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知識管理對企業(yè)檔案管理創(chuàng )新
進(jìn)入21世紀，知識作為推動(dòng)社會(huì )進(jìn)步和經(jīng)濟發(fā)展的核心力量，在社會(huì )眾多領(lǐng)域發(fā)揮著(zhù)越來(lái)越大的作用。而知識管理作為知識經(jīng)濟發(fā)展的一種全新管理，它越來(lái)越成為眾多企事業(yè)單位為適應新時(shí)期要求和保持核心競爭力的重要選擇。下面是yjbys小編分享的一些相關(guān)資料，供大家參考。
1知識管理是全新的管理理念
知識管理是一種理念，目前知識管理的定義為狹義和廣義兩種，狹義的知識管理主要是針對知識本身的管理，廣義的知識管理不僅包括對知識本身的管理，還包括對與知識有關(guān)的各種資源和無(wú)形資產(chǎn)的管理，涉及知識組織、知識設施、知識資產(chǎn)、知識人員等全方位、全過(guò)程的管理。這里提到的檔案工作中的知識管理，是一種符合新時(shí)期企事業(yè)單位檔案館發(fā)展的全新管理理念，即將知識管理理論與檔案工作實(shí)際相結合的管理思想和方法。其目的就是要通過(guò)對檔案信息資源靜態(tài)的顯性知識和人們在科研生產(chǎn)過(guò)程中大腦所形成的隱性知識進(jìn)行收集、篩選、分類(lèi)、整理與編研，并在動(dòng)態(tài)知識庫體系中進(jìn)行存儲、傳播和應用，為利用者提供最有效的知識共享平臺，為單位創(chuàng )造出更大的經(jīng)濟效益。
2知識管理與檔案管理的關(guān)系
檔案管理是一項歷史悠久的管理活動(dòng)，從古代到現代，檔案管理經(jīng)歷了漫長(cháng)的道路，經(jīng)過(guò)了實(shí)體管理、信息管理和知識管理等三個(gè)階段的發(fā)展演變過(guò)程。第一階段檔案實(shí)體管理主要是對在科研生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中所產(chǎn)生的原始實(shí)體狀態(tài)檔案資料進(jìn)行的管理工作，主要包括檔案文件材料的收集、分類(lèi)、整理、鑒定、保管、編研及存儲等內容。檔案管理的第二階段就是信息管理階段，就是利用現代信息網(wǎng)絡(luò )系統技術(shù)手段實(shí)現館藏檔案數字化管理、電子文檔一體化管理、信息利用網(wǎng)絡(luò )化管理，是一種比較先進(jìn)的管理方式。檔案管理第三階段也就是知識管理階段，其實(shí)質(zhì)是針對社會(huì )對信息的需求進(jìn)行分析研究，能夠在最需要的時(shí)間將最需要的知識傳遞給最需要的人，以便幫助人們獲取有效的信息知識，并將其獲得的信息知識服務(wù)于科技活動(dòng)中，從而達到為社會(huì )創(chuàng )造出更大經(jīng)濟效益的目的。知識管理本質(zhì)上就是人們在知識經(jīng)濟時(shí)代，對知識創(chuàng )新的需求而發(fā)展起來(lái)的一種新型的管理模式，知識管理的主要組成元素是數據、信息、知識、人和共享。人是知識活動(dòng)的主體，將顯性知識和人頭腦中的隱形知識結合起來(lái)，相互轉換，發(fā)揮人的潛能，創(chuàng )新服務(wù)方式，利用網(wǎng)絡(luò )信息服務(wù)平臺，快捷、迅速地把信息知識傳遞給需要利用的人，從而達到知識共享。檔案是一種信息的載體，離開(kāi)了這種載體，知識的獲取、創(chuàng )造、儲存及傳遞都將無(wú)法繼續。知識管理不僅是對知識載體、知識信息、知識實(shí)踐活動(dòng)的管理，同時(shí)也是對檔案工作的管理，對顯性知識的管理和檔案人員頭腦中隱性知識的管理。這些管理已經(jīng)突破了傳統的管理理念和范圍。由此可知，知識管理與檔案管理有著(zhù)內在的聯(lián)系，密不可分。但同時(shí)，知識管理又是對傳統檔案管理的創(chuàng )新與發(fā)展。
3知識管理對傳統檔案管理的影響
3.1知識管理使傳統檔案管理的職能發(fā)生變化
知識管理作為一種新的思維方法，對傳統檔案管理職能產(chǎn)生了很大的影響，使過(guò)去重視檔案實(shí)體保管轉變?yōu)樽⒅貦n案信息知識的管理，使過(guò)去注重查據憑證的功能轉變?yōu)閷π畔⒅R的開(kāi)發(fā)利用，把注重文檔歸檔管理變?yōu)橹鲃?dòng)參與，把對檔案控制管理變?yōu)橹R提供資源的共享，把過(guò)去傳統的借閱方式轉變?yōu)橹悄芑⻊?wù)。這樣一來(lái)，傳統檔案管理職能發(fā)生了深刻變化，原來(lái)檔案部門(mén)的檔案保管員轉變?yōu)樾畔⒅R的開(kāi)發(fā)者，成為知識的管理者、提供者及決策咨詢(xún)者。
3.2知識管理改變了傳統檔案管理的業(yè)務(wù)流程
在傳統的檔案管理中，檔案管理工作對現行文件管理和歸檔后的文件管理有著(zhù)一條明顯界限。而知識管理是在知識經(jīng)濟時(shí)代產(chǎn)生的一種新型的管理模式，會(huì )導致企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的過(guò)程發(fā)生變化，必然會(huì )引起企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造。把知識管理應用到檔案管理工作中，檔案管理者就會(huì )依據文件生命周期理論，把文件檔案看作一個(gè)不可分割的文件連續體，實(shí)現文件檔案一體化管理，對檔案業(yè)務(wù)流程重新梳理，對文件生命周期的全過(guò)程重新設計。因此，知識管理可以引起傳統檔案管理業(yè)務(wù)流程的改變。
3.3知識管理豐富了傳統檔案信息資源的種類(lèi)
在傳統的檔案管理中，檔案管理主要是進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用等管理工作。檔案管理工作更多地注重檔案保管控制，檔案的利用率很低。而知識管理要求信息知識共享，這就要求檔案部門(mén)必須構建多樣化特色的知識庫。檔案部門(mén)應借助知識管理的理念，通過(guò)對檔案信息資源的二次開(kāi)發(fā)，形成多種特色的檔案信息資源，使檔案信息資源多樣化，以滿(mǎn)足社會(huì )各類(lèi)人員對檔案知識的需求。
3.4知識管理促進(jìn)了檔案管理人員素質(zhì)的提高
知識管理不僅對企業(yè)檔案管理提出了更高的要求，而且對檔案管理人員的工作水平也提出了更高的要求。應用知識管理到檔案管理工作中，必然會(huì )要求檔案人員不僅要具備檔案專(zhuān)業(yè)知識和技能，還要具備多方面的素質(zhì)，比如：廣博的知識結構、創(chuàng )造性的思維能力，特別是現代信息技術(shù)操作能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力等，只有這樣才能勝任新時(shí)期的檔案管理工作，才能做好檔案工作中的知識管理。
4應用知識管理進(jìn)行檔案管理創(chuàng )新的必要性
有創(chuàng )新才會(huì )有發(fā)展，有發(fā)展才會(huì )有進(jìn)步。知識管理作為知識經(jīng)濟發(fā)展的一種全新管理，它越來(lái)越成為各企事業(yè)檔案部門(mén)適應時(shí)代要求、自我發(fā)展和保持核心競爭力的重要選擇。
4.1時(shí)代發(fā)展的需要
眾所周知，檔案部門(mén)經(jīng)歷了從傳統管理到科學(xué)管理和信息化管理漫長(cháng)的歷史軌跡。館藏檔案的載體也由原來(lái)單一的紙質(zhì)載體發(fā)展到電子、網(wǎng)絡(luò )等多種載體形式，而服務(wù)方式也從傳統單一的服務(wù)形式向網(wǎng)絡(luò )信息服務(wù)、電子閱覽、多媒體和數據庫等多種服務(wù)形式發(fā)展，所有這一切都使檔案的管理模式發(fā)生了根本性的變化。隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )的快速發(fā)展和知識經(jīng)濟的到來(lái)，人類(lèi)知識產(chǎn)量空前浩繁，獲取知識的途徑更加便捷，但是面對知識冗余、知識泛濫的情況，人們缺乏獲得有效知識的能力。在這種情況下，檔案部門(mén)引入知識管理理論和管理模式，最大限度獲取、挖掘、利用和傳播檔案知識，滿(mǎn)足利用者的需求，凸顯了時(shí)代發(fā)展的需要。
4.2自身發(fā)展的需要
檔案部門(mén)是信息管理的組織機構，其服務(wù)宗旨是滿(mǎn)足利用者對各種檔案信息資源的需求。而知識分為顯性知識和隱性知識，檔案知識管理也是對顯性知識和隱形知識的管理，其實(shí)質(zhì)相應表現為對檔案信息資源實(shí)體的管理和對人的大腦智力資源的管理，盤(pán)活資源，進(jìn)行組合，使其得到充分利用。于此同時(shí)，人們的管理思維、管理設施、操作手段等都有了不同程度的發(fā)展和轉變，這一切正好說(shuō)明了，檔案管理自身的發(fā)展起了質(zhì)的變化。
4.3檔案服務(wù)功能的需要
不管是傳統檔案館還是數字檔案館，服務(wù)是其不變的宗旨，也是其永恒的主題。檔案部門(mén)實(shí)施知識管理就是創(chuàng )新服務(wù)方式，更好地滿(mǎn)足利用者的需求。將知識管理應用于檔案管理創(chuàng )新中，檔案部門(mén)就可將核心競爭力定位于知識服務(wù)，以利用者的需求為調節手段，以知識為本、以服務(wù)為核心，在檔案管理的服務(wù)觀(guān)念、服務(wù)手段、服務(wù)形式等各方面進(jìn)行拓展和深化，不斷創(chuàng )新檔案服務(wù)功能，提高檔案知識服務(wù)的質(zhì)量。
5應用知識管理推進(jìn)檔案管理創(chuàng )新的策略
如何應用知識管理推進(jìn)檔案管理工作的可持續發(fā)展，筆者認為可通過(guò)管理組織創(chuàng )新、制度創(chuàng )新、技術(shù)創(chuàng )新、管理文化創(chuàng )新及優(yōu)化人力資源等策略來(lái)實(shí)現，在思路、途徑和方法上不斷創(chuàng )新、不斷探索，這樣知識管理就能應用到檔案管理工作中，就能保持檔案事業(yè)的可持續發(fā)展。
5.1開(kāi)展管理組織創(chuàng )新，構建知識管理行政管理體系
構建知識管理行政管理體系，這是檔案管理組織結構的變革和創(chuàng )新。按照知識管理的理念，現代檔案館必須再設計和變革組織結構，建立新的知識管理行政管理體系，創(chuàng )建一個(gè)能促進(jìn)學(xué)習、積累知識和知識共享的良好氛圍和環(huán)境，減少管理層次，便于相互溝通交流，為知識創(chuàng )新掃除障礙，拉近領(lǐng)導和員工之間的距離，調動(dòng)和發(fā)揮員工的積極性，以便利于提高工作效率，為企業(yè)創(chuàng )造更大的經(jīng)濟效益。
5.2開(kāi)展制度創(chuàng )新，不斷完善知識管理職能
知識管理就是要做好知識積累、傳播、共享，但是要做好這些工作，必須要有嚴格的制度作保障。首先，要建立知識管理運作機制，這主要是包括知識管理投入機制、系統建設管理、知識交流機制、知識發(fā)布制度等內容，這是為了確保知識管理和傳播的各項措施到位。其次，要建立知識管理的績(jì)效機制，績(jì)效機制的主要功能是要對個(gè)人和單位的管理成果進(jìn)行審查和評定，以便總結經(jīng)驗，順利推進(jìn)知識管理工作向前發(fā)展。再次，要建立知識管理激勵機制，包括對知識薪酬、支付制度、知識培訓制度和知識淘汰制度等的編制。
5.3開(kāi)展技術(shù)創(chuàng )新，搭建知識管理信息平臺
要想成功地在企業(yè)檔案工作中進(jìn)行知識管理，就必須要構建一套完整有效的知識管理信息系統，才能將海量的數據存儲和呈現，才能讓知識共享，方便人們快速查詢(xún)和利用，從而提高檔案業(yè)務(wù)水平和工作效率。首先，搭建知識整合平臺，把館藏檔案、文件、業(yè)務(wù)流程、網(wǎng)絡(luò )信息、辦公信息以及檔案外部獲得的信息和知識進(jìn)行集中，然后進(jìn)過(guò)優(yōu)化篩選、分類(lèi)、編研、創(chuàng )新、整合，最后以恰當合理的形式集成存儲，形成各種主題的知識庫，以便提供服務(wù)。其次，搭建知識轉換平臺，建立知識管理系統，發(fā)揮人的潛能，促進(jìn)隱性知識和顯性知識相互轉換，在轉換中創(chuàng )造新的知識，并將經(jīng)過(guò)實(shí)踐驗證的有價(jià)值的知識存儲起來(lái)，以便應用。第三，搭建知識傳播平臺。知識管理的本質(zhì)是知識共享，利用現代化信息技術(shù)，采用多樣化傳播方式，把知識和信息傳遞給所需要的人,從而實(shí)現知識共享。
5.4優(yōu)化人力資源，建立高素質(zhì)的人才隊伍
為了做好檔案管理中的知識管理，就需要有一支素質(zhì)高、能力強、結構合理的專(zhuān)業(yè)隊伍。由于傳統管理模式的影響，長(cháng)期以來(lái)形成了檔案管理人員素質(zhì)偏低、人才結構不合理、真正懂得知識管理的人比較短缺的現象。因此，要做好知識管理工作，就必須加強對人才的培養，以保障檔案知識管理工作的順利開(kāi)展和推進(jìn)。綜上所述，在知識經(jīng)濟的大環(huán)境下，檔案部門(mén)應該順應這種潮流，積極探索，不斷創(chuàng )新，深化和拓展知識管理在檔案管理工作的應用，最大限度挖掘出檔案信息資源的潛在價(jià)值，為社會(huì )創(chuàng )造出更大的物質(zhì)財富和精神財富。
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