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如何落實(shí)IT項目群管理
在信息科技的術(shù)語(yǔ)中，項目群管理(Portfolio management)已經(jīng)是很普遍使用的名詞，而不須要多加解釋了，那么企業(yè)應該如何落實(shí)IT項目群管理呢？
友善的項目管理環(huán)境
簡(jiǎn)單地說(shuō)，I T項目群管理是一個(gè)做項目?jì)?yōu)先級排列的方法。但要做好項目排序，必須要做好兩件事：首先，要依照企業(yè)需求的變化，不斷地進(jìn)行項目排序的調整;其次，要衡量項目是否能達成預期的效益。幾個(gè)的副總裁就說(shuō)：“除非有一個(gè)很強的支持系統配合，否則IT項目群管理將無(wú)法運作。”
對他們來(lái)說(shuō)，這個(gè)支持系統是指設立一個(gè)I T程序設計辦公室，負責財務(wù)、項目管理、項目組合的標準程序管理;以及一個(gè)由相關(guān)部門(mén)管理者組成的團隊，專(zhuān)注于協(xié)助各事業(yè)單位在有限的I T產(chǎn)能下創(chuàng )造最大價(jià)值。他們設置了一個(gè)由各事業(yè)單位及功能單位代表們組成的管理委員會(huì )，每一個(gè)委員會(huì )成員帶領(lǐng)一個(gè)監督小組，為他們所屬的事業(yè)單位或功能單位的IT項目進(jìn)行排序。
這樣的架構，使項目群管理所投入的努力獲得成功。越來(lái)越多的項目由事業(yè)單位發(fā)起與主導，使得I T部門(mén)可以投注更多心力在高價(jià)值的項目上面。如此一來(lái)，部份的IT人力也可以從應用程序的開(kāi)發(fā)工作中抽調出來(lái)。
先求有再求好
如果你的公司沒(méi)有這些項目群管理的機制，你該怎么辦呢?Yahoo的CIOLars Rabbe 建議：「先建立一個(gè)簡(jiǎn)單的I T管理架構;定義出架構中最關(guān)鍵性的功能，然后著(zhù)手為這些功能規劃簡(jiǎn)單的標準程序�！谷欢鴮λ�，最重要的事是成立一個(gè)專(zhuān)責的辦公室，其工作人員要專(zhuān)注于做好I T項目群管理(包括項目排序及資源安排)，以及建立I T生產(chǎn)的環(huán)境(包括項目排程及預算管理)。
一旦建立好管理架構，I T項目群管理就可展開(kāi)，其中會(huì )牽涉到一些行政工作。另外要注意不要讓這些行政工作中的新程序及政策把大家弄得受不了。針對這一點(diǎn)，項目經(jīng)理也提出有效的做法：規定提出新項目需求說(shuō)明時(shí)，要收集成本、風(fēng)險、項目效益等信息進(jìn)行評估;在未完成這項程序前，I T部門(mén)不能著(zhù)手進(jìn)行這項項目。這樣的政策會(huì )讓大家覺(jué)得很官僚;所以，必須設定了一個(gè)項目規模的門(mén)坎，限定規模大于這個(gè)門(mén)坎的項目，一定要完成所有的評估，而規模較小的項目則可以彈性處理。
保持事業(yè)單位的熱情
若已成功地讓各事業(yè)單位的高階主管從全公司的角度來(lái)關(guān)注IT投資，則接下來(lái)最主要的挑戰就是如何繼續讓他們保持關(guān)注。過(guò)去的經(jīng)驗說(shuō)到：”往往I T管理委員會(huì )成立后，沒(méi)多久就解散了;主要原因是大家都感到厭煩了。”
定期開(kāi)會(huì )是I T需求管理委員會(huì )(由代表最常使用I T服務(wù)的作業(yè)部門(mén)及事業(yè)部門(mén)的副總裁們組成)能持續運作的關(guān)鍵因素。當Kraus在為Intelsat在規劃IT發(fā)展藍圖(IT road map)的時(shí)侯，這個(gè)委員會(huì )每個(gè)月開(kāi)一次會(huì );但會(huì )議中無(wú)法對未議決的事項做成結論，也無(wú)法完成工作的主排程(maste r schedule)，所以將會(huì )議改為每個(gè)月兩次。
由于與會(huì )的副總裁們看到項目順利發(fā)展為他們帶來(lái)好處，因此也支持多開(kāi)會(huì )。而當完成I T發(fā)展藍圖的規劃后，這個(gè)會(huì )議就改回每個(gè)月召開(kāi)一次了。
在這個(gè)會(huì )議中會(huì )進(jìn)行新項目的簡(jiǎn)報、設定項目組合的開(kāi)發(fā)順序、討論資源的配置、檢討項目的狀況，以及想辦法解決有問(wèn)題的項目。專(zhuān)家并未使用正式的項目評分方法來(lái)衡量新的項目，但他正在嘗試將項目的結案檢討列入委員會(huì )的工作中。
專(zhuān)家提到，有一個(gè)例行的會(huì )議來(lái)討論IT項目的開(kāi)發(fā)順序，有助于改善IT部門(mén)及事業(yè)單位的溝通，以及事業(yè)單位與事業(yè)單位之間的溝通。但是也認為，他自己仍須繼續努力于讓I T項目群管理，更切合事業(yè)單位的需求。他說(shuō)：”讓大家坐在一起同心協(xié)力，唱著(zhù)同樣的曲調，以前從來(lái)沒(méi)有過(guò)這個(gè)樣子，但我們做到了。我們須要持續努力讓大家一起來(lái)參與，并借機會(huì )教育他們。” 來(lái)
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