組織內部的時(shí)間管理

　　有些人在時(shí)間管理工作上存在一種誤區:認為抓住每一分鐘,每一秒鐘就是做好時(shí)間管理了,就是合理利用時(shí)間了。實(shí)際上,關(guān)鍵不在于我們是不是每分鐘都在工作,而在于我們是如何安排工作時(shí)間的,我們的時(shí)間是零散的還是整塊的。對于管理者和專(zhuān)業(yè)人士來(lái)說(shuō),他們常常需要整塊整塊的時(shí)間去完成重要的任務(wù),譬如思考重要決策或寫(xiě)一份報告。

　　一、缺乏制度和遠見(jiàn)

　　在組織中總是有一些問(wèn)題一而再,再而三地出現。管理者沒(méi)有遠見(jiàn),預見(jiàn)不到這類(lèi)問(wèn)題今后還將出現,因此沒(méi)有將之前處理這類(lèi)問(wèn)題的方式、方法和步驟進(jìn)行認真的歸納和總結,并使之形成制度理,因此當這類(lèi)問(wèn)題再次出現時(shí),人們還會(huì )將它作為意外事件,花大量的精力和時(shí)間去處理。這就造成了時(shí)間的浪費。如何解決呢?一項重復出現的事件總是可以預見(jiàn)和預先防止的。同樣的問(wèn)題如果出現了二次,我們就絕不讓它作為突發(fā)事件出現第三次。

　　當問(wèn)題第二次出現后我們應結合先前的解決辦法設計成無(wú)須研究判斷,人人均可處理的例行工作,并形成制度。當這一問(wèn)題第三次出現時(shí),我們就可以把它當做例行工作,按照制度加以解決,這樣,就會(huì )節省時(shí)間。

　　二、組織內部信息溝通存在問(wèn)題

　　這是造成組織內部時(shí)間浪費的主要核心問(wèn)題。在組織中信息的溝通存在兩個(gè)問(wèn)題:第一,傳統溝通模式的實(shí)時(shí)性破壞了時(shí)間塊。在傳統溝通中要求溝通的雙方直接面對對方,溝通雙方發(fā)出與接收信息不能夠有時(shí)間上的錯位,也就是必須同時(shí)關(guān)注同一件事情。否則就不能形成溝通�！　∥覀兙托枰�解決幾個(gè)問(wèn)題:1、我要知道自己近期工伯安排和時(shí)間安排,2、我要讓相關(guān)的人或部門(mén)知道我最近的工作安排和時(shí)間安排,3、我要知道別人近期的工兒安排和時(shí)間安排與我有關(guān)的部分。

　　對于第一個(gè)問(wèn)題,通過(guò)我們自己的記錄或信息系統是非常容易做到的,到時(shí)間信息系統會(huì )自動(dòng)給我們提示。我們也可以隨時(shí)查看自己的工作安排和時(shí)間安排。對于第二個(gè)問(wèn)題和第三個(gè)問(wèn)題,實(shí)際上是信息查閱的權限問(wèn)題。我們可以利用Backpack 、Propel'r、A6等信息管理系統工具,根據權限和關(guān)聯(lián)性查看和我們有關(guān)的同事的工作時(shí)間安排情況。這就增加了時(shí)間的透明度。只要你能上網(wǎng),不管你在什么地方,什么時(shí)間,你都可以工作了。

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