定目標的要求。因而，項目管理包含的主要行為有：目標和事件的分析與設計;根據目標制定工作計劃;評估并管理風(fēng)險(風(fēng)險管理);資源估計與分配;工作組織與任務(wù)分配;工程進(jìn)度控制;工程發(fā)展趨勢預測;質(zhì)量管理;變更識別、管理及控制;工程結束。在了解了項目管理這一概念及其包含的主要行為后，我們就可以繼續進(jìn)行項目經(jīng)理職責范圍的闡述了。

　　二、項目經(jīng)理的職責范圍

　　概括來(lái)說(shuō)，有五件事情是屬于項目經(jīng)理的職責范圍�；蛟S有的項目經(jīng)理覺(jué)得自己的職責范圍廣得很，遠遠不止五件事。其實(shí)，不管你覺(jué)得自己的職責范圍是五件還是十件，只要你專(zhuān)注于以下五件事的管理，最后就會(huì )有一種得心應手的輕松感。而且項目經(jīng)理無(wú)論牽扯到其他哪些事項，歸根到底都會(huì )對這五件事產(chǎn)生一定的影響。這五件事就是：

　　1、項目完成所需付出的時(shí)間。通常，可以對照已經(jīng)制定好的項目計劃，通過(guò)衡量項目的進(jìn)度來(lái)對這一事項做出評定。

　　2、項目完成需要付出的資源。同樣，可以對照項目最初的計劃，通過(guò)衡量項目資源的消耗(如人或時(shí)、資金等)對這一事項做出評定。一般來(lái)說(shuō)，這一事項的測定要比測量項目進(jìn)度難得多，這需要依賴(lài)一系列的假設才能得以完成。此外，項目經(jīng)理必須做出努力，以確保自己能夠持續不斷地獲得項目所需的資源。人們往往只注重項目所用的時(shí)間，而忽視或低估項目所用的資源。這一方面是因為資源的耗費難以把握;另一方面是因為不太負責任的項目經(jīng)理往往可以通過(guò)多耗費資源為自己找到借口，避免受到他人的攻擊和非難，而相比之下，若是不能按期完成項目，要想為自己開(kāi)脫就不那么輕松了。項目資源耗費過(guò)大，與不能按期交工一樣，都算是項目失敗了。

　　3、項目已完成工作的質(zhì)量狀況。項目每完成一項任務(wù)，可以通過(guò)評估已完成任務(wù)的質(zhì)量能否保證后續任務(wù)的順利開(kāi)展，來(lái)評定已完成任務(wù)的質(zhì)量狀況，這樣，就能夠確保項目整體目標的實(shí)現。此外，項目經(jīng)理應該結合自己所處的項目階段評估已完成工作的質(zhì)量狀況。盡管這個(gè)問(wèn)題往往得不到充分重視，但實(shí)際上，這可以視為項目管理中難度最大的工作了。

　　4、項目范圍。自己是否一直在項目范圍的約束下工作?項目范圍仍然與項目現狀相關(guān)嗎?

　　5、項目客戶(hù)�，F階段的工作仍然能夠符合客戶(hù)的期望嗎?

　　在明白了自己應該管理的事項之后，接下來(lái)的問(wèn)題就是確定如何實(shí)施有效管理。

　　三、項目經(jīng)理可以采取的措施

　　從某種程度上來(lái)講，這方面的工作會(huì )更加艱巨，但同樣道理，項目經(jīng)理如果已經(jīng)做好基礎工作，那么，只要再付出自己辛苦的工作，就可以水到渠成，取得成功，這恰恰是成功項目經(jīng)理應對自如而一般項目經(jīng)理拼命掙扎的原因所在。從項目經(jīng)理實(shí)際采取的行動(dòng)來(lái)說(shuō)，做好這項工作并不是特別難。無(wú)論項目經(jīng)理如何高高在上，多么富有經(jīng)驗，多么聰明絕頂，在實(shí)施管理時(shí)，他所能采取的措施是相對有限的。項目經(jīng)理可以采取的措施有：

　　1、改變團隊的工作方式。這相對比較容易做到，項目經(jīng)理可以鼓勵團隊成員工作更努力一些，要求他們在項目上多投入一些時(shí)間，更專(zhuān)注一些，讓他們重新安排工作的輕重緩急，排出優(yōu)先次序，當然也可以審視一下他們實(shí)際的工作方法。

　　2、調整項目投入的資源。如果項目執行過(guò)程中有稍微滯后現象，或是項目偶爾出現了提前完工的跡象，項目經(jīng)理就可以調整一下項目投入的資源狀況。當然，在資源充足的情況下，也可以從項目中適當抽出一些資源移作他用�；�本的做法是，要么取得更多的資源，要么取得不同的資源。另外，還有一種也具有同樣重要意義的做法是，在需要資源時(shí)，提高項目的重要地位，從而使項目更容易取得所需的資源。

　　3、變更項目范圍。項目如果進(jìn)展不順，可以通過(guò)縮減項目范圍，專(zhuān)注于有限的幾項核心交付成果和項目需求的實(shí)現，就可以改變項目進(jìn)展的不利局面。

　　4、增加項目任務(wù)。這方面的工作并不像上述改變項目范圍那樣寬泛。比如，為了應對項目遇到的風(fēng)險和問(wèn)題，項目經(jīng)理可以通過(guò)加大項目成員所承擔的工作量，以解決出現的問(wèn)題，化解遇到的風(fēng)險。

　　5、調整項目計劃和方法。計劃只是計劃，只有當項目完工時(shí)，計劃才能變成事實(shí)。因此，如果計劃制定得不夠正確，就可對其進(jìn)行變更。如，可以推翻原先的計劃，重新編寫(xiě)，也可以調整相關(guān)的要素條件，這樣也能起到一定的改善作用。在項目管理過(guò)程中，人們常常會(huì )認定一種解決方法，但一般來(lái)說(shuō)，解決問(wèn)題的方法很多，并不僅僅限于一種。因此，如果運用一種方法，無(wú)法取得相應的效果時(shí)，就需要有創(chuàng )造性的思考和探索，看看是否還有其他相應的方法。

　　6、調整項目質(zhì)量要求。調整項目交付成果的質(zhì)量要求，會(huì )對項目所需的時(shí)間和資源產(chǎn)生巨大影響。做出質(zhì)量變更時(shí)，一定要謹慎，一定要予以充分的說(shuō)明，揭示出質(zhì)量變更后的可能結果。我們或許都曾遇到過(guò)這樣的項目，參與項目的工程技術(shù)人員費盡心機，希望取得高水平的質(zhì)量要求，但這種質(zhì)量標準遠遠超出了項目本身的實(shí)際需要，而為了實(shí)現這一質(zhì)量要求，往往會(huì )造成過(guò)多的時(shí)間投入，花費過(guò)多的資金預算。當然，更常見(jiàn)的是，項目經(jīng)理為了完成項目的交付成果，往往會(huì )走捷徑、抄近路。項目經(jīng)理如果過(guò)分注重項目投入的時(shí)間和成本，常常會(huì )在不知不覺(jué)中改變項目的質(zhì)量要求，直到意識到項目無(wú)法實(shí)現最優(yōu)結果時(shí)，才明白先前自己并沒(méi)有注意到項目的質(zhì)量要求已經(jīng)發(fā)生了變化。

　　7、做出決策，逐級報告。項目經(jīng)理無(wú)論在獨立工作時(shí)，還是在與不同的項目客戶(hù)和項目干系人合作時(shí)，通常都需要對具體的行動(dòng)措施做出決策。如上述提到的所有改變和變更，都需要做出某種決策，并且如果這種改變和變更極為重要時(shí)，項目經(jīng)理在決策時(shí)還需要征得外部相關(guān)人員的同意。當然，日常工作中的一些并不十分重要的決策，可以由項目團隊直接做出。

　　8、終止項目工作。實(shí)際上，可以隨時(shí)采取的一項措施是宣告項目終止，停止所有的項目工作。當然，采取這一措施時(shí)，必須經(jīng)過(guò)慎重考慮，相信每個(gè)項目經(jīng)理都不愿做出這樣的決定。但當項目無(wú)法實(shí)現預期目標時(shí)，就應該考慮終止項目。當然，這要符合下面的決策前提：?jiǎn)��?dòng)項目時(shí)，其首要的依據是實(shí)現既定的目標，因此，既定的目標一旦無(wú)法實(shí)現，項目也就失去了存在的依據和理由。當然，項目經(jīng)理一旦面臨終止項目的抉擇，盡早意識到這點(diǎn)會(huì )更好一些，以免陷入過(guò)高沉沒(méi)成本的束縛。因為，已經(jīng)花費的時(shí)間和金錢(qián)將一去不復返，項目經(jīng)理需要關(guān)注的是從目前的情況來(lái)看，完成項目需要再投入多少時(shí)間和精力。

　　憑借上面列出的這些指標，項目經(jīng)理就可以形成自己的判斷，并根據情況及時(shí)采取相應的行動(dòng)了，采取行動(dòng)是項目管理的核心和關(guān)鍵。

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