如何做好采購管理
引導語(yǔ)：如何做好采購管理呢?下面就和小編一起來(lái)看看吧。
一、制定采購計劃
1.制造.采購分析
一般而言，在采購之前首先要做制造.采購分析，以決定是否要采購.怎樣采購.采購什么.采購多少以及何時(shí)采購等。 在制造.采購分析中，主要對采購可能發(fā)生的直接成本.間接成本.自行制造能力.采購評標能力等進(jìn)行分析比較，并決定是否從單一的供應商或從多個(gè)供應商采購所需的全部或部分貨物和服務(wù)，或者不從外部采購而自行制造。
2.合同類(lèi)型的選擇
當決定需要采購時(shí)，合同類(lèi)型的選擇成為買(mǎi)賣(mài)雙方關(guān)注的焦點(diǎn)，因為不同的合同類(lèi)型決定了風(fēng)險在買(mǎi)方和賣(mài)方之間分配。買(mǎi)方的目標是把最大的實(shí)施風(fēng)險放在賣(mài)方，同時(shí)維護對項目經(jīng)濟.高效執行的獎勵;賣(mài)方的目標是把風(fēng)險降到最低，同時(shí)使利潤最大化。常見(jiàn)的合同可分為以下5種。不同合同類(lèi)型適用于不同的情形，買(mǎi)方可根據具體情況進(jìn)行選擇。一般來(lái)說(shuō)，
其適用情況如下：
(1)成本加成本百分比(CPPC)合同：由于不利于控制成本，目前很少采用。
(2)成本加固定費用(CPFF)合同：適合于研發(fā)項目。
(3)成本加獎勵費(CPIF)合同：主要用于長(cháng)期的.硬件開(kāi)發(fā)和試驗要求多的合同。
(4)固定價(jià)格加獎勵費用(FPI)合同：長(cháng)期的高價(jià)值合同。
(5)固定總價(jià)(FFP)合同：買(mǎi)方易于控制總成本，風(fēng)險最小;賣(mài)方風(fēng)險最大而潛在利潤可能
最大，因而最常用。
3.采購計劃編制
根據制造.采購分析的結果和所選擇的合同類(lèi)型編制采購計劃，說(shuō)明如何對采購過(guò)程進(jìn)行管理。具體包括：合同類(lèi)型.組織采購的人員.管理潛在的供應商.編制采購文檔.制定評價(jià)標準等。 根據項目需要，采購管理計劃可以是正式.詳細的，也可以是非正式.概括的。
二、采購過(guò)程管理
1.詢(xún)價(jià)(Solicitation)
詢(xún)價(jià)就是從可能的賣(mài)方那里獲得誰(shuí)有資格完成工作的信息，該過(guò)程的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)叫供方資格確認(SourceQualification)。獲取信息的渠道有：招標公告.行業(yè)刊物.互聯(lián)網(wǎng)等媒體.供應商目錄.約定專(zhuān)家擬定可能的供應商名單等。通過(guò)詢(xún)價(jià)獲得供應商的投標建議書(shū)。
2.供方選擇(SourceSelection)
這個(gè)階段根據既定的評價(jià)標準選擇一個(gè)承包商。評價(jià)方法有以下幾種：
合同談判：雙方澄清見(jiàn)解，達成協(xié)議。這種方式也叫“議標”。
加權方法：把定性數據量化，將人的偏見(jiàn)影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合
評標法”。
篩選方法：為一個(gè)或多個(gè)評價(jià)標準確定最低限度履行要求。如最低價(jià)格法。
獨立估算：采購組織自己編制“標底”，作為與賣(mài)方的建議比較的參考點(diǎn)。
一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低于三個(gè)。選定供方后，經(jīng)談判，買(mǎi)賣(mài)雙方簽訂合同。
3.合同管理
合同管理是確保買(mǎi)賣(mài)雙方履行合同要求的過(guò)程，一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調。
(1)授權承包商在適當的時(shí)間進(jìn)行工作。
(2)監控承包商成本.進(jìn)度計劃和技術(shù)績(jì)效。
(3)檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。
(4)變更控制，以保證變更能得到適當的批準，并保證所有應該知情的人員獲知變更。
(5)根據合同條款，建立賣(mài)方執行進(jìn)度和費用支付的聯(lián)系。
(6)采購審計。
(7)正式驗收和合同歸檔。
三、采購成本分析
本文開(kāi)始的案例揭示了將采購成本降到最低對公司利潤的增長(cháng)的重要性，但更重要的是，應該考慮項目生命周期內的最低整體采購成本。在實(shí)際采購工作中，很多招標單位通常只關(guān)注承包方的投標報價(jià)，而忽視了招標成本.建設成本和所有權損耗成本等項目整體采購成本。
1.招標成本
首先要考慮發(fā)出招標要約前的行為，招標方需要確定目標.調查主題.編寫(xiě)需求建議書(shū)(RFP).考察和認同供應商.獲取內部的授權.尋求預算支持等，然后發(fā)出要約。該過(guò)程可能需要整個(gè)合同價(jià)的2%到5%。 然后，競標者需要對招標方的招標文件制定其投標建議書(shū)，費時(shí)又費錢(qián)，每個(gè)競標者在
競標說(shuō)明上都要花費合同價(jià)的約1%到6.7%的成本。如果有五個(gè)競標者，該成本將達到合同價(jià)的5%到30%。表面上看來(lái)，這筆款項由競標者承擔;但是，從長(cháng)遠看是由招標方承擔。因為競標者總把競標成本直接加在每次競標的項目上。 評標程序開(kāi)始后，招標方需做包括開(kāi)標.評標.定標.談判.批準等事項。這個(gè)總成本可能占合同價(jià)的2%到5%。如果因為某種原因必須重新招標時(shí)，這部分成本將大幅增加。 因此，對于一般行業(yè)來(lái)說(shuō)，競標的總成本可能占到合同價(jià)的10%到50%。無(wú)論招標方處于何種行業(yè)，降低招標成本都是一種責任。
2.建設成本
建設成本是投標報價(jià)的主要依據，往往是買(mǎi)賣(mài)雙方關(guān)注的重點(diǎn)。一般包括如下幾個(gè)方面：
前期準備.正式建設費用等.與其它系統的集成.授權.交付和保險.相關(guān)手冊.對員工和管理者的培訓等。
3.所有權損耗成本
所有權損耗成本指長(cháng)期損耗成本，包括項目運營(yíng)成本和處置成本。項目運營(yíng)成本可能會(huì )持續多年，并且可能是前期費用的許多倍;在設備瀕于報廢之時(shí)還需考慮其銷(xiāo)毀或處理的處置成本。 綜合考慮這些成本將有助于以正確的觀(guān)點(diǎn)看待實(shí)際采購價(jià)，幫助買(mǎi)方選擇最好的方案。
4.采購安全和保密
采購過(guò)程中的“黃金規則”是要絕對保密，不讓任何不應外傳的信息從機構中泄密，不要和不應該知道此事的陌生人交談，當對方是機構中的成員時(shí)可能會(huì )很難，但知道的人越少越不會(huì )有漏洞。 妥善安置相關(guān)文件和計算機內的材料，不用時(shí)(包括周末和晚上)要將其鎖好，不要將評估的表格展開(kāi)放在桌子上，以免被看見(jiàn)，及時(shí)銷(xiāo)毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉，以免別有用心者發(fā)現它們。
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